Kit para el proceso de evaluación de Software

Introducción al Kit de Herramientas para Evaluación de Software Empresarial

Definición del Kit

• Un kit se define como un conjunto de piezas que se venden con instrucciones para su montaje.

• También puede ser un conjunto de objetos que sirven para un mismo uso o una colección de instrumentos para realizar funciones específicas.

Componentes del Kit

• El kit de herramientas para el proceso de evaluación incluye cinco elementos clave: presupuesto, grillas de evaluación, demostración, RFP (request for proposal) y manual básico para la evaluación.

Presupuesto en el Proceso de Evaluación

Tipos de Presupuestos

• Presupuesto Grueso: Se utiliza inicialmente para tener una idea general del rango de costos; su precisión puede variar hasta un 30%.

• Presupuesto Básico: Detalla la inversión y costos recurrentes; se usa para preseleccionar proveedores y tiene una precisión esperada del 10 al 15%.

• Presupuesto Avanzado: Utilizado durante la gestión e implementación; debe actualizarse tras negociar con el proveedor y puede tener una precisión del 5% si no hay cambios en el alcance.

Grillas de Evaluación

Objetivo y Estructura

• Las grillas permiten objetivizar la comparación entre propuestas; dividen los proyectos en ejes evaluativos como funcionalidad, técnica, empresa proveedora y económica.

• Cada eje recibe una ponderación diferente según su importancia relativa; por ejemplo, en un proyecto A, lo funcional tiene 40 puntos mientras que lo económico tiene 30 puntos.

Importancia Relativa

• La diferencia en las ponderaciones indica prioridades del cliente; algunos pueden priorizar funcionalidad sobre costo o viceversa. Esto refleja decisiones estratégicas basadas en necesidades específicas.

Demostraciones en el Proceso de Selección

Importancia de las Demos

• Las demostraciones son cruciales ya que permiten ver más allá del análisis inicial; sin embargo, deben ser bien planificadas para evitar problemas futuros.

• Una mala demostración puede llevar a decisiones influenciadas por subjetividades y promesas poco realistas por parte del proveedor, resultando en elecciones inadecuadas.

¿Cómo aprovechar las demostraciones de productos y la RFP?

Importancia de las demostraciones de producto

• Las demostraciones son cruciales en el proceso de selección, pero pueden resultar en decisiones erróneas si no se gestionan adecuadamente.

• Es esencial tener una lista corta de dos o tres productos para realizar comparativas efectivas durante las demos.

• Se requiere claridad sobre los requisitos que se van a analizar del proveedor y del software antes de iniciar las demostraciones.

¿Qué es un RFP?

• El RFP (Request for Proposal) es un documento que detalla las necesidades de un proyecto y solicita propuestas a vendedores calificados.

• Muchas organizaciones, especialmente pequeñas y medianas, carecen de experiencia en adquisiciones técnicas, lo que hace necesario el uso del RFP para seleccionar proveedores adecuados.

Razones para emitir un RFP

1. Encontrar el proveedor adecuado: Permite lanzar una convocatoria amplia donde compiten tanto empresas conocidas como desconocidas.

2. Responsabilidad y buena administración: Fomenta la equidad y transparencia, minimizando riesgos de corrupción o favoritismo.

3. Evaluación de necesidades: Facilita la comunicación con partes interesadas para definir requisitos mensurables claros desde el inicio del proyecto.

4. Cumplimiento normativo: Necesario cuando políticas internas o regulaciones gubernamentales exigen procesos transparentes y auditables.

5. Envergadura del proyecto: Justifica la creación del RFP cuando la inversión o complejidad es significativa, asegurando una evaluación criteriosa de propuestas.

Elementos clave en una RFP

• Debe incluir especificaciones detalladas sobre el producto o servicio requerido, así como información necesaria del oferente (precios, cronograma, etc.).

• Incluir antecedentes sobre la organización y detalles sobre los involucrados en el proyecto es fundamental para dar contexto a los proponentes.

• Definir claramente las expectativas de desempeño y los métodos para monitorear dicho desempeño ayuda a establecer estándares claros desde el principio.

Consideraciones finales al redactar una RFP

• Proporcionar un cronograma tentativo para entregables asegura que todas las partes estén alineadas respecto a plazos importantes durante el proyecto.

• Especificar condiciones claras sobre pagos, premios por buen desempeño y penalizaciones por incumplimientos fomenta responsabilidad entre proveedores seleccionados.

• La estructura estandarizada solicitada a los proponentes simplifica tanto su trabajo como el proceso evaluativo posterior.( t = 840 s)

Proceso de Selección de Contratistas

Cronograma del Proceso

• Es fundamental que el cronograma del proceso sea claro, especificando fechas límite para consultas relacionadas con el RFP, recepción de propuestas y demostraciones.

• Se deben incluir fechas clave como la convocatoria para presentar ofertas, la primera selección y la fecha estimada de contratación.

Documentación Necesaria

• La carta de invitación a presentar propuestas es esencial para invitar a proveedores a participar en el proceso.

• La carta para desestimar una propuesta debe ser formal y agradecer al proponente por su esfuerzo, explicando las razones de la desestimación.

Proceso de Descalificación

• Al desestimar una propuesta, se debe especificar que no se contrate con otro proveedor hasta que la desestimación sea efectiva.

• La carta de descalificación debe detallar las razones específicas por las cuales se tomó esta decisión.

Carta de Adjudicación

• La carta de adjudicación informa al proponente cuya solución mejor satisface los requerimientos del RFP, aunque no implica un contrato inmediato.

• Es importante notificar al adjudicado sin firmar contrato hasta que hayan vencido los plazos establecidos para otros proponentes.

Pasos Básicos en el Proceso RFP

Establecimiento de Límites del Proyecto

• Antes de redactar el RFP, es crucial consultar sobre limitaciones como presupuesto total aprobado y plazos inamovibles.

Identificación de Partes Interesadas

• Hablar con todas las partes interesadas ayuda a definir claramente las necesidades del proyecto antes de avanzar.

Diseño de Criterios de Calificación

• Redactar criterios ponderados para evaluar propuestas puede facilitar la toma decisiones; estos pueden clasificarse en una escala del 1 al 10.

Evaluación Funcional y Técnica

• En proyectos tecnológicos, es común dividir la evaluación en cuatro ejes: funcionalidad, tecnología, empresa proveedora y aspectos económicos.

Cómo redactar y distribuir una RFP

Proceso de Redacción y Distribución de la RFP

• La redacción de la RFP es el primer paso crucial, seguido por su distribución. Es fundamental que los proveedores potenciales vean la RFP para que el esfuerzo no sea en vano.

• La elección del lugar para publicar la solicitud depende del tipo de proveedores que se deseen alcanzar, ya sean locales o internacionales. Las bases de datos de RFP son recursos gratuitos útiles para dar a conocer las necesidades del proyecto.

• Al revisar las propuestas, es importante prestar atención especial a las secciones dedicadas a los servicios de implementación, donde generalmente se encuentran las soluciones propuestas.

Evaluación y Selección de Proveedores

• Verificar antecedentes del proveedor es esencial. Se pueden utilizar directorios como Evaluando RP o Evaluando Software para obtener listas amplias de proveedores con software adecuado.

• Es recomendable puntuar las respuestas de los proveedores utilizando criterios previamente establecidos al redactar la RFP. Esto ahorrará tiempo en el largo plazo y facilitará la toma de decisiones.

• Asignar un valor entre 1 y 10 a cada respuesta según su relevancia permite ajustar resultados basados en criterios ponderados, lo cual ayuda a determinar qué proveedor tiene mejor experiencia en áreas clave.

Negociación y Formalización del Contrato

• La selección del proveedor no implica un acuerdo vinculante inmediato; la respuesta a la RFP es solo una propuesta inicial. Se puede usar como base para refinar detalles durante negociaciones posteriores.

• Es vital documentar todos los acuerdos sobre plazos y entregables en el contrato final, asegurándose que estos detalles estén incluidos adecuadamente en un anexo correspondiente.