Webinar: Optimiza tu CFDI de traslado con la Carta Porte de Intelisis ERP

Introducción al Webinar sobre CFDI de Traslado

Bienvenida y Presentación

• Manuel Ramírez da la bienvenida a los participantes del webinar, destacando que se llevarán a cabo sesiones cada 15 días durante el año 2026.

• Se menciona que Intélis Software es una compañía mexicana con un ERP de última generación, ofreciendo soluciones para potenciar negocios.

Presentación de los Ponentes

• Esteban Fuerte es presentado como consultor en Intélis, quien conecta innovación tecnológica con soluciones prácticas para organizaciones.

• Alejandro, otro ponente, tiene más de 17 años de experiencia en estrategias empresariales y se especializa en transformar datos complejos en soluciones claras.

¿Qué es la Carta Aporte?

Definición y Propósito

• Alejandro introduce el tema de la carta aporte como un complemento exigido por el SAT, funcionando como un comprobante fiscal digital (CFDI).

• La carta aporte asegura que las mercancías trasladadas tienen un origen lícito, ayudando a combatir el mercado ilegal.

Detalles Específicos del CFDI

• El CFDI incluye información detallada sobre la mercancía: tipo, cantidad, origen y destino.

• Se especifica que puede haber múltiples destinos en una misma carta aporte y se requiere detallar horarios estimados de salida y llegada.

Obligaciones Relacionadas con la Carta Aporte

Requisitos Legales

• La falta de este documento puede resultar en multas para las empresas; su obtención es crucial para evitar problemas legales.

• Existen diferentes situaciones que obligan a emitir una carta aporte: traslado de hidrocarburos o mercancías propias a distancias mayores a 30 km.

Tipos de Carta Aporte

• Se mencionan distintos tipos de cartas aporte según el medio de transporte: terrestre, marítimo, aéreo o ferroviario.

¿Qué es la carta aporte de mercancías vendidas?

Definición y Propósito

• La carta aporte de mercancías vendidas es un documento utilizado por los comerciantes para trasladar mercancía a sus clientes, especialmente cuando se utilizan medios propios y se recorren más de 30 km.

Proceso de Emisión

• Para emitir la carta aporte, primero se debe timbrar una factura normal, que es esencial para el proceso. Luego, se realiza el timbrado específico de la carta aporte dentro del sistema.

Características del Documento

• El timbrado de la carta aporte es estadístico y no implica ingresos o egresos fiscales; no se envía al cliente, sino que es un documento interno.

Detalles Específicos

• Se pueden definir cantidades específicas de mercancía a trasladar; por ejemplo, si se compran 100 kg pero solo se envían 50 kg. Esto permite un control más preciso sobre lo que realmente se transporta.

Información Adicional Requerida

• Al realizar el complemento de la carta aporte, hay que indicar si el traslado es nacional o internacional. En caso internacional, deben capturarse claves arancelarias específicas.

Aspectos Logísticos en el Traslado

Estimaciones y Cálculos

• Es necesario marcar la fecha estimada de salida y llegada del transporte. Esta información puede variar debido a eventualidades durante el traslado.

Automatización en Captura de Datos

• El sistema facilita la carga automática de orígenes y destinos utilizando información preexistente del cliente y almacén, ahorrando tiempo en la captura manual.

Validación Automática

• Intelis valida automáticamente los datos ingresados contra las estructuras requeridas por el SAT. Si hay discrepancias, no permitirá continuar hasta corregirlas.

Emisión para Terceros: Carta Aporte de Ingreso

Situaciones Especiales

• Cuando una empresa transportadora traslada mercancía ajena (de terceros), utiliza un movimiento denominado "carta aporte de ingreso", cumpliendo con las mismas validaciones exigidas por el SAT.

Métodos para Alimentar Datos

• Se recomienda utilizar archivos Excel para facilitar la entrada masiva de datos en lugar de hacerlo manualmente. Esto optimiza el proceso y reduce errores potenciales.

¿Cómo se carga la información en la carta porte?

Proceso de Carga de Información

• Se requiere información detallada sobre los artículos, como peso, descripción y claves del SAT, para alimentar el XML de la carta porte.

• La función de carga permite agregar artículos sin necesidad de ampliar el catálogo con productos no comercializados, optimizando así el proceso.

• La imagen muestra cómo cargar datos desde Excel, incluyendo clave del artículo, descripción, cantidad y valor de la mercancía.

• El sistema detalla puntos de origen y destino para envíos que incluyen múltiples paradas, mostrando distancias recorridas en el XML.

• La flexibilidad del sistema permite capturar toda la información necesaria para emitir correctamente la carta porte.

Validación y Errores

• Si se tiene una dirección preexistente en el sistema, se puede seleccionar fácilmente; si no, se puede buscar por código postal en el catálogo del SAT.

• Es crucial validar que los códigos postales coincidan con los requerimientos del SAT para evitar errores al emitir documentos.

• Un error en los códigos puede impedir la emisión correcta de la carta porte; es esencial contar con información precisa.

Generación Automática de Documentos

• Al emitir una carta porte, el sistema genera automáticamente un XML y un PDF que pueden ser revisados para verificar coincidencias o errores.

• En caso de errores durante la captura, es posible cancelar y volver a emitir documentos correctos según sea necesario.

Uso entre Sucursales

• Se discute cómo mover mercancía entre diferentes almacenes sin implicar egresos o ingresos complicados en reportes contables.

• Los clientes necesitan trasladar mercancía entre sucursales estratégicas; esto se facilita mediante cartas porte específicas para traslados internos.

¿Cómo gestionar la salida de mercancía en un almacén?

Proceso de salida de mercancía

• La gestión de la salida de mercancía implica conocer el origen y destino, así como los detalles específicos del traslado. Esto permite mantener la trazabilidad del proceso logístico.

• Durante la salida, se puede presentar una discrepancia entre la cantidad solicitada y el stock disponible. Por ejemplo, si se piden 100 unidades pero solo hay 80 disponibles, es crucial registrar correctamente lo que se retira del almacén.

• El timbrado de la carta aporte es esencial en este proceso. Se debe ingresar información relevante como fecha de salida, kilómetros a recorrer y datos del camión y operador.

• Los datos necesarios para completar la carta aporte son alimentados automáticamente por el sistema, facilitando así el proceso logístico.

• Al realizar el timbrado, se generan documentos como XML y PDF que pueden ser utilizados para cualquier eventualidad o entregados al operador encargado del transporte.

Tipos de situaciones en las que se requiere carta aporte

• Existen diferentes escenarios donde se necesita una carta aporte: distribución regular de mercancía, traslado entre sucursales o compras directas donde el proveedor no entrega directamente.

• En ocasiones, es necesario recoger mercancía personalmente debido a acuerdos comerciales con proveedores. Esto puede incluir productos sensibles como medicamentos que requieren cumplir con normativas específicas.

• Si el traslado implica recorrer más de 30 km por vías federales, es obligatorio contar con una carta aporte para evitar problemas legales durante el transporte.

Generación de carta aporte desde órdenes de compra

• Al generar una carta aporte proveniente de una compra, es fundamental identificar claramente los detalles en la orden: proveedor, tipo y cantidad de mercancía adquirida.

• A diferencia del proceso habitual donde se timbra durante un movimiento específico (como transferencias), aquí se utiliza una herramienta dedicada para facilitar esta tarea.

• Esta herramienta permite rastrear movimientos mediante filtros temporales para identificar qué tipo de operación (compras, inventarios o ventas) está relacionada con la generación de la carta aporte.

Detalles finales en la generación

• Una vez identificada la orden necesaria para generar la carta aporte, se procede a detallar todos los campos requeridos incluyendo información sobre el operador y vehículo utilizado para el transporte.

• Es recomendable utilizar esta herramienta especialmente si las cartas aportes son parte integral del día a día empresarial; esto optimiza procesos y mejora eficiencia operativa.

¿Cómo se genera una carta aporte en Intelis?

Proceso de generación de la carta aporte

• Intelis obtiene datos del proveedor, incluyendo sucursales y almacenes definidos en la orden de compra.

• Es posible modificar los orígenes y destinos dentro de la carta aporte, especificando fecha y hora de salida y arribo, así como kilómetros recorridos.

• El sistema genera un XML y PDF para facilitar el traslado de mercancía, asegurando que todo esté en regla durante revisiones o visorías.

• La carta aporte se emite comúnmente a partir de una orden de compra, pero también puede generarse desde una entrada de compra según las necesidades del cliente.

• Intelis ofrece flexibilidad al definir el flujo para emitir la carta aporte en diferentes etapas del proceso logístico.

Integración con otros módulos

• La emisión de cartas aporte no está vinculada a embarques hasta el momento actual; los movimientos se generan principalmente en ventas.

• Los módulos permiten gestionar logística y programación para asegurar que las cartas porte estén correctamente emitidas antes del embarque.

• La programación previa es crucial para evitar errores al generar cartas porte; toda información alimenta el módulo correspondiente.

• Se pueden incluir diferentes tipos de cartas porte en un mismo movimiento, facilitando entregas múltiples durante un solo viaje.

• La integración en tiempo real permite verificar si las cartas porte están timbradas antes del embarque, evitando problemas legales.

Trazabilidad y validaciones

• Intelis asegura que todos los documentos cumplan con normativas fiscales mediante validaciones automáticas al timbrar documentos ante el SAT.

• Se busca evitar problemas legales manteniendo trazabilidad sobre la información relacionada con las cartas porte generadas.

• Los usuarios pueden acceder fácilmente a los adjuntos (XML y PDF), garantizando que cuentan con toda la documentación necesaria para sus operaciones logísticas.

• El sistema envía información al SAT durante el timbrado, asegurando que no se emitan documentos erróneos ni problemáticos fiscalmente.

• La disponibilidad inmediata de información permite tomar decisiones rápidas ante imprevistos en procesos logísticos.

Proceso de Embarque y Carta Aporte

Importancia de la Carta Aporte

• Se debe embarcar solo lo que tiene su carta aporte, comunicando adecuadamente el movimiento para evitar problemas.

• Si la sucursal está cerrada, es necesario emitir una nueva carta aporte para evitar discrepancias con la autoridad.

Manejo de Errores en Cartas Aporte

• Es crucial generar un nuevo movimiento de carta aporte si se necesita devolver mercancía no recibida.

• Una carta aporte ya timbrada no puede ser corregida; debe cancelarse y generarse una nueva.

Trazabilidad y Control de Mercancías

• La trazabilidad implica saber dónde está la mercancía en cada momento, aunque esto requiere procesos adicionales a la carta aporte.

• Intélicis ofrece reportes sobre documentos timbrados y cancelados, permitiendo auditar errores humanos en las cartas aportes.

Impacto en Riesgos Fiscales

• La correcta emisión de cartas aporta ayuda a evitar problemas con auditorías del SAT, especialmente con revisiones automatizadas.

¿Cómo facilitar el proceso de emisión de cartas aporte?

Importancia de la veracidad en la información

• La autoridad puede cuestionar distancias incorrectas en las cartas aporte, lo que resalta la necesidad de datos precisos al llenar estos documentos.

• Se enfatiza que es crucial proporcionar tiempos realistas para la entrega de mercancías, evitando así problemas con las autoridades por información errónea.

Automatización del proceso

• Llenar una carta aporte puede ser tedioso; automatizar este proceso ayuda a reducir errores y mejora la atención a los detalles necesarios.

• Con el aumento en las revisiones por parte del SAT, es vital que los datos sean correctos para evitar sanciones relacionadas con mercancía no lícita.

Responsabilidades en la emisión de cartas aporte

• En caso de utilizar un flete externo, es responsabilidad del proveedor de transporte emitir la carta aporte, aunque se requiere información del cliente para su correcta elaboración.

Configuración inicial necesaria

• Para operar correctamente con cartas aporte desde Intélicis, se necesita información básica como peso y volumen de los artículos, así como datos sobre operadores y vehículos.

• Es esencial tener direcciones precisas tanto del cliente como de los almacenes para asegurar que toda la información esté disponible al momento de emitir una carta aporte.

Manejo de Caja y Capacitación en Intelisis

Proceso de Manejo en Caja

• Se discute la importancia del manejo en caja, donde el sistema debe saber qué peso utilizar para las piezas o bolsas.

• La capacitación es esencial, especialmente cuando hay rotación de personal y nuevos operadores que necesitan ser registrados con su número de licencia.

Soporte y Consultoría

• Se mencionan guías entregadas durante el proceso de implementación para ayudar a los usuarios a resolver dudas.

• El equipo de consultoría está disponible para brindar apoyo continuo a los usuarios ante cualquier inquietud.

Responsabilidad del Cataporte en Compras

Preguntas sobre el Cataporte

• Un participante pregunta quién debe ser responsable del cataporte cuando el cliente retira material comprado: ¿el cliente o el proveedor?

• Se aclara que si el cliente transporta la mercancía, él es responsable de emitir la carta aporte necesaria.

Opciones para Generar Cartaporte

• La carta aporte se puede generar manualmente o mediante una herramienta; se recomienda usar la herramienta por su rapidez y facilidad.

• La elección entre método manual o herramienta depende del volumen de compras; si son muchas, es más eficiente usar la herramienta.

Emisión de Cartaporte para Rescates Carreteros

Dudas sobre Direcciones y Almacenes

• Un participante plantea dudas sobre qué dirección colocar en la cartaporte si no hay un destino fijo al rescatar unidades en carretera.

• Se explica que se debe ingresar el taller como destino, utilizando búsquedas por código postal si no hay datos completos del cliente.

Definición del Origen

• Para definir el origen en carretera, no se necesita una dirección exacta; basta con indicar la localidad aproximada.

• Es posible incluir notas adicionales sobre la ubicación inicial, como "vía federal", lo cual ayuda a clarificar detalles logísticos.

Cierre y Agradecimientos

Conclusiones Finales

• Se agradece a los participantes por su atención e interacción durante el webinar.

• Se invita a los asistentes a enviar preguntas adicionales y participar en futuros webinars organizados por Intelisis Software.