Curso de Excel de Básico a Avanzado- 6/14 - Intro a Tablas Dinámicas

Introducción a las tablas dinámicas

En esta sección, el instructor introduce el concepto de tablas dinámicas en Excel y destaca su importancia para realizar informes y resúmenes de datos.

Breve introducción a las tablas dinámicas

• Las tablas dinámicas son la razón de Excel, ya que permiten realizar informes y resúmenes de datos de manera eficiente.

• Para utilizar Excel al máximo, es necesario familiarizarse con las tablas dinámicas.

Requisitos para armar una tabla dinámica

• Los datos deben estar organizados en una tabla con un orden normal.

• No debe haber saltos en los datos y todos deben estar en la misma tabla y página.

• Es importante evitar tener los datos dispersos en diferentes pestañas o hojas.

Ejemplo práctico de una tabla de datos

En esta sección, el instructor muestra un ejemplo práctico utilizando una tabla de datos de un restaurante para ilustrar cómo crear una tabla dinámica.

Ejemplo práctico con una tabla de ventas

• Se utiliza una tabla que representa las ventas del restaurante, donde cada línea corresponde a una venta individual.

• Se pueden seleccionar los registros correspondientes a una orden específica para obtener información detallada sobre esa orden.

• Para insertar una tabla dinámica, se debe asegurar que los datos estén organizados correctamente y luego seleccionar cualquier dato dentro de la tabla para insertarla.

Configuración de la tabla dinámica

• Al insertar la tabla dinámica, Excel reconocerá automáticamente el rango de datos y sugerirá una ubicación para la tabla.

• Es posible configurar la tabla dinámica para mostrar información específica, como los ingresos por mes.

• Para ello, se deben seleccionar los campos relevantes, como la fecha y el precio, y arrastrarlos a las áreas correspondientes de la tabla dinámica.

Personalización de la tabla dinámica

En esta sección, el instructor muestra cómo personalizar los cálculos realizados por la tabla dinámica y obtener información más detallada.

Personalización de los cálculos

• Por defecto, Excel realiza una suma de los valores numéricos en la tabla dinámica.

• Es posible cambiar esta configuración para realizar otros cálculos, como promedio o contar.

• Se puede acceder a estas opciones desde el menú "Valores" en las herramientas de campo de valor.

Obtención de información detallada

• La tabla dinámica permite obtener información detallada sobre los datos mediante filtros y agrupaciones.

• Es posible filtrar los datos por diferentes criterios o agruparlos por categorías específicas.

• Estas opciones se encuentran disponibles en las herramientas de campo de fila y columna.

Excel 2010: Grouping and Filtering Data

In this section, the speaker demonstrates how to group and filter data in Excel 2010.

Grouping Data

• To group data in Excel 2010, select any date and right-click. Choose the "Group" option.

• The grouping options include grouping by months, quarters, and years.

• Multiple grouping selections can be made without losing previous selections.

• Fields that are not needed for grouping can be dragged outside of the table.

Creating a Pivot Table

• After grouping the data, a pivot table is created automatically.

• The pivot table displays total income per month.

• Values in a pivot table can be calculated using different operations such as sum, count, average, max, min, etc.

Manipulating Rows and Columns

• The field option determines whether elements go down (rows) or across (columns).

• For example, to check the income from beverages and food separately:

• Drag the "Type" field to columns to display income by type.

Using Filters

• Filters allow for further customization of data display.

• Adding a filter allows users to specify criteria for filtering data.

• Segmenters are graphical filters that provide an alternative way to filter data.

Styling the Pivot Table

• Design options in Excel allow for customizing the appearance of pivot tables.

Using Filters and Segmenters in Excel 2010

This section focuses on using filters and segmenters in Excel 2010 for more advanced data analysis.

Applying Filters

• Filters can be applied based on specific criteria such as filtering by a particular employee's sales.

• Dragging the desired field into filters enables this functionality.

Inserting Segmenters

• Segmenters provide a more visual way of applying filters compared to traditional filters.

• Segmenters can be inserted for multiple fields, allowing for easy filtering and data analysis.

Enhancing Presentation with Segmenters

• Segmenters are useful for creating visually appealing presentations or when dealing with non-technical users.

• Multiple segmenters can be added to a pivot table to enhance data exploration.

Styling Pivot Tables in Excel 2010

This section covers styling options for pivot tables in Excel 2010.

Designing Pivot Tables

• Design options in Excel allow for customizing the appearance of pivot tables.

• Various design schemes and layouts can be applied to pivot tables to improve visual appeal.

Applying Styles

• Different styles can be selected to change the look and feel of a pivot table.

• The speaker demonstrates applying a specific style called "Lateo."

Using Data Segmentation in Excel 2010

This section explains how to use data segmentation in Excel 2010 for filtering and presenting data.

Understanding Data Segmentation

• Data segmentation provides an alternative way of filtering and presenting data.

• It is particularly useful when dealing with non-technical users or creating visually appealing reports.

Inserting Segmenters

• Segmenters can be inserted into a pivot table by selecting the desired field and clicking on "Insert Slicer."

• Multiple segmenters can be added as needed.

Filtering with Segmenters

• Segmenters allow users to filter data by selecting specific criteria from the segmenter interface.

• For example, sales by a particular employee or product category can be easily filtered using segmenters.

Configuración de campo de valor y opciones de cálculo

En esta sección se explica cómo configurar los campos de valor en una tabla dinámica y las diferentes opciones de cálculo disponibles.

Configuración de campo de valor

• Para configurar un campo de valor, es necesario ir a la opción "Configuración de campo de valor" en la pestaña "Mostrar valores como".

• Se pueden seleccionar diferentes opciones de cálculo para el campo, como porcentaje total general.

• Las ventas de febrero representan un 2.36% del total general.

Opciones adicionales

• Es posible ocultar los subtotales o cambiar los totales generales.

• La tabla dinámica puede mostrarse en formato tabular o en formato de esquemas.

• El botón "Actualizar" permite reflejar datos nuevos en la tabla dinámica.

Escala de tiempo y filtrado por fecha

Esta sección aborda el uso de la escala de tiempo y cómo filtrar datos por fecha en una tabla dinámica.

Escala de tiempo

• Es posible insertar una escala de tiempo para visualizar datos a partir de una fecha específica.

• Por ejemplo, se puede mostrar solo lo que ingresó en marzo arrastrando la escala hacia la derecha.

Filtrado por fecha

• Al arrastrar la escala hacia la derecha, se pueden ver varios meses presentes.

• La escala de tiempo es útil para analizar datos dentro del rango deseado.

Actualización y movimiento de tabla dinámica

En esta sección se explica cómo actualizar y mover una tabla dinámica.

Actualización de la tabla dinámica

• Es importante utilizar el botón "Actualizar" para reflejar los datos nuevos en la tabla dinámica.

• Esto permite que los cambios realizados en los datos se reflejen correctamente.

Movimiento de la tabla dinámica

• Hay varias opciones para mover una tabla dinámica, como cortar y pegar o utilizar la opción "Mover tabla dinámica" en la pestaña "Acciones".

• Al mover la tabla, se puede seleccionar el destino deseado.

Mostrar y ocultar campos de la tabla dinámica

Esta sección explica cómo mostrar y ocultar campos de una tabla dinámica.

Mostrar y ocultar campos

• Al hacer clic fuera de la tabla dinámica, el campo puede desaparecer.

• Para volver a mostrarlo, simplemente hacer clic dentro de la tabla o utilizar el botón derecho y seleccionar "Mostrar lista de campo".

Conclusión sobre tablas dinámicas

En esta sección se concluye sobre las tablas dinámicas y su uso práctico.

Uso práctico de las tablas dinámicas

• Las tablas dinámicas requieren práctica para dominar su uso.

• Aprender a arrastrar los campos correctos es fundamental.

• Los datos deben estar normalizados para obtener resultados precisos.

• Las tablas dinámicas son poderosas herramientas analíticas que requieren tiempo y experiencia para aprovechar al máximo.