[....]. | Tijdwinst.com

Welkom bij de Tijdwinst Podcast

Introductie van het onderwerp uitstelgedrag

• Welkom door Buren Deusings en Patrick van der Gulk, die het thema uitstelgedrag introduceren. Ze benadrukken dat mensen vaak taken uitstellen tot het laatste moment, wat niet altijd een kwestie is van simpelweg op tijd beginnen.

• Het brein ervaart complexiteit als angstig en overweldigend, wat kan leiden tot uitstelgedrag. De podcast biedt praktische tips om dit gedrag aan te pakken.

Herkenning van uitstelgedrag

• Patrick en Buren bespreken hoe herkenbaar uitstelgedrag is voor veel mensen. Het gevoel van onduidelijkheid over waar te beginnen kan leiden tot het kiezen voor kleinere, minder belangrijke taken.

• Dit gedrag wordt vaak aangeduid als werkontwijkend gedrag; mensen vermijden grote taken door zich te richten op kleinere taken die gemakkelijker zijn om af te ronden.

Werkontwijkend gedrag

• Mensen hebben de neiging om kleine taken op te pakken in plaats van grote, uitdagende taken, wat leidt tot een vals gevoel van productiviteit. Dit kan resulteren in frustratie wanneer belangrijke deadlines naderen zonder dat er vooruitgang is geboekt op cruciale projecten.

• Er wordt besproken dat zelfs nuttige activiteiten soms worden gekozen boven belangrijkere taken, omdat deze laatste intimiderend kunnen zijn voor het brein. Hierdoor blijven essentiële werkzaamheden liggen terwijl men zich bezighoudt met minder relevante zaken.

Psychologische aspecten van uitstelgedrag

• Het brein vindt voldoening in het afronden van taken, ongeacht hun grootte of impact; dit verklaart waarom mensen geneigd zijn om kleinere dingen eerst af te handelen voordat ze zich aan grotere uitdagingen wagen.

• Ondanks dat men weet dat deze aanpak niet optimaal is, blijft men vasthouden aan werkontwijkend gedrag als een manier om stress of angst te vermijden bij grotere verantwoordelijkheden zoals rapporten of plannen die meer aandacht vereisen.

Conclusie over vluchtgedrag

• De sprekers wijzen erop dat dit vluchtgedrag voortkomt uit de behoefte om actief bezig te zijn en niet stilgevallen te lijken; hierdoor lijkt men productief terwijl belangrijke taken worden genegeerd.

De Onbewuste Keuzes en Uitstelgedrag

Het proces van onbewuste keuzes

• Mensen maken vaak onbewuste keuzes zonder er bewust over na te denken, wat leidt tot uitstelgedrag. Dit kan voortkomen uit angst of onzekerheid over de omvang van een taak.

• Het brein zoekt naar makkelijke oplossingen, zoals vluchtgedrag, om niet geconfronteerd te worden met uitdagende taken. Dit gebeurt vaak zonder dat men zich hiervan bewust is.

De impact van zelfreflectie

• Het stellen van vragen zoals "Waarom doe ik dit?" helpt individuen om bewuster na te denken over hun acties en de redenen achter hun uitstelgedrag.

• Door stil te staan bij de taken die bij een project horen, kunnen mensen beter begrijpen wat er moet gebeuren en zo het uitstelgedrag verminderen.

De werking van het brein

• Het brein heeft verschillende delen die verschillende functies vervullen: automatische reacties, herinneringen en complexe probleemoplossing.

• Ons limbisch systeem stimuleert gedrag dat ons gelukkig maakt door dopamine vrij te geven, wat kan leiden tot kortetermijnbeloningen in plaats van het aanpakken van complexere taken.

Sociale druk en productiviteit

• Mensen willen graag aardig gevonden worden; dit verlangen beïnvloedt hun keuze om kleinere, gemakkelijkere taken aan te pakken in plaats van grotere projecten.

• Wanneer iemand waardering toont voor kleine bijdragen, versterkt dit het gevoel nuttig te zijn en kan het leiden tot een voorkeur voor deze korte termijn beloningen.

Stress en gewoontes

• Onder druk vallen mensen vaak terug op automatische gewoontes die ze eerder hadden willen veranderen. Stress verergert deze neiging.

• Complexe problemen vereisen tijd en aandacht; als we gestrest zijn, is het moeilijker om ons rationele deel van het brein effectief in te schakelen.

Het Automatische en Denkende Brein

De rol van het automatische brein

• Het automatische brein reageert snel op gevaar, zoals het springen opzij voor een auto, zonder bewuste overweging.

• Dit deel van de hersenen handelt op routinebasis en is verantwoordelijk voor instinctieve reacties zoals vechten of vluchten.

Bewust nadenken en uitstelgedrag

• Voor complexe taken is het belangrijk om bewust na te denken met het denkende brein, in plaats van automatisch te handelen.

• Door bewust keuzes te maken over productiviteit en taken, kunnen betere lange termijn conclusies worden getrokken.

De gevolgen van uitstelgedrag

• Veel studenten ervaren druk om op tijd met hun werk te beginnen, maar vaak wordt dit genegeerd door het automatische brein.

• Wanneer deadlines naderen, kan er paniek ontstaan omdat de benodigde tijd niet overeenkomt met de beschikbare tijd.

Stress en adrenaline bij deadlines

• De stress die ontstaat door naderende deadlines leidt tot verhoogde adrenaline niveaus, wat tijdelijk kan helpen bij prestaties.

• Echter, constant werken onder druk is niet duurzaam en kost veel energie.

Kwaliteit versus prestatie onder druk

• Werken onder hoge druk resulteert vaak in lagere kwaliteit van werk; stress beïnvloedt de uiteindelijke output negatief.

• Er is een verschil tussen presteren onder druk en echt gefocust zijn; focus leidt tot betere resultaten zonder constante stress.

Organisatiecultuur en de Impact op Medewerkers

De gevolgen van een ongezonde werkcultuur

• Het romantiseren van deadlines leidt tot onrealistische verwachtingen, waarbij medewerkers vaak over hun grenzen gaan om aan de eisen te voldoen.

• Veel medewerkers worden uitgeput door deze cultuur, terwijl slechts enkelen doorgroeien naar managementposities; dit resulteert in een hoge turnover.

• Voor elke succesvolle medewerker zijn er mogelijk 30 anderen die de organisatie verlaten vanwege de stress en druk.

Cultuurverandering en het gebrek aan durf

• Leidinggevenden erkennen vaak in privégesprekken dat ze zich niet prettig voelen bij de huidige cultuur, maar durven hier niet openlijk voor uit te komen.

• Er is een sterke sociale druk om conform te blijven binnen de organisatie, wat innovatie en verandering belemmert.

De noodzaak van reflectie en planning

• Medewerkers klagen over het gebrek aan vooruitplanning, wat leidt tot chaos en inefficiëntie in hun werkprocessen.

• Een leidinggevende gaf aan dat als iemand zich ongemakkelijk voelt met de situatie, ze moeten afvragen wat ze daar doen; dit benadrukt het gebrek aan empathie binnen sommige organisaties.

Persoonlijke groei versus organisatie-eisen

• Hoewel sommige mensen profiteren van deze intense werkomgeving als leerschool, is het belangrijk om uiteindelijk een balans te vinden tussen persoonlijke ontwikkeling en welzijn.

• De keuze tussen 'groeien of vertrekken' wordt cruciaal; medewerkers moeten zichzelf respecteren door ruimte te zoeken in gezondere werkomgevingen.

Effectief tijdmanagement

• Tijd nemen voor reflectie is essentieel voor productiviteit; zonder helderheid over taken kunnen medewerkers overweldigd raken.

• Het belang van stilstaan bij wat 'doen' betekent: nadenken over taken kan aanvankelijk tijd kosten maar leidt uiteindelijk tot betere resultaten.

Uitstelgedrag begrijpen

• Het nemen van tijd voor planning wordt vaak gezien als onproductief, terwijl dit juist cruciaal is voor effectief time management.

• Niet nadenken over time management kost meer tijd op lange termijn en kan leiden tot stress. Reflectie helpt bij het creëren van overzicht.

Takenlijstjes en productiviteit

• Takenlijstjes worden vaak pas gemaakt wanneer men overweldigd raakt; dit kan leiden tot inefficiëntie omdat belangrijke taken niet goed worden geprioriteerd.

Het Belang van Overzicht en Projectmanagement

De Rol van het Brein bij Taakbeheer

• Het reactieve deel van ons brein neigt naar het afhandelen van kleine taken, zoals facturen betalen, terwijl grotere projecten vaak blijven liggen.

• Een project wordt gezien als een verantwoordelijkheid die ontrafeld moet worden; het is cruciaal om helder te hebben wat je wilt bereiken en welke stappen nodig zijn.

Uitstelgedrag en Deadlines

• Vaak wachten mensen tot de deadline nadert voordat ze zich richten op grote taken, wat leidt tot stress en kwaliteitsverlies.

• Erkenning dat zonder tijd voor reflectie en planning, men in een cyclus van uitstel kan vervallen.

Het Proces van Structureren

• Het opschrijven van taken helpt om overzicht te creëren; dit is een natuurlijke reactie wanneer men overweldigd voelt.

• Een persoonlijke anekdote over hoe het opschrijven van taken rust bracht bij de spreker's dochter tijdens haar schooltijd.

Rust Door Overzicht

• Duidelijkheid op papier zorgt ervoor dat mensen weer keuzes kunnen maken en minder uitstellen.

• Coachingservaringen tonen aan dat zelfs in rustige periodes er vaak meer werk ligt dan verwacht, wat tijdig aangepakt moet worden.

Vooruitdenken in Projecten

• Voorbereiding op grote projecten is essentieel; vroeg beginnen voorkomt stress later.

• Door vragen te stellen over projectplannen komt men erachter dat er meer werk aan de winkel is dan aanvankelijk gedacht.

Reflectie op Persoonlijke Ervaringen

• De spreker benadrukt het belang van begeleiding in deze processen, zowel als mentor als ouder. Dit helpt anderen om hun prioriteiten helder te krijgen.

Hoe kunnen medewerkers verantwoordelijkheid nemen?

Het belang van zelfinzicht en verantwoordelijkheid

• Medewerkers moeten zelf inzien wat er nodig is om hun doelen te bereiken; een leidinggevende kan deze lijst niet voor hen maken.

• Het is cruciaal dat medewerkers de urgentie en het belang van hun taken begrijpen, anders kunnen ze twijfelen aan hun geschiktheid voor de functie.

• Leidinggevenden moeten duidelijk communiceren wat er verwacht wordt, inclusief deadlines en projectvereisten, om misverstanden te voorkomen.

Uitstelgedrag binnen organisaties

• Er bestaat een patroon van uitstelgedrag bij zowel individuen als teams; dit leidt tot problemen wanneer deadlines naderen zonder voorbereiding.

• Organisaties lijken keer op keer verrast door terugkerende drukke periodes, zoals jaarlijkse evenementen of audits, ondanks dat deze voorspelbaar zijn.

Voorbereiding op hectische tijden

• Het is belangrijk dat organisaties zich voorbereiden op drukke periodes om stress te minimaliseren en efficiëntie te verhogen.

• Individuen moeten rekening houden met terugkerende drukte in hun planning om tijdig resultaten te leveren.

Persoonlijke ervaringen met audits

• De spreker deelt persoonlijke ervaringen over hoe hij zich voorbereidde op audits door extra werk in zijn planning op te nemen.

• Herkenning van patronen in werkdruk helpt individuen om beter voorbereid te zijn en effectiever samen te werken met collega's.

Effectief Omgaan met Uitstelgedrag en Projectmanagement

Het Herkennen van Patroon en Vooruitdenken

• Het is belangrijk om patronen te herkennen in je werk, zodat je vooruit kunt denken over hoe je deze kunt aanpakken.

• Mensen ervaren vaak worstelingen met grote projecten die verschillende deadlines en prioriteiten hebben, wat leidt tot uitstelgedrag.

De Rol van de Baas en Eigen Regie

• De baas vraagt vaak om verantwoordelijkheden, maar het is aan jou om de regie te houden over je taken.

• Door op tijd grenzen te stellen en prioriteiten te maken, kun je rust creëren in je werk.

Keuzes Maken en Prioriteiten Stellen

• Wanneer je niet helder hebt waar je mee bezig bent, loop je het risico overvraagd te worden door nieuwe taken.

• Bewuste keuzes leiden tot betere uitkomsten dan wanneer taken onbewust worden uitgevoerd.

Deadlines Instellen voor Succes

• Het is cruciaal om zelf deadlines aan projecten toe te voegen, vooral als ze geen officiële deadline hebben.

• Zonder deadlines blijven belangrijke taken liggen totdat ze urgent worden, wat stress kan veroorzaken.

Reflecteren op Projecten en Planning

• Regelmatig reflecteren op lopende projecten helpt bij het identificeren van zaken die aandacht nodig hebben.

• Het stellen van een deadline voor ideeën zonder vaste termijn voorkomt dat ze verloren gaan in de drukte van andere werkzaamheden.

Actie Ondernemen door Inplannen

• Het plannen van taken in je agenda geeft ze automatisch een deadline en motiveert tot actie.

• Gewoon opschrijven is niet genoeg; daadwerkelijk plannen zorgt ervoor dat er iets gebeurt met de ideeën die zijn opgedaan.

Hoe Uitstelgedrag te Voorkomen?

De Belangrijke Factoren bij Plannen

• Het voorkomen van uitstelgedrag is cruciaal. Veel mensen plannen tijd in, maar raken afgeleid door andere taken.

• Er zijn vaak twee redenen voor uitstel: gebrek aan zelfvertrouwen of onvoldoende planning. Tijd blokkeren is niet hetzelfde als effectief plannen.

• Echte planning vereist dat je concrete taken bedenkt die passen binnen de geblokkeerde tijd, in plaats van alleen tijd te reserveren zonder duidelijke acties.

Het Verschil Tussen Tijd Blokken en Plannen

• Plannen houdt in dat je projecten terugbrengt tot specifieke acties en inschat hoeveel tijd deze vereisen om goed af te leveren.

• Begin met een werkwoord bij het beschrijven van acties; dit dwingt je om na te denken over wat je daadwerkelijk gaat doen.

Concretisering van Acties

• Mensen weten vaak niet wat ze moeten doen tijdens geblokte tijd, wat leidt tot frustratie en uitstelgedrag.

• Wanneer iemand weet wat hij moet doen, krijgt dit meer prioriteit en kan men beter 'de rug recht houden' tegen externe druk.

Enthousiasme Creëren voor Taken

• Door taken concreet te maken, kunnen mensen enthousiaster worden over hun werk, zelfs als het niet leuk lijkt.

• Dit helpt om werkontwijkend gedrag te verminderen en zorgt ervoor dat belangrijke taken ook echt uitgevoerd worden.

Effectieve Taakbeheer Strategieën

• Maak een lijst van concrete taken; liever 20 duidelijke items dan 2 vage ideeën waarover nog nagedacht moet worden.

• Gebruik visuele hulpmiddelen zoals Trello om projecten overzichtelijker te maken. Zorg ervoor dat de tools niet te simpel zijn zodat ze nuttig blijven.

Samenwerken voor Betere Resultaten

• Als je vastloopt op een project, zoek dan samenwerking met collega's om ideeën uit te wisselen en vooruitgang te boeken.

Hoe effectief plannen en actie ondernemen?

Het belang van samen plannen

• Er wordt benadrukt dat het cruciaal is om samen te plannen op een rustig moment, zodat iedereen zich kan concentreren op de taken die moeten worden uitgevoerd.

• De spreker wijst op de verplichting die ontstaat wanneer je samenwerkt met collega's; het is niet vrijblijvend meer.

Tools versus Denkprocessen

• Het gaat niet om welke tool je gebruikt (zoals Trello of ToDoist), maar om het denkproces dat eraan voorafgaat.

• Software is slechts een middel en geen doel; de focus moet liggen op wat je wilt bereiken.

Persoonlijke voorkeuren in planning

• De spreker deelt zijn ervaring met bullet journaling, waarbij hij aangeeft dat het voor hem niet flexibel genoeg was, maar wel waardevol omdat het dwingt tot reflectie.

• Het gebruik van één consistente tool wordt aangeraden in plaats van constant te wisselen tussen verschillende tools.

Acties en strategieën

• Een duidelijke strategie is essentieel; projecten bestaan uit verschillende acties die goed gedefinieerd moeten zijn.

• Nadenken over wat je gaat doen kost tijd, maar dit proces is belangrijk voor effectieve planning.

Vakmanschap boven tools

• De spreker vergelijkt vakmanschap met gereedschap: een ervaren persoon kan betere resultaten behalen met eenvoudige middelen dan iemand zonder ervaring met geavanceerde tools.

• Te veel focus op tools kan demotiveren en leiden tot uitstelgedrag.

Perfectionisme en actie ondernemen

• Perfectionisme wordt vaak als excuus gebruikt voor uitstelgedrag; actie ondernemen is noodzakelijk.

• Begin met concrete acties in plaats van te blijven hangen in planningen; maak taken zo specifiek mogelijk.

Beginnen met kleine stappen

• Je hoeft niet alle acties tegelijk perfect te beschrijven; begin met de eerste paar belangrijke stappen.

• Onderzoek toont aan dat starten met de eerste actie helpt om momentum te creëren en verder te gaan.

Consistentie als sleutel tot succes

• Plannen is belangrijk, maar er moet ook ruimte zijn voor actie. Blijf niet hangen in denkprocessen.

• Fouten maken tijdens het proces is normaal; consistentie in uitvoering leidt tot betere resultaten.

Effectieve Tijdsplanning en Gewoontes

Het Plannen van Werkmomenten

• De spreker heeft vaste momenten in de week ingepland voor grote projecten, waarbij operationele taken op maandag en vrijdag zijn geconcentreerd.

• Er is gecommuniceerd met de omgeving over deze planning, zodat anderen weten wanneer de spreker beschikbaar is en wanneer niet.

• Door het benoemen van deze gewoontes creëert de spreker een routine die helpt bij het verminderen van mentale belasting.

De Kracht van Gewoontes

• Routines besparen energie omdat ons brein graag dingen afrondt en patronen herkent.

• Het ontwikkelen van gewoontes gaat geleidelijk; zelfs kleine verbeteringen kunnen al een groot verschil maken in productiviteit.

Tips tegen Uitstelgedrag

• Een samenvatting van tips om uitstelgedrag te bestrijden begint met bewustzijn: kijk goed naar wat er ligt en hoe dit concreet gemaakt kan worden.

• Het is belangrijk om helderheid te creëren over wat men wil bereiken en welke acties daarvoor nodig zijn.

Actieplannen Maken

• Na het ontrafelen van taken moet men tijd inplannen voor uitvoering; alleen nadenken zonder actie leidt tot stagnatie.

• Echte planning vereist dat men tijd reserveert voor specifieke taken, anders blijft men slechts tijd reserveren zonder echte vooruitgang.

Reflectie op Planning

• De spreker benadrukt dat simpelweg plannen niet genoeg is; men moet ook daadwerkelijk aan de slag gaan met de geplande activiteiten.

• Er wordt afgesloten met de suggestie dat mensen vragen kunnen hebben over deze onderwerpen, wat ruimte biedt voor verdere discussie.