Webinar Gratuito: Auditorías Preventivas con IA en Comercio Exterior

Introducción al Webinar sobre Auditorías Preventivas

Bienvenida y Presentación de los Expositores

• Muy buenos días a todos. Gracias por estar con Coparmec, zona Metropolitana de León en este webinar. Hoy es 14 de agosto del 2025 y le damos la bienvenida a todas las personas que se están conectando en este momento a nuestra sala de Zoom y también a las personas que nos están viendo a través de nuestra plataforma de YouTube.

• Se da la bienvenida especial a los amigos de Cloud Genia, Sara de la Cruz y Miguel Gómez, quienes presentarán un tema interesante: "Auditorías preventivas con inteligencia artificial en comercio exterior".

Presentación de Sara Pérez

• La licenciada Sara Pérez tiene una sólida formación en negocios internacionales y certificaciones en IMEX, así como experiencia en análisis operativo para empresas. Su enfoque está en el ahorro de costos y maximización de beneficios.

• Tiene un amplio conocimiento sobre legislación aplicable al comercio exterior y ha implementado tecnologías exitosas tanto en empresas nacionales como internacionales. Además, ha capacitado sobre administración eficiente del anexo 24 y 30 para evitar sanciones.

Presentación de Miguel Gómez

• Miguel Gómez Valderrama es licenciado en negocios internacionales con más de seis años de experiencia en importación, exportación e implementación de sistemas relacionados con el comercio exterior. También se enfoca en el cumplimiento aduanero.

Tema Central: Auditorías Preventivas Potenciadas por IA

Introducción al Tema

• Miguel Gómez inicia su presentación agradeciendo la invitación y menciona que discutirán cómo las auditorías preventivas pueden ser mejoradas mediante inteligencia artificial para optimizar operaciones comerciales exteriores.

Errores Comunes Identificados

• Se identifican cuatro pilares que generan errores comunes dentro del comercio exterior: documentación imprecisa o desactualizada; expedientes incompletos; errores tipográficos; formatos incorrectos o desactualizados según las reglas generales anuales del comercio exterior.

• Es crucial mantenerse actualizado respecto a cambios normativos cada año, ya que esto puede afectar directamente la operación comercial si no se presta atención adecuada a los formatos requeridos por las autoridades competentes.

Importancia del Cumplimiento Normativo

• La falta o inadecuada presentación documental puede llevar a sanciones significativas; por lo tanto, es esencial tener un control riguroso sobre los documentos necesarios para evitar problemas legales futuros durante las auditorías preventivas.

• Se menciona específicamente el cambio relacionado con la manifestación de valor, que ahora debe presentarse electrónicamente mediante Busem desde diciembre próximo, lo cual representa una evolución importante hacia procesos más digitales y eficientes dentro del comercio exterior.

Errores Comunes en Auditorías de Comercio Exterior

Manifestación de Valor y Errores en Pagos

• Se menciona que a partir de diciembre, la manifestación de valor se enviará directamente a la autoridad. Es importante estar al tanto de este cambio.

• Los pagos incorrectos son uno de los errores más comunes detectados durante auditorías, especialmente por mal cálculo en las contribuciones en los pedimentos.

Discrepancias en Inventarios

• Las empresas IMEX han reportado discrepancias en inventarios, lo cual es crítico ya que esto puede resultar en sanciones o multas.

• Es esencial que los inventarios coincidan con lo ingresado, producido y exportado para evitar problemas con la autoridad.

Importancia de Documentación Relacionada con Activos Fijos

• Se identifican errores frecuentes en la importación de maquinaria y equipo; muchas veces se descuida la documentación relacionada con estos activos fijos.

• La ley exige conservar el expediente del comercio exterior por un mínimo de 5 años, pero se recomienda mantenerlo mientras se posea el activo.

Recomendaciones sobre Expedientes Digitales

• La documentación debe estar siempre accesible para justificar la correcta importación y cálculo de contribuciones relacionadas con maquinaria.

• Muchas empresas no tienen un equipo dedicado a gestionar expedientes digitales completos, lo que puede llevar a multas significativas.

Integración Completa del Expediente

• Los expedientes deben incluir todos los documentos relevantes: pedimentos, facturas, guías y permisos necesarios para cumplir con regulaciones.

• También es crucial integrar certificados de origen y otros documentos que respalden el cumplimiento normativo relacionado con las mercancías importadas.

Importancia de la Documentación en Comercio Exterior

Manejo de Documentos y Expedientes

• Es crucial mantener todos los manuales y documentos relacionados con la maquinaria importada para asegurar un expediente de comercio exterior completo.

• En operaciones específicas, como las relacionadas con aceros o productos siderúrgicos, es necesario contar con avisos consolidados y permisos pertinentes.

• Para exportaciones, se deben incluir documentos esenciales como el pedimento, clasificación arancelaria y facturas que validen el valor de la mercancía.

• Un error común en auditorías es la falta de documentación actualizada; es vital realizar auditorías internas preventivas para evitar sanciones.

• La revisión periódica de expedientes ayuda a identificar inconsistencias antes de que sean detectadas por las autoridades.

Anexo 19 y Campos del Pedimento

• El Anexo 19 detalla los campos obligatorios del pedimento, documento fundamental en las operaciones de comercio exterior.

• Este anexo se actualiza anualmente y contiene información crítica que puede ser auditada por las autoridades competentes.

• Los auditores revisan datos como fechas de entrada, tipo de operación y estructura del número del pedimento para verificar su validez.

• Inconsistencias entre cobros (COVE) y facturas pueden resultar en sanciones; es esencial que ambos documentos coincidan en información clave.

• La correcta estructuración del número del pedimento incluye elementos específicos como año, aduana y consecutivo.

Buenas Prácticas en Auditoría Interna

• Se recomienda auditar uno o dos expedientes regularmente para asegurar que toda la documentación esté completa y correcta.

• Mantener un expediente base bien organizado facilita futuras auditorías y asegura cumplimiento normativo continuo.

• Las sanciones pueden incluir suspensión de programas si se encuentran irregularidades significativas durante una auditoría externa.

• La formación continua sobre requisitos documentales es esencial para empresas con un alto volumen operativo mensual.

• Aún con miles de operaciones al mes, establecer prácticas sólidas garantiza el orden documental necesario para cumplir regulaciones.

Auditoría Preventiva de Comercio Exterior

Importancia de la Validación de Documentos

• Es crucial validar el valor del "cover" y el monto de las facturas, comparándolos con la información disponible para asegurar que las contribuciones de comercio exterior se calculen correctamente.

• La precisión en los datos es fundamental, ya que cualquier error puede llevar a auditorías por parte de la autoridad fiscal, afectando las contribuciones a pagar.

• Las auditorías pueden ser específicas o combinadas; es recomendable mantener un buen hábito de revisión constante en los expedientes para evitar problemas futuros.

Aspectos Clave en la Auditoría

• Se debe verificar que la fracción arancelaria y los métodos de pago estén correctamente declarados, así como las unidades de medida según lo estipulado por regulaciones pertinentes.

• Un mal manejo en estas áreas puede resultar en sanciones severas por parte de la autoridad fiscal.

Implementación de Auditorías Preventivas

• Se recomienda implementar auditorías preventivas dentro del proceso operativo para minimizar riesgos y sanciones relacionadas con el comercio exterior.

• A pesar del volumen operativo, es esencial dedicar tiempo a revisar puntos débiles y mejorar procesos relacionados con cálculos y cumplimiento normativo.

Formación y Revisión Continua

• Crear un equipo dedicado a revisar documentación regularmente puede ayudar a mantener el cumplimiento normativo sin descuidar otras operaciones diarias.

• Estas acciones, aunque parezcan mínimas, tienen un impacto significativo en el cumplimiento general del comercio exterior.

Determinación Correcta del Valor Mercantil

• Es vital determinar correctamente el valor de la mercancía considerando todos los costos asociados (fletes, seguros), asegurando que se refleje adecuadamente en los pedimentos.

• Aunque hay confianza en agentes aduanales, siempre se debe verificar que toda la documentación esté correcta para evitar problemas durante una posible auditoría.

• Revisar responsabilidades sobre mercancías entre proveedores y empresas es clave para garantizar un manejo adecuado y cumplir con regulaciones aplicables.

Auditoría Preventiva en Comercio Exterior

Importancia de la Verificación de Insumos

• Se destaca la necesidad de realizar estudios químicos y físicos para asegurar que los insumos, como las pieles exóticas, provengan de proveedores confiables y estén avalados por SEMARNAT.

• Es crucial evitar el uso de insumos obtenidos de fuentes ilegales o poco claras, garantizando así un proceso honesto en la obtención de materiales.

Manejo Adecuado de Beneficios Fiscales

• Se menciona la importancia del correcto uso del anexo 24 y anexo 30 para no sobregirar créditos fiscales otorgados por la autoridad.

• La auditoría preventiva debe incluir una revisión exhaustiva del cumplimiento con programas como IMEX o PR, asegurando que las importaciones cumplan con las normativas vigentes.

Cumplimiento Normativo

• Es fundamental estar al tanto de las normas jurídicas mexicanas relacionadas con el comercio exterior, incluyendo leyes aduaneras y criterios generales establecidos por la Secretaría de Economía.

• La manifestación de valor ahora se realiza a través de UCEM; es esencial mantenerse actualizado sobre estos cambios legales para evitar problemas operativos.

Errores Comunes en Auditorías

• Los hallazgos más comunes incluyen la incorrecta aplicación de infoterminos y tratados comerciales, lo que puede resultar en multas o suspensiones.

• La falta de identificación adecuada de activos fijos es otro error frecuente; descripciones genéricas pueden complicar auditorías futuras.

Recomendaciones para una Auditoría Efectiva

• Se sugiere tener descripciones detalladas para cada activo fijo, incluyendo marca, modelo y número de serie, facilitando así su trazabilidad durante auditorías.

• Es importante revisar constantemente qué mercancías se están importando bajo programas como IMEX para asegurar que cumplen con las fracciones permitidas.

Sanciones y Multas en Comercio Exterior

Montos de Sanciones por Incumplimiento

• Las sanciones por no comprobar el cumplimiento de regulaciones arancelarias pueden variar entre 6,640 y 17,000 pesos.

• Exceder los plazos de retorno de mercancías puede resultar en multas que oscilan entre 2,600 y 4,030 pesos por operación o pedimento.

• Transmitir datos inexactos sobre las mercancías puede acarrear sanciones desde 29,000 hasta casi 49,000 pesos.

Control de Inventarios y Sanciones Administrativas

• No llevar un control adecuado de inventarios para empresas IMEX puede resultar en multas que van de 23,000 a 47,000 pesos.

• La falta de control actualizado podría incluso llevar a la suspensión del programa operativo.

Errores en Información Declarada

• Informar datos incorrectos sobre las mercancías puede generar multas que varían entre 4,900 y casi 8,300 pesos.

• Los errores pueden no ser intencionales pero aún así resultan en sanciones administrativas significativas.

Beneficios de Auditorías Preventivas

Identificación de Errores y Mejora Continua

• Las auditorías preventivas ayudan a evitar multas al identificar errores o áreas que requieren mejora dentro de los expedientes aduaneros.

• Confirman el nivel de cumplimiento ante autoridades fiscales y aduaneras.

Cumplimiento Documental

• Es crucial tener un porcentaje claro del cumplimiento documental basado en operaciones previas para identificar riesgos potenciales.

Revisión del Esquema Operativo

Verificación Documental para Importación/Exportación

• Se debe verificar si se poseen todos los documentos necesarios para importar o exportar adecuadamente.

Respaldo Electrónico de Expedientes

• Es recomendable mantener copias electrónicas respaldadas para evitar pérdidas debido a accidentes físicos con documentos importantes.

• Tener información disponible es esencial durante auditorías inesperadas; la falta puede complicar el proceso ante la autoridad fiscal.

Gestión de Expedientes y Cumplimiento Normativo

Importancia del Respaldo Electrónico

• Se enfatiza la necesidad de tener un respaldo electrónico bien clasificado para acceder a los expedientes en cualquier momento, funcionando como un buscador eficiente.

Verificación de Datos en Pedimentos

• Es crucial comparar las operaciones pasadas con los datos actuales, asegurando que los números del pedimento coincidan con los campos correspondientes en el sistema Data Stage.

• Se debe verificar que la información de facturas y COVES esté correctamente alineada con los identificadores declarados en el pedimento.

Compulsas y Errores Comunes

• La creación de tablas dinámicas en Excel puede ayudar a compulsa la documentación física o electrónica con lo declarado en el pedimento.

• Los errores pueden surgir tanto por parte del analista como por inconsistencias entre el pedimento y Data Stage; es vital verificar esta información regularmente.

Manejo Proactivo de Errores

• Una vez identificados errores, se recomienda corregirlos inmediatamente para evitar sanciones mayores. Actuar proactivamente es preferible a esperar una auditoría.

• Reconocer errores ante la autoridad puede resultar en respuestas favorables, mientras que ignorarlos podría llevar a multas y recargos.

Actualización Continua sobre Regulaciones

• Mantenerse al día con cambios en leyes aduaneras y regulaciones es esencial. Dedicar tiempo diario o considerar cursos/webinars puede ser beneficioso.

• Aunque los textos legales son complejos, es importante encontrar recursos que faciliten su comprensión para mejorar las operaciones comerciales.

Monitoreo Efectivo de Operaciones

• Implementar tableros de control permite visualizar el estatus de las operaciones, asegurando cumplimiento normativo y facilitando la identificación de áreas a mejorar.

• Tener un registro claro sobre requisitos específicos (como certificados o permisos necesarios) ayuda a mantener un seguimiento efectivo sobre cada operación.

Análisis de Puntos Débiles en Operaciones Comerciales

Identificación de Debilidades

• Se discuten los puntos débiles que pueden afectar la operación, como la falta de certificación de origen y el formato ilegible de las facturas.

• Se recomienda realizar revisiones internas periódicas o contratar auditorías externas para detectar áreas de riesgo en las operaciones comerciales.

Importancia del Análisis Externo

• La necesidad de contar con un ojo externo que identifique debilidades operativas es crucial, ya que a veces se tiene una percepción errónea sobre la corrección de los procesos internos.

• Se sugiere auditar programas IMEX y Prosec para evitar problemas relacionados con inventarios no declarados correctamente.

Consecuencias de Errores en Inventarios

• Los errores en la declaración pueden llevar a situaciones donde se cree tener más inventario disponible del que realmente existe, lo cual puede causar desastres contables.

• Es fundamental gestionar adecuadamente las mercancías y verificar los saldos para evitar reconstrucciones complicadas debido a errores previos.

Uso de Tecnología para Mejorar Auditorías

Desafíos en Comercio Exterior

• La revisión manual es complicada debido al volumen masivo de información y puede resultar ineficiente si solo se basa en muestras limitadas.

Introducción a IA Generativa

• Se presenta el uso de IA generativa para optimizar el análisis de expedientes digitales, reduciendo significativamente el tiempo necesario para las auditorías.

Beneficios del Sistema Smart Gen

• La plataforma permite una revisión masiva, proporcionando visibilidad sobre inconsistencias operativas y facilitando decisiones basadas en datos reales.

Mejora Continua y Toma de Decisiones

• El sistema ayuda a identificar patrones entre agentes aduanales, permitiendo tomar acciones críticas basadas en análisis estadísticos precisos.

Plataforma de Gestión de Comercio Exterior

Estructura y Funcionalidades de la Plataforma

• La plataforma se divide en tres partes fundamentales: gestión de archivos, auditoría y análisis. Se enfoca en documentar y subir expedientes relacionados con el comercio exterior.

• Permite segmentar documentos por agentes aduanales y tipos de operación (IMEX, Prosec, virtual, definitiva), facilitando la organización según las necesidades específicas de cada empresa.

• La plataforma admite múltiples entidades dentro de una misma empresa, permitiendo la segmentación por planta o departamento para un manejo más eficiente de los expedientes digitales.

• Incluye métricas personalizables que se adaptan a los diferentes tipos de documentos requeridos por cada operación comercial, como cartas aporte y facturas comerciales.

Auditoría y Análisis

• La función principal del módulo de auditoría es identificar indicadores de incumplimiento en los expedientes. Esto incluye el seguimiento a las actualizaciones legislativas relevantes para el comercio exterior.

• Se dispone de dashboards analíticos que permiten visualizar datos sobre operaciones mensuales (hasta 5,000 o más), ayudando a gestionar grandes volúmenes de información eficientemente.

• El sistema proporciona análisis detallados sobre inconsistencias encontradas en los expedientes, como discrepancias entre números de factura declarados y reales.

Asistente Virtual e Inteligencia Artificial

• Un asistente basado en inteligencia artificial permite realizar consultas rápidas sobre inconsistencias en los expedientes auditados. Facilita la identificación inmediata de problemas específicos dentro del sistema.

• Este asistente ayuda a optimizar el tiempo al proporcionar respuestas directas sobre qué documentos presentan errores o inconsistencias sin necesidad de revisar manualmente todos los casos.

Oportunidad para Demostraciones

• Se ofrece un código QR para acceder a un mes gratis de demostración guiada por Cloud Genia, permitiendo experimentar todos los beneficios que la plataforma tiene para ofrecer en operaciones comerciales.

Preguntas Frecuentes

• Durante la sesión se abrió un espacio para preguntas. Una consulta relevante fue sobre cómo una auditoría preventiva mejora la eficiencia operativa frente a revisiones externas. Se destacó que permite autocorrección antes que las autoridades detecten inconsistencias.

¿Cómo manejar auditorías y el uso de inteligencia artificial en comercio exterior?

Proceso de auditoría y prevención

• Se menciona la importancia de ser proactivo ante las auditorías, sugiriendo que es mejor conocer los problemas antes de recibir sanciones o multas.

• La anticipación a las consecuencias legales es crucial; actuar antes de que la autoridad se dé cuenta puede evitar complicaciones mayores.

Preparación para auditorías internas

• Se plantea cómo preparar al equipo para una auditoría interna sin interrumpir las operaciones diarias, sugiriendo asignar fechas específicas para revisiones.

• Es esencial tener claridad sobre qué se va a revisar y contar con una segunda opinión para asegurar la objetividad en el proceso.

• Recomienda capacitación previa sobre cómo auditar expedientes digitales y entender completamente la operación del negocio.

Uso de inteligencia artificial

• La inteligencia artificial (IA) puede ser útil para detectar inconsistencias antes de que se conviertan en reclamos, pero debe usarse correctamente.

• Se advierte que la IA podría amenazar empleos humanos si no se maneja adecuadamente; su función debería ser complementaria al trabajo humano.

Importancia del contexto legal

• Es fundamental contar con un equipo experto detrás del uso de IA, asegurando que todas las normativas sean cumplidas y actualizadas constantemente.

Cierre e invitación a participar

• Se agradece a los participantes por su tiempo y se les invita a registrarse para una demostración gratuita de la plataforma Cloud Kenia.

• Se enfatiza el compromiso continuo con los departamentos involucrados en comercio exterior, ofreciendo apoyo ante regulaciones cambiantes.

¿Cómo participar en el próximo webinar?

Información sobre el evento

• Se invita a los participantes a hacer clic y solicitar temas para el próximo webinar, que se llevará a cabo en 30 segundos.

• El presentador agradece a todos los asistentes por conectarse al evento del día de hoy.

• Se menciona que habrá un nuevo webinar mañana, donde se abordará un tema interesante.

• La interacción con la audiencia es clave, ya que se les anima a proponer temas de interés.

• Se espera una participación activa y entusiasta en el próximo encuentro virtual.