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Introducción y Contexto del Proceso de Compras

Presentación de los Participantes

• La conversación inicia con saludos entre los participantes, destacando la presencia de Carolina y De Yanira en la dirección de Electrodiesel de Reinosa.

• Se menciona que el departamento gestiona compras tanto de hidrocarburos como de mantenimiento.

Roles y Responsabilidades

• Carolina es identificada como responsable del proceso, mientras que De Yanira proporciona soporte administrativo.

• Se confirma que De Yanira actúa como "process owner" para el área, clarificando las funciones dentro del equipo.

Agenda y Metodología del Proceso

Fases del Análisis

• Se describe una agenda estructurada en varias fases para entender el proceso de negocio:

• Fase 1: Contexto general del área y sus funciones.

• Fase 2: Identificación de cómo se utiliza SAP en el proceso.

• Fase 3: Comparación entre lo que hace SAP y las tareas manuales realizadas por el equipo.

Oportunidades y Capacitación

• La cuarta fase busca identificar hallazgos o áreas de oportunidad dentro del uso actual de SAP.

• La última fase se centra en determinar necesidades específicas de capacitación relacionadas con los procesos soportados por SAP.

Descripción Detallada del Proceso

Inicio del Proceso de Compras

• Carolina solicita a Alondra Navarro, compradora, que explique cómo inicia su proceso cuando hay una necesidad o falta de suministro.

Generación de Órdenes

• Alondra explica que al recibir una requisición, accede al sistema para generar órdenes utilizando el programa ME21N.

• Describe cómo seleccionan proveedores e ítems desde un concentrado globalizado para crear la orden.

Desafíos Técnicos

• Menciona problemas técnicos con SAP relacionados con la impresión directa, indicando que deben guardar documentos en su escritorio antes de convertirlos a PDF para imprimir.

Estos puntos resumen las discusiones clave sobre el proceso administrativo y operativo dentro del departamento mencionado, proporcionando un marco claro sobre cómo se gestionan las compras en Electrodiesel.

Proceso de Requisiciones y Órdenes de Compra

Introducción al Proceso de Requisición

• Se discute el proceso de requisición y su relación con la fecha de suministro, que es crucial para iniciar el proceso de compra.

• La requisición se plantea como un documento físico debido a la falta de acceso a tecnología por parte de algunos requisitores foráneos.

Detalles sobre la Requisición

• Se menciona que en la requisición debe incluirse la fecha de suministro, lo cual es fundamental para coordinar las compras.

• La conversación aclara que el proceso inicia con una requisición física, no directamente con una adquisición.

Concentración y Captura en SAP

• Desde la implementación del sistema SAP, se ha creado un concentrado con ítems tanto de servicios como materiales.

• Se define qué son los "ítems" o partidas dentro del registro, aclarando terminología local utilizada en el contexto operativo.

Generación y Relación entre Requisiciones y Órdenes

• Las órdenes de compra se generan sin una requisición automatizada; solo se registra el número correspondiente en observaciones.

• Se establece que es posible englobar varias requisiciones en una sola orden de compra, dependiendo del tipo (material o servicio).

Control y Seguimiento

• Alondra explica cómo cada usuario tiene su propio folio para controlar las requisiciones, asegurando un seguimiento adecuado.

• Se menciona que las requisiciones pueden llegar por diferentes medios (mensajería, correo electrónico o WhatsApp), lo cual complica el control si no hay un formato estandarizado.

¿Cómo se gestionan los folios en el sistema de compras?

Control y Distinción de Folios

• Cada usuario o departamento tiene su propio folio, pero surge la pregunta sobre cómo se evita la duplicación de números. Por ejemplo, el folio 100 podría existir en diferentes áreas.

• Aunque es raro que se dupliquen los folios, cada uno lleva iniciales y signos que ayudan a identificarlos. En tres años y medio en compras, no ha habido casos de duplicación.

Proceso de Órdenes de Compra

• Las órdenes de compra pueden ser agrupadas o individuales. Dentro del sistema SAP, ya están disponibles los materiales y proveedores para seleccionar al momento de crear una orden.

• Los proveedores son dados de alta en SAP cuando hay artículos raros. Se coordina con contabilidad para asignar gastos correctamente.

Manejo del IVA y Documentación

• Al dar de alta un proveedor, también se activa el IVA correspondiente según las tasas aplicables (8% o 16%). Esto asegura que la información fiscal esté correcta desde el inicio.

• La orden de compra no puede imprimirse directamente desde SAP; debe convertirse a PDF antes de poder ser impresa.

¿Cómo se manejan los pagos a proveedores?

Asignación y Registro Contable

• Finanzas es responsable de asignar cuentas contables y bancarias para realizar pagos a proveedores. Sin embargo, la documentación enviada por correo no siempre es reflejada automáticamente en SAP.

Pagos Directos sin Registro Previo

• Es posible realizar pagos directos a un proveedor que aún no está dado de alta en SAP, aunque esto depende mucho del flujo operativo y urgencias específicas.

• Este tipo de pago puede ocurrir una vez al mes debido a situaciones urgentes donde se necesita hacer un pago rápido.

Conciliación Posterior

• La conciliación después del pago directo puede complicarse porque no hubo un proceso formal previo ni una orden registrada. Sin embargo, eventualmente se da alta al proveedor y se relaciona con la factura correspondiente.

Ejemplo Práctico

• Un caso práctico mencionado fue cuando dirección solicita urgentemente un monitor; aunque el pago se realiza sin tener todo registrado inicialmente, posteriormente se regulariza la situación con la factura adecuada.

Discusión sobre Pagos y Compras

Tipos de Pagos y Facturas

• Se menciona que un pago puede ser considerado como anticipo o un pago normal fiscal, dependiendo de la situación.

• Carolina explica que existen dos tipos principales de compra: hidrocarburos y mantenimiento, lo cual es crucial para entender el flujo de trabajo.

Proceso de Compras

• Se discute cómo en situaciones de mantenimiento, las compras pueden ejecutarse rápidamente sin detenerse por procesos burocráticos.

• En contraste, las compras relacionadas con hidrocarburos requieren un seguimiento más riguroso debido a su complejidad fiscal y operativa.

Importancia del Flujo Documental

• Es esencial respetar el flujo documental en hidrocarburos para evitar problemas en costeo, venta y facturación.

• La falta de documentación adecuada puede llevar a complicaciones significativas en inventarios y órdenes de compra.

Manejo de Órdenes de Compra

Volumen y Carga Laboral

• Londra menciona que el volumen de órdenes varía según la temporada; durante diciembre se generan entre 300 a 400 órdenes mensuales.

• A pesar del volumen alto, se establece un mínimo de 200 órdenes por mes, lo que refleja una carga constante en el área.

Centros de Costos

• Londra confirma que maneja centros de costos para asignar gastos al departamento correspondiente.

• La precisión en la asignación es vital; cualquier error podría afectar los presupuestos departamentales.

Recepción y Cambios en Centros de Costos

Proceso Durante Recepciones

• Se aclara que no se deben cambiar los centros de costo durante la recepción; esto asegura consistencia en la contabilidad.

• El conocimiento previo del usuario permite mantener claridad sobre qué departamento está realizando cada requisición.

¿Qué falta en el proceso de SAP?

Claridad sobre el proceso actual

• La discusión comienza con una pregunta sobre si hay algo más que agregar al entendimiento del proceso actual, lo que sugiere un deseo de claridad y comprensión.

Necesidades no satisfechas en SAP

• Se menciona la falta de un almacén adecuado en SAP, lo que impide tener visibilidad sobre los materiales y activos fijos adquiridos. Esto genera confusión sobre las herramientas disponibles en diferentes departamentos.

• La incapacidad para ver el consumo por departamento es otro problema destacado. Los reportes solicitados a menudo no pueden ser generados debido a la falta de información centralizada.

• El trabajo manual para generar reportes se convierte en un obstáculo, ya que se requiere retrabajar información escrita para obtener estatus o reportes necesarios.

Limitaciones del sistema SAP

• Se señala que SAP no proporciona toda la información necesaria sobre el flujo de materiales, lo cual limita la capacidad de análisis y toma de decisiones informadas.

• Aunque todas las facturas están registradas, la falta de información específica del almacén dificulta entender el origen y uso de los materiales.

Herramientas disponibles pero subutilizadas

• Se discute que existen reportes dentro de SAP que permiten visualizar movimientos e inventarios, pero parece haber una falta de capacitación o conocimiento sobre cómo acceder a esta información.

• Se reconoce que aunque se registran todos los movimientos, puede haber discrepancias temporales entre registros y visualizaciones debido a procesos mensuales o retrasos en la actualización del sistema.

Oportunidades para mejorar la visibilidad

• La conversación destaca oportunidades para enseñar mejor las herramientas disponibles en SAP, sugiriendo que muchos usuarios podrían estar acostumbrados a métodos menos eficientes.

• Se menciona la necesidad de construir reportes personalizados para seguir todo el flujo desde pedidos hasta salidas, indicando una carencia en los estándares actuales del sistema.

Estrategias para optimizar procesos

• Finalmente, se plantea la importancia de establecer flujos claros y estrategias efectivas para liberar pedidos dentro del sistema, sugiriendo una revisión crítica del proceso actual.

Discusión sobre el Proceso de Adquisición y Hallazgos

Estrategia de Seguimiento en Compras

• Se menciona la importancia de dar seguimiento al flujo desde la requisición hasta la adquisición, incluyendo la estrategia de liberación y orden de compra.

Hallazgos Iniciales

• Se identifican tres hallazgos clave relacionados con el proceso a nivel negocio:

• Almacén.

• Reportes informativos.

• Generación personalizada según necesidades.

Problemas con Retenciones en Órdenes de Compra

• Se discute que las órdenes de compra no permiten incluir retenciones de IVA para ciertos proveedores, lo que puede llevar a pagos incorrectos debido a falta de visibilidad en el sistema.

Funcionalidad del Sistema SAP

• Se aclara que el sistema tiene un apartado para determinar automáticamente las retenciones, pero hay confusión sobre quién puede ver esta información (compras vs. contabilidad).

Limitaciones en Tipos de IVA

• Se señala que SAP solo permite dos tipos de IVA (8% y 16%), lo cual es problemático cuando se manejan productos exentos o con diferentes tasas impositivas. Esto genera errores al imprimir órdenes si no se incluye un IVA válido.

Documentación y Revisión Final

• Se planea crear un documento que compile todos los hallazgos y procesos discutidos, solicitando revisión para asegurar precisión y completitud antes de su implementación.

Problemas de impresión y permisos en SAP

Dificultades con la impresión de documentos

• Se menciona que el departamento enfrenta problemas para imprimir documentos directamente desde SAP, lo que ha sido un inconveniente recurrente.

• La necesidad de convertir archivos PDF y comprimir documentos consume tiempo valioso, especialmente cuando se generan múltiples órdenes de compra diariamente.

Impacto en la eficiencia del trabajo

• El proceso de compresión y conversión se vuelve tedioso, afectando la productividad general del equipo a lo largo del día.

• Se discute la necesidad de permisos adicionales para realizar ciertas acciones dentro del sistema, lo que retrasa aún más los procesos operativos.

Problemas relacionados con autorizaciones

• La falta de autorización para imprimir o convertir documentos genera pérdidas significativas de tiempo en comparación con otros departamentos que no enfrentan estas restricciones.

• Se sugiere que el problema podría estar relacionado con la red o las autorizaciones necesarias para operar eficientemente dentro del sistema.

Hallazgos sobre el flujo operativo

Análisis inicial y hallazgos clave

• Durante una sesión previa, se identificaron varios puntos críticos en el área de compras, como la falta de automatización en requisiciones y órdenes fiscales.

• Se destaca que no se utilizan reportes ni varias funcionalidades disponibles en el módulo MM (Gestión de Materiales), lo cual limita la efectividad operativa.

Necesidades específicas del almacén

• Hay confusión sobre las funciones relacionadas con el almacén; se requiere claridad sobre cómo mejorar este aspecto específico dentro del sistema SAP.

Recomendaciones y próximos pasos

Propuestas para mejorar procesos

• Se propone documentar los reportes disponibles y explorar opciones personalizadas según las necesidades específicas del departamento.

• Es importante habilitar herramientas dentro de SAP que fortalezcan los flujos operativos y mejoren el control sobre los procesos actuales.

Consideraciones finales sobre proveedores e IVA

• Se señala un problema al activar retenciones fiscales al dar alta a proveedores, lo cual puede resultar en pagos incorrectos si no se maneja adecuadamente.

• También se plantea la posibilidad de agregar diferentes tipos de IVA al sistema, asegurando así una mayor flexibilidad fiscal.

Sesiones futuras necesarias

Planificación adicional

• Se sugiere programar una nueva sesión enfocada exclusivamente en hidrocarburos para asegurar un entendimiento claro sin complicar más las discusiones actuales.

¿Cómo se aborda la ratificación en SAP?

Discusión sobre la ratificación y biocarburos

• Se menciona que, aunque todos los procesos se realicen en SAP, es importante no dejar nada al aire y se considera un pendiente para futuras discusiones.

• La conversación gira en torno a los biocarburos y su impacto logístico, sugiriendo que este tema es de gran interés debido a su relación con hidrocarburos.

• Se destaca la importancia de entender cómo el departamento de compras interactúa con hidrocarburos y cómo esto se relaciona con otros departamentos para formar un "rompecabezas" completo.

• Agradecimientos especiales son dirigidos al equipo involucrado, incluyendo a Yanira, Carolina y Alondra, por su atención y colaboración durante las discusiones.