MUADP- Prof. Salvador III

Introducción a la Asignatura de Organización y Gestión de la Calidad 2

Bienvenida y Contextualización

• Mikel da la bienvenida a los participantes, introduciendo la asignatura "Organización y Gestión de la Calidad 2", que es una continuación del curso anterior.

• Se recuerda a los estudiantes que son bienvenidas las aportaciones al foro y a la actividad final sobre capacidad analítica de la asignatura anterior.

• Se anima a aquellos que no han contribuido al foro o entregado el trabajo final, recordando que el plazo para entrega es hoy.

Interacción con Estudiantes

• Raúl menciona que intentó hacer una introducción en el foro, pero este está cerrado. Se acuerda revisar esta situación.

• La conversación se mantiene cordial mientras se resuelven dudas sobre el acceso al foro.

Estructura y Contenido del Curso

Componentes Clave de la Asignatura

• Mikel comparte detalles sobre el contenido del módulo 6, enfatizando su enfoque en diseño organizativo.

• Se destaca que esta asignatura abordará temas más concretos y operativos en comparación con el curso anterior.

Temas Específicos

• La clase se centrará en dos cuestiones fundamentales: gobernanza robusta y capacidades institucionales (estratégica, gestión, relacional y analítica).

• Se mencionan dos sesiones síncronas programadas para discutir temas relacionados con el diseño organizativo.

Reflexiones sobre Diseño Organizativo

Enfoque Estratégico

• Mikel plantea reflexiones sobre componentes del diseño organizativo, subrayando la importancia de la coherencia entre ellos.

• Para la próxima sesión, se presentará una herramienta desarrollada por un equipo de investigación llamada "modelos organizativos estratégicos".

Actividades Asociadas

• Habrá un nuevo foro abierto desde hoy hasta el final de la asignatura para reflexionar sobre experiencias vinculadas a gestión de calidad.

• También se propone un trabajo individual relacionado con cambios organizativos que impacten elementos discutidos en clase.

Cierre e Introducción a Nuevas Actividades

Resumen Final

• Mikel promete recordar las actividades propuestas al finalizar cada sesión para asegurar claridad entre los estudiantes.

Diseño Organizativo y Coherencia

Importancia del Diseño Organizativo

• El diseño organizativo se centra en cómo los componentes de una organización encajan para lograr coherencia, abarcando estructura, procesos y gestión de recursos humanos.

• Se plantea la pregunta sobre la coherencia del modelo resultante y su capacidad para evitar direcciones opuestas.

Historia del Pensamiento Organizativo

• Se menciona a Freder Winslow Taylor como pionero en la gestión científica del trabajo, estableciendo un modelo ideal basado en la producción en cadena.

• El tayorismo inspiró el modelo fordista, que busca reducir costos mediante cadenas de producción que dividen el trabajo en tareas específicas.

Enfoque Humanístico

• Elton Mayo destaca la importancia de las relaciones humanas y el factor humano en el entorno laboral, no solo enfocándose en procesos productivos.

• Se presenta el estudio de Hawthorne, donde cambios ambientales (iluminación y música) se probaron para aumentar productividad; sin embargo, se concluyó que el comportamiento humano fue clave.

Resultados del Estudio de Hawthorne

• En diferentes salas se realizaron experimentos con iluminación y música ambiental para medir su impacto en la productividad.

• Los resultados mostraron incrementos de productividad incluso en grupos de control, sugiriendo que los trabajadores ajustaron su comportamiento ante la expectativa del experimento.

Incorporación del Factor Humano

• La investigación subraya que más allá de factores técnicos como iluminación o música, lo determinante fue la respuesta humana al cambio.

• Se hace referencia a otros pensadores como Yoichiueno y Max Ber, quienes aportaron conceptos sobre calidad e ideales burocráticos dentro del pensamiento organizativo.

Componentes de la Organización y su Estructura

Definición del Ámbito de Actuación

• Se establece un marco claro para la responsabilidad y rendición de cuentas dentro de las organizaciones, evitando sesgos personales mediante normas definidas.

Referentes Históricos en el Pensamiento Organizativo

• Se menciona el modelo burocrático como un referente vigente en algunas organizaciones, abordado previamente en la asignatura anterior.

Teoría de Maslow y Motivación Humana

• Abraham Maslow jerarquiza las necesidades humanas desde lo básico hasta la autorrealización, aunque su aplicación puede variar según contextos vitales.

• La pirámide de Maslow busca alinear las aspiraciones individuales con lo que una organización puede ofrecer para el desarrollo personal.

Componentes Esenciales según Henry Mintzberg

• Mintzberg define componentes clave en la estructura organizativa: línea de producción, línea media, núcleo operativo, tecnoestructura y personal auxiliar.

Gestión Estratégica por Peter Drucker

• Peter Drucker es considerado uno de los padres del management; enfatiza la importancia de una visión a medio-largo plazo en el diseño organizacional.

Nuevas Tendencias en Gestión Pública

New Public Management

• A finales de los 80 se introduce el New Public Management, promoviendo soluciones empresariales para mejorar la gestión pública.

• Autores como Osborne y Gibler abogan por reinventar el gobierno incorporando principios del sector privado.

Críticas al Modelo Gerencial

• Se discuten virtudes y riesgos del modelo gerencial, especialmente sobre cómo ciertos valores pueden no alinearse con lógicas del sector público.

Reflexiones sobre Diseño Organizativo

Componentes Clave del Diseño Organizativo

• Se destacan cuatro componentes esenciales: estructura orgánica, procesos y procedimientos, recursos humanos y cultura organizativa.

Estructura Orgánica

• La estructura orgánica se define como un esquema formal que representa relaciones decisionales y comunicativas entre personas agrupadas en unidades.

• Los organigramas son ejemplos visuales que reflejan esta estructura; se caracterizan por jerarquía (niveles de mando) e información sobre cómo fluyen las decisiones.

Organización y Coordinación en el Sector Público

Jerarquía y Divisionalización

• La comunicación en las organizaciones se basa en la jerarquía, que se complementa con la divisionalización, ofreciendo una visión más horizontal.

• La agrupación de unidades puede hacerse por diferentes criterios, como el funcional, donde se agrupan según la función desempeñada (ej. gestión económica o recursos humanos).

• En el sector público, también existen agrupaciones por servicios públicos (cultura, medio ambiente, sanidad), reflejando un enfoque hacia áreas específicas de atención.

• Se pueden formar unidades orientadas a colectivos ciudadanos (mujeres, jóvenes, tercera edad), buscando ofrecer atención integral a grupos específicos.

• Otro criterio es el territorial, organizando unidades según el área geográfica que atienden (distritos o delegaciones territoriales).

Criterios Matriciales y Complejidad Organizativa

• El criterio matricial combina dos criterios anteriores; por ejemplo, un departamento de informática que trabaja con una unidad de atención a mujeres.

• Esta combinación genera complejidad en las administraciones públicas y requiere sistemas de coordinación efectivos para su funcionamiento.

Mecanismos de Coordinación

Supervisión Directa

• La supervisión directa implica que los mandos supervisan directamente a sus colaboradores para asegurar el cumplimiento de objetivos establecidos.

• Sin embargo, este método puede ser costoso cuando hay muchos colaboradores debido a la necesidad de múltiples mandos.

Normalización de Procedimientos

• Alternativamente, se puede optar por normalizar procedimientos donde no es necesaria una supervisión constante; cada empleado sigue protocolos claros sobre sus responsabilidades.

Flexibilidad en Entornos No Burocráticos

• En entornos que requieren flexibilidad, surgen otros mecanismos como la normalización de habilidades donde se priorizan las competencias del personal involucrado.

Ejemplo Práctico: Quirófano

• Un ejemplo es un quirófano donde los profesionales deben adaptarse rápidamente a imprevistos mientras conocen claramente sus funciones.

Normalización de Resultados

• También existe la normalización de resultados que busca enfocarse en los impactos deseados más allá del cumplimiento rígido de procedimientos.

Adaptación Mutua y Comités Específicos

• En organizaciones pequeñas o muy profesionalizadas pueden surgir mecanismos basados en adaptación mutua entre profesionales para articular actividades colaborativas.

• Cuando fallan otros mecanismos de coordinación pueden establecerse comités o comisiones específicas para facilitar la organización burocrática.

Estructura Organizativa y Procesos

Reconocimiento de Fracasos en Sistemas Previos

• La coordinación es un mecanismo que surge del reconocimiento de fracasos en sistemas anteriores, buscando paliar debilidades y desajustes.

Componentes de la Estructura Orgánica

• Henry Mintzberg identifica cinco partes fundamentales en toda organización: cúpula estratégica, secciones importantes, línea intermedia de mandos y núcleo de operaciones. Estas partes son esenciales para el funcionamiento organizativo.

Funciones del Núcleo Operativo

• El núcleo operativo se encarga de ejecutar e implementar actividades, mientras que la tecnoestructura normaliza procedimientos y apoya el funcionamiento operativo mediante servicios auxiliares. Esto busca una estructura coherente alineada con los objetivos organizativos.

Procesos vs Procedimientos

• Se define el proceso como un conjunto interrelacionado de actividades que generan valor añadido, mientras que el procedimiento detalla cómo se llevan a cabo estas actividades mediante reglas e instrucciones específicas. Esta distinción es crucial para entender la gestión organizativa.

Importancia de la Gestión de Calidad

• La gestión de calidad incluye normas ISO para normalizar procedimientos específicos y modelos FQM que promueven una visión integral de calidad total dentro de las organizaciones. Además, resalta la necesidad de comprender procesos antes de aplicar tecnologías digitales para evitar disfunciones operativas.

Mecanismos de Gestión de la Calidad

Normas ISO y su Aplicación

• Las normas ISO aseguran que los procedimientos cumplan con requisitos específicos, permitiendo una valoración objetiva de la calidad.

• Obtener el sello ISO garantiza a ciudadanos y clientes que se trabaja bajo estándares de calidad reconocidos, similar a un modelo burocrático.

• A diferencia de las normas ISO, los modelos FQM promueven un enfoque holístico donde cada administración evalúa su propia calidad considerando interrelaciones.

Modelos Integrales de Calidad

• Los modelos como FQM y CAF establecen marcos comunes para evaluar la calidad en su totalidad, utilizando nueve inductores relacionados con agentes y resultados.

• En estos modelos, los procesos son fundamentales junto al liderazgo y la estrategia, destacando la importancia de las alianzas y recursos en la obtención de resultados.

Evaluación y Mejora Continua

• El modelo EBAM también utiliza ejes como política, planificación y procesos para lograr resultados efectivos en la gestión de calidad.

• Se presentan ejemplos concretos donde organismos completos son evaluados bajo estos modelos integrales, resaltando el impacto en transformación digital.

Transformación Digital en Organismos Públicos

• Se mencionan planes estratégicos vinculados a comunidades autónomas que enfatizan la importancia de procesos claros para una efectiva transformación digital.

• La revisión de procesos es crucial; un buen mapa de procesos debe permitir identificar y clasificar adecuadamente las funciones organizativas.

Clasificación de Procesos en Organizaciones

Criterios para Clasificar Procesos

• Los criterios más comunes para clasificar procesos incluyen la misión, que distingue entre procesos estratégicos, operativos y de apoyo.

• Los procesos estratégicos se centran en establecer objetivos a medio y largo plazo y medir el progreso hacia esos objetivos.

• Los procesos operativos están relacionados con las actividades diarias de una unidad, como formación en educación o actividades sanitarias.

• Los procesos de apoyo son aquellos elementos internos que facilitan el funcionamiento organizacional, incluyendo recursos humanos y gestión económica-financiera.

Agrupaciones de Procesos

• Los procesos operativos pueden agruparse temáticamente según el área que abordan, como urbanismo o servicios sociales.

• Otra forma de agrupación es por tipo de actividad administrativa, como subvenciones o autorizaciones, buscando generar sinergias entre diferentes áreas.

• También se pueden agrupar según la estructura orgánica para identificar responsables y propietarios del proceso.

• Finalmente, los procesos pueden clasificarse según su destinatario, facilitando la integración al dirigir servicios a grupos específicos como migrantes o jóvenes.

Ejemplos Prácticos

• Se presenta un mapa genérico de procesos en administraciones públicas donde se visualizan los procesos estratégicos en la parte superior y los operativos en el centro.

• En un ejemplo del Ayuntamiento de Logroño, se destacan dos tipos principales: gestión de solicitudes/autorizaciones y gestión de servicios/productos.

• La gestión de solicitudes tiene una lógica más burocrática mientras que la gestión de servicios requiere flexibilidad y adaptación a las necesidades cambiantes.

Mejora Continua en Procedimientos

• Es crucial identificar qué procedimientos necesitan mejora y defender el modelo actual mientras se considera cómo gestionar esos procedimientos.

• Además del procedimiento mismo, es importante considerar elementos envolventes como recursos humanos y estilos de liderazgo que impactan los resultados finales.

Impacto de la Gestión por Procesos en la Estructura Organizativa

Rediseño de Procedimientos

• La gestión por procesos permite rediseñar procedimientos considerando elementos del modelo de gestión, lo que resulta en un plan de mejora integral que abarca ambos apoyos para lograr resultados efectivos.

Efectos en la Organización

• Cambios en procesos y procedimientos afectan no solo a los administrativos, sino también a la estructura orgánica, ya que suelen implicar modificaciones en funciones y responsabilidades.

Recursos Humanos y Expectativas

• La transformación de procesos impacta las habilidades requeridas por los profesionales, así como sus expectativas laborales, lo cual es crucial para el desarrollo organizacional.

Distribución del Poder

• Los cambios pueden influir en la percepción del poder dentro de la organización; algunos actores pueden sentirse ganadores o perdedores, afectando su disposición al cambio.

Gestión Pública y Recursos Humanos

• Se destaca la importancia de gestionar adecuadamente los recursos humanos en el sector público, donde muchos directivos carecen de formación específica para asumir estas responsabilidades.

Funciones Clave en la Gestión del Personal

Pilar Macro: Gestión de Personal

• La gestión de personal se refiere a una visión macro desde las unidades centrales que afecta a todos los empleados mediante políticas estratégicas definidas.

Implementación Práctica

• La administración de personal implica llevar a cabo herramientas necesarias para cumplir con los objetivos establecidos en las políticas de personal.

Pilar Micro: Gestión de Personas

• Este pilar se centra en cómo cada directivo gestiona su equipo humano, estableciendo responsabilidades y evaluando resultados para fomentar el desarrollo profesional.

Desafíos en el Sector Público

• Muchos directivos no asumen plenamente su rol en la gestión del personal debido a falta de formación o recursos adecuados, lo que limita mejoras significativas.

Subsistemas Clave

• Se identifican subsistemas dentro de la función del personal como planificación estratégica, estructuración del empleo público y gestión del desempeño. Estos son esenciales para alinear recursos humanos con estrategias organizativas.

Gestión del Desempeño y Cultura Organizativa

Evaluación del Desempeño

• Se espera que se comuniquen claramente las expectativas y se evalúe el desempeño a lo largo del tiempo, considerando los recursos proporcionados.

• La carrera profesional es fundamental en las organizaciones públicas, donde se pueden adoptar modelos de carrera vertical u horizontal.

Aprendizaje y Gestión del Conocimiento

• El aprendizaje organizativo incluye no solo la formación, sino también el intercambio de buenas prácticas y dinámicas de conocimiento.

• Se invita a reflexionar sobre cambios en los subsistemas organizativos como parte de una actividad final para la asignatura.

Cultura Organizativa

• La cultura organizativa abarca elementos intangibles que influyen en la implicación de los empleados más allá de estructuras formales.

• Se menciona una cita de Antoegui sobre la importancia de evocar un sentido compartido entre los miembros para construir una organización efectiva.

Creencias y Valores Compartidos

• La cultura está compuesta por creencias, valores y expectativas estables que se transmiten a través de diversos canales como formación y comunicación interna.

• Es importante distinguir entre cultura corporativa y subculturas dentro de diferentes áreas, como servicios sociales o urbanismo.

Clima Organizativo y Motivación

• El clima organizativo refleja percepciones individuales en un momento dado, afectando cómo los profesionales ven su entorno laboral.

• La motivación está relacionada con la implicación en actividades laborales, influenciada tanto por el contenido como por la percepción del mismo.

Coherencia en el Diseño Organizacional

• Se destaca la necesidad de coherencia entre componentes organizativos para evitar cambios contradictorios que lleven a direcciones opuestas.

• Se anticipa una próxima sesión síncrona donde se presentarán modelos estratégicos para mantener esta coherencia.

Reflexiones Finales

• Se abre un espacio para comentarios o sugerencias sobre gestión personal, reconociendo las particularidades que cada directivo puede enfrentar.

Impacto del Teletrabajo en la Motivación y el Compromiso

Reflexiones sobre el Teletrabajo

• La pérdida de contacto humano en el teletrabajo puede afectar negativamente la motivación y los objetivos de los empleados, lo que representa un desafío adicional.

• Aunque el teletrabajo ha llegado para quedarse, sus implicaciones no siempre se habían anticipado, como la desvinculación de los empleados con su organización.

Ejemplos Prácticos

• En la Generalitat de Cataluña, a los subdirectores se les ha prohibido teletrabajar, argumentando que su función directiva requiere presencia física constante.

• En contraste, en la Diputación de Barcelona se permite hasta tres días de teletrabajo por semana, lo que ha generado impactos negativos en algunos casos.

Negociaciones Sindicales

• El teletrabajo se ha convertido en una herramienta de negociación sindical ante restricciones laborales, aunque esto puede tener implicaciones no deseadas.

Motivación vs. Compromiso

• Se plantea una distinción entre motivación personal e engagement (compromiso), sugiriendo que este último podría estar más relacionado con cómo se gestiona un equipo desde la dirección pública.

• La gestión adecuada del trabajo y las recompensas es crucial para fomentar tanto la motivación intrínseca como extrínseca entre los empleados.

Percepción y Estabilidad Laboral

• A pesar de lograr estabilidad laboral tras situaciones precarias, muchos empleados no experimentan un aumento en su motivación debido a comparaciones desfavorables con otros colectivos.

• Los mandos directivos juegan un papel fundamental en este proceso; sin embargo, muchos no están preparados para gestionar adecuadamente a sus equipos debido a falta de formación específica.

Reflexiones sobre la Administración Pública

Importancia de la Consulta en los Servicios del Estado

• Se enfatiza que al reorganizar los servicios del Estado, es crucial realizar dos consultas: una al público que utiliza estos servicios y otra a los funcionarios encargados de mantenerlos. Esto asegura que las decisiones se basen en necesidades reales.

• Se menciona que es fundamental para España atraer a los mejores profesionales (ingenieros, médicos, letrados) hacia el Estado, incluso si esto significa competir con la industria privada y las profesiones liberales.

Crítica a la Eficiencia Administrativa

• La idea de abaratar la administración no es válida; un sistema defectuoso seguirá siendo costoso independientemente de su precio. La calidad debe ser prioritaria sobre el costo.

Reflexión Histórica y Actualidad

• Se cita un artículo de Manolzaña titulado "Grandeza y servidumbre de los funcionarios", fechado el 6 de octubre de 1923. A pesar del tiempo transcurrido, sus reflexiones siguen siendo relevantes hoy en día.

Recursos Adicionales

• Se invita a los participantes a leer la unidad docente relacionada con la asignatura, donde se abordan temas sobre estructura, procesos y gestión de calidad. También se anima a comenzar a trabajar en actividades finales antes del plazo establecido.

Cierre e Invitación

• El ponente agradece a todos por su participación e invita a continuar con el próximo encuentro programado para el lunes 16.