Norma ISO 9001:2015. Auditorias Internas 9.2. Tercera Parte. ISO 9000:2015

Introducción a las auditorías internas de la norma ISO9001

Resumen de la sección: En esta parte del apartado 9.2 de la norma ISO9001, se abordan aspectos relacionados con las auditorías internas. Se discuten temas como el programa y plan de auditoría, lista de verificación, principios de auditoría y roles de los participantes. También se destaca la importancia de la actitud y aptitud del auditor, así como la comunicación efectiva y el uso adecuado de preguntas durante las entrevistas.

Objetivos y principios de auditoría

• El auditor debe tener claros los objetivos de la auditoría para evitar eventos que afecten su cumplimiento.

• La base para una comunicación efectiva está en el entendimiento mutuo, considerando aspectos como nivel educativo y terminología utilizada.

• Es fundamental saber escuchar durante las entrevistas para obtener evidencias precisas.

• La norma ISO9001 establece requisitos pero no dicta cómo cumplirlos, por lo que puede haber diferentes formas válidas.

• Se debe evitar realizar juicios sin evidencia concreta.

• La puntualidad es importante para cumplir con la agenda establecida.

Obtención de evidencias en una auditoría

• Las evidencias pueden obtenerse mediante revisión documental, observación y entrevistas.

• Durante las entrevistas, se pueden hacer preguntas abiertas (qué, cómo, cuándo, por qué, quién, dónde) para obtener información general antes de profundizar con preguntas cerradas o confirmatorias.

• Las preguntas deben ser objetivas y evitar generar escalas o utilizar términos técnicos que los auditados puedan no comprender.

• No se exige el uso explícito de la terminología de la norma ISO9000, lo importante es evidenciar el cumplimiento de los requisitos.

Hallazgos de auditoría y conclusiones

• Los hallazgos de auditoría son el resultado de evaluar la evidencia recopilada frente a los criterios establecidos.

• Se distinguen dos tipos de hallazgos: conformidad (cumplimiento) y no conformidad (incumplimiento).

• Las metodologías pueden contemplar otros tipos de hallazgo, como oportunidades de mejora y fortalezas.

• Durante la auditoría, se registran todos los hallazgos en una lista de verificación, sustentándolos con evidencias precisas.

• La redacción del hallazgo debe incluir tanto el criterio como la evidencia que respalda dicho hallazgo.

Concepto y redacción de hallazgos

Resumen de la sección: En esta parte se explica qué son los hallazgos de auditoría y cómo deben ser redactados. Se destaca la importancia de contar con un criterio claro y evidencia precisa para respaldar cada hallazgo.

Definición y comparación con criterios

• Los hallazgos son el resultado de comparar la evidencia recopilada con los criterios establecidos.

• Por ejemplo, si un procedimiento requiere inducciones anuales pero no se han realizado en el presente año, eso genera un hallazgo.

Tipos de hallazgos

• Según ISO9000, existen dos tipos principales: conformidad (cumplimiento) y no conformidad (incumplimiento).

• Algunas metodologías pueden incluir otros tipos de hallazgo, como oportunidades de mejora y fortalezas.

Registro y sustentación de hallazgos

• Durante la auditoría, se registran todos los hallazgos en una lista de verificación.

• Cada hallazgo debe estar respaldado por evidencias precisas y concretas, como testimonios, procedimientos o fechas relevantes.

Redacción del hallazgo

• La redacción del hallazgo debe incluir tanto el criterio (lo que se espera) como la evidencia que respalda dicho hallazgo (lo que se encontró).

Conclusiones finales

Resumen de la sección: En esta parte final del apartado 9.2 sobre auditorías internas, se mencionan algunas consideraciones adicionales sobre los tipos de no conformidades y cómo registrar las evidencias en la lista de verificación.

Consideraciones adicionales sobre no conformidades

• Algunas organizaciones adoptan conceptos de las auditorías de certificación, donde existen no conformidades mayores (incumplimientos legales o que afectan la satisfacción del cliente) y menores (relacionadas a otros requisitos).

Registro de evidencias en la lista de verificación

• Todas las evidencias obtenidas durante la auditoría deben ser registradas en la lista de verificación.

• Estas evidencias deben ser sustentadas con información precisa y relevante, como testimonios, procedimientos o nombres específicos.

Criterio de auditoría y cargos en la norma ISO 9001:2015

Resumen de la sección: En esta sección se mencionan los cargos gerenciales presentes en una organización, como el gerente de producción, el gerente administrativo, el gerente de ventas, el profesional de compras y el profesional de talento humano. Se destaca que el criterio de auditoría se encuentra en los apartados 5.2 y 6.2 de la norma ISO 9001:2015, así como en el procedimiento PR-H-01 versión 1.

Cargos y criterio de auditoría

• Los cargos mencionados son: gerente de producción, gerente administrativo, gerente de ventas, profesional de compras y profesional de talento humano.

• El criterio de auditoría se encuentra en los apartados 5.2 y 6.2 de la norma ISO 9001:2015.

• También se hace referencia al procedimiento PR-H-01 versión 1.

Comunicación a los objetivos y política de calidad

Resumen de la sección: En esta parte del video se analiza un ejemplo relacionado con la comunicación a los objetivos y política de calidad para diferentes cargos dentro de una organización. Se señala que no evidenciar esta comunicación incumple los apartados 5.2.2 literal b y 6.2.1 literal efe de la norma ISO 9001:2015.

Ejemplo sobre comunicación a objetivos y política

• La organización no evidencia haber comunicado a los objetivos y política de calidad a los cargos mencionados.

• Esto incumple los apartados 5.2.2 literal b y 6.2.1 literal efe de la norma ISO 9001:2015.

Evidencia relacionada a cargos y criterio

Resumen de la sección: En esta sección se destaca la importancia de contar con evidencia relacionada a los cargos y al criterio establecido en los apartados 5.2.2 y 6.2.1, así como en el procedimiento interno RH-01.

Importancia de la evidencia relacionada a cargos y criterio

• Es importante contar con evidencia relacionada a los cargos mencionados.

• También es necesario cumplir con el criterio establecido en los apartados 5.2.2 y 6.2.1, así como en el procedimiento interno RH-01.

Redacción de hallazgos de oportunidad de mejora

Resumen de la sección: En esta parte del video se menciona la importancia de ser preciso al redactar los hallazgos de oportunidad de mejora durante una auditoría interna.

Redacción precisa de hallazgos

• Se debe analizar la viabilidad para asegurar que considerar para el proceso.

• El auditor debe determinar objetivamente riesgos potenciales de incumplimiento.

• Se deben evitar generar conceptos propios sin fundamentos sólidos.

Análisis detallado para conclusiones sobre hallazgos

Resumen de la sección: En esta parte del video se destaca la importancia de realizar un análisis detallado antes de concluir sobre un hallazgo durante una auditoría interna.

Análisis detallado para conclusiones

• Se debe analizar el requisito y la evidencia presentada.

• En caso de no tener suficiente información, se realiza una línea de investigación para profundizar en las evidencias.

• Se presentan ejemplos de situaciones donde se requiere un análisis más detallado.

Evitar establecer criterios inexistentes

Resumen de la sección: En esta parte del video se menciona la importancia de evitar establecer criterios que no existen en la norma ISO 9001:2015 durante una auditoría interna.

Evitar establecer criterios inexistentes

• No es pertinente establecer criterios que no son requisitos de la norma ISO 9001:2015.

• El auditor debe evitar crear situaciones donde deba verificar requisitos que no están establecidos.

Evaluación de disponibilidad documentada

Resumen de la sección: En esta parte del video se aborda el tema de evaluar la disponibilidad documentada durante una auditoría interna, considerando diferentes escenarios.

Evaluación de disponibilidad documentada

• Se deben analizar diferentes escenarios para determinar si existe conformidad o no conformidad en cuanto a la disponibilidad documentada.

• Se mencionan posibles preguntas y acciones a tomar en cuenta al evaluar este aspecto.

Cumplimiento del proceso sin acceso a documentos

Resumen de la sección: En esta parte del video se menciona un ejemplo relacionado con el cumplimiento de un proceso sin tener acceso a un documento específico durante una auditoría interna.

Cumplimiento del proceso sin acceso a documentos

• Se presenta un caso donde no se encuentra un documento necesario para asegurar el cumplimiento de un proceso.

• Se establece que esto es una no conformidad según el apartado 7.1.5 de la norma ISO 9001:2015.

Reunión de cierre y preparación del informe de auditoría

Resumen de la sección: En esta parte del video se aborda la importancia de realizar una reunión de cierre al finalizar una auditoría interna y cómo preparar el informe correspondiente.

Reunión de cierre y preparación del informe

• La reunión de cierre tiene como propósito presentar los hallazgos, asegurar que el auditado comprenda los hallazgos, socializar las dificultades presentadas y sus soluciones, e informar las conclusiones.

• La reunión no debe durar más de 30 minutos.

• Después de la reunión, se prepara el informe de auditoría que resume todos los aspectos previos y presenta las conclusiones.

Conclusiones en una auditoría interna

Resumen de la sección: En esta parte del video se menciona la importancia de las conclusiones en una auditoría interna, considerando los objetivos mínimos requeridos por la norma ISO 9001:2015.

Conclusiones en una auditoría interna

• Las conclusiones son el resultado final tras considerar los objetivos y hallazgos de la auditoría.

• Se deben analizar la cantidad de no conformidades, su repetibilidad, credibilidad y posibles ausencias totales de apartados o cláusulas.

• Las conclusiones deben ser coherentes con los objetivos mínimos requeridos por la norma ISO 9001:2015.

Ejemplos de Conclusiones Positivas

Resumen de la sección: En esta sección se presentan ejemplos de conclusiones positivas en una auditoría interna. Se destaca que la organización cuenta con un sistema de gestión de calidad conforme a los requisitos de la norma ISO 9001 y a los establecidos en manuales instructivos y procedimientos.

Ejemplo de un Formato Informe de Auditoría

• Se muestra un ejemplo de un formato informe de auditoría que evidencia cómo el sistema de gestión de calidad mantiene eficazmente.

Evaluación del Auditor

Resumen de la sección: En esta sección se aborda el proceso de retroalimentación para evaluar al auditor en una auditoría interna. Se menciona que esto puede realizarse mediante encuestas, entrevistas y testimonios objetivos, con el objetivo de aprender y mejorar. Algunos aspectos a evaluar incluyen claridad en las preguntas, claridad en los hallazgos, objetividad, habilidades comunicativas e idoneidad.

Riesgos en la Auditoría Interna

Resumen de la sección: En esta sección se discuten algunos riesgos asociados a la auditoría interna que deben ser controlados. Se mencionan ejemplos como la no asignación del tiempo para recibir la auditoría por parte del auditado, proporcionar información verídica al auditor e imposibilidad de visitar centros de trabajo incluidos en el alcance. Estos riesgos deben gestionarse según lo indicado en el apartado 6.1 para implementar medidas de intervención que los eviten.