iWP #1013 Gemigeo – Implementación iWeb iSIG 2023 11 21 11 32 GMT 3

Introducción a la Reunión y Objetivos

Presentación Inicial

• Se inicia la reunión con un recordatorio sobre las reuniones previas con Juan y Edi, enfocándose en la implementación de un nuevo sistema.

• Se propone grabar todas las reuniones para que estén disponibles en el sitio web, facilitando su revisión posterior por los participantes.

Contenido de la Reunión

• La reunión se centrará en el primer Sprint, donde se explorará el sitio web y sus características principales.

• Se discutirá la planilla de alta inicial para usuarios y tablas maestras necesarias para el funcionamiento del sitio.

Acceso al Sitio Web

Conexión y Navegación

• Se confirma que ya está dado de alta el sitio web; se compartirá la URL para que los participantes puedan acceder directamente.

• Esperanza es invitada a conectarse y compartir su pantalla para una demostración práctica del acceso al sistema.

Proceso de Inicio de Sesión

• Al iniciar sesión por primera vez, se solicita al usuario ingresar su correo electrónico completo como nombre de usuario y una contraseña específica.

• Se menciona que si olvidan la contraseña, hay un proceso sencillo para recuperarla mediante un correo electrónico.

Integración con Google

Posibilidad de Integración

• Se plantea la idea de integrar el sistema con cuentas corporativas de Google para facilitar el inicio de sesión sin necesidad de recordar contraseñas adicionales.

• Diego del equipo técnico enviará instrucciones sobre cómo configurar esta integración en Google Console.

Funcionalidades del Sitio Web

Tour Inicial del Usuario

• Al ingresar por primera vez, los usuarios son guiados a través de un tour que destaca las funciones importantes del sitio.

• El tour incluye información sobre cómo utilizar el buscador y navegar por las diferentes secciones disponibles.

Interfaz Principal

• Una vez completado el tour, los usuarios acceden a la pantalla principal donde pueden ver documentos, procesos e indicadores relevantes.

¿Cómo gestionar tus pendientes y documentos en la plataforma?

Visualización de Pendientes

• La plataforma permite visualizar los pendientes en forma de lista, similar a las fichas, pero agrupados por proceso al hacer clic en una flecha.

• Los pendientes se dividen en acciones y reportes, incluyendo reportes externos separados por procesos.

• También se puede ver un calendario que muestra los pendientes; los elementos vencidos aparecerán más atrás en el calendario.

• Se ofrece un tour para familiarizarse con la sección de documentación, permitiendo avanzar o cerrar el tutorial según preferencia.

• Los usuarios pueden acceder a documentos aprobados y utilizar un buscador para encontrar información específica.

Filtros y Búsqueda de Documentos

• Cada usuario ve solo los documentos a los que tiene acceso; se pueden aplicar filtros por grupo funcional o tipo de archivo.

• Al seleccionar múltiples filtros, se busca documentos que cumplan con todas las condiciones especificadas (categoría y grupo funcional).

• Es posible filtrar por norma, permitiendo seleccionar varios puntos relevantes dentro de una norma específica como ISO 14000.

• Se pueden limpiar filtros para volver a ver todos los documentos disponibles después de aplicar criterios específicos.

• Al aplicar filtros, el listado se acota a aquellos documentos que cumplen con las condiciones seleccionadas.

Ciclo de Vida del Documento

• Los usuarios pueden descargar o visualizar documentos directamente desde la plataforma; esto incluye diferentes formatos como PDF o Excel.

• Se presenta el ciclo de vida del documento donde se detalla la información general y las firmas requeridas para su aprobación.

• El sistema permite registrar quién elaboró y aprobó cada documento, así como quién lo revisó si ya ha sido aprobado anteriormente.

• Para nuevos documentos, existe la opción de generar un circuito de firmas digitalmente dentro del sistema para mantener un registro claro.

Documentación y Procesos: Introducción General

Control de Documentos

• Se propone crear un listado físico de copias del documento para controlar a quién se les entrega, tanto interno como externo.

• Los usuarios podrán sugerir cambios necesarios para futuras versiones del documento, lo que fomenta la participación activa en el proceso de documentación.

Estructura de la Reunión

• La reunión abordará temas generales sobre documentación, procesos e informes, con una revisión más detallada programada para un Sprint específico.

• Es importante considerar los diferentes perfiles de usuario que tendrán acceso al módulo de documentación.

Perfiles de Usuario

• Existen distintos perfiles:

• Usuario: Acceso solo a documentos aprobados.

• Administrador: Capacidad para dar alta a documentos y gestionar circuitos de firma.

• Administrador Web: Puede generar nuevas categorías y realizar configuraciones del sistema.

Participación en Reuniones

• Se menciona la necesidad de invitar a otros colaboradores operativos para futuras reuniones, asegurando que todos los roles relevantes estén representados.

• Se sugiere enviar grabaciones por correo electrónico para facilitar el acceso a quienes no puedan asistir.

Navegación en el Sistema

Acceso a Procesos

• Al hacer clic en "web" en el banner superior izquierdo, se puede acceder al listado completo de procesos disponibles.

• Se destaca la importancia del reporte de sucesos peligros y mejoras internas como parte fundamental del sistema.

Listado y Filtros

• Al ingresar a un proceso, se presenta un listado con registros identificados por números únicos asignados por el sistema.

• El panel permite aplicar filtros para buscar registros específicos según criterios como usuario o título reportado.

Manejo de Reportes

• Un proceso típico incluye varias partes: detección inicial, análisis posterior y tratamiento final del suceso reportado.

Uso de Filtros en el Registro

Aplicación de Filtros

• Se pueden aplicar filtros para mostrar solo registros específicos, como los cuatro en análisis.

• Los filtros disponibles incluyen opciones como la persona que reporta y la fecha, permitiendo ver registros de un mes específico.

Acceso a Registros Detallados

• Para acceder a un registro, se debe hacer clic en el número correspondiente del registro.

• Es posible revisar el registro más tarde y utilizar el icono de información para volver a ejecutarlo.

Navegación dentro del Registro

• Al hacer clic en el título de una sección del registro, se accede directamente a esa parte específica.

• Si hay partes abiertas, se indicará con un recuadro azul; si están cerradas, los campos ya estarán completados.

Notas y Adjuntos en Registros

Agregar Notas

• Se pueden agregar notas anexas al registro para indicar información relevante o realizar comunicaciones sobre él.

Adjuntar Archivos

• Es posible adjuntar uno o más archivos relacionados con el registro; esto no es obligatorio pero puede ser útil.

Auditoría y Limpieza de Datos

Proceso de Auditoría

• El sistema audita quién completa cada parte del registro y cuándo se hace.

Limpieza de Datos

• Los datos cargados pueden ser limpiados posteriormente; es importante identificar bien lo que se desea cargar como ejemplo.

Ejemplos Prácticos y Feedback

Carga de Ejemplos

• Se sugiere cargar ejemplos prácticos durante las sesiones futuras para facilitar la comprensión del sistema.

Importancia del Feedback

• Recibir feedback sobre la experiencia inicial es crucial para mejorar la usabilidad del sistema.

Reportes y Canales de Comunicación

Proceso de Reporte

• Cualquier usuario puede rellenar un reporte; este puede funcionar como un canal para reportar novedades o incidentes observados.

Anonimato en Reportes Externos

• Los reportes externos permiten que cualquier persona pueda reportar sin necesidad de iniciar sesión, garantizando anonimato si así lo desea.

Simplificación del Proceso de Reporte

Ajustes en Campos Requeridos

• Algunos campos pueden ocultarse para simplificar el proceso de reporte, haciendo que sea más rápido completar formularios.

Ejemplos Reales

Introducción a la Configuración de Procesos

Opciones de Clonación y Nuevos Procesos

• Se presentan opciones para clonar o crear nuevos procesos, destacando la parte de detección que permite completar varios campos necesarios.

Listas de Valores y Gestión

• Los campos mencionados se denominan "listas de valores", las cuales son gestionables por los usuarios. Es esencial completar estas listas en la planilla correspondiente.

Ejemplos de Sectores Relacionados

• Se mencionan ejemplos como administración, oficinas, almacén y logística como sectores relacionados que deben ser completados en las tablas maestras.

Edición y Alta Inicial

• Los registros pueden ser editados posteriormente; se puede cambiar descripciones o agregar nuevas opciones a través del sistema.

Proceso de Alta Inicial

Planilla para Usuarios y Accesos

• Se comparte una planilla para el alta inicial tanto de usuarios como para configurar módulos. La hoja incluye ejemplos que serán reemplazados con datos reales.

Información Requerida para Cada Usuario

• Cada usuario debe tener un correo electrónico, nombre, apellido y un legajo único que no se repita. Este legajo es crucial para el módulo de recursos humanos.

Roles en el Organigrama

• Además del legajo, se debe indicar el cargo dentro del organigrama y el sector al cual pertenece cada usuario. Esto es importante para la administración documental.

Administración Documental

Permisos según Sector

• Se establece si un usuario es administrador de documentación; esto les permite gestionar documentos dentro de su sector asignado.

Ejemplo Práctico: Administradores vs Visualizadores

• Pablo es administrador del sector calidad, mientras que Gonzalo solo puede visualizar documentos sin capacidad administrativa.

Identificación Única en Recursos Humanos

Importancia del Legajo

• El legajo sirve como identificador interno en el software; se discute su relación con otros sistemas externos y la protección de datos personales.

Interacción entre Sistemas

• Se menciona cómo interactúan dos sistemas: uno para recursos humanos (que gestiona nóminas y capacitaciones), y otro relacionado con la gestión documental interna.

Uniformidad en Identificadores

Implementación de Sistemas y Gestión de Recursos Humanos

Identificación y Herramientas en Recursos Humanos

• Se discute la importancia de tener un identificador único para cada persona en los sistemas, asegurando que todos los sistemas estén alineados.

• Algunos clientes utilizan ciertas herramientas de recursos humanos mientras que otros las ocultan o desactivan, dependiendo del sistema que implementen (RP, e-learning, etc.).

• La necesidad de maximizar el uso del módulo actual se menciona como una estrategia a largo plazo.

Administración y Configuración del Sistema

• Se explica cómo administrar tablas maestras e indicadores dentro del sistema, destacando la configuración necesaria para iWeb.

• Es recomendable limitar el número de administradores para evitar complicaciones en la configuración del sistema.

• Los usuarios tendrán acceso a indicadores y análisis, permitiendo visualizar reportes sobre procesos específicos.

Procesos y Acceso a Funciones

• Se describen los diferentes procesos disponibles en el sistema, incluyendo acciones divididas en cuatro partes: ingreso, análisis, verificación e implementación.

• Cada usuario tendrá acceso diferenciado a las etapas de los procesos según su rol; algunos podrán dar de alta acciones mientras que otros solo podrán visualizarlas.

Estrategias para Asignación de Permisos

• Se sugiere revisar cuidadosamente qué permisos se otorgan a cada usuario para evitar problemas futuros con la gestión de acciones.

• La importancia de trazar quién guarda y comunica información es fundamental; se recomienda iniciar con todos los permisos habilitados pero restringir el acceso al análisis de reportes.

Consideraciones Finales sobre Permisos

• El enfoque debe ser detallado por proceso y puesto; otorgar demasiados permisos puede llevar a errores operativos significativos.

Discusión sobre permisos y accesos en el sistema

Importancia de la asignación adecuada de permisos

• Se enfatiza la necesidad de asignar los permisos correctos a cada usuario, minimizando cambios posteriores para evitar complicaciones.

• El sistema audita las acciones realizadas, lo que permite rastrear quién hizo qué, asegurando trazabilidad en el manejo de permisos.

Proceso de creación y acceso

• De un total de 70 usuarios, se estima que solo 40 necesitarán realizar acciones complejas; otros solo ingresarán datos básicos.

• Es crucial probar cómo la posibilidad de otorgar diferentes niveles de acceso impacta en el proceso general del sistema.

Carga inicial y gestión de documentos

• Se discute la importancia de que la carga masiva inicial sea precisa para facilitar futuras modificaciones en los permisos.

• La modificación individual es complicada si no se realiza correctamente desde el inicio; se sugiere revisar bien los cargos y sectores administrativos.

Revisión continua y ajustes necesarios

• Se recomienda revisar periódicamente los permisos asignados para asegurar que estén alineados con las necesidades reales del equipo.

• La preocupación principal radica en asegurar que todos los datos (como legajos y cargos) sean correctos desde el principio para evitar trabajo adicional más adelante.

Documentación y circuitos de firma

• Se presenta una hoja donde se detallan procesos específicos relacionados con actas y auditorías, indicando accesos según corresponda.

Proceso de Gestión de Proveedores y Productos

Descripción del Código y Procesos

• Se discute la importancia de usar códigos o abreviaciones para describir procesos como despacho, recepción y producción de insumos. Esto facilita la visualización al hacer clic en el campo correspondiente.

Alta Masiva y Gestión de Proveedores

• La alta masiva debe ser lo más completa posible, pero se permite agregar proveedores posteriormente si es necesario. Los datos esenciales son el código del proveedor y la razón social.

Evaluación de Proveedores

• Se enfatiza que los datos sobre proveedores son cruciales para evaluar servicios y productos. Es importante coordinar con administración para volcar todos los datos desde SAP.

Configuración del Sistema

• Se menciona que es fundamental tener una configuración completa del sistema desde el inicio para evitar problemas futuros relacionados con categorías o proveedores faltantes.

Uso de Datos Cargados

• Durante las primeras etapas, se puede seguir utilizando un usuario con datos cargados previamente mientras se completan los nuevos registros. Se sugiere completar un Excel rápidamente, aunque pueden surgir inconvenientes técnicos.

Organización Interna

• Se propone una reunión organizativa para discutir aspectos específicos relacionados con proveedores y productos, asegurando que todos estén alineados en el proceso.

Tablas de Productos o Partes

• La discusión incluye cómo registrar productos o partes mediante tablas sencillas que contengan códigos y descripciones relevantes. También se mencionan informes geotécnicos como ejemplos de servicios ofrecidos.

No Conformidades en Servicios

• Se explica que las no conformidades están asociadas a servicios en lugar de productos físicos, destacando la necesidad de documentar defectos asociados a estos servicios.

Niveles de Defectos

• Existen dos niveles para clasificar defectos: el primer nivel incluye defectos generales (ejemplo: packaging), mientras que el segundo nivel detalla características específicas relacionadas con esos defectos.

Selección Dinámica en el Sistema

• Al seleccionar un defecto en el sistema, solo se mostrarán opciones asociadas al defecto previamente seleccionado, facilitando así la gestión eficiente de no conformidades.

Documentación y Control

Coordinación de Proyectos y Comunicación

Importancia del Correo Electrónico en la Gestión de Proyectos

• Se discute la necesidad de ganar tiempo en la comunicación, sugiriendo que el correo electrónico es una herramienta eficaz para asociar información con proyectos específicos.

• Se menciona que enviar información por correo ayuda a mantener un registro claro y accesible del proyecto, evitando pérdidas de datos importantes.

• La conversación destaca un problema común: al cerrar una conversación, se pierde el chat, lo que puede dificultar el seguimiento de los temas tratados.

• Se enfatiza la importancia de utilizar plataformas adecuadas para compartir información, ya que algunas no permiten enviar archivos o mensajes fácilmente.