Урок для кожного 2.3. Як формулювати задачі текстом?

Как правильно ставить задачи для менеджеров?

Введение в тему постановки задач

• Обсуждение важности правильной постановки задач для менеджеров, несмотря на то, что многие считают это банальным.

• Автор делится своим удивлением о том, что не все могут корректно ставить задачи и решает создать видеоурок по этой теме.

Цели видеокурса

• Основная цель курса — создание исчерпывающего руководства по управлению бизнесом, включая эффективную постановку задач.

• Упоминается необходимость различать уровни сотрудников (по модели Херси-Бланшара), так как не все из них являются уверенными профессионалами.

Зачем нужны задачи?

• Для сотрудников уровня D4 достаточно ставить цели, но даже они могут нуждаться в задачах для достижения целей.

• Сотрудники уровня D1 требуют четкой постановки задач, так как они хотят работать, но не всегда могут это сделать самостоятельно.

Рекомендации по формулировке задач

• Автор предлагает использовать глаголы в названиях задач вместо существительных для повышения ясности и эффективности выполнения.

• Пример: вместо "видеокурс для менеджеров" лучше сказать "снять видеокурс для менеджеров".

Конкретизация формулировок

• Название задачи должно быть таким, чтобы было понятно ее содержание; например, "собрать отзывы сотрудников" звучит более завершенно.

• Использование глаголов помогает повысить вероятность успешного выполнения задачи.

Примеры и практические советы

• Приводятся примеры неправильных формулировок и их влияние на понимание задания исполнителем.

• Говорится о важности четкости в названии задач: чем конкретнее задача сформулирована, тем легче ее выполнить.

Заключение о будущем

Как эффективно ставить задачи?

Важность подготовки к будущему

• Забота о будущем начинается сейчас: важно организовать свои документы и темы, чтобы в будущем было легче их находить.

• Пример с курсом: автор пытался собрать программу курса на протяжении трех лет, но без правильной организации документов это было сложно.

Ответственность за задачи

• Один ответственный: при постановке задач необходимо назначать одного человека, чтобы избежать путаницы и снизить вероятность неисполнения.

• Лидер команды: если задача требует работы группы, команда должна выбрать лидера для координации действий.

• Подзадачи и чек-листы: можно делегировать подзадачи другим участникам, но общая ответственность должна оставаться у одного человека.

Эффект Рингельмана

• Эксперимент 1927 года показал, что с увеличением числа участников эффективность выполнения задач снижается.

• Пример с поднятием груза: два человека поднимают меньше веса, чем один из них по отдельности. Это демонстрирует снижение индивидуальной ответственности в группе.

Значение осознания цели

• В теле задачи важно указать цель её выполнения. Команда должна понимать "зачем" выполняется работа.

• Книга Дэна Ариэли "Позитивная иррациональность": помогает менеджерам принимать несовершенства людей и снижать уровень стресса от ожиданий.

Эксперимент с Биониклами

• Студенты собирали игрушки за деньги; одна группа разбирала собранные модели сразу после сборки.

• Результаты эксперимента показали, что студенты менее мотивированы выполнять бессмысленную работу (собранные модели разбирались).

Зачем важно объяснять задачи?

Влияние понимания на выполнение задач

• В эксперименте, где студенты собирали биониклы, те, кто не понимал смысл своей работы, отказывались выполнять задачи. Это подчеркивает важность объяснения причин выполнения работы.

• Объяснение "зачем" является критически важным для мотивации сотрудников. Без этого многие могут отказаться от выполнения задач.

• Даже если задача была объяснена изначально, со временем информация может забываться или меняться исполнитель. Поэтому важно постоянно напоминать о цели.

Структура и детали задач

• После блока "зачем" в задаче необходимо четко описать, как ее выполнить. Уровень детализации зависит от профессионального уровня сотрудника.

• Идеально, когда менеджер позволяет сотруднику самостоятельно расписать задачу. Это способствует развитию навыков и более глубокому пониманию.

Чек-листы как инструмент контроля

• Хорошие задачники включают чек-листы — это помогает разбить задачу на подзадачи и контролировать процесс выполнения.

• Критерии завершения задачи должны быть четко определены для всех участников процесса. Это помогает избежать недопонимания между исполнителем и постановщиком.

Примеры критериев готовности

• Определение "готовности" задачи включает соответствие всем условиям и критериям приемки продукта заказчиком или пользователем.

• Важно формировать культуру в команде так, чтобы никто не принимал задачи без ясного понимания их целей и критериев завершения.

Практические примеры применения чек-листов

• Пример с изменением позиционирования бренда показывает сложность восприятия критериев окончания задачи без четких указаний на выполненные действия.

Как эффективно обучать сотрудников?

Важность чек-листов в обучении

• Чек-листы могут помочь в обучении сотрудников, но их не следует делать слишком подробными, чтобы не ограничивать обучение.

• Рекомендуется работать с сотрудниками над существующими задачами для ускорения процесса обучения и установления контрольных точек.

• Создание мануала для новых сотрудников требует внимания к деталям, так как он будет использоваться многими новичками в компании.

Контрольные точки и их значение

• Установите контрольные точки в чек-листе, чтобы сотрудники могли получить подтверждение на выполненные задачи.

• Чем менее опытный сотрудник, тем больше контрольных точек необходимо установить для его успешного выполнения задач.

Примеры чек-листов

• Примером может служить создание презентации для медиа; важно обсуждать детали и контролировать процесс.

• Контрольные точки помогают не только следить за качеством работы, но и участвовать в обсуждении результатов.

Гибкость подхода к дедлайнам

• Не все пункты чек-листа должны быть закрыты; важно давать возможность сотрудникам проявлять инициативу.

• Рекомендуется работать по приоритетам вместо жестких дедлайнов, чтобы снизить уровень стресса у сотрудников.

Приоритеты vs. Дедлайны

• Иногда дедлайны необходимы (например, к праздникам), но лучше устанавливать долгосрочные цели без давления на исполнителей.

Как правильно ставить задачи?

Проблемы с постановкой задач

• Дедлайн как свойство задачи: если нет реальной даты, то не стоит на него обращать внимание. Обсуждение кейсов по постановке задач.

• Пример из практики: менеджер потратил много времени на обсуждение формулировки задачи, что привело к неэффективности и путанице.

• Сравнение двух подходов к описанию задач: недостаточная детализация приводит к плохим результатам, тогда как подробное описание помогает исполнителю понять задачу.

Важность детализации

• Инвестиции времени в хорошее описание задачи могут привести к лучшим результатам. Необходимо учитывать квалификацию сотрудников при формулировании задач.

• Антипример: чрезмерная детализация может быть ненужной и тратить время без пользы. Важно находить баланс между количеством информации и необходимостью.

Итоги урока

• Основные правила для эффективной постановки задач: четкое название, один ответственный, хорошо сформулированное тело задачи с указанием целей и чек-листом.

• Критерии успешного описания задач: использование глаголов, полное раскрытие сути. Это поможет выровнять ожидания и улучшить коммуникацию с исполнителем.

Рекомендации по квалификации сотрудников