Урок для менеджерів 3.1. Як системно делегувати роботу?

Введение в делегирование

• Приветствие и цель урока: обсуждение проблемы перегрузки менеджеров.

• Делегирование как важный навык; автор делится своим опытом и методами.

• Обзор шагов для передачи работы сотруднику.

Типы сотрудников

• Существуют разные типы сотрудников, важно их различать.

• Задача менеджера — помогать новичкам (D1) становиться более опытными (D4).

• Необходимо разобраться с методологией Херси-Бланшарда.

Анализ времени

• Второй шаг: определить, на что уходит больше всего времени.

• Пример с офис-менеджером, который заполнял документ о своих задачах.

• Перегрузка первого офис-менеджера из-за неопределенности обязанностей.

Структурирование задач

• Офис-менеджер выполнял множество функций, что приводило к перегрузке.

• Важно расписать время по направлениям для понимания нагрузки.

• Анализ времени помогает выявить области для делегирования.

Делегирование обязанностей

• Нанять человека для выполнения определенных задач — следующий шаг.

• Получение одобрения и бюджета от руководства необходимо для делегирования.

Как избежать перегрузки на работе?

Проблемы с перегрузкой

• Перегрузка может привести к плохому выполнению задач, если не ставить реалистичные цели.

• Разделение обязанностей между двумя специалистами помогло справиться с перегрузкой.

Инициатива и делегирование

• Важно инициировать разговор о необходимости дополнительных ресурсов для выполнения задач.

• Анализ времени, потраченного на встречи, помогает выявить области для делегирования.

Оптимизация рабочего процесса

• Запись видеокурса позволяет сократить количество встреч с топ-менеджерами.

• Первичное общение с клиентами требует много времени; важно оптимизировать этот процесс.

Как эффективно распределять задачи?

Нанимая помощь

• Нанимая бизнес-менеджер освободил время для более важных задач.

• Пиар-деятельность также можно делегировать, что увеличивает свободное время.

Результаты делегирования

• Делегирование задач дало дополнительные 6–8 часов в неделю для работы.

Ответственность за разгрузку

Инициативы по улучшению ситуации

• Найм новых сотрудников требует внимания и ресурсов, но необходим для снижения нагрузки.

Обсуждение с руководством

• Важно инициировать разговор о разгрузке и возможностях перераспределения обязанностей.

Как правильно общаться с менеджером о ресурсах?

Цели и перегрузка

• Важно иметь свободное время для размышлений о работе и целях.

• Обсуждайте свои цели с менеджером, делитесь переживаниями о перегрузке.

• Сообщите о риске выгорания из-за гиперответственности.

Разговор о ресурсах

• Если не выполняете цели, обсудите причины нехватки ресурсов.

• Уточните, почему цель была принята и как можно ее достичь.

• Предложите дополнительные ресурсы для достижения целей.

Оценка затрат на сотрудников

• Рассчитайте ROI при найме нового сотрудника.

• Учитывайте все затраты на сотрудника, включая налоги и дополнительные расходы.

• Изучите рынок труда перед обсуждением зарплаты.

Стратегия общения с руководством

• Обсуждайте последствия отсутствия реформ или ресурсов.

• Используйте мотивацию для получения необходимых ресурсов от руководства.

• Ответственность за разгрузку лежит на вас; инициируйте разговоры об этом.

Делегирование задач

• Если тимлид перегружен, возможно, ему нужен заместитель или мастер-лид.

Как делегировать задачи?

Введение в делегирование

• При ответе на вопросы, требуйте от сотрудников сообщить свою версию.

• Важно иметь кадровый резерв для достижения целей компании.

• Чем больше сотрудников, тем выше вероятность найти талантливых людей.

Формирование кадрового резерва

• Кадровый резерв помогает находить ассистентов и помощников.

• В малых компаниях кадровый резерв может отсутствовать или быть ограниченным.

• После нахождения кандидата важно правильно обучить его.

Обучение новых сотрудников

• Перегруженные менеджеры часто не имеют времени на обучение новых сотрудников.

• Сотрудника нужно вовлекать во все встречи по делегируемым задачам.

• Постепенно давайте новичку возможность проводить встречи самостоятельно.

Ошибки руководителей при делегировании

• Опытные руководители иногда не доверяют своим подчинённым и перегружают себя работой.

• Это приводит к недовольству и снижению эффективности работы команды.

• Необходимо позволять команде развиваться и принимать самостоятельные решения.

Заключение о делегировании

• Разгрузка команды позволяет сосредоточиться на более важных задачах.

• Делегирование требует правильного подхода, чтобы избежать ошибок в управлении.

Как делегировать задачи?

Парадокс делегирования

• Зрелая личность воспринимает ошибки как поражение, что приводит к недоверию и желанию делать всё самостоятельно.

• Необходимо решить парадокс: желание делегировать против реальности, когда при делегировании всё ломается.

Стадии делегирования

• Пример из практики: таблица с функциями сотрудников и стадиями делегирования.

• Первая стадия - Tell: указываете, как нужно сделать, без обсуждения мнения команды.

• Вторая стадия - Sell: начинаете продавать идею, вовлекая команду в процесс.

Консультации и согласование

• Третья стадия - Consult: вы слушаете мнение команды, но решение принимаете сами.

• Четвёртая стадия - Agree: команда принимает решение совместно с вами.

Советы и полное делегирование

• Пятая стадия - Advise: вы не участвуете в принятии решения, только даёте советы.

• Шестая стадия - Inquire: команда принимает решение без вашего мнения.

Завершение процесса делегирования

• Седьмая стадия - Delegate: полностью передаёте ответственность команде без контроля за решением.

• Фреймворк помогает аккуратно отпускать функции работы на команду.

Закрепление успеха

• После успешного делегирования важно отметить достижения и зафиксировать результаты.

Как делегировать задачи и развивать бизнес?

Делегирование и развитие

• Делегируйте задачи, чтобы наслаждаться новой жизнью и выполнять более сложные задачи.

• Если не научитесь делегировать, устанете от бизнеса, даже будучи основателем.

• Для развития компании необходимо развивать бизнес, менеджмент и сотрудников.

Причины нежелания делегировать

• Многие фаундеры не хотят уходить из операционки из страха стать ненужными.

• Страх того, что команда не справится без вас — распространенная причина нежелания делегировать.

• Плохой менеджмент может привести к тому, что фаундер считает себя незаменимым.

Преодоление страхов

• Важно выделять время для стратегического мышления вне операционных задач.

• Уходя с операционки, вы можете получить новые роли и интересные задачи.

• Не бойтесь делегировать; это может привести к повышению вашей ценности в компании.

Поддержка команды

• Страх за команду часто мешает менеджерам уходить от оперативных задач.

• Помогите команде развиваться, предоставляя им возможность брать на себя ответственность.

• Используйте фреймворк уровней делегирования для повышения прозрачности процессов.

Личный опыт

• Личный опыт показывает: отсутствие вас не приведет к разрушению бизнеса.

Как выйти из операционки?

Причины нежелания выходить из операционки

• Люди боятся, что не знают, чем заниматься после выхода из операционки.

• Общение с коллегами в других компаниях помогает понять новые возможности и форматы работы.

• Важно корректировать круг общения на более развитых людей для личного роста.

Страх потери контроля

• Страх потери контроля — нормальное явление, но необходимо перейти к влиянию.

• Либо вы застрянете в контроле, либо научитесь влиять на команду через делегирование.

• Обучение команды и делегирование принятия решений способствует развитию.

Формирование корпоративной культуры

• Корпоративные ценности помогают создать нужную атмосферу без постоянного контроля.

• Нанимайте уверенных сотрудников для большей автономии и ответственности.

• Хорошие юристы и финансисты необходимы для защиты бизнеса от рисков.

Проблемы с делегированием

• Часто люди считают, что правила менеджмента не подходят их уникальной компании.

• Контроль должен быть направлен на глобальные цели компании, а не на микро моменты.

Уроки менеджмента и делегирование

Понимание универсальности уроков

• Уроки по менеджменту применимы к различным организациям, не зависят от специфики компаний.

• Не стоит считать, что ваши проблемы уникальны; многие могут столкнуться с аналогичными ситуациями.

Преодоление внутренних возражений

• Важно общаться с другими бизнесами для понимания своих страхов и сомнений.

• Возражения о делегировании часто возникают в голове, и их нужно преодолевать самостоятельно.

Общение и нормализация переживаний

• Начните обсуждать свои страхи с окружающими; это поможет понять, что вы не одиноки.