9 Hidden Features to Use TODAY in Microsoft Teams!

Verborgene Funktionen in Microsoft Teams

Einführung in Microsoft Teams

• Bei der Nutzung neuer Technologien ignorieren viele Nutzer oft die detaillierten Handbücher, was zu einer suboptimalen Nutzung führt.

• Der Vortrag zielt darauf ab, versteckte Funktionen und Einstellungen in Microsoft Teams vorzustellen, um die Arbeit effizienter zu gestalten.

• Ein kostenloses E-Book wird angeboten, um die Nutzung von Teams-Meetings zu verbessern.

Aktivitätsfeed verwalten

• Der Aktivitätsfeed kann überflutet sein mit Benachrichtigungen; es gibt Möglichkeiten, diese zu kontrollieren.

• Um Benachrichtigungseinstellungen anzupassen, navigiere zum Menü „Benachrichtigungseinstellungen“ im Aktivitätsfeed oder direkt über die Teameinstellungen.

• Nutzer können spezifische Benachrichtigungen wie Meeting-Einladungen deaktivieren, um den Feed übersichtlicher zu gestalten.

Chats und Kanäle optimieren

• Inaktive Chats können ausgeblendet werden, um sich auf relevante Konversationen zu konzentrieren.

• Um einen Chat auszublenden, klicke auf das Drei-Punkte-Menü und wähle „Ausblenden“; der Chat bleibt jedoch weiterhin zugänglich über die Suchfunktion.

• Es gibt eine neue Funktion zum Ausblenden inaktiver Kanäle; dies hilft bei der Organisation von Teams mit vielen Kanälen.

Besprechungsoptionen anpassen

• Bei der Planung eines Meetings können verschiedene Optionen zur Kontrolle des Meetings festgelegt werden.

• Zu den nützlichen Optionen gehören: Wer präsentieren darf, ob der Meetingchat aktiviert ist und ob Mikrofone für Teilnehmer deaktiviert sind.

• Mit Co-Pilot Integration können KI-generierte Notizen erstellt sowie Meetings automatisch aufgezeichnet und transkribiert werden.

Integration anderer Apps

• Nutzer können Anwendungen wie Word, PowerPoint und Excel direkt in Microsoft Teams integrieren.

Nutzung von Microsoft Teams für die Produktivität

Erstellung neuer Inhalte in Teams

• Es ist möglich, ein neues Dokument zu erstellen, indem man ein leeres Dokument öffnet. Dieses wird dann im OneDrive Business-Konto gespeichert.

• Die Integration von Office-Anwendungen in Teams ermöglicht schnellen Zugriff auf bestehende Dateien und die Möglichkeit, neue zu erstellen.

Nachrichtenplanung in Teams

• Nutzer können Nachrichten an Kollegen planen, auch wenn diese nicht im Büro sind.

• Durch einen Rechtsklick auf den Senden-Button kann der Zeitpunkt der Zustellung festgelegt werden (z.B. morgen um 9 Uhr).

• Änderungen an geplanten Nachrichten sind einfach durch Hover über die Nachricht und Auswahl des Bleistift-Symbols möglich.

Benachrichtigungen während der Freizeit verwalten

• Nutzer können Benachrichtigungen während ihrer Freizeit minimieren, um Ablenkungen zu vermeiden.

• Über das Viva Insights-App in Teams können Einstellungen für "Ruhezeiten" vorgenommen werden, um Benachrichtigungen außerhalb bestimmter Zeiten auszuschalten.

• Ruhezeiten können individuell angepasst werden (z.B. keine mobilen Benachrichtigungen am Wochenende).

Verfügbarkeit innerhalb von Teams verwalten

• Nutzer können ihren Status ändern, um anderen mitzuteilen, dass sie nicht verfügbar sind.

• Eine Statusnachricht kann definiert werden und automatisch nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden (z.B. morgen um 9 Uhr).

Effizientes Arbeiten mit Chats und Dateien

• Nutzer können Chats in einem neuen Fenster öffnen, um gleichzeitig an Dateien zu arbeiten.

• Das Öffnen von Office-Dokumenten direkt in den Desktop-Anwendungen ist möglich und verbessert die Benutzererfahrung erheblich.

• Um dies einzustellen, müssen die Datei-Einstellungen geändert werden; danach öffnen sich Dokumente direkt in der entsprechenden Anwendung.

Fazit zur Nutzung versteckter Funktionen in Teams