Automatiser son travail avec l'IA : Productivité et support client

Webinar sur l'automatisation des processus avec Liya

Introduction au Webinar

• Présentation du webinar dédié à Liya et à l'automatisation des processus pour améliorer la créativité.

• L'intervenant souligne qu'il y a beaucoup de contenu à couvrir en une heure, avec la promesse de tutoriels futurs pour approfondir les sujets abordés.

• Importance des démonstrations pratiques pour illustrer le fonctionnement des outils d'automatisation.

Objectifs et Valeur Ajoutée de l'Automatisation

• L'automatisation permet de libérer du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

• Remerciements à la Fondation Orange pour son soutien dans l'organisation de ces webinars, qui répondent à une demande croissante.

• L'objectif est d'aider les femmes à appliquer l'intelligence artificielle et l'automatisation dans leur travail quotidien.

Outils d'Automatisation

• Mention d'un ancien outil utilisé par l'intervenant, IFTTT, qui permet d’automatiser des tâches simples comme enregistrer des photos Facebook dans Google Drive.

• Introduction aux outils modernes comme Zapier, qui fonctionnent sur un principe similaire mais offrent plus de fonctionnalités.

Contenu du Webinar

• Présentation des thèmes abordés : objectifs du webinar, défis actuels liés au travail, exemples concrets d'automatisation avec Liya.

• Discussion sur comment intégrer l'IA dans le support client tout en respectant les considérations éthiques et légales en Europe.

Adoption de l'Intelligence Artificielle

• Encouragement à utiliser Liya sans crainte ; c'est un outil utile plutôt qu'une tricherie.

• Annonce que plusieurs cas d'utilisation seront présentés lors du webinar ainsi que des démonstrations futures accessibles sur YouTube.

Chiffres Clés sur l'Automatisation

L'impact de l'automatisation sur la productivité et la satisfaction au travail

Augmentation de la productivité grâce à l'automatisation

• L'automatisation peut augmenter la productivité globale des entreprises de 30 à 50 %, selon le Mains Institute.

• En automatisant les processus, notamment avec des outils d'intelligence artificielle (IA), on réduit considérablement le taux d'erreur et améliore la qualité des résultats.

Amélioration de la satisfaction des employés

• L'automatisation libère les employés des tâches fastidieuses, leur permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

• Bien que l'automatisation ne remplace pas complètement les emplois, elle diminue le risque d'erreurs humaines lors de tâches répétitives.

Objectifs du webinaire sur l'automatisation

• Le webinaire vise à apprendre aux participants comment utiliser et intégrer ces outils dans leur travail quotidien.

• L'accent est mis sur l'importance d'automatiser les tâches ennuyeuses pour permettre aux travailleurs de se concentrer sur des tâches créatives et stratégiques.

Traitement efficace des données

• Les outils d'IA aident à traiter et analyser efficacement de grands volumes de données, facilitant ainsi la prise de décision.

• L'analyse prédictive permet d'estimer des comportements ou fixer des prix futurs en utilisant des techniques avancées.

Amélioration de l'expérience client avec les chatbots

• Les chatbots offrent un service client plus rapide et personnalisé, répondant aux questions fréquentes sans intervention humaine directe.

L'Automatisation et l'Amélioration de la Productivité

Traitement Automatisé des Documents

• L'automatisation permet de traiter les documents, classifier et extraire des données, réduisant ainsi la charge de travail.

• Par exemple, l'inscription à un événement peut être automatisée pour éviter le traitement manuel des informations.

Outils d'Organisation et Planification

• Les assistants numériques peuvent gérer les agendas, réunions et rappels, simplifiant ainsi l'organisation quotidienne.

• Des outils comme Zapier facilitent encore plus ces processus en intégrant différentes applications.

Génération de Contenu Automatisée

• Il est possible de rédiger rapidement des emails ou créer des présentations grâce à des outils comme TPT et Canva.

• L'automatisation permet également de produire du contenu pour les réseaux sociaux sous forme textuelle ou visuelle.

Amélioration de la Productivité par l'IA

• La réduction d'erreurs dans les processus contribue à améliorer la qualité du travail et fait gagner du temps.

• Les IA aident à prioriser les tâches importantes, agissant comme une aide précieuse dans la gestion quotidienne.

Interaction Naturelle avec l'IA

• Une mise à jour récente permet d'avoir des échanges quasi naturels avec certaines IA, rendant leur utilisation plus intuitive.

• On peut discuter avec l'IA pour organiser sa semaine ou préparer ses emails efficacement.

Intégration de l'IA dans le Support Client

• L'intégration d'assistants virtuels améliore l'expérience client en répondant rapidement aux questions courantes.

Utilisation de l'IA en entreprise

Importance de la transparence et des outils d'IA

• L'intervenant souligne l'importance d'être transparent sur l'utilisation des outils d'intelligence artificielle (IA) dans les entreprises, affirmant que ces outils doivent être perçus comme des aides plutôt que comme des menaces.

• L'utilisation continue de l'IA permet à une petite équipe de fonctionner efficacement, équivalente à celle d'une grande équipe grâce à l'automatisation.

Éthique et réglementation

• Il est crucial de veiller à ce que les algorithmes ne perpétuent pas les discriminations existantes, soulignant la nécessité d'une utilisation éthique des technologies.

• La conformité aux réglementations sur la protection des données est essentielle, surtout dans le contexte européen où cela représente un défi pour l'innovation.

Outils et automatisation

• Plusieurs outils sont mentionnés pour automatiser les processus, notamment Zapier et Notion, qui facilitent la gestion des tâches et le suivi des projets.

• L'intervenant présente divers outils tels que Gmail et Canva qui seront utilisés lors de démonstrations pratiques.

Cas d'usages pratiques

• Un exemple concret est donné concernant l'automatisation des emails de confirmation après une inscription à un événement ou un webinaire, illustrant comment cela peut réduire le stress lié aux confirmations manuelles.

• Une expérience personnelle est partagée où un Google Form a été connecté à Zapier pour envoyer automatiquement des emails de confirmation aux étudiants inscrits à une certification ISTQB.

Gestion efficace avec Notion

• Notion est présenté comme un outil polyvalent permettant non seulement de stocker du texte mais aussi de gérer des bases de données pour suivre les progrès dans différents projets.

Comment générer des visuels automatiquement ?

Génération de visuels personnalisés

• La génération automatique de visuels pour les réseaux sociaux est possible grâce à des modèles. Par exemple, lorsqu'une nouvelle promotion est ajoutée dans Google Sheets, un visuel est créé automatiquement avec Canva.

Présentation des plateformes

• Deux sites sont mentionnés : girly.tech (site général) et girly Academy (plateforme d'acquisition de compétences). KBC Digital Booster y est également intégré.

Formation et contenu

• Girly Academy propose 15 heures de formation, incluant un blog sur Trello et Notion. L'intervenant prévoit d'élargir le contenu disponible.

Automatisation des processus

• Plusieurs automatisations sont possibles, comme l'envoi automatique d'emails via Jmail lorsque de nouveaux prospects s'inscrivent. Cela inclut aussi la gestion des contacts et l'automatisation de la facturation.

Sondages post-événements

• Utilisation de Google Forms pour envoyer des sondages automatiques après un événement. D'autres automatisations incluent la création automatique de documents juridiques pour les nouveaux employés.

Quelles autres automatisations peuvent être mises en place ?

Rappels et formulaires automatisés

• Possibilité d'automatiser les rappels pour les paiements ou les réunions. Des formulaires peuvent être envoyés aux nouveaux employés lors de leur intégration.

Intégration vidéo automatisée

• Lorsqu'un nouvel utilisateur s'inscrit sur Girly Academy, il peut recevoir automatiquement un email contenant une vidéo explicative sur la plateforme.

Quels outils utiliser pour l'automatisation ?

Outils recommandés

• Les outils comme Zapier et Make (anciennement Integromat) sont présentés comme essentiels pour l'automatisation. Zapier est particulièrement populaire parmi ces options.

Exemples pratiques d'automatisation

• Des exemples incluent la mise à jour quotidienne du fond d'écran du téléphone avec une image spécifique ou encore l'envoi automatique d'informations en cas d'annulation d'événements.

Comment se connecter aux services ?

Connexion aux différents comptes

Utilisation de Calendly et Gmail pour la gestion d'événements

Configuration des déclencheurs et actions

• L'utilisateur explore les options de Calendly pour gérer les événements, en cherchant à configurer un événement annulé.

• Il ajoute une action pour envoyer un email via Gmail lorsque l'événement est annulé, soulignant l'importance de la connectivité entre différentes applications.

• L'utilisateur mentionne l'utilisation de Notion pour créer des exemples fictifs de promotions sur les réseaux sociaux.

Création de contenu visuel

• Des exemples de promotions sont générés, comme une réduction automnale, illustrant comment utiliser des outils numériques pour le marketing.

• L'utilisateur prévoit d'utiliser Canva pour créer automatiquement plusieurs visuels promotionnels afin d'économiser du temps.

Personnalisation des visuels dans Canva

Processus de création

• Un premier visuel est créé avec un message promotionnel spécifique, mettant en avant la personnalisation possible dans Canva.

• L'utilisateur souligne que tous les éléments graphiques peuvent être modifiés selon ses préférences personnelles.

Gestion des données dans Notion

• Il explique comment créer un bloc dans Notion pour organiser les données nécessaires à la création des visuels.

• Des difficultés rencontrées lors du copier-coller depuis Notion sont partagées, montrant les défis techniques possibles.

Liaison des données et génération automatique

Connexion des éléments

• L'utilisateur décrit le processus de liaison entre différents éléments textuels (titre, texte principal, offre).

• Il insiste sur l'importance d'une bonne connexion entre ces éléments pour éviter tout décalage lors de la création graphique.

Résultats finaux

• Après avoir connecté toutes les données nécessaires, il génère cinq créations basées sur ses entrées initiales.

Optimisation du Temps avec Canva

Personnalisation des Visuels

• La possibilité de modifier rapidement des éléments dans Canva permet un gain de temps significatif lors de la création de visuels.

• L'utilisateur peut facilement ajouter des images et personnaliser chaque visuel, rendant le processus créatif plus amusant.

Partage et Planification sur les Réseaux Sociaux

• Canva permet de partager ou planifier directement les visuels sur les réseaux sociaux, mais cette fonctionnalité est réservée aux comptes professionnels.

• La création manuelle d'images pour les publications peut être fastidieuse, soulignant l'efficacité d'utiliser des outils comme Canva pour automatiser ce processus.

Gestion des Examen avec Google Forms

• L'utilisateur utilise Google Forms pour gérer les inscriptions à un examen, facilitant la collecte d'informations telles que nom, prénom et date prévue.

• Un problème courant est l'absence de confirmation d'inscription pour les utilisateurs, entraînant des demandes répétées d'information.

Intégration avec Zapier

• Pour résoudre le problème de confirmation d'inscription, l'utilisateur propose une intégration via Zapier qui envoie automatiquement un email de confirmation après une inscription réussie.

• L'intégration entre Google Forms et Notion est mise en avant pour centraliser les résultats au même endroit afin d'améliorer le suivi.

Configuration Technique

• Le processus implique la connexion entre Google Forms, Notion et Gmail pour automatiser l'envoi des confirmations par email.

Création d'un Item dans la Base de Données

Connexion à la Base de Données

• L'utilisateur cherche son compte pour créer un nouvel item dans la base de données, ce qui implique l'ajout d'une ligne plutôt qu'un champ.

• Il sélectionne une base de données spécifique pour y ajouter des éléments tels que le nom, prénom, email et date prévue de l'examen.

Configuration des Champs

• L'utilisateur connecte les champs nécessaires : nom, prénom, email et date prévue de l'examen.

• Il réalise qu'il a fait une erreur en ne prenant pas en compte tous les champs requis dans sa base de données.

Problèmes avec la Base de Données

• Un décalage est constaté entre le formulaire et la structure actuelle de la base de données. Certains champs comme civilité et adresse postale sont superflus.

• L'utilisateur doit ajuster les connexions entre les données du formulaire et ceux présents dans la base.

Duplication et Réinitialisation

• Pour résoudre les problèmes rencontrés, il décide de créer une nouvelle base de données en dupliquant l'ancienne sans les données existantes.

• Il supprime des champs non nécessaires pour simplifier le processus d'inscription à l'examen.

Test et Publication

• Après avoir reconfiguré Notion, il vérifie si tout fonctionne correctement avant publication.

• Une fois connecté à la bonne base, il s'assure que tous les champs (nom, prénom, email...) sont bien visibles.

Transfert des Données

• L'utilisateur tente d'envoyer des informations vers sa nouvelle base. Il mentionne un exemple avec un nom fictif "Julie Lesens".

• Un problème survient concernant le transfert correct de la date prévue d'examen; il semble que certaines informations ne soient pas mises à jour correctement.

Résolution des Bugs Techniques

• Des bugs intermittents sur Zapier sont signalés; l'utilisateur conseille aux autres utilisateurs d'être patients face à ces problèmes techniques.

Démonstration de l'intégration d'un formulaire avec Gmail

Configuration du Zap et tests initiaux

• L'utilisateur commence par publier des informations sur un examen, rencontrant un bug qui nécessite de recommencer le processus.

• Il teste l'envoi d'informations à une adresse email spécifique (Julie adgl.tech), en choisissant une date pour l'examen : le 6 novembre 2024.

• Après avoir confirmé la date, il passe à l'édition de son Zap pour connecter automatiquement Gmail afin d'envoyer un email.

Envoi automatique d'emails

• L'utilisateur configure l'envoi d'un email depuis son compte Gmail, spécifiant qu'il ne souhaite pas inclure de destinataires en copie.

• Il personnalise le message pour informer les utilisateurs qu'ils sont inscrits à la session d'examen, incluant la date prévue dans le texte.

• Le sujet de l'email est défini comme "confirmation d'inscription à l'examen", et il ajoute une signature au message.

Tests finaux et résultats

• Un test est effectué avec un nouvel utilisateur (Sarah), qui s'inscrit également pour le même examen.

• La confirmation d'inscription est envoyée automatiquement par email, prouvant que le Zap fonctionne correctement.

• L'utilisateur vérifie sa boîte de réception et constate que tout fonctionne comme prévu avec la réception du message confirmant l'inscription.

Importance des instructions claires

• L'utilisateur souligne l'importance de lire attentivement les instructions lors de la configuration des applications pour éviter les erreurs.

Utilisation des statistiques dans les webinaires

• Il mentionne également un questionnaire utilisé lors des inscriptions aux webinaires, permettant de collecter des données statistiques sur les participants.

• Ces données aident à évaluer la pertinence des formations proposées et leur impact sur les participants.

Intégration avec Google Sheets

Webinaire sur l'automatisation des inscriptions

Gestion des inscriptions et collecte de données

• Lorsqu'une personne s'inscrit à un webinaire, il est crucial de collecter des informations sans avoir à les remplir manuellement, ce qui serait trop laborieux.

• Actuellement, 783 personnes se sont inscrites aux webinaires, ce qui représente un nombre significatif d'inscriptions.

• Les statistiques recueillies incluent le genre des participants, leur provenance (ex. Wallonie, Bruxelles), leur statut professionnel (indépendants ou en recherche d'emploi), ainsi que leur niveau d'éducation.

• Une observation intéressante est que les femmes semblent être mieux éduquées que les hommes, une tendance confirmée par des recherches antérieures.

Visualisation et automatisation des données

• L'objectif est de transformer ces données en graphiques visuels pour mieux comprendre le profil des participants aux webinaires.

• Pour automatiser la collecte de données, l'utilisation de Zapier est mise en avant pour connecter Livestorm à Google Sheets afin d'enregistrer automatiquement les nouvelles inscriptions.

• Chaque inscription nécessite la création de lignes dans Google Sheets avec divers champs tels que le nom de l'événement et les coordonnées du participant.

Importance et coût de l'automatisation

• La connexion correcte entre les différents champs dans Zapier est essentielle pour maximiser l'automatisation et gagner du temps considérable dans la gestion des données.

• Cependant, il faut prendre en compte le coût associé à Zapier ; bien qu'il offre une grande efficacité, son utilisation peut devenir coûteuse si on dépasse le quota mensuel gratuit.

• Le tarif actuel mentionné est d'environ 28 euros par mois pour un usage limité ; cela pourrait augmenter si plus de tâches sont nécessaires au-delà du quota initial.

Perspectives futures et formations

• Il y a une intention d'organiser davantage de démonstrations pratiques sur l'utilisation efficace de ces outils pour aider les utilisateurs à mieux comprendre leurs fonctionnalités.

• Des cas concrets seront filmés et partagés sur la plateforme Girlic Academy pour illustrer comment créer du contenu numérique efficacement avec ces outils.

Prochaines étapes et sensibilisation

• Un prochain webinaire sera consacré à la protection des activités numériques et à la sécurisation des données personnelles, soulignant son importance croissante face aux menaces numériques actuelles.