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¿Cómo se gestiona la logística en el proceso de pedidos?

Introducción al Proceso Logístico

• Pedro Mendoza introduce el tema de la logística y su relación con los negocios, destacando que no solo se trata de una terminal, sino que hay múltiples bases involucradas.

• Se menciona que la solicitud del cliente llega a la terminal de Reinosa, donde se procesa automáticamente y se devuelve información al cliente sobre su pedido.

Automatización y Control

• La terminal de Reinosa es descrita como 100% automatizada, lo que permite una mayor interacción y eficiencia en el manejo de pedidos.

• Se discute si hay procesos manuales en el procesamiento de pedidos; Pedro aclara que todo está automatizado pero también hay verificaciones manuales para asegurar precisión.

Sellos Físicos y Seguridad

• Se explica qué son los sellos físicos utilizados en las unidades; son metálicos y aseguran que no se pueda abrir la unidad sin violar los sellos.

• Los sellos tienen un número de serie único para evitar errores durante el proceso logístico, desde la orden hasta la factura.

Información del Pedido

• El código EAN mencionado es un número numérico utilizado para identificar productos; este incluye detalles como cantidad y número de pedido.

• El sello físico tiene funciones tanto informativas como de seguridad, asegurando que cada producto esté correctamente documentado.

Validación del Transporte

• Se menciona cómo se valida el transporte antes de enviar un pedido; esto incluye verificar vehículo, operador y otros datos relevantes.

• La creación del pedido implica especificar cantidades reales a ser despachadas, asegurando así una correcta gestión logística desde el inicio.

Proceso de Gestión de Pedidos y Transporte

Introducción al Proceso de Pedido

• Se discute la importancia del número de transporte en el proceso, que es crucial para la gestión automática de pedidos. Este número permite que los pedidos se modifiquen automáticamente según las cantidades enviadas.

Generación y Modificación de Pedidos

• Se menciona cómo se despliega información relevante como la fecha de entrega, factura y número de documento al realizar un pedido. La entrega se genera automáticamente cuando se guarda el pedido.

• El proceso es automático; al ingresar una cantidad (ejemplo: 20,000), el sistema guarda esta información y actualiza el estado del pedido en tiempo real.

Validación y Creación del Transporte

• Se explica cómo validar un vehículo para el transporte, incluyendo detalles como el código del transportista y equipo utilizado. Esto es parte esencial antes de crear un transporte.

• Al elegir un vehículo genérico, se asigna una fecha y hora para generar un transporte con estatus inicial. Este estatus cambia a medida que avanza el proceso logístico.

Estatus del Transporte

• Los diferentes estatus (1 a 6) indican etapas en la carga y entrega. Por ejemplo, estatus dos indica que está cargando, mientras que estatus cuatro significa que ha terminado de cargar.

• La planta utiliza estos estatus para modificar automáticamente los datos relacionados con los inventarios y descuentos aplicables a los productos.

Problemas Comunes en el Proceso

• Se identifican problemas comunes como errores en códigos enviados o rutas no reconocidas por el sistema. Esto puede causar retrasos en la facturación automática.

• Una vez corregida la cantidad cargada (por ejemplo: 5,000 litros reales frente a lo solicitado), se inicia la facturación basada en datos precisos sobre lo realmente cargado.

Conclusiones sobre Eficiencia Logística

• Para optimizar procesos logísticos, es fundamental asegurar que todos los códigos sean reconocidos correctamente por el sistema para evitar discrepancias durante la facturación final.

• La solución propuesta incluye ingresar manualmente las rutas cuando no aparecen automáticamente, asegurando así una operación fluida entre planta y logística.

Generación y Validación de Pedidos

Proceso de Generación de Entregas

• Se genera un código en estado uno al crear un pedido, lo que permite la visualización del mismo. Si no se puede visualizar, se corrobora la ruta y se agrega manualmente.

Problemas con la Información de Transporte

• Al validar vehículos, a veces aparece información incorrecta en los campos correspondientes, indicando que los datos no están ingresando correctamente.

Registro de Nuevas Unidades

• Actualmente no hay problemas significativos porque no se han dado de alta nuevas unidades. Sin embargo, esto podría cambiar si se agregan más unidades.

Errores en la Generación de Pedidos

• Los errores ocurren cuando se generan pedidos uno por uno; si hay una mezcla en la información durante el proceso, pueden surgir complicaciones.

Importancia del Proceso desde el Inicio

• Es crucial seguir el proceso desde el inicio para evitar confusiones y asegurar que cada paso sea claro y ordenado.

Validación y Seguimiento de Pedidos

Detalles del Pedido

• Al ingresar un pedido, se selecciona destinatario y razón social. Se debe incluir toda la información relevante como producto y cantidad antes de guardar.

Torre de Control

• La torre de control permite ver el estado del pedido realizado. Desde aquí se puede dar seguimiento a las entregas generadas.

Modificación del Estado del Pedido

• Una vez validado el vehículo, se asigna un código que permite a la planta hacer seguimiento. Cambios en cantidades afectan automáticamente el sistema.

Desafíos en Procesos Logísticos

Bloqueos en Procesos

• Existen bloqueos automáticos que afectan los procesos logísticos; estos bloqueos pueden demorar las operaciones necesarias para completar pedidos.

Coordinación con Cobranzas

• Cuando un pedido está bloqueado debido a problemas crediticios, logística debe reportar esto a cobranza para recibir apoyo o desbloqueo necesario para continuar con el proceso.

Problemas en la Asignación de Rutas y Transporte

Proceso de Liberación y Modificación de Pedidos

• Una vez que se libera un pedido, se genera la entrega y el transporte. Sin embargo, si hay modificaciones en la cantidad de carga, el proceso se bloquea nuevamente por cobranza.

• Este bloqueo retrasa la facturación, lo que complica aún más el manejo de los pedidos.

Dificultades con las Rutas

• Al ingresar manualmente el transporte, puede haber problemas para que el sistema reconozca la ruta asignada al pedido.

• La falta de visualización del código de ruta impide que los compañeros puedan actualizar el estatus del pedido correctamente.

Verificación y Asignación de Rutas

• Si un cliente no puede visualizar un código específico, es necesario verificar si la ruta está correctamente asignada al vehículo correspondiente.

• Se discute sobre rutas genéricas versus rutas específicas creadas para ciertos destinos; parece haber confusión sobre cómo se deben registrar estas rutas.

Configuración del Sistema

• Se plantea que podría haber un problema en la programación o configuración del sistema que impide que las rutas aparezcan correctamente en la torre de control.

• Es posible que falte información necesaria para completar adecuadamente las tablas relacionadas con las rutas dentro del sistema.

Soluciones Propuestas

• Se sugiere revisar qué campos no están siendo rellenados para asegurar que toda la información relevante esté disponible en la torre de control.

• A pesar de generar el transporte después, debería jalar automáticamente la misma información relacionada con las rutas asignadas a los pedidos.

Problemas de Configuración en Entregas y Transporte

Discusión sobre la configuración del sistema

• Se menciona que el sistema debería encontrar la ruta del pedido; si no, se asigna una ruta genérica. Sin embargo, al crear la entrega, sigue generando rutas genéricas.

• Se identifica que hay una pestaña de transporte en la sección de entrega que podría estar relacionada con el problema de las rutas.

• Hay un inconveniente con las entregas ya que no se está registrando correctamente el almacén por defecto (mil), lo cual afecta los datos de volumen y cantidades.

Problemas específicos con almacenes y rutas

• Se discute que existen dos sociedades manejadas: Nielkes Burgos y DPC, donde todas deberían tener el campo de almacén configurado como mil.

• La falta del registro correcto del almacén puede estar afectando las rutas, ya que cuando se modifican estas últimas, también cambian los centros de expedición.

Configuración inadecuada y posibles soluciones

• Se sugiere que puede haber un problema en cómo se están creando o configurando las rutas debido a copias incorrectas en la base de datos.

• Los participantes expresan incertidumbre sobre si les falta información o configuración necesaria para resolver los problemas actuales.

Ejemplos prácticos y seguimiento

• Se propone realizar una sesión para revisar pedidos específicos donde no se ha generado correctamente el almacén ni la ruta asociada.

• Un ejemplo concreto muestra discrepancias entre cantidades pedidas y volúmenes generados, indicando fallos en el proceso.

Análisis final sobre procesos internos

• La discusión concluye con la necesidad de identificar dónde exactamente está fallando el sistema al registrar información crítica como el almacén mil.

• Se enfatiza que es necesario revisar fuera de esta sesión para evitar extenderla demasiado, sugiriendo un análisis más profundo sobre los procesos involucrados.

Problemas con la Configuración de Rutas y Pedidos

Descripción de los problemas iniciales

• Se menciona que comenzaron a surgir problemas con las rutas y la entrega cuando se añadieron las votas y el centro de expedición. La información necesaria para la entrega parece estar incompleta al editar una ruta.

Confusión en los centros de expedición

• Se destaca que todos los centros de expedición estaban configurados incorrectamente, lo que generó confusiones en ambas sociedades: Burgos y TPC.

Estructura comercial

• Se aclara que existen dos sociedades: "mil" (refinados Burgos) y "dos mil" (derivados de petróleo), cada una con su propia contabilidad y reportes.

Bloqueos en pedidos

• Se discute cómo los pedidos nacen bloqueados para entrega y facturación, lo cual es parte del proceso actual. Existen diferentes tipos de bloqueos, incluyendo uno específico para planta.

Proceso de facturación

• Al quitar el bloqueo de planta, un pedido puede pasar por facturación automáticamente. Esto implica que si se modifica un pedido después de su creación, puede afectar el proceso automático.

Tipos adicionales de bloqueos

• Se identifican otros bloqueos relacionados con entregas y facturas. Estos bloqueos son independientes del bloqueo principal relacionado con la entrega.

Estado crediticio del cliente

• Los pedidos pueden detenerse si hay problemas en el estado crediticio del cliente. Esto afecta directamente la continuidad del proceso normal de pedidos.

Entregas intercompañía

• Se explica cómo funcionan las entregas intercompañía entre Burgos y DPC, donde se generan tanto entregas salientes como entrantes. Sin embargo, hay un problema porque no se están generando entregas entrantes adecuadamente.

Proceso de Entrega y Transporte en Intercompañías

Descripción del Proceso de Entrega

• La cantidad actual es menor a la anterior, pero se puede crear una entrega manualmente ingresando la orden de compra y la fecha sin problemas.

• No se reportan errores al crear entregas; el proceso parece funcionar correctamente al generar órdenes de compra y transporte.

Problemas Encontrados

• Se menciona que no se encuentra la entrada en tránsito, lo que sugiere revisar la configuración para las entregas automáticas.

• De 1,053 facturas generadas, solo cinco quedaron sin entrega, lo que requiere generación manual para evitar acumulación al final del mes.

Manejo del Inventario

• Es necesario llevar un control diario del inventario y generar entregas o transportes manualmente cuando sea necesario.

• Se realizan cargas masivas de pedidos, pero hay confusión entre pedidos locales y foráneos debido a la falta de diferenciación en el sistema.

Tipos de Pedidos

• Existen dos tipos de pedidos: locales y por año. Los pedidos por año no son reconocidos adecuadamente si se mezclan con los locales.

• Un pedido local genera una partida de flete porque Pemex lleva el producto al cliente; mientras que un pedido por año implica que el cliente va a cargarlo.

Función del Transporte

• El transporte debe crearse independientemente del flete; su función principal es gestionar el inventario.

• Al generar un transporte, este elimina cantidades específicas del inventario tras la creación de facturas.

Diferencias Clave entre Locales y Por Año

• La diferencia entre pedidos locales y por año complica el proceso logístico; un pedido creado incorrectamente como local afecta las órdenes automáticas.

• La carga masiva puede resultar en errores si todos los pedidos son clasificados como locales sin distinción adecuada.

¿Cómo se gestionan las partidas en el sistema?

Proceso de generación de partidas

• El sistema genera dos partidas: Flete y partida del producto, además de la partida del soporte logístico. Se discute la diferencia entre cómo se percibe el soporte logístico y el flete.

• Un pedido puede generar una partida sin tener un plato configurado, lo que detiene la facturación. Esto puede causar problemas si ocurre durante la noche, resultando en facturas pendientes por partidas incorrectas.

Reporte y configuración de pedidos

• La falta de distinción en los destinos puede complicar el proceso; es necesario revisar cómo se determina si un pedido es local o foráneo.

• Es crucial que haya parámetros claros para identificar si un destino es foráneo, ya que actualmente no hay suficiente información en los campos disponibles.

Carga masiva y procesos automatizados

• Se menciona que se utiliza Excel para crear solicitudes de venta masivas, pero no se ingresa directamente al sistema principal (torre).

• La carga masiva debe ser reemplazada por un proceso más eficiente para evitar errores en la creación de pedidos.

Validación y seguimiento

• En la creación masiva de pedidos, solo se visualiza lo que ya ha sido cargado. Es importante asegurarse de que todos los datos sean correctos antes de proceder con la facturación.

• Se debe revisar cómo el programa determina qué tipo de pedido crear; podría estar creando todos como locales sin validaciones adecuadas.

Conclusiones sobre logística

• Los temas discutidos son puntuales y resolver uno podría ayudar a mejorar otros aspectos del proceso logístico.

• El flujo correcto implica crear primero una orden de compra antes de generar entregas y transporte; todo debe estar bien configurado para evitar interrupciones automáticas en el proceso.

Proceso de Entrega y Facturación en Pemex

Introducción al Proceso de Entrega

• Se describe el proceso entre la entrega saliente y la orden de compra, conocido como "match", que se realiza mediante un reporte específico.

• La integración del pedido con la remisión se basa en tres puntos: fecha, destino y material.

Detalles del Match

• El sistema verifica si el destino y el producto coinciden para relacionar correctamente el pedido con la remisión correspondiente.

• Se menciona que cada remisión tiene un código único que identifica a Pemex durante todo el proceso logístico.

Interacción con Sistemas

• El reporte "machi" es exclusivo para PMS y no es visible para otros sistemas como facturación o clima.

• Si una factura no está relacionada adecuadamente, puede ser identificada en el reporte match, lo cual afecta la automatización del proceso.

Generación de Órdenes de Compra

• Una vez generada la orden de compra, se crean automáticamente los documentos necesarios como entregas entrantes y transporte.

• Los clientes pueden realizar pedidos a través del portal de Pemex, donde se ingresan las cantidades requeridas.

Configuración y Problemas Potenciales

• La generación del match depende de que las órdenes de compra estén correctamente configuradas según los pedidos realizados.

• Se discuten problemas potenciales relacionados con configuraciones incorrectas que pueden interrumpir el flujo automático del proceso.