Новые требования ПДн в 2023 г. Актуальные изменения в обработке и защите и их влияние на АльфаДок
Вступление
Обзор раздела: Вера Скопинцева, руководитель службы поддержки программного комплекса ДОГ, представляется и объясняет цель вебинара.
Представление и цель вебинара
- Вера Скопинцева представляется как руководитель службы поддержки программного комплекса ДОГ.
- Цель вебинара - обсудить изменения законодательства и их влияние на программный комплекс и пользователей.
Актуальные изменения функционала
Обзор раздела: Обсуждаются изменения функционала программного комплекса, которые не связаны с изменениями законодательства.
Изменения функционала
- Обсуждаются изменения функционала программного комплекса, которые уже частично дошли до пользователей.
- Пользователи имеют вопросы по этим изменениям.
Изменение законодательства
Обзор раздела: Рассказывается о существенных изменениях законодательства и их влиянии на пользователей.
Суть изменений законодательства
- Рассказывается о существенных изменениях законодательства, таких как уничтожение персональных данных и уведомление в Роскомнадзоре.
- Показывается, что нужно сделать в программном комплексе для соответствия новым требованиям.
Задавание вопросов
Обзор раздела: Участникам вебинара объясняется, как задавать вопросы и получать на них ответы.
Задавание вопросов
- Участникам рекомендуется задавать все вопросы через специальный блок "Вопросы" для сохранения их и получения ответов.
- Обещается, что все заданные вопросы будут получить ответы от службы поддержки.
Запись и отправка материалов
Обзор раздела: Объясняется процесс записи вебинара и отправки материалов участникам.
Запись и отправка материалов
- Вебинар записывается и будет направлен всем зарегистрированным участникам.
- Отправка записи и презентации будет осуществлена по электронной почте в течение пяти рабочих дней.
Введение в общие сведения
Обзор раздела: Объясняется, что такое вкладка "
Обновление платформы
Обзор раздела: В этом разделе рассматривается процесс обновления платформы и изменения в заполнении информации.
Обновление платформы
- Пользователям, которые уже используют платформу, необходимо обновить ее до следующего запланированного обновления.
- Логика заполнения информации остается прежней: сначала заполняются шаги мастера опроса во вкладке "Общие сведения", затем переходят к заполнению информации о ресурсах, таких как организационная структура и помещения сотрудников.
Потеря данных после обновления
- Данные, которые были уже заполнены, не теряются при каждом обновлении.
- Появляются новые шаги и поля для соответствия требованиям законодательства.
- Если данные все же потерялись, пользователи могут обратиться в службу поддержки по онлайн-консультанту или по электронной почте.
Изменение полей для ведения информации
- Некоторые поля стали обязательными для заполнения в отношении категории субъектов персональных данных.
- Появились новые поля, такие как срок обработки и срок хранения персональных данных.
- Эти изменения связаны с требованиями законодательства и помогают операторам соответствовать им.
Важность заполнения полей
- Заполнение полей о сроках обработки и хранения персональных данных является обязательным для системы.
- Пользователи могут задавать вопросы по этой теме, но необходимо понимать, что хранение входит в понятие обработки персональных данных.
Изменения законодательства
- С 1 марта 2023 года вступили в силу изменения Федерального закона о персональных данных.
- Были определены требования к подтверждению уничтожения персональных данных, проведению оценки вреда и трансграничной передаче данных.
- Операторам необходимо быть внимательными к этим изменениям и следовать требованиям регуляторов.
Уничтожение персональных данных
Обзор раздела: В этом разделе рассматривается приказ Роскомнадзора №159 о подтверждении уничтожения персональных данных.
Приказ Роскомнадзора №159
- С 1 марта 2023 года вступил в силу приказ Роскомнадзора №159 об утверждении требований к подтверждению уничтожения персональных данных.
- Этот приказ определяет, что является подтверждением уничтожения персональных данных и предоставляет операторам четкие требования.
Изменения в продукте
- В связи с этим приказом были внесены изменения в продукте.
- Операторы должны иметь четкое понимание того, что является подтверждением унич
Подтверждение уничтожения персональных данных
Обзор раздела: В этом разделе рассматривается процесс подтверждения уничтожения персональных данных и требования к содержанию формы акта об уничтожении.
Форма акта об уничтожении персональных данных
- Приказ Роскомнадзора определяет, что подтверждением уничтожения персональных данных является акт об уничтожении и выгрузка журнала регистрации событий в информационной системе.
- В приказе не указана сама форма акта, поэтому каждая организация должна самостоятельно создать или использовать готовую форму.
- Для формирования документа "Приказ об уничтожении персональных данных" необходимо определить ответственного за уничтожение (ответственный за организацию обработки ПДн или специально назначенная комиссия).
Содержание приказа об уничтожении персональных данных
- Документ "Приказ об уничтожении персональных данных" содержит информацию о том, кто будет уничтожать персональные данные, в каких случаях их необходимо уничтожать и какие документы нужно сформировать для этого.
- Обновление портфеля документов позволяет получить документ "Приказ об уничтожении персональных данных", который определяет процедуру уничтожения.
Вход в систему и работа с портфелем документов
Обзор раздела: В этом разделе рассматривается вход в систему и работа с портфелем документов для формирования приказа об уничтожении персональных данных.
Вход в систему
- Для работы с системой необходимо зайти на главную страницу по адресу альфа-дог.ру.
- Пользователи платформ заходят по своей отдельной ссылке.
Работа с портфелем документов
- Необходимо зайти в раздел "Данные" и на вкладке "Ответственные" определить ответственного за уничтожение персональных данных.
- Обновление портфеля документов позволяет получить документ "Приказ об уничтожении персональных данных".
- Документ находится в разделе "Портфель документов".
Приказ об уничтожении персональных данных
Обзор раздела: В этом разделе рассматривается содержание приказа об уничтожении персональных данных и его применение.
Содержание приказа
- Приказ об унич
Вступление в силу документа об оценке вреда
Обзор раздела: В данном разделе рассматривается значимость и появление документа об оценке вреда, а также отсутствие требований для проведения этой оценки до его появления.
Значение документа об оценке вреда
- Появление документа об оценке вреда является положительным моментом.
- Ранее не было требований и критериев для проведения оценки вреда.
- Операторы проводили эту оценку на свое усмотрение, основываясь на своем опыте.
Требования к проведению оценки вреда
- Документом регулируются параметры и критерии для определения степени вреда.
- Оператор должен утвердить акт оценки вреда на основании этих параметров.
- Руководитель должен подтвердить утверждение акта.
Проведение оценки в системе
- Операторам необходимо перейти на соответствующую страницу системы и провести оценку вреда для каждой категории субъектов персональных данных.
- Необходимо указать дату проведения оценки вреда.
Порядок проведения оценки вреда
Обзор раздела: В данном разделе рассматривается порядок проведения оценки вреда и формирование соответствующих документов.
Определение степени вреда
- Оператор определяет одну из трех степеней вреда: низкая, средняя или высокая.
- На основании этого определения оператор должен утвердить акт оценки вреда.
Проведение оценки в системе
- Операторы должны перейти на страницу "Оценка вреда" и провести оценку для каждой категории субъектов персональных данных.
- Для каждой категории необходимо указать дату проведения оценки.
Формирование документов
- Для проведения оценки вреда необходимо обновить портфель документов.
- Портфель документов состоит из акта оценки вреда и приказа по проведению оценки.
- Акт оценки формируется на основании параметров приказа роскомнадзора.
Проведение оценки в системе
Обзор раздела: В данном разделе рассматривается проведение оценки в
Настройки звуковых оповещений
Обзор раздела: В этом разделе рассматривается настройка звуковых оповещений.
- Звуковые оповещения отключены.
Оценка вреда и портфель документов
Обзор раздела: В этом разделе обсуждаются оценка вреда и портфель документов.
- При проведении оценки вреда необходимо обратить внимание на системное сообщение о необходимости обновления портфеля документов.
- В портфеле документов должны быть акт оценки вреда и приказ об оценке вреда.
Трансграничная передача данных
Обзор раздела: Рассматривается тема трансграничной передачи данных.
- Трансграничная передача данных является важным аспектом, который может повлиять на деятельность операторов.
- Трансграничная передача данных - это передача персональных данных за пределы Российской Федерации.
- С 1 марта необходимо отправлять уведомления в Роскомнадзор о планируемой трансграничной передаче данных.
- Роскомнадзор может ограничить трансграничную передачу данных в определенных случаях.
Использование Google аналитики и трансграничная передача
Обзор раздела: Обсуждается использование Google аналитики и его связь с трансграничной передачей данных.
- Использование Google аналитики на сайтах рассматривается как трансграничная передача данных, требующая отправки уведомлений в Роскомнадзор.
Трансграничная передача и составление политики
Обзор раздела: Объясняется связь между трансграничной передачей данных и составлением политики обработки персональных данных.
- При осуществлении трансграничной передачи данных необходимо составить приказ и внести соответствующую информацию в политику обработки персональных данных.
- Роскомнадзор рекомендует соблюдать определенные требования при составл
Раздел формы документов и трансграничная передача персональных данных
Обзор раздела: В этом разделе рассматривается заполнение формы документов и важный аспект - трансграничная передача персональных данных.
Формирование документов и задавание вопросов
- Появился новый документ для подписи сотруднику - уведомление о трансграничной передаче персональных данных.
- Задавайте вопросы только в блоке "Вопросы" или ждите конца вебинара, чтобы получить ответ от спикера.
Уведомление о трансграничной передаче
- Уведомление можно задать в конце вебинара через блок "Вопросы" или чат.
- Отправка уведомления происходит через раздел операционной деятельности уведомлений на сайте Роскомнадзора.
- Новый шаг номер 4 позволяет создать уведомление о трансграничной передаче.
- Для отправки уведомления следуйте инструкциям, которые подробно описаны в базе знаний программного комплекса.
Изменения и обновления
- Изменения в системе будут доступны после планового обновления продукта.
- Перейдем к системе и посмотрим, что поменялось.
Ввод данных и раздел "Персональные данные"
- Переходим в раздел "Персональные данные" для обработки информации и формирования документов.
- Здесь находится шаг, отвечающий за трансграничные передачи персональных данных.
Заполнение сведений о трансграничной передаче
- Указываем, что у нас осуществляется трансграничная передача персональных данных.
- Вношение сведений о трансграничной передаче происходит во втором блоке.
- Нужно указать куда мы передаем данные, цель передачи и страну получателя.
- Также необходимо указать дату проведения оценки соответствия требованиям законодательства.
Оценка требований законодательства
- Оценка проводится оператором, который собирается передавать персональные данные за пределы России.
- Методика проведения оценки пока не определена регулятором, поэтому нужно опираться на информацию от Роскомнадзора или устные разговоры с регуляторами.
- Необходимо запрашивать подтверждение выполнения требований и меры, которые принимает организация.
Заполнение перечня персональных данных
- Под
Приказ отграничные передачи и обновление уведомлений
Обзор раздела: В этом разделе рассматривается приказ отграничные передачи и необходимость обновления уведомлений. Обсуждаются изменения в политике и портфеле документов, а также предоставляется информация о том, как отправлять уведомления.
Приказ отграничные передачи
- Изменения в политике требуют соответствующих изменений в портфеле документов.
- Уведомления о трансграничной передаче данных не являются уведомлениями об обработке персональных данных.
Обновление уведомлений
- Для отправки уведомлений о трансграничной передаче данных необходимо обновить портфель документов.
- На сайте Роскомнадзора есть раздел "Помощь База знаний", где можно найти инструкции по отправке уведомлений.
- В данном разделе находится блок с файлами, содержащими инструкцию по формированию и отправке уведомления, а также файл для установки расширения браузера.
Изменения в требованиях к уведомлениям
- С 1 сентября 2022 года отменены большинство исключений, при которых операторы персональных данных могли обрабатывать данные без уведомления Роскомнадзора.
- Теперь осталось всего три исключения, при которых можно обрабатывать данные без уведомления.
Отправка уведомлений
- Необходимо отправить уведомление о трансграничной передаче данных всем организациям, даже если ничего не изменилось в их деятельности.
- Программный комплекс "Альфа-дог" больше не позволяет отправлять уведомления, поэтому требуется использование новой формы на сайте Роскомнадзора.
Изменения в форме уведомлений
- Формы для отправки уведомлений на сайте Роскомнадзора были кардинально изменены после 26 декабря 2022 года.
- Теперь необходимо добавлять информационные системы и цели обработки данных в соответствии с указанными в справочнике Роскомнадзора.
Важность обновления уведомлений
- Даже если ничего не изменилось в деятельности организации, необходимо отправить уведомление о внесении изменений в связи с обновленными формами и подходом к содержанию уведомления.
- Обновление уведомлений позволяет избежать обработки избыточных перс
Отправка уведомления в обработке персональных данных
Обзор раздела: В начале третьего квартала 2023 года пользователи смогут снова отправлять уведомления в Роскомнадзор о обработке персональных данных. Вопросы и запросы поддержки будут рассматриваться как можно быстрее.
Ускорение процесса отправки уведомлений
- Новая форма для отправки уведомлений будет доступна в системе.
- При выборе цели, пользователи могут использовать поле "Иные цели".
- Цель, указанная в поле "Иные", будет автоматически скопирована в соответствующее поле информационной системы.
- Это позволит быстро изменять и обновлять информацию перед отправкой уведомления.
Соблюдение требований законодательства
- Вся информация, связанная с выполнением требований трудового законодательства и закона о государственной гражданской службе, должна быть объединена и отправлена как "Иные" цели.
- Это позволит легко проверить выполнение всех требований законодательства при отправке на сайт Роскомнадзора.
Корректность уведомлений
- Важно отправлять уведомления, которые правильно отражают выполнение требований законодательства.
- Если уведомление вызывает вопросы или не соответствует требованиям, Роскомнадзор может заметить это и запросить исправления.
- Работа над обновленным мастером позволит пользователям вводить информацию и отправлять уведомления, которые будут удовлетворять требованиям Роскомнадзора.
Временные ограничения
- В настоящее время система не позволяет отправлять уведомления быстрее.
- Пользователи могут обратиться в службу поддержки для консультации о возможных способах более быстрой отправки уведомлений.
- Ожидается, что функциональность отправки уведомлений будет доступна в начале третьего квартала 2023 года.
Утечка персональных данных
Обзор раздела: Обсуждаются новые нормативные документы, связанные с утечкой персональных данных. Необходимо знать, какие случаи считаются утечками и как сообщать о них.
Условия для уведомления о утечке
- Уведомление о утечке персональных данных должно быть отправлено в течение 24 часов после обнаружения.
- Дополнительное уведомление должно быть отправлено в течение 72 часов.
Содержание уведомления
Взаимодействие с регуляторами
Обзор раздела: В этом разделе обсуждается взаимодействие операторов с регуляторами по вопросам утечек персональных данных.
Организованность взаимодействия с Роскомнадзор и НКЦ
- Операторы, которые уже имеют организованное взаимодействие с Роскомнадзором и НКЦ по вопросам уведомлений о нарушениях, должны продолжать отправлять информацию об утечках.
- Операторы персональных данных, которые еще не имеют организованного взаимодействия с регуляторами, также должны начать отправку уведомлений.
Информация от регуляторов
- Документы приказов Роскомнадзора и ФСБ являются основой для деятельности операторов по уведомлению о нарушениях.
- Пока нет возможности получить более подробную информацию от регуляторов, так как они пока не отвечают на запросы.
Соблюдение требований приказов
- Если произошла утечка персональных данных, операторы должны руководствоваться требованиями приказа Роскомнадзора №187, приказа ФСБ №77 и своей деятельностью по уведомлению регуляторов.
Обновление системы
Обзор раздела: В этом разделе обсуждается обновление системы и портфеля документов.
Новый документ о взаимодействии
- Появился новый документ в портфеле документов, который описывает внешнее информационное взаимодействие оператора с регуляторами по инцидентам.
- Операторам необходимо обновить целиком портфель документов и ознакомиться с новым документом.
Вопросы пользователей
- Пользователи задают вопросы о появлении нового документа и его реализации.
- Для получения более подробной информации можно обратиться к презентации или записи вебинара, доступной на официальной группе Роскомнадзора ВКонтакте.
Вопросы от слушателей
Обзор раздела: В этом разделе отвечается на вопросы слушателей.
Отправка уведомлений
- Законодательно предельный срок отправки уведомления по новой форме неопределен.
- Операторы могут самостоятельно отправить уведомление на сайте Роскомнадзора или обратиться в службу поддержки для консультации.
Обновление системы
- Обновление системы будет доступно в альфа-доге и платформе в ближайшее время
Отправка записи вебинара
Обзор раздела: В этом разделе рассматривается процесс отправки записи вебинара и получения ссылки на нее.
Отправка записи вебинара
- Запись вебинара будет направлена в течение 5 рабочих дней.
- После отправки, вы получите ссылку на запись вебинара.
- Ссылка будет содержать вашу презентацию и ответы на заданные вопросы.
- Вопросы, заданные в чате, не будут предоставлены письменно.
Выгрузка журнала событий
- Для подтверждения уничтожения персональных данных из информационной системы требуется выгрузка журнала событий.
- Выгрузка должна быть выполнена согласно приказу Роскомнадзора №179.
- Журнал логирования действий должен содержать информацию о произошедших событиях и действиях пользователей.
Содержание выгрузки журнала
- Приказом Роскомнадзора определено, какая информация должна быть содержаться в выгрузке журнала.
- Выгрузка должна содержать информацию о действиях и событиях, произошедших в информационной системе.
Правила уничтожения ПДН
- Правила уничтожения персональных данных должны быть указаны в акте об уничтожении.
- Акт об уничтожении персональных данных должен соответствовать приказу Роскомнадзора.
Уведомление РКН об обработке ПДн
- Организации, осуществляющие только неавтоматизированную обработку персональных данных и связанные с обороной цели, могут быть исключены из уведомления РКН.
- Часть 2 статьи 22 Федерального закона о персональных данных содержит подробности об исключениях.
Исполнение журналов
- Для исполнения журналов в рамках действующей лицензии рекомендуется обратиться в службу поддержки программного комплекса "Альфа Дог".
- Сотрудники службы поддержки помогут с исполнением журналов и ответят на все вопросы.
Работа нескольких пользователей
- Возможно работать с несколькими пользователями под одной учетной записью.
- Рекомендуется создавать отдельные учетные записи для каждого сотрудника.
Создание учетной записи
- [](t
Приказы о внешней информационно-взаимодействий
Обзор раздела: В этом разделе обсуждается необходимость подтверждения порядка внешней информационно-взаимодействий в случае инцидентов, касающихся органов МСУ или бюджетных учреждений. Также рассматривается вопрос о приказах, которые касаются операторов персональных данных.
Приказы и операторы персональных данных
- Приказы Роскомнадзора №187 и ФСБС №77 определяют порядок взаимодействия с регулятором для операторов персональных данных.
- Если вы являетесь оператором персональных данных, то вам необходимо ознакомиться с указанными приказами.
Количество учетных записей и стоимость лицензии
- Для одной коммерческой лицензии нет ограничений на количество учетных записей для одновременного использования.
- Стоимость лицензии зависит от количества юридических лиц, а не от количества учетных записей.
Уничтожение Excel файлов
- Для получения информации о том, как уничтожать Excel файлы с конфиденциальными данными, рекомендуется обратиться в службу технической поддержки по указанному номеру.
Сроки обработки и хранения данных
- Сроки обработки и хранения данных определяются отраслевым законодательством или политикой вашей организации.
- Если срок обработки данных истек и цель достигнута, а также нет других законных оснований для хранения данных, то данные должны быть уничтожены.
Обращение в техподдержку
- В случае обращений в техподдержку через онлайн-консультанта или по электронной почте, все звонки и сообщения будут просмотрены и получат ответ.
- Время работы горячей линии: с 8:00 до 18:00 по московскому времени.
Цели обработки данных
- При заполнении формы на сайте Роскомнадзора желательно указывать цели обработки данных так же, как это делается в мастере опроса.
Применимость приказа №178 Роскомнадзора
- Если ни один из показателей, указанных в приказе №178 Роскомнадзора, не применим к вашей организации, то степень вреда будет отсутствовать.
- В акте должно быть указано отсутствие ст
Нормативные документы и требования
Обзор раздела: В этом разделе говорится о нормативных документах и отсутствии требований по обязательному наименованию документов.
Отсутствие требований по наименованию документов
- В нормативных документах, таких как Федеральный закон 152, постановления правительства и приказы роскомнадзора, нет требований по обязательному наименованию документов.
- Регуляторы не задают запросы о наименовании конкретных документов в своих проверках.
Значение комплекса Альфадо
- Программный комплекс Альфадо содержит все необходимые документы для выполнения требований.
- Комплект документации в Альфадо успешно проходил проверки регуляторами.
Доработка и вопросы
Обзор раздела: В этом разделе обсуждаются возможность доработки системы и ответы на вопросы участников.
Доработка системы
- Пользователи могут написать свои вопросы о доработке в онлайн-консультанте.
- Возможно, некоторые доработки уже находятся в работе или планируются.
Вопросы о нескольких филиалах
- Ответ на вопрос о возможности работы с несколькими филиалами зависит от предпочтений и потребностей организации.
- Если филиалы расположены близко друг к другу, можно формировать комплект документов для каждого филиала отдельно.
Обратная связь и будущие вебинары
Обзор раздела: Здесь рассказывается о возможности обратной связи и планах проведения новых обучающих вебинаров.
Обратная связь
- Участники могут оставить обратную связь через онлайн-консультанта.
- Организаторы будут рады получить любую обратную связь для улучшения мероприятий.
Планы на будущие вебинары
- Во втором полугодии 2023 года запланированы новые обучающие вебинары, чтобы ознакомить пользователей с изменениями в системе.
- Изменения в системе значительные, поэтому проведение обновленных вебинаров является необходимостью.