Make with Notion 2024: Product Launch Keynote (Ivan Zhao)

Willkommen bei Make with Notion

Einleitung und persönliche Anekdote

• Ivan Zhao begrüßt die Teilnehmer der ersten Präsenzkonferenz von Notion.

• Er teilt mit, dass er letzten Monat geheiratet hat und seine Frau dazu gebracht hat, Notion-Datenbanken auszuprobieren.

• Die Hochzeit wird als magisches Erlebnis beschrieben, das viele Menschen zusammenbrachte – ähnlich wie die heutige Konferenz mit der Notion-Community.

Wachstum und Community

• Notion hat Nutzer aus 45 verschiedenen Ländern versammelt, was als bedeutender Erfolg gewertet wird.

• Das Unternehmen begann vor 10 Jahren in San Francisco ohne Produkt oder Geschäftsmodell, aber mit der Vision, Software kreativer zu gestalten.

• Der erste Prototyp von Notion zeigt bereits grundlegende Funktionen wie Drag-and-Drop und Blockstrukturen.

Meilensteine und Erfolge

• Vor COVID überschritt Notion eine Million Nutzer; im letzten Quartal wurden über 100 Millionen erreicht – ein großer Meilenstein für das Unternehmen.

• Zhao betont den Stolz auf die leidenschaftlichen Communities weltweit, die Notion nutzen und gestalten.

Beispiele für Nutzung

• Zwei Personen aus Thailand verwenden Notion zur Verwaltung ihrer Klosterprozesse, was die Vielseitigkeit des Tools unterstreicht.

• Toyota nutzt Notion für seine Wissensdatenbank und Projektmanagement durch Kanban-Boards – eine Verbindung zwischen Tradition (Kanban) und moderner Software.

Unterstützung von Innovatoren

• Viele schnell wachsende Tech-Unternehmen wie Figma und OpenAI setzen auf Notion; auch Gründer/-innen vertrauen dem Tool für ihre Startups.

• Einige Creators haben über eine Million Dollar Profit durch den Verkauf von Vorlagen oder Beratung erzielt – ein Beweis für die Qualität des Produkts und der Community.

Philosophie hinter Notion

• Zhao zitiert Marshall McLuhan: „Wir formen unsere Werkzeuge, danach formen unsere Werkzeuge uns“ – dies bleibt das Leitmotiv von Notions Entwicklung.

• Die Vision der Computerpioniere aus den 70er Jahren wird hervorgehoben: Software sollte menschliche Kreativität unterstützen und anpassbar sein wie ein Fahrrad für den Verstand.

Herausforderungen in der Softwareentwicklung

• In den 80er Jahren wurde Software unflexibler; nur Programmierer konnten Anpassungen vornehmen – ein Verlust an kreativer Freiheit für Benutzer.

Einführung in die Philosophie von Notion

Die Vision hinter der Software

• Ivan spricht über die Notwendigkeit, dass Software anpassbar und flexibel sein sollte, ähnlich wie LEGO.

• Er betont, dass viele Softwarelösungen aus denselben grundlegenden Bausteinen bestehen, was eine Rückkehr zu diesen Grundelementen nahelegt.

• Die Idee ist, Endnutzer/-innen zu befähigen, eigene Tools ohne Programmierkenntnisse zu erstellen, da sie Experten in ihrem Fachgebiet sind.

• LEGOs werden als Beispiel für kreative Flexibilität angeführt; alle Bausteine können kombiniert werden und wachsen mit den Nutzern.

• Ivan erklärt die Mission von Notion: Menschen bei der Erstellung schöner Tools für ihre Projekte zu unterstützen.

Vorstellung des Mitgründers und Produktneuheiten

• Ivan stellt seinen Mitgründer Akshay Kothari vor, der über neue Produktbausteine sprechen wird.

• Akshay bedankt sich für das Feedback der Nutzer und kündigt drei Hauptaspekte an: neue Bausteine, neue Workflows und Möglichkeiten zur Teilung von Inhalten.

Herausforderungen im Unternehmen

Interne Kommunikationsprobleme

• Akshay beschreibt ein Problem bei Notion: Chaotische interne Kommunikation durch Slack-Kanäle für Fragen neuer Mitarbeiter/-innen.

• Um diese Unordnung zu beheben, plant das Team einen strukturierten Help-Desk namens "Notino", um Anfragen besser zu organisieren.

Einführung neuer Funktionen

• Ein entscheidender Baustein für den Help-Desk sind Formulare.

• Saatchi vom Formular-Team erläutert die Entwicklung dieser Funktionalität zur Verbesserung der Benutzererfahrung beim Sammeln von Informationen.

Die Rolle von Formularen in Notion

Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten

• Formulare sollen helfen, Informationen effizienter zu erheben und manuelle Prozesse abzubauen.

• Beispiele für Anwendungen umfassen standardisierte Anfragen an interne Teams oder Feedbacksammlungen für Projekte direkt in Notion.

Strukturierte Unterstützung durch Formulare

Formularerstellung und Help-Desk-Funktionalitäten

Grundlagen der Formularerstellung

• Die Grundzüge des Formulars sind bereits erstellt, und es wird betont, dass die Fragen gemeinsam angepasst werden können. Fragentypen umfassen Text, Mehrfachauswahl und Bilder.

• Bei der Erstellung einer Frage zu den Büros werden Optionen automatisch basierend auf den Eigenschaften der Datenbank vorausgefüllt. Eine Pflichtfrage zur Hilfestellung wird eingeführt.

Funktionen des Help-Desk-Formulars

• Das Help-Desk-Formular ermöglicht das Hochladen von Anhängen und bietet ein Feld für Anmerkungen mit längeren Antworten. Es ist derzeit nur intern verfügbar.

• Eine Veröffentlichung im Web ist möglich, um das Formular global zugänglich zu machen. Absender können eine Vorschau sehen, und es wird erfasst, wer das Formular ausfüllt.

Ticketverwaltung und Datenanalyse

• Eingereichte Tickets erscheinen direkt in der Datenbank; verschiedene Teams kümmern sich um unterschiedliche Anliegen. Ein Beispiel zeigt ein Ticket über einen Laptop-Schaden durch einen Hund.

• Die Stärke von Notions Datenbanken liegt in der Filterung von Daten, automatischen Benachrichtigungen bei neuen Tickets und der Visualisierung von Informationen durch Diagramme.

Layouts für individuelle Anpassungen

Einführung in Layout-Anpassungen

• Tyler vom Design-Team stellt neue Layout-Möglichkeiten vor, die eine bessere Anpassung an verschiedene Anwendungsfälle ermöglichen.

Beispiele für Layout-Anpassungen

• Ein Beispiel zeigt eine Aufgabendatenbank mit vielen Eigenschaften; die Übersichtlichkeit kann durch gezielte Anpassungen verbessert werden.

• In einer Rezeptdatenbank werden KI-Eigenschaften verwendet, um Vorbereitungszeiten einzuschätzen und Einkaufslisten zu erstellen.

Flexibilität bei Layout-Gestaltungen

• Unterschiedliche Anwendungsfälle erfordern maßgeschneiderte Layout-Lösungen; Aufgaben und Rezepte benötigen jeweils spezifische Darstellungen.

Praktische Anwendung von Layout-Anpassungen

• Im Help-Desk-Beispiel können Seitenlayouts angepasst werden; Änderungen wirken sich auf alle Seiten in der Datenbank aus.

Fokussierung auf relevante Informationen

Notion Layouts und Individualisierung

Anpassung der Benutzeroberfläche

• Der Benutzer zieht Elemente auf die rechte Seite, um Platz für wichtige Informationen zu schaffen. Durch Klicken auf einen Button können neue Eigenschaften zur Seite hinzugefügt werden.

• Es werden Anhänge und Anmerkungen aus Formularen markiert, um besser zu verstehen, was schiefgelaufen ist. Ein neuer Abschnitt namens "Papertrail" wird erstellt, um weniger wichtige Eigenschaften intern zu organisieren.

• Objekte können per Drag-and-Drop in verschiedene Abschnitte verschoben werden. Die grafische Gestaltung der Kommentare kann angepasst werden, einschließlich der Sichtbarkeit von Eigenschafts-Icons.

• Das angepasste Layout zeigt nun die Eigenschaften unter dem Titel an, während andere Inhalte in einer ausklappbaren Seitenleiste organisiert sind.

Individualisierbare Emojis

• Nutzer können individuelle Emojis hochladen und diese im Workspace teilen. Diese Emojis sind nicht nur für Seiten-Icons nutzbar, sondern auch in Kommentaren und Buttons einsetzbar.

• Ein Beispiel für ein individuelles Emoji wird vorgestellt: "Miles", das als Icon verwendet wird.

Feedback und zukünftige Entwicklungen

• Die Entwickler hoffen, dass Nutzer mit den neuen Layout-Funktionen kreativ arbeiten und ihre Seiten schöner gestalten können. Weitere Funktionen sollen folgen.

Preismodell für Formulare und Layouts

Marktanalyse und Preisgestaltung

• Das Team hat sich gefragt, wie sie Formulare und Layouts preislich gestalten sollen. Viele Lösungen am Markt stoßen schnell an Preisgrenzen.

• Entscheidung getroffen: Formulare und Layouts werden kostenlos ohne Beschränkungen angeboten. Zukünftige Investitionen in diese Bereiche sind geplant.

Feedback-Kultur

• Nutzerfeedback wird aktiv eingeholt, um die Entwicklung der Produkte zu steuern.

Neue Workflows bei Notion

Einführung von Automatisierungen

• Neue Workflows sollen helfen, schneller und effizienter zu arbeiten. Automatisierungen ermöglichen es Nutzern, sich auf kreative Aufgaben zu konzentrieren.

Funktionsweise von Automatisierungen

• Manny erklärt die Funktionsweise: Auslöser (X passiert), gefolgt von einer Aktion (Y geschieht). Dies ermöglicht eine einfache Erstellung von Automatisierungen durch Klicken auf den Blitz in Datenbanken.

Neue Funktionen

• Zwei häufig nachgefragte Funktionen wurden eingeführt: Gmail-Benachrichtigungen und Formeln zur Verfolgung von Projekten.

Automatisierung im Help-Desk-Prozess

Statusänderungen und Automatisierungen

• Wenn der Projektstatus auf „Verspätet“ wechselt, wird das entsprechende Ziel automatisch auf „Gefährdet“ aktualisiert. Dies zeigt die Integration von Gmail und Formularen zur Verbesserung des Tools.

• Ein wichtiges Ticket für Larrys Laptop soll automatisiert der zuständigen Person zugewiesen werden. Die Automatisierung erfolgt durch einen Klick auf den Blitz in der Datenbank.

• Teams in der Help-Desk-Datenbank verwalten die Liste. Eine Formel identifiziert, wer Bereitschaft hat, und weist Tickets automatisch zu.

Flexibilität und Benachrichtigungen

• Um die Flexibilität von Formeln zu demonstrieren, werden wichtige Tickets für die Teamleitung hervorgehoben. Dringende Probleme wie Larrys Laptop werden priorisiert.

• Eine weitere Automatisierung sorgt dafür, dass Larry benachrichtigt wird, sobald sein Ticket gelöst ist. E-Mails werden automatisch versendet, wenn der Status auf „Fertig“ gesetzt wird.

Notion-KI Einführung

Vorstellung von Notion-KI

Funktionen und Integration

• Lauren vom KI-Team stellt Notion-KI vor, ein All-in-One-Tool für Chatten, Suchen, Analysieren und Schreiben. Es integriert sich mit anderen Apps wie Slack und Google Drive.

• Notion-KI kann Anhänge analysieren und strukturierte Besprechungsnotizen aus chaotischen Whiteboard-Sitzungen erstellen.

Kontextualisierte Ergebnisse

• Nutzer können in Prompts auf andere Seiten verweisen, um hilfreichere Ergebnisse zu erhalten. Dies verbessert die Effizienz bei der Lösung von Help-Desk-Tickets.

Priorisierung durch KI im Help Desk

Ticketanalyse durch KI

• Bei neuen Tickets analysiert die KI den Kontext und weist es dem zuständigen Team zu. Ein Beispiel ist das Ticket über einen beschädigten Laptop durch einen Hund.

• Die KI hilft bei spezifischen Fragen zur Haustierversicherung und liefert relevante Informationen direkt aus dem Workspace.

Unterstützung bei Problemlösungen

• Nutzer können mit einem Button „KI fragen“ interagieren; dies lädt Dokumente hoch und ermöglicht eine gezielte Analyse des Schadensfalls.

Notion-KI: Verbesserung und Anwendung

Empfehlungen für Hundesitter

• Die KI durchsucht den Workspace und bietet Empfehlungen an, die in Slack zitiert werden.

• Nutzer können die Antworten kopieren oder als Bild speichern, um sie zu teilen.

Dokumentenerstellung mit KI

• Die KI erstellt ein Dokument mit allen gesammelten Empfehlungen, das in der Dokumentendatenbank gespeichert wird.

• Der Nutzer passt das Dokument an den internen Leitfaden an und fügt Farben, Emojis und Tabellen hinzu.

Weiterentwicklungen von Notion-KI

• Notion-KI wird kontinuierlich verbessert, um schneller und intelligenter zu werden. Verbesserungen bei Datenbankfragen sind geplant.

• Zukünftige Erweiterungen umfassen Integrationen mit GitHub und Jira; Feedback zur App-Nutzung ist willkommen.

Automatisierungen im Notion-Hilfsdesk

Aufbau des Help-Desks

• Ein effektiver Help-Desk wurde in kurzer Zeit aufgebaut, der Formulare zur Fragen-Sammlung nutzt.

• Automatisierungen helfen dabei, Aufgabenstatus zu aktualisieren und Notion-KI als Speicher für Anfragen zu verwenden.

Vorlagen aus der Community

• Es gibt Tausende von Vorlagen aus der Notion-Community, die den Einstieg erleichtern. Diese Vorlagen sind vielseitig einsetzbar für verschiedene Workflows.

Vorlagengalerie: Inspiration und Möglichkeiten

Einführung in die Vorlagengalerie

• Die Vorlagengalerie wird als Inspirationsquelle beschrieben, ähnlich einem LEGO-Shop für kreative Ideen.

• Monatlich werden fast drei Millionen Vorlagen kopiert; dies zeigt das Wachstum im Vergleich zum letzten Jahr auf.

Herausforderungen für Creator

• Viele Creator nutzen Plattformen wie Etsy aufgrund fehlender Funktionen in der Vorlagengalerie zur Geschäftsführung (Zahlungsmanagement etc.).

Marktplatz für Creator-Vorlagen

Neue Entwicklungen im Marketplace

• Der neue Marketplace bietet Tools zum Teilen von Vorlagen sowie Möglichkeiten zum Geldverdienen oder Unternehmensaufbau an.

Sam Catania's Erfahrung

Notion Marketplace: Neue Funktionen und Möglichkeiten

Einführung in das System

• Der Sprecher beschreibt die Notwendigkeit, ein System zu entwickeln, um Tausende von Geschichten vom Pitch bis zur Veröffentlichung zu managen. Dies führte zur Entwicklung eines Systems in Notion, das mit Redakteur/-innen anderer Uni-Zeitungen geteilt wurde.

Vorlagen und deren Nutzen

• Mit Notion können Vorlagen erstellt werden, die spezifische Probleme lösen. Diese Vorlagen können global geteilt werden, um anderen bei der Lösung ihrer Herausforderungen zu helfen.

Marketplace-Funktionen

• Im Marketplace können Creators Zahlungen direkt über Notion einziehen und E-Mail-Adressen von Kund/-innen sammeln, was den Aufbau von Beziehungen erleichtert. Bewertungen und Rezensionen sind ebenfalls möglich.

• Es gibt Maßnahmen zum Schutz der Werke der Creators im Marketplace. Käufer/-innen können Vorlagen kostenlos nutzen, müssen jedoch für eine Weiterverbreitung auf das Inserat des Creators verwiesen werden.

Rückerstattungsrichtlinien und Analysen

• Eine faire Rückerstattungsrichtlinie wird implementiert: Kunden können innerhalb von zwei Wochen ihr Geld zurückbekommen, wobei die Vorlage nach einer Rückerstattung aus dem Workspace entfernt wird.

• Während das Geschäft im Marketplace wächst, erhalten Creators Zugang zu detaillierten Analysen über ihre Kundschaft und deren Präferenzen.

Benutzererfahrung und neue Funktionen

• Die Präsentation neuer Funktionen erfolgt mit einem frischen Design auf notion.com/templates sowie in der Seitenleiste des Workspaces. Dazu gehören auch neue Bausteine wie Formulare und Layouts.

Marktplatz als Wachstumsmotor für Unternehmen

Vision des Marktplatzes

• Der Marktplatz ist in über 100 Ländern verfügbar; Creators behalten 90 % des Umsatzes. Der Verkauf hat ab sofort begonnen.

Feedback von Nutzern

• Erste Eindrücke von ausgewählten Nutzern zeigen Begeisterung für die neuen Funktionen. Das Tool wird als intuitiv beschrieben und hat viele Möglichkeiten eröffnet.

Bedeutung für die Software-Branche

• Die neuen Automatisierungen und KI-Funktionen machen Notion zu einem Game-Changer in der Software-Branche. Nutzer berichten von positiven Erfahrungen beim Einsatz dieser Tools.

Zukunftsausblick: Offline-Modus

Wunsch nach Offline-Nutzung

Fortschritte und Neuigkeiten bei Notion

Transparente Kommunikation über Entwicklungen

• Der Sprecher entschuldigt sich für mangelnde Transparenz in der Kommunikation über Fortschritte, betont jedoch, dass es positive Entwicklungen gibt.

• Einige Teams arbeiten am Offline-Modus von Notion; ein Community-Alpha-Programm wird für 2025 erwartet, um Feedback zu sammeln.

Die Rolle von Notion im Arbeitsalltag

• Es wird auf die Vielzahl an Knowledge-Workers hingewiesen, die verschiedene Software nutzen; Notion fällt in essentielle Kategorien wie Dokumente und Datenbanken.

• Die Mission von Notion ist es, diesen Tools Schönheit und Kreativität zu verleihen.

Einführung des neuen Kalenders

• Ein neu gestalteter Kalender wurde veröffentlicht, der nahtlos in den Notion-Arbeitsbereich integriert ist; Millionen nutzen ihn bereits täglich.

Ankündigung von Notion-Mail

• Der Sprecher kündigt das neue Produkt „Notion-Mail“ an, das E-Mails kreativer gestalten soll.

• Jason und Andrew stellen die Funktionen von Notion-Mail vor und heben hervor, dass E-Mails oft als lästig empfunden werden.

Verbesserung des E-Mail-Erlebnisses

• Das traditionelle Modell des Posteingangs wird kritisiert; es gibt nur eine unendliche Liste an E-Mails ohne Anpassungsmöglichkeiten.

• Vorschlag zur Umgestaltung des Posteingangs: flexiblere Nutzung wie bei einer Datenbank mit anpassbaren Gruppen und Layouts.

Innovative Funktionen von Notion-Mail

• Vorstellung neuer Funktionen wie Planungsbuttons verbunden mit dem Kalender sowie KI-Unterstützung beim Schreiben von E-Mails.

Benutzeroberfläche von Notion-Mail

• Andrew zeigt die Benutzeroberfläche von Notion-Mail; sie synchronisiert mit Gmail, bietet aber eine minimalistische Ansicht zur besseren Übersichtlichkeit.

Strukturierte Ansichten für Effizienz

• Nutzer können ihre Inbox nach Workflows filtern und sortieren; dies ermöglicht eine strukturierte Bearbeitung verschiedener Arten von E-Mails.

Notion-KI: Automatisierung von E-Mail-Prozessen

Einführung in Notion-KI und seine Funktionen

• Notion-KI übernimmt die Erstellung von E-Mails basierend auf einem kurzen Prompt, was den gesamten ersten Entwurf ohne manuelle Eingabe generiert.

• Die Funktion der automatischen Antwort ermöglicht es, schneller zu arbeiten; Notion-KI plant Termine und erstellt einen Link, den Empfänger einfach akzeptieren können.

• Nutzer werden ermutigt, Notion-KI auszuprobieren, um Zeit bei der Beantwortung von E-Mails zu sparen; die Integration mit Notion-Mail und dem Kalender ist nahtlos.

Personalisierung und Benutzerfreundlichkeit

• Notion-KI kann eingehende E-Mails kennzeichnen und personalisierte Antworten verfassen; die Nutzung von Slash-Befehlen, @-Erwähnungen und Emojis wird hervorgehoben.

• Alle Anwesenden erhalten Zugang zu Notion-Mail; für Online-Zuschauer gibt es eine Warteliste. Weitere Einblicke werden später auf einer anderen Bühne gegeben.

Fazit zur Bedeutung von Notion Mail