Acessórias Convida | Processos Administrativos

Introdução à Live com Vanessa da Wise Contabilidade

Apresentação Inicial

• A live começa com uma introdução e apresentação da convidada, Vanessa, que é da Wise Contabilidade.

• Vanessa se apresenta como líder do departamento administrativo da Wise Contabilidade, localizada em Recife.

• Ela compartilha sua trajetória na empresa, começando como estagiária no time comercial e depois migrando para o administrativo.

Gestão de Processos

• Vanessa destaca a importância de obter resultados através do controle e melhoria contínua dos processos administrativos.

• Ela menciona que dedica 50% do seu tempo ajustando e criando novos processos para garantir resultados positivos tanto para a empresa quanto para os clientes.

Usabilidade do Sistema Acessórios na Gestão Administrativa

Descrição dos Processos Administrativos

• Vanessa explica que a gestão de processos administrativos envolve criar fluxos de trabalho eficientes, independentemente da complexidade ou duração.

• Ela diferencia os processos administrativos dos fiscais e contábeis, enfatizando a natureza receptiva das demandas administrativas.

Acompanhamento e Relatórios

• O acompanhamento próximo dos processos é crucial; isso inclui justificar atrasos e registrar observações relevantes.

• Os relatórios gerados ajudam a aprimorar os processos ao fornecer dados sobre o andamento das tarefas.

Construção de Fluxogramas

• Para construir um processo eficaz, utiliza-se fluxogramas ou POP (Procedimentos Operacionais Padrão), permitindo medir o desempenho dos processos dentro do sistema.

• O foco está em monitorar como cada etapa do processo está sendo realizada e quais métricas podem ser extraídas dessa análise.

Processos Administrativos e a Jornada do Cliente

Estruturação de Processos

• O apresentador discute exemplos de processos administrativos, destacando a importância de entender o fluxo no processo macro da jornada do cliente.

• Um dos processos foi reconstruído recentemente, com ajustes contínuos para melhorar sua eficácia. A construção é baseada em um fluxograma que orienta as etapas do processo.

• O fechamento do cliente agora inclui desdobramentos que não estavam presentes anteriormente, permitindo uma diversificação e enriquecimento do processo.

• O processo é acionado sempre que um novo cliente entra, iniciando a jornada com o fechamento e constituição, gerando campos de resposta específicos conforme as ações tomadas.

• A gestão de processos não se limita ao acompanhamento; também gera atividades na lista de entregas, contribuindo para resultados mais eficazes.

Detalhamento das Atividades

• Durante o cadastro do cliente, diferentes checklists são utilizados para controlar as atividades necessárias dentro do mesmo processo.

• O apresentador menciona prazos específicos para elaboração e envio de contratos, enfatizando a agilidade no cumprimento dessas etapas.

• Ao concluir um processo antes do prazo técnico, ele pode ser marcado como antecipado na lista de entregas, facilitando o acompanhamento das tarefas realizadas.

• A conclusão da jornada do cliente permite uma visão clara sobre a gestão dos processos e possibilita relatórios mensais sobre entregas cumpridas ou não.

• Métricas são coletadas através desse sistema para avaliar a eficiência dos processos e justificar eventuais falhas nas entregas.

Comparação entre Processos

• O apresentador sugere que existem diferentes abordagens para processos semelhantes em contabilidade, ressaltando como cada equipe pode ter métodos distintos apesar de objetivos comuns.

• É destacado que o sistema é flexível e permite várias opções dentro dos processos, promovendo adaptações constantes conforme necessário.

• A versatilidade nos processos administrativos é mencionada como uma vantagem significativa na gestão interna da empresa.

• Uma comparação com outro participante revela diferenças significativas entre os métodos utilizados em onboardings diversos dentro da mesma área funcional.

• O apresentador conclui enfatizando a importância dessa diversidade nos métodos administrativos para atender às necessidades específicas da organização.

Fluxograma e Processos Internos

Importância do Fluxograma no Departamento

• O fluxograma é uma ferramenta que ajuda a instruir novos colaboradores, facilitando sua integração ao departamento.

• O processo segue uma estrutura semelhante à jornada do cliente, mas de forma mais enxuta e focada em aspectos internos.

Acolhimento e Entregas

• Ao salvar informações no sistema, as entregas são automaticamente atualizadas na lista de tarefas, permitindo o acompanhamento das atividades realizadas.

• A clareza do processo é essencial para orientar tanto novos funcionários quanto aqueles com experiência, garantindo que todos saibam suas responsabilidades.

Processo de Contratação

• Um bom processo de contratação deve ser claro e acessível, permitindo que novos estagiários compreendam rapidamente suas funções através de um passo a passo detalhado.

• O uso de documentos como POP (Procedimento Operacional Padrão) facilita a adaptação dos novos colaboradores.

Processos Simples e Rotineiros

• Existem processos simples, como ajuste de agenda, que são frequentemente utilizados no administrativo e podem ser metrificados para análise posterior.

• A simplicidade não implica em falta de eficácia; processos diretos podem ser tão eficientes quanto os mais complexos.

Gestão Administrativa

• O departamento administrativo também é responsável pela criação de usuários no sistema e pelo atendimento a solicitações diversas.

• Além da gestão de processos, o administrativo lida com cadastros e alterações necessárias nas empresas atendidas.

Uso do Aplicativo pelos Clientes

• Atualmente, 100% dos clientes utilizam o aplicativo para acompanhar entregas e receber notificações sobre seus serviços contábeis.

• O trabalho do administrativo se concentra na liberação de acesso ao aplicativo para novos usuários cadastrados.

A Digitalização na Contabilidade

A Necessidade de Adaptação ao Digital

• O foco do administrativo é liberar o acesso dos clientes ao aplicativo e sistema, enfatizando que a contabilidade deve se adaptar à digitalização, não o contrário.

• É crucial que os clientes também se tornem digitais, pois o mercado está mudando e métodos tradicionais como entrega de documentos via motoboy não são mais viáveis.

Estratégias para Incentivar Clientes a Usar Sistemas Digitais

• Estimular o uso do sistema é fundamental; mostrar aos clientes como ele pode economizar tempo e esforço é uma abordagem eficaz.

• Ensinar os clientes sobre o funcionamento do sistema é essencial, já que muitos não utilizam por falta de conhecimento.

Superando Resistências dos Clientes

• Alguns clientes resistem à mudança e preferem métodos tradicionais. É importante entender essa resistência e trabalhar para superá-la.

• A resistência muitas vezes decorre da falta de familiaridade com o sistema; portanto, educar os clientes sobre suas funcionalidades pode ser um caminho para sua aceitação.

Importância do Suporte Técnico

• O suporte técnico desempenha um papel vital na adaptação dos colaboradores ao novo sistema, oferecendo ajuda desde a introdução até a utilização avançada.

• Ter apoio constante facilita a aprendizagem e permite que novos colaboradores se sintam confortáveis em usar o sistema intuitivo.

Capacitação Contínua e Recursos Disponíveis

• As aulas online semanais são um recurso valioso para esclarecer dúvidas sem necessidade de contato direto com o suporte.

• Encorajamento à participação ativa nas sessões ao vivo; perguntas podem surgir durante a prática e são essenciais para melhorar a experiência do usuário.

Utilização de Acessórios e Suporte no Sistema

Importância do Uso Correto dos Acessórios

• O uso adequado dos acessórios administrativos pode gerar resultados significativos, permitindo a metrificação das entregas.

• O sistema é descrito como intuitivo e prático, com suporte técnico disponível e aulas que facilitam o aprendizado.

Sorteio de Ingressos para Evento

• Um sorteio de ingressos para um congresso em Belo Horizonte está sendo promovido, com participação aberta até o dia 20.

• O evento ocorrerá no Expominas e promete ser uma oportunidade rica em conteúdo e networking.

Reflexões sobre a Presença de Contadores

• A importância da visão do contador é destacada, pois traz uma perspectiva valiosa sobre os conteúdos discutidos.

• Sugestões de temas para futuras lives são solicitadas ao público, incentivando a interação.

Dicas para Novos Usuários do Sistema

• É recomendado que novos usuários aproveitem ao máximo as funcionalidades do sistema para obter bons resultados.

• O encerramento agradece a presença dos participantes e convida interessados a conhecer mais sobre o sistema através das redes sociais.