Consolidar datos de varios libros con Power Query | Curso de Power Query en Excel

¿Cómo consolidar varios archivos en Power Query?

Introducción a Power Query

• Víctor, presentador del curso de Microsoft Excel, da la bienvenida y menciona que se está continuando con el capítulo 5 sobre Power Query.

• Se introduce el tema del día: cómo consolidar varios archivos dentro de Power Query, una tarea común para los usuarios.

Problemas al manejar múltiples archivos

• Se describe un escenario donde los usuarios generan un nuevo archivo cada año (ej. 2016, 2017), lo que complica la comparación de datos entre años.

• La dificultad radica en tener que buscar y juntar manualmente estos archivos para generar reportes comparativos.

Ventajas de usar Power Query

• Con Power Query, es posible colocar todos los datos en una carpeta y realizar la consulta automáticamente, facilitando el análisis.

• Se enfatiza la simplicidad y utilidad de esta herramienta para manejar múltiples archivos sin complicaciones.

Ejemplo práctico

• Víctor muestra tres archivos correspondientes a los años 2015, 2016 y 2017 con registros significativos (más de 6000 por archivo).

• Al abrir cada archivo se verifica que contienen datos específicos del año correspondiente.

Proceso manual vs. uso de Power Query

• Si no se conociera Power Query, el proceso sería tedioso: copiar datos de un año y pegarlos debajo del anterior.

• Este método manual es poco productivo especialmente si hay muchos archivos; aquí es donde entra en juego la eficiencia de Power Query.

Iniciando con Power Query

• Para comenzar a consolidar datos en Power Query, se debe abrir un nuevo archivo Excel e ir a la ficha "Datos".

• Es crucial asegurarse de que todos los archivos estén en una misma carpeta antes de iniciar el proceso en Power Query.

Selección de carpeta

Cómo combinar archivos de Excel en Power Query

Proceso de combinación de archivos

• Se inicia el proceso buscando los archivos en la carpeta del escritorio, donde se encuentran los documentos de 2015, 2016 y 2017.

• Se selecciona la opción "combinar y editar" para verificar y posiblemente modificar algunos datos antes de combinarlos.

• Se elige una tabla con la estructura adecuada que contiene columnas como cliente, entidad, cuenta, fecha, clave del artículo y otros datos relevantes.

• Al aceptar, Power Query comienza a procesar los datos automáticamente sin mostrar el proceso al usuario.

Verificación de datos combinados

• Una vez cargados los datos, se verifica la columna del año para asegurarse de que contenga información de 2015 a 2017.

• Aunque inicialmente solo se muestra 2015, se puede cargar más información para confirmar que todos los años están presentes en una sola consulta.

• Los filtros permiten visualizar solo ciertos años; por ejemplo, al filtrar por 2016 se obtienen únicamente esos registros.

Análisis y ajuste de columnas

• La columna "source name" indica el nombre del archivo original para clasificar mejor los registros combinados.

• Se revisan las configuraciones de tipo de dato: algunas columnas son texto o números; no es necesario realizar cambios si no hay operaciones matemáticas involucradas.

• El formato numérico se ajusta a entero para facilitar la interpretación financiera; esto incluye precios y cantidades.

Cierre del proceso

• Si no hay más modificaciones necesarias en Power Query, se cierra el panel y se carga la información consolidada en Excel.

• Con un total aproximado de 21 mil registros combinados eficientemente desde múltiples archivos sin necesidad de hacerlo manualmente.

Cómo crear tablas dinámicas en Excel

Introducción a las Tablas Dinámicas

• Se presenta la opción de "Tablas Dinámicas Recomendadas" en Excel, que permite al usuario seleccionar informes sugeridos basados en los datos disponibles.

• La funcionalidad de insertar una tabla dinámica es útil para aquellos que no tienen claro qué tipo de análisis desean realizar.

Creación de Informes

• Se inicia el proceso para crear una tabla dinámica a partir de los datos de ventas, organizando la información por año y precio.

• Se genera un gráfico dinámico que muestra las ventas anuales, destacando el mejor año con 10 millones 666 mil en ventas.

Comparativos y Análisis Detallado

• Se sugiere copiar la tabla existente y modificarla para incluir comparaciones mensuales además de anuales.

• Se discute la importancia de presentar datos claros, sugiriendo mostrar ceros en celdas vacías para evitar confusiones.

Mejora Visual y Ordenamiento

• Al presentar datos a usuarios sin experiencia en Excel, se enfatiza la necesidad de claridad y orden en los informes generados.

• Se explica cómo ordenar los datos por suma del precio, facilitando así el análisis al identificar rápidamente los clientes con mayores ventas.

Automatización y Eficiencia

• El objetivo principal es automatizar la generación de informes útiles para directivos mediante gráficos adecuados y segmentaciones.

• Se menciona el uso potencial de herramientas como Power Query para consolidar archivos históricos sin complicaciones adicionales.

Enfoque Analítico