° Sesión 19–08–2026 – PC GEPROYTI 2026 III ONLINE LAT P3

Introducción a la Gestión de Proyectos

Presentación y Contexto

• El presentador da la bienvenida a los participantes, mencionando que se enfocarán en la gestión de proyectos dentro del contexto de tecnologías de información.

• Se recuerda a los asistentes marcar su asistencia mientras se conectan otros compañeros al evento.

Cambio de Mentalidad

• Se enfatiza la necesidad de cambiar el "mindset" para distinguir entre proyectos y procesos, destacando que ambos son importantes en las organizaciones.

• La importancia de los proyectos es resaltada como complementaria a los procesos, especialmente para hacer crecer las organizaciones.

Reflexión sobre Organizaciones Exponenciales

Discusión sobre el Libro

• Se menciona un libro sobre organizaciones exponenciales y se invita a los participantes a compartir sus reflexiones sobre él.

• El presentador comparte que actualmente está en Lima, Perú, lo que limita su capacidad para activar su cámara durante la sesión.

Creación de Usuarios en Webex

Importancia del Reconocimiento Visual

• Se solicita a todos los participantes crear un usuario en Webex con una foto para facilitar el reconocimiento durante las clases futuras.

Energía y Participación

Fomentar la Interacción

• Se anima a los asistentes a participar activamente levantando la mano o abriendo sus micrófonos para compartir experiencias y aprendizajes.

Evaluación del Aprendizaje

Revisión del Curso

• El presentador menciona que revisará quiénes participan activamente para otorgar puntos adicionales en sus notas.

Conceptos Clave sobre Proyectos Exitosos

Definición de Éxito en Proyectos

• Un participante destaca que muchas veces solo se celebra el éxito sin considerar cómo se alcanzó ese resultado, sugiriendo una evaluación más profunda.

Diferencias entre Gestión y Dirección de Proyectos

Enfoque en Resultados

• Se discute la diferencia entre ser responsable por un proyecto y ser director del mismo; enfatizando la importancia del valor generado por el proyecto.

Fundamentos de Gestión de Proyectos

Cambiar el Mindset

• La charla aborda cómo cambiar nuestra forma de pensar respecto a si estamos trabajando en proyectos o procesos dentro de una organización.

Identificación del Tipo de Trabajo

Distinguir Entre Tareas y Proyectos

• Se explica cómo identificar si uno está involucrado en tareas rutinarias o verdaderos proyectos basándose en metas cumplidas versus horarios establecidos.

Complejidad e Impacto Social

Desafíos Asociados con Proyectos

• Los proyectos pueden implicar alta complejidad e impacto social; es crucial gestionar adecuadamente estos aspectos para asegurar el éxito.

Causas Comunes del Fracaso

Factores Críticos

• Se enumeran varias razones por las cuales muchos proyectos fracasan, incluyendo requerimientos incompletos y falta de respaldo directivo.

Etapas Básicas del Proyecto

Inicio y Planificación

• La primera etapa crítica es iniciar correctamente un proyecto identificando expectativas claras antes de pasar a planificación detallada.

¿Por qué implementar tecnología en los negocios?

La importancia de la estrategia en la implementación tecnológica

• La adopción de tecnologías como aplicaciones móviles y e-commerce debe estar alineada con una visión estratégica clara del negocio, no solo por moda.

• Es crucial establecer indicadores y KPIs que guíen el proceso de implementación, asegurando que se involucre a un equipo adecuado y se sigan etapas definidas.

• Se deben considerar recursos humanos, financieros y materiales necesarios para llevar a cabo proyectos tecnológicos sin incurrir en costos excesivos.

• La planificación adecuada incluye definir cuándo se aprobarán las iniciativas y cómo se gestionarán los riesgos asociados al proyecto.

• Diferenciar entre tareas asignadas y proyectos es esencial; un proyecto implica una estructura más compleja que simplemente asignar tareas a individuos.

Gestión de Proyectos: Fundamentos y Evolución

• El Project Management Institute (PMI) establece estándares como el PMBOK, que es la base de conocimientos sobre gestión de proyectos.

• La gestión de proyectos evoluciona constantemente debido a cambios en tecnología, prácticas innovadoras y necesidades del mercado.

• Un proyecto es un esfuerzo temporal destinado a crear un resultado único; su naturaleza temporal es fundamental para su definición.

• Los proyectos generan cambios significativos, aunque no siempre mejoras; son transformaciones en la forma de operar o realizar actividades.

• Desde 2022, se redefine el concepto de proyecto para incluir la generación de valor como un objetivo clave.

Valor en Proyectos Tecnológicos

• El valor generado por un proyecto debe ser percibido positivamente por los usuarios finales; esto puede variar según sus expectativas individuales.

• Las respuestas sobre lo que constituye "valor" pueden diferir entre personas; esto resalta su naturaleza subjetiva e individualizada.

• Ejemplos prácticos ilustran cómo diferentes personas valoran productos o servicios basados en sus propias experiencias y necesidades personales.

• Identificar quién otorga valor (usuarios o clientes finales), es crucial para asegurar que el producto final cumpla con sus expectativas reales.

• Como expertos en TI, debemos entender que nuestra percepción del valor puede no coincidir con la del cliente; esto requiere empatía hacia sus necesidades.

Definición del Valor desde Múltiples Perspectivas

• La discusión sobre el valor también incluye cómo este se define al inicio del proyecto según las expectativas tanto del cliente como de otros interesados involucrados.

• Es importante reconocer que los gerentes deben tener una visión amplia sobre lo que significa "valor", considerando todas las partes interesadas involucradas.

• Cada proyecto debe cumplir con las expectativas establecidas inicialmente para ser considerado exitoso desde diversas perspectivas organizacionales.

• En gestión de proyectos, cumplir con requisitos específicos no garantiza automáticamente la percepción positiva del valor por parte del cliente.

• Los gerentes deben comunicar claramente el propósito detrás de cada aspecto técnico implementado para asegurar que todos comprendan su relevancia.

Elementos Clave en la Gestión Efectiva de Proyectos

• Para evaluar si un proyecto tiene éxito, hay múltiples factores a considerar más allá del tiempo y costo: satisfacción del cliente, calidad requerida y manejo adecuado de recursos son esenciales.

• Gestionar un proyecto implica aplicar conocimientos técnicos junto con habilidades interpersonales para satisfacer las demandas específicas planteadas por los interesados.

• A partir de 2019, además del cumplimiento temporal y financiero, se introdujeron nuevos criterios relacionados con la satisfacción general del cliente.

• Se enfatiza la importancia de evitar silos dentro de las organizaciones al gestionar proyectos transversales que integren diferentes áreas funcionales.

• Un programa consiste en varios proyectos coordinados entre sí; mientras tanto, un portafolio abarca todos los programas dentro una organización grande.

Comprendiendo la Gestión de Proyectos en Empresas

Diferenciación entre Proyectos y Operaciones

• Es crucial identificar si una empresa se dedica a proyectos o a operaciones, lo que influye en su madurez organizacional.

• Un proyecto de transformación digital puede incluir múltiples iniciativas como cero papel, nuevas aplicaciones y marketing digital.

• La distinción entre un "proyecto" y un "programa" es fundamental; un programa incluye varios proyectos relacionados.

Estructura Organizacional y Niveles de Proyecto

• Los niveles estratégicos, tácticos y operativos son esenciales para entender la jerarquía dentro de una organización.

• La alineación de proyectos, programas y portafolios con indicadores del plan estratégico es vital para el éxito organizacional.

Importancia de la PMO (Oficina de Gestión de Proyectos)

• La PMO estandariza cómo se gestionan los proyectos dentro de una empresa, facilitando la comunicación y el uso eficiente de recursos.

• Desde 2005, las PMOs han ganado relevancia en Latinoamérica, ayudando a muchas empresas a implementar prácticas efectivas en gestión de proyectos.

Funciones Clave de las PMOs

• Las PMOs permiten gestionar recursos eficientemente, desarrollar metodologías adecuadas e implementar auditorías para asegurar estándares mínimos.

• También facilitan la capacitación del personal en herramientas específicas como Gira o Asana para mejorar el rendimiento general.

Desafíos y Valor Percibido

• A pesar de su importancia, muchas PMOs no cumplen con sus objetivos debido a que pueden ser vistas como obstáculos más que como ayudas.

• El valor percibido por los stakeholders es subjetivo; lo que uno considera valioso puede no serlo para otro.

Medición del Éxito del Proyecto

• El éxito no solo se mide por cumplir plazos o presupuestos; también debe considerarse si realmente se ha generado valor para todos los interesados.

• Se introduce el Net Project Success Score (NPSS), que evalúa el éxito basado en la percepción generalizada entre todos los interesados involucrados.

Tendencias Actuales en Gestión de Proyectos

• Los proyectos exitosos deben alinearse con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), reflejando una tendencia hacia la sostenibilidad en la gestión moderna.

¿Cómo se gestionan los proyectos en empresas funcionales y matriciales?

Estructura organizativa y gestión de proyectos

• El director de proyectos tiene control sobre el presupuesto y la organización, lo que es crucial para entender cómo funcionan las empresas orientadas a proyectos.

• En muchas empresas funcionales, los empleados pueden no seguir las directrices del proyecto debido a la falta de autoridad del director de proyectos, lo que puede generar frustración.

• La mayoría de las empresas en Latinoamérica son aún funcionales; sin embargo, están comenzando a adoptar estructuras más orientadas a proyectos.

• Es importante conocer el tipo de organización en la que se trabaja para evitar conflictos al intentar implementar un proyecto sin recursos adecuados.

• La falta de enfoque en el trabajo puede llevar a los empleados a buscar otras oportunidades laborales si sienten que sus necesidades no son atendidas.

Madurez organizacional y activos de procesos

• La madurez en la gestión de proyectos varía entre organizaciones; algunas tienen una base sólida mientras que otras carecen de experiencia acumulada.

• Los fundamentos del PMBOK han evolucionado, pero muchos conceptos básicos siguen siendo relevantes para la gestión efectiva de proyectos.

• Las lecciones aprendidas son fundamentales para mejorar futuros proyectos; estas experiencias ayudan a identificar errores pasados y evitar su repetición.

• La capacidad del equipo es esencial; si hay talento disponible, el cambio hacia una cultura orientada a proyectos puede ser liderado por individuos proactivos dentro de la organización.

• Los activos de procesos incluyen toda la información necesaria para realizar un proyecto exitosamente, como datos financieros y lecciones aprendidas.

Factores ambientales y su impacto

• Los factores ambientales internos y externos influyen significativamente en cómo se gestionan los proyectos dentro de una empresa.

• La gestión adecuada implica comprender tanto los aspectos técnicos como culturales del entorno donde se implementa un proyecto.

• La gestión de configuración es clave para mantener documentos organizados que faciliten el desarrollo eficiente dentro del marco establecido por cada empresa.

• Conocer estos factores ayuda a determinar si una organización está lista para asumir nuevos desafíos o necesita fortalecer su base antes de avanzar con nuevos proyectos.

Importancia del stakeholder management

• Identificar e involucrar a todos los interesados (stakeholders), tanto positivos como negativos, es crucial para el éxito del proyecto desde sus inicios.

• Un caso práctico ilustra cómo ignorar las expectativas e intereses diversos puede resultar en fracasos significativos durante la implementación del sistema.

• Involucrar solo al gerente sin considerar otros usuarios finales puede llevar al rechazo total del producto desarrollado.

• Es fundamental gestionar adecuadamente las expectativas desde todas las partes interesadas antes incluso de comenzar con el desarrollo técnico.

• Comprender la complejidad del proyecto permite adaptar enfoques tradicionales o ágiles según sea necesario, asegurando así resultados más efectivos.

Proceso general en gestión de proyectos

• Al iniciar un proyecto, es vital tener claridad sobre su formulación y evaluación antes incluso de entrar en fases operativas.

• El acta constitutiva marca el inicio formal del compromiso con el cliente o gerente respecto al alcance, tiempo y costo proyectados.

• Planificar múltiples veces durante un proyecto permite adaptarse mejor ante cambios inesperados o nuevas demandas surgidas durante su ejecución.

• Crear un plan detallado asegura cubrir todas las expectativas necesarias mientras se mantiene alineado con los objetivos iniciales establecidos por todos los interesados involucrados.

Introducción a la Gestión de Proyectos

Revisión del Acta de Constitución

• Se menciona la necesidad de revisar el acta de constitución para determinar si se aprueba, corrige o se decide cerrar el proyecto.

• El "kickoff" o lanzamiento es crucial en la gestión de proyectos, donde se establece un plan claro y funcional.

Ejecución y Monitoreo

• La ejecución del proyecto debe ir acompañada de un monitoreo constante; se enfatiza la importancia del control durante todo el proceso.

• Es común que los planes no salgan exactamente como se esperaban, lo que puede generar problemas y requerimientos incompletos.

Control vs. Monitoreo

• Se explica la diferencia entre control (comparar lo planificado con lo ejecutado) y monitoreo (seguimiento temporal).

• Un ejemplo práctico ilustra cómo el control y monitoreo ayudan a evaluar el progreso hacia metas establecidas.

Gestión del Valor Ganado

Importancia del Seguimiento

• La gestión del valor ganado permite medir si un proyecto avanza según lo planeado mediante datos y entregables.

• Si un proyecto está por debajo de lo planificado, es necesario tomar acciones correctivas inmediatas.

Cambios en el Proyecto

• Los cambios en los proyectos son evaluados por un Comité de Control de Cambios (CCC), que determina su viabilidad en términos de presupuesto y tiempo.

Preguntas sobre Monitoreo

Clarificación sobre Seguimiento

• Se aclara que preguntar "¿cómo vamos?" no es parte del proceso; más bien, se deben medir entregables específicos.

Gestión de Riesgos

Planificación Efectiva

• La gestión efectiva implica anticipar riesgos potenciales y tener planes contingentes listos para mitigar problemas futuros.

Dominios en Gestión de Proyectos

Consideraciones Clave

• Existen siete dominios importantes a considerar: gobernanza, alcance, cronograma, finanzas, interesados, recursos y riesgos al planificar un proyecto.

Entorno Ágil vs. Predictivo

Diferencias entre Métodos

• En entornos ágiles, los proyectos evolucionan continuamente sin presupuestos fijos ni productos finales definidos desde el inicio.

Costos Comparativos

Evaluación Financiera

• Los costos pueden variar significativamente entre proyectos ágiles y predictivos; los ágiles permiten ajustes rápidos mientras que los predictivos requieren más tiempo para evaluar resultados.

Conclusiones sobre Métodos Híbridos

Flexibilidad en Proyectos

• Es esencial ser flexible al elegir métodos híbridos o ágiles dependiendo del tipo específico de proyecto y sus requisitos únicos.