GAP ANÁLISIS COMPRAS 150824 AM P1

Proceso de Registro y Documentación

Introducción al Proceso

• Se inicia la conversación sobre el proceso de registro, mencionando la importancia de llenar información que llega desde recepción.

• Se discute si el registro aplica para la guía de remisión, indicando que primero se debe registrar antes de validar.

Validación y Revisión de Documentos

• La validación incluye revisar la posición y documentación necesaria para asegurar que toda la información esté completa.

• Se menciona la posibilidad de imprimir documentos físicos o buscar en PC para complementar información faltante.

Manejo de Órdenes y Facturas

• Es importante verificar las órdenes de compra y facturas, asegurándose que todos los documentos estén digitalizados.

• Se enfatiza en comparar el total con los documentos físicos para garantizar su validez.

Ingresos y Materiales

• La discusión gira en torno a cómo se escanean las facturas y se generan ingresos en el módulo correspondiente.

• Camila facilita documentación física que normalmente incluye factura, guía, orden de compra e ingresos dependiendo del área.

Procedimiento Final

• Si no hay orden de compra, se busca en físico o digitalmente para adjuntar los documentos necesarios.

Registro de Documentos y Proceso Contable

Proceso de Registro

• Se menciona que durante el mes en que se está registrando, puede haber fechas de dimisión. Por ejemplo, si es julio, la fecha de recepción debe coincidir con la fecha de emisión.

• La información sobre la base imponible se complementa con datos adicionales necesarios para el registro.

• Es crucial validar los montos registrados; si hay discrepancias, no se podrá proceder correctamente.

• Se debe registrar el número del vendedor y seguir un orden específico en el proceso de registro.

Verificación y Validación

• En caso de errores o falta de información, es necesario verificar los documentos antes de continuar con el registro.

• Se enfatiza la importancia de asegurar que todos los datos sean correctos para evitar problemas posteriores en el proceso contable.

• Al registrar pagos, es fundamental grabar correctamente la cabecera del documento para su correcta salida en contabilidad.

Envío a Contabilidad

• Una vez completado el registro, se envían los documentos a contabilidad. Es necesario imprimir ciertos documentos para su revisión.

• Los registros deben ser digitalizados antes del envío a contabilidad; esto incluye asegurarse que todo coincida adecuadamente.

Cierre y Finalización

• El cierre del proceso depende del tipo de ingreso; algunos casos requieren verificación adicional antes de finalizar.

• Después del registro y verificación, se procede a cerrar las órdenes relacionadas con ingresos específicos.

Requerimientos Especiales

• Existen requerimientos especiales relacionados con flexo que pueden complicar el proceso habitual. Estos deben manejarse cuidadosamente al recibirlos en físico.

• Para estos casos especiales, es importante tener toda la documentación firmada y organizada antes de proceder al siguiente paso administrativo.

Digitalización y Archivo

• La documentación debe ser entregada al área correspondiente para su digitalización una vez que todas las firmas necesarias estén completas.

• Las órdenes deben ser firmadas por gerencia antes de enviarlas al área encargada para elaborar ingresos correspondientes en su sistema interno.

Proceso de Evaluación y Seguimiento de Proveedores

Separación y Revisión de Fechas

• Se menciona la necesidad de revisar las fechas para separar información, asegurando que no se pasen de 11 días desde la última fecha.

Documentación y Firma

• Es importante colocar los nombres en el tema de combustibles, así como asegurar que la documentación sea firmada solo por gerencia al enviarla.

Solicitudes a Contabilidad

• La contabilidad debe solicitar a gerencia y tener claro qué documentos son necesarios para proceder con las evaluaciones.

Evaluación Semanal de Proveedores

• Se establece que se debe realizar una evaluación semanal de proveedores homologados, quienes deben cumplir ciertos parámetros y estándares de calidad.

Monitoreo del Estado de Pedidos

• Se evalúa cada proveedor o cada orden de compra, monitoreando si el pedido ha sido atendido. Esto incluye verificar si hay entregas parciales o pendientes.

Actualización y Cierre de Órdenes

Actualización del Estatus

• Actualmente se está actualizando el estatus de los pedidos, cerrando aquellos que ya han sido completados. Esto es crucial para mantener un registro preciso.

Parámetros para Calificación

• La calificación del proveedor depende principalmente de tres parámetros: calidad del producto, puntualidad en las entregas y servicio al cliente.

Importancia del Registro Histórico

• Se propone crear un nuevo cuadro anual para evaluar proveedores, permitiendo un seguimiento más efectivo desde 2024 en adelante.

Evaluaciones Futuras