Proceso Compras Abasto 02

Problemas con Órdenes de Compra en SAP

Introducción a la situación actual

• El presentador menciona que no recuerda detalles específicos de una reunión anterior, indicando que ha pasado tiempo desde entonces.

Proceso de órdenes de compra manual

• Se revisa el proceso de creación de órdenes de compra manual utilizando los códigos M21N, MIGO y MIRO en SAP, destacando su importancia en la automatización del sistema.

Desafíos con órdenes automáticas

• Se discute un problema crítico: las órdenes de compra automáticas que no se ejecutan correctamente por el robot, lo que impide el cierre adecuado y afecta el transporte de mercancías.

Impacto en las operaciones diarias

• La falta de cierre diario para 15 a 20 órdenes genera complicaciones operativas. Esto requiere un reporte adicional y revisión exhaustiva para identificar problemas.

Comunicación con proveedores

• El presentador enfatiza la necesidad de coordinarse con proveedores para resolver discrepancias en facturas no cerradas, lo cual es crucial para mantener la eficiencia del proceso logístico.

Mejora del proceso automatizado

• Se expresa la preocupación por lograr un 100% en las órdenes generadas automáticamente. Cualquier error puede llevar a retrabajos significativos al final del mes.

Revisión y ajustes necesarios

• Se menciona que es esencial revisar si las órdenes se generan correctamente y si hay problemas con el transporte automatizado. La entrega final incluye cuentas por pagar y recepción adecuada.

Importancia del almacén correcto

• Se destaca la necesidad crítica de incluir el número del almacén (1000), ya que omitirlo puede detener todo el proceso automático, afectando gravemente las operaciones.

Propuestas para evitar errores futuros

• Se sugiere implementar un "candado" o advertencia obligatoria para asegurar que todas las órdenes incluyan datos esenciales como el número del almacén antes de ser procesadas.

¿Cómo mejorar la eficiencia en el manejo de órdenes de compra?

Desafíos en el proceso actual

• El orador menciona que solo tiene un almacén y varios centros, lo que complica la viabilidad de implementar órdenes automáticas.

• Se destaca la frustración por el sistema que no opera al 100%, resultando en retrabajo significativo al cierre del mes.

• La necesidad de colaboración con logística se enfatiza, ya que los procesos manuales generan movimientos innecesarios hacia atrás y adelante.

Reuniones y documentación

• Se discute la falta de contexto en las reuniones previas, lo cual impide una comprensión completa del trabajo realizado hasta ahora.

• La importancia de generar un documento histórico sobre transacciones es subrayada para identificar hallazgos y áreas a mejorar.

• Se reconoce un error por no haber completado la segunda parte del proceso, lo que afecta la entrega del "boleto completo".

Automatización y bloqueos

• Se menciona la necesidad de revisar si se puede establecer un bloqueo o candado para el almacén en las órdenes manuales.

• La investigación previa es crucial antes de decidir si se implementará una solución automática; se requiere todo el contexto necesario.

Proceso futuro y decisiones

• El orador explica cómo funcionarán los diferentes procesos actuales mientras esperan decisiones sobre automatizaciones futuras.

• Es esencial saber qué sucederá con el candado o default del almacén en las órdenes manuales para avanzar adecuadamente.

Conclusiones sobre reuniones y seguimiento

• Se establece que después de explicar los procesos actuales, se generará un documento donde se presentarán puntos clave a considerar por parte del equipo.

• La reunión busca aclarar cómo proceder con las notas de crédito fiscales relacionadas con órdenes de compra, destacando dos tipos diferentes mencionados por proveedores.

Proceso de Notas de Crédito y su Impacto en Inventarios

Introducción a las Notas de Crédito

• Se menciona que se descargó un monto menor al facturado, lo que lleva a la necesidad de emitir una nota de crédito para ajustar el inventario.

• La dificultad actual radica en que no se puede generar una nota de crédito directamente en el sistema, aunque se puede hacer mediante una orden de compra con devolución.

Procedimiento para Generar Notas de Crédito

• Para crear una nota de crédito, es necesario realizar primero una orden de compra con posición de devolución, lo cual permite restar el producto del inventario.

• Al contabilizar la nota de crédito, se logra disminuir tanto el inventario como el monto a pagar en futuras transacciones.

Desafíos y Recomendaciones

• Se destaca la importancia del proceso automatizado y cómo afecta la logística interna; hay interés en recibir ejemplos específicos sobre notas de crédito.

• Se menciona un caso específico relacionado con Pemex donde las notas de crédito por productos no entregados generan confusión fiscal al registrarlas.

Problemas con Notas de Crédito Pendientes

• El orador expresa preocupación por las notas que pueden quedar abiertas debido a operaciones no efectivas y cómo esto complica los registros contables.

• Se discute cómo las notas emitidas 30 días después complican aún más la situación fiscal y contable.

Conclusiones sobre el Uso Fiscal y Logístico

• La necesidad urgente es encontrar soluciones para registrar correctamente estas notas sin afectar negativamente los procesos internos.

• Se enfatiza que las notas deben ser tratadas como documentos fiscales completos para evitar problemas futuros en auditorías o revisiones.

Proceso de Inventario y Abastos

Importancia del Inventario Cero

• Se menciona que es crucial tener un inventario cero, lo que implica que los productos deben entrar y salir rápidamente, especialmente en el contexto de ventas a Pemex.

Almacenamiento y Notas de Crédito

• Se discute la posibilidad de manejar inventarios en ciertos almacenes, como las plantas Burgos o PC, donde se pueden restar productos.

Organización de Reuniones

• Se reconoce un error en la planificación de reuniones previas; se propone crear un bloque específico para abordar temas mencionados anteriormente.

Coordinación con May

• La necesidad de coordinarse con May para avanzar en soluciones se destaca, ya que ella tiene otros compromisos y no está invitada a la reunión actual.

Procesos de Abasto

• Se establece una distinción entre dos procesos de abasto: uno relacionado directamente con el interlocutor y otro con May. Ambos son importantes para el seguimiento adecuado.

Planificación y Entregas

Plan de Entrega

• El plan de entrega se describe como una orden maestra vinculada al TAS, diseñado específicamente para operaciones en Burgos.

Recepción y Confirmación

• Se explica cómo funciona la recepción del producto mediante un número asignado en SAP, facilitando la descarga y confirmación del pedido realizado.

Adaptabilidad del Plan

• Aunque inicialmente diseñado solo para Pemex, se sugiere que el plan podría adaptarse para otros proveedores. Esto es importante dado el cambio en las fuentes de suministro actuales.

Ejercicios Manuales Previos

• Se menciona que antes se realizaban ejercicios manuales debido a problemas técnicos con TAS. Esto afectó la conectividad necesaria para operar eficientemente.

Recepción Generalizada

• La importancia de permitir que el plan funcione no solo para Pemex sino también para otros proveedores es enfatizada. Sin embargo, hay limitaciones actuales sobre cómo se manejan las facturas fuera del sistema SAP.

Consideraciones Finales

Contratos Externos

• Se plantea la necesidad de revisar contratos externos por separado debido a posibles explicaciones sobre su implementación fuera del sistema habitual.

¿Cómo se puede adaptar SAP a las necesidades de la empresa?

Complejidad y Adaptación de SAP

• Se reconoce la complejidad del sistema SAP, pero también su capacidad de adaptación a diversas necesidades empresariales. Se plantean dudas sobre el manejo de contratos marco y órdenes de compra.

• Se menciona que aunque el sistema funcionaba anteriormente, dejó de hacerlo el año pasado. La importancia radica en recibir los productos correctamente.

Proceso de Recepción y Auditoría

• El proceso actual implica que la persona encargada recibe la factura y realiza todo el procedimiento manualmente, lo cual plantea problemas en términos de segregación de funciones.

• La falta de un repositorio adecuado para facturas complica aún más la auditoría, ya que una sola persona está involucrada en múltiples etapas del proceso.

Mejora en la Recepción y Funcionalidades

• Se sugiere que sería ideal contar con un sistema donde diferentes personas estén involucradas en la recepción para mejorar la eficiencia y reducir errores.

• La propuesta incluye revisar cómo se puede corregir el uso del sistema para asegurar su funcionalidad adecuada con todos los proveedores, no solo con Pemex.

Reportes y Herramientas Disponibles

• Hay interés por parte del usuario en obtener reportes más completos dentro del sistema SAP, ya que actualmente solo tiene acceso a un reporte limitado sobre órdenes de compra.

• Se destaca la necesidad de explorar qué reportes están disponibles en SAP que puedan ser utilizados para mejorar el seguimiento desde las órdenes hasta las cuentas por pagar.

Hallazgos y Desarrollo Futuro

• Se considera importante identificar hallazgos relacionados con los reportes disponibles. Esto podría requerir desarrollos adicionales si no hay reportes integrales existentes.

• La discusión concluye con una invitación a revisar los reportes actuales para determinar cuáles son útiles y cuáles necesitan ajustes o adiciones para satisfacer mejor las necesidades operativas.

Discusión sobre Reportes y Materiales

Necesidades de Información

• Se menciona la necesidad de un listado que facilite el acceso a información relevante, ya que actualmente solo se utiliza el reporte ME2L.

• El ingeniero Pedro informa sobre hallazgos en una reunión, pero el interlocutor aún no ha terminado su fase de entrevistas.

Progreso en Fases

• Se discute la transición entre fases A y B, donde algunos departamentos ya han avanzado mientras que el interlocutor aún está en la fase inicial.

• Se destaca la importancia de estar al tanto de los reportes para evitar sorpresas con materiales no incluidos.

Módulo MM y su Funcionalidad

Alcance del Módulo MM

• El módulo MM abarca todo lo relacionado con materiales, incluyendo compras, recepción y generación de pasivos como registros de facturas.

• La logística también es parte integral del módulo, involucrando múltiples departamentos que deben colaborar.

Eficiencia en Procesos

• Se expresa interés por optimizar procesos relacionados con órdenes de compra y solicitudes de mercancía para mejorar la eficiencia operativa.

Órdenes de Compra y Solicitudes

Tipos de Órdenes

• Se mencionan dos tipos principales: órdenes manuales directas y aquellas generadas a partir de solicitudes de pedido.

• Ejemplos prácticos fueron presentados durante una grabación anterior para ilustrar ambos tipos.

Proceso sin Aprobaciones

• El interlocutor explica que no necesita aprobaciones para las órdenes relacionadas con productos, lo cual agiliza el proceso.

Recepción de Mercancías

Métodos Alternativos

• La entrada de mercancías se realiza mediante otra aplicación diferente a MIGO, aunque se reconoce que esta debería ser la norma.

Proceso de Recepción y Logística

Detalles sobre la transacción y el proceso de entrada

• Se menciona una transacción específica, identificada como BL 31N, que es crucial para el proceso de recepción.

• La persona explica que su rol se limita a hacer la orden y entregar a logística, donde se realiza el transporte y venta.

• Se destaca que la automatización del sistema puede fallar, lo que requiere intervención manual para cerrar procesos.

Importancia del cierre diario

• La cadena de suministro depende de un cierre efectivo; si no se registra correctamente la mercancía, afecta los costos y las ventas.

• Se enfatiza la necesidad de cerrar todos los días a las 23:59 para mantener precios correctos y evitar pérdidas en utilidades.

Desafíos en el proceso actual

• Actualmente hay facturas pendientes por cerrar debido a problemas diversos; esto afecta la eficiencia operativa.

• Cada departamento enfrenta hallazgos diarios que requieren tiempo adicional para resolver, lo cual interfiere con los cierres diarios solicitados por alta dirección.

Estrategias para mejorar el cierre

• Se propone implementar buenas prácticas para lograr un cierre eficiente; idealmente debería ser un proceso sin errores (100% correcto).

• La alta dirección está pidiendo cierres diarios precisos; es esencial que las aplicaciones funcionen correctamente para facilitar este objetivo.

Planificación futura

• Se discute la creación de un documento detallado sobre abasto y cómo coordinar reuniones futuras con otros departamentos involucrados.

• El objetivo es trabajar juntos para asegurar cierres efectivos y cumplir con las expectativas establecidas por la alta dirección.

Proceso de Consultoría y Hallazgos en SAP

Introducción a la Fase Actual

• La oradora expresa su preocupación por estar atrasada en el proceso, mencionando que se siente un poco rezagada respecto a otros.

• Se explica que la primera fase del proyecto consiste en entrevistas, donde Iván es el consultor asignado para levantar información sobre el contexto actual de SAP y procesos manuales.

Identificación de Hallazgos

• Se enfatiza que esta fase no resolverá problemas, sino que se centrará en identificar hallazgos y áreas de mejora dentro del sistema.

• Una vez finalizada la identificación de hallazgos, se procederá a revisar los requerimientos de capacitación necesarios para optimizar el uso del sistema.

Análisis y Configuración

• Iván revisará la configuración existente para entender qué herramientas están disponibles y cuáles no se están utilizando adecuadamente.

• Se realizará un análisis de brechas (gap analysis) para determinar las necesidades no cubiertas y presentar reportes relevantes que podrían ser útiles.

Presentación de Resultados

• El equipo tecnológico validará los hallazgos antes de presentarlos al cliente, asegurando que toda la información sea precisa y útil.

• La presentación incluirá un catálogo completo de reportes disponibles, destacando aquellos que no se utilizan actualmente pero podrían ser beneficiosos.

Próximos Pasos

• Se anticipa completar las entrevistas esta semana y presentar propuestas iniciales en dos o tres semanas.

• La oradora solicita acceso a reportes específicos sobre órdenes de compra para evaluar si pueden ser útiles en su trabajo actual.

Revisión de Reportes Existentes

• Se menciona el interés por explorar otros reportes además del ME2L, buscando opciones más prácticas para gestionar órdenes de compra.

• La oradora busca recomendaciones sobre reportes adicionales que puedan ofrecer información complementaria al reporte actual utilizado (ME2L).

Este resumen proporciona una visión clara del proceso actual relacionado con la consultoría SAP, enfocándose en las fases clave desde la identificación hasta la presentación final.

Evaluación de Compras y Reuniones

Discusión sobre la Evaluación de Compras

• Se menciona que se está evaluando un pedido relacionado con "M80" y una "L", indicando que es parte del proceso de evaluación de compras.

• El hablante solicita habilitar algo que no tiene disponible, lo que sugiere un seguimiento en el proceso de adquisición.

• Se destaca la importancia de las reuniones para revisar los avances y detalles relacionados con las compras, mostrando un enfoque colaborativo.

Cierre de la Reunión

• Agradecimientos por la atención durante la reunión, lo cual refuerza el valor del tiempo compartido entre los participantes.

• Se menciona la posibilidad de enviar información adicional por correo, sugiriendo una comunicación continua después de la reunión.