Información Documentada
Bienvenidos al curso virtual Lteam gestión de la información documentada
Resumen de la sección: En esta sección introductoria, se explica que el objetivo de la gestión de la información es la creación, control e integridad de la información en una organización. Esto permite lograr eficiencia, rendición de cuentas, gestión de riesgos y continuidad del negocio.
Ciclo documental y estructura documental
- El ciclo documental es el proceso en el cual un equipo define los criterios de creación y control de los documentos según las necesidades de los procesos y recursos de la organización.
- Para planificar la estructura documental, es necesario identificar la información y los tipos de documentos requeridos, así como el medio físico o digital que los contiene.
Beneficios de documentar
- La documentación tiene muchos beneficios, destacándose siete razones principales.
- Al elaborar la documentación, se deben atender a principios como homogeneidad, extensión, consenso y equilibrio.
Elaboración y metodologías para documentos
- La elaboración de un documento comienza con la identificación de su necesidad, aprobación, uso y termina con definir criterios para su disponibilidad y control.
- Los documentos pueden elaborarse utilizando diferentes metodologías como cursogramas, flujogramas o pictogramas.
Importancia del contenido en los documentos
- No importa cómo se documente mientras se logre el objetivo deseado.
- Los documentos que describen actividades deben responder preguntas sobre qué se hace, por qué se hace, quién lo hace, cuándo lo hace, dónde lo hace y cómo se hace.
Ejemplo de documento para auditorías internas
- Se menciona un ejemplo de un documento que describe el procedimiento para la realización de auditorías internas.
Control y conservación de la información documentada
- La elaboración de la documentación no debe ser un fin en sí mismo, sino una actividad que aporte valor al sistema de gestión de calidad.
- El control de la información debe garantizar condiciones como identificación, almacenamiento, preservación, acceso, recuperación, distribución, retención, disposición y control de cambios.
- La ISO 9001 establece que las organizaciones deben mantener información documentada sobre el alcance del sistema, operación de los procesos, política y objetivos de calidad, entre otros aspectos.
- Además, se debe proteger la información documentada contra modificaciones no intencionadas y controlar adecuadamente la información externa necesaria.
Papel básico en las auditorías
- La documentación juega un papel fundamental en las auditorías ya que contiene los criterios para su ejecución y las evidencias para demostrar la conformidad y mejora del sistema de gestión.
Formación Virtual Lteam Gestión de la Información Documentada
Resumen: Este es el final del video donde se menciona nuevamente el título del curso "Formación Virtual Lteam Gestión de la Información Documentada".