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Proceso de Evaluación y Homologación de Proveedores

Introducción a la Evaluación de Proveedores

• Se menciona que se trabaja con proveedores establecidos y se busca reemplazar productos escasos mediante muestras que son probadas por producción.

• La evaluación incluye un comparativo de cotizaciones, priorizando el mejor precio y la rapidez en la entrega, dado que muchas veces los requerimientos son urgentes.

Proceso de Homologación

• La homologación es crucial para asegurar que los insumos cumplan con las normativas necesarias, especialmente en industrias reguladas como la alimentaria.

• Se requiere documentación específica para cada producto, como detergentes sin olor ni color, para evitar contaminación cruzada.

Colaboración Interdepartamental

• Existe una colaboración entre el área de compras y gestión de calidad para validar la documentación necesaria antes de proceder con las compras.

• El proceso puede ser engorroso debido a la necesidad de cumplir con requisitos documentales específicos ante auditorías.

Desafíos en el Proceso

• Se discute cómo en otras empresas había una conexión más directa entre compras y calidad, lo cual facilitaba el proceso. En este caso, hay más pasos involucrados.

Capacitación y Aprendizaje Continuo

• La persona comparte su experiencia personal sobre cómo ha aprendido a manejar estos procesos desde su llegada a la empresa hace dos años y medio.

• Se enfatiza que ya existen lineamientos claros sobre qué documentos deben presentar los proveedores al momento de homologarse.

Documentación Requerida

• Los documentos solicitados son esenciales para garantizar que los insumos no contaminen los productos finales; esto es crítico en la fabricación destinada a la industria alimentaria.

Validaciones Finales

¿Cómo se gestionan las compras y proveedores?

Comunicación con Proveedores

• Se menciona la necesidad de comunicarse con Ever para coordinar horarios de llegada y requerimientos adicionales.

Proceso de Compras

• Las órdenes diarias varían en frecuencia; algunos productos se piden varias veces a la semana, mientras que otros son mensuales. La cantidad de órdenes es un factor clave en el proceso.

Evaluación y Selección de Proveedores

• Se discuten los lineamientos para la homologación de productos y la evaluación de proveedores, especialmente en casos donde no hay homologación previa.

Definición de Lineamientos

• Hay confusión sobre cómo se definen los lineamientos de compras; se sugiere que deben ser claros y específicos para evitar malentendidos.

Parámetros Técnicos en Compras

• Los requisitos técnicos como elasticidad y biocompatibilidad son predefinidos antes del pedido, lo cual es crucial para asegurar calidad.

¿Qué implica la planeación en el proceso de compras?

Planeación vs. Homologación

• La planeación debe considerar todas las órdenes necesarias desde producción hasta entrega, asegurando que no falte material durante el proceso.

Importancia del Cambio Controlado

• Cambios en insumos como tintas requieren homologaciones específicas debido a su impacto directo en el producto final entregado al cliente.

¿Cómo se manejan los requerimientos nuevos?

Colaboración Interdepartamental

• Las decisiones sobre compras involucran múltiples áreas, no solo el departamento de compras, lo que requiere una comunicación efectiva entre equipos.

Ejemplos Prácticos

• Se mencionan ejemplos concretos como tipos específicos de rodamientos o carretillas hidráulicas que deben cumplir con requisitos particulares según las necesidades del solicitante.

Registro y Seguimiento de Compras

Sistemas Utilizados

• El registro contable se realiza mediante sistemas como FL y Starsoft, donde se ingresan órdenes y facturas para mantener un control adecuado.

Integración entre Sistemas

¿Cómo se gestiona una orden de compra?

Proceso de generación de órdenes

• Se menciona que es tarde y se está preparando para compartir la pantalla, lo cual es crucial para mostrar el proceso en tiempo real.

• Se explica cómo generar una orden de compra, destacando la importancia de seleccionar correctamente las opciones al compartir la pantalla.

• La generación de órdenes implica colocar información específica como condiciones de pago y tipo de servicio, asegurando que todos los detalles estén claros.

• Es fundamental incluir referencias y cotizaciones cuando sea necesario, lo que ayuda a mantener un registro claro del proceso.

• Se menciona que hay un programa externo involucrado en la creación y gestión de estas órdenes.

Manejo de firmas y documentación

• La firma del usuario es un paso importante; se debe escanear y revisar físicamente antes de proceder con el envío al proveedor.

• A veces, por urgencia, se puede enviar documentos sin todas las firmas requeridas, aunque lo ideal es tenerlas completas para evitar problemas futuros.

• Se discute la implementación reciente del escaneo de documentos relacionados con órdenes que no pasan por cotización formalmente.

Requerimientos y mantenimiento

• El proceso incluye recibir requerimientos físicos donde se detallan las compras necesarias; esto asegura claridad en lo que se necesita adquirir.

• Las regularizaciones son parte del proceso; si algo no estaba previsto inicialmente, se debe documentar adecuadamente para futuras referencias.

Presupuestos y control financiero

• Cada área tiene sus propios procedimientos para manejar presupuestos; sin embargo, no todos los departamentos tienen asignaciones específicas como recursos humanos.

• En ocasiones, áreas como recursos humanos presentan presupuestos específicos para actividades especiales (ej. Día del Trabajo), lo cual requiere aprobación previa.

Registro y seguimiento

• Los registros deben ser precisos; cualquier documento recibido o enviado debe ser registrado adecuadamente en el sistema correspondiente.

• La logística juega un papel clave en el envío correcto de facturas e informes a contabilidad para su procesamiento adecuado.

¿Cómo se gestionan las órdenes de compra?

Importancia del reporte de vencimiento de facturas

• Se menciona que el reporte generado ayuda al área de tesorería a gestionar el flujo de efectivo, indicando cuándo están venciendo las facturas.

• Este reporte también sirve como soporte para contabilidad, permitiendo contemplar las órdenes entregadas y su estado.

Selección y seguimiento de órdenes

• Se discute la importancia de saber cuántas órdenes han sido entregadas a los clientes y cómo esto afecta la gestión con proveedores.

• La información sobre el historial de compras es crucial; si un producto ya tiene un código establecido, facilita futuras compras.

Proceso de creación y rechazo de órdenes

• Se explica que si no hay un código material, la orden puede ser rechazada. Esto asegura que solo se compren materiales válidos.

• La descripción del producto debe ser clara; si una persona nueva solicita aditivos sin especificar correctamente, puede haber problemas en la validación.

Validación y requisitos para nuevas solicitudes

• Es fundamental asegurar que todos los requerimientos estén claros para evitar confusiones, especialmente con personal nuevo.

• Los datos necesarios incluyen fecha de emisión, cantidad y unidad de medida. Esto es esencial para mantener un registro adecuado en contabilidad.

Conclusión sobre la gestión documental