Communicating and Working with Stakeholders | Google Project Management Certificate

项目管理中的团队组建

确定项目需求与角色分配

• 为了决定项目中每个人的职责，项目经理需要考虑并概述项目需求。选择合适的团队成员是一个重要任务。

• 项目经理需列出完成每项任务所需的角色，每个角色在项目生命周期中负责特定任务。

• 团队规模根据项目大小而异，小型项目可能只需三到四人，而大型项目可能需要数十人，甚至数百人。

• 团队人数过多会导致沟通困难，反之则可能无法完成所有任务，因此确定合适的人数至关重要。

选择合适的团队成员

• 项目经理必须仔细考虑每个角色所需的技能，并确保团队成员具备这些技能，但也要记住技能可以通过培训获得。

• 在选择队友时，还需考虑他们的可用性和动机。例如，一个优秀的现场经理如果已经被分配到其他大项目上，可能无法投入时间。

• 动机是高质量工作的关键因素，因此应优先选择对参与该项目感兴趣的人。

资源分配与决策

• 有时资源由其他经理或团队领导指定，这时项目经理需要利用现有资源交付最佳成果。

• 没有固定公式来组建合适的团队，每种情况都不同，需要不同的技能、经验和视角。

明确角色与责任

• 从一开始就明确每个人的角色，有助于让大家了解各自负责哪些任务，这是成功完成项目的重要步骤。

• 某些情况下，团队成员需要灵活地承担多个角色，这通常发生在公司规模较小或资源有限时。

各类角色及其功能

• 项目赞助者负责整个项目并确保其为企业带来预期价值，他们在过程中扮演重要领导角色。

软件项目管理中的利益相关者分析

利益相关者的定义与分类

• 软件公司开发了一款即时消息应用，客户为ABC公司，用户为所有在该公司内使用此应用的人。

• 利益相关者包括所有参与项目的人，主要利益相关者直接受益于项目，而次要利益相关者则扮演中介角色并受到影响。

Office Green 项目概述

• Office Green是一家商业植物公司，正在推出新的植物服务，其SMART目标是到年底向顶级客户提供办公室植物。

• 项目赞助人为产品总监，负责批准预算并确保项目与愿景一致，即提供便宜且易于维护的活植物以改善员工工作环境。

团队构成与角色

• 团队成员来自不同部门，如市场部负责宣传新服务，而景观设计师兼任网站设计师。

• 客户为对Office Green服务感兴趣的办公室买家，而用户则是享受这些植物的员工。

次要利益相关者的重要性

• 次要利益相关者如投资人和接待员虽然不积极参与，但仍需保持信息沟通，以确保项目成功。

利益相关者分析的重要性

• 进行利益相关者分析可以避免意外情况，并帮助建立必要的合作关系，确保在合适的时间涉及正确的人。

进行利益相关者分析的步骤

• 分析步骤包括列出所有受影响的利益相关者、确定其兴趣和影响力，以及评估他们参与的能力。

权力网格工具介绍

• 权力网格用于评估每个利益相关者在项目中的重要性，通过测量其兴趣和影响来决定其在项目中的角色。

管理关键利益相关者的方法

如何有效管理利益相关者

利益相关者的分类与管理策略

• 在网格的左上角，您会发现影响力高但兴趣低的利益相关者。对于这些利益相关者，您需要咨询他们并满足他们的需求，因为他们的意见对项目至关重要。

• 右下角是影响力低但兴趣高的利益相关者。对于这些人，保持他们对项目的了解很重要，尽管他们不太可能参与决策。例如，客户成功团队在新产品中直接与客户合作，但其影响力较低。

• 左下角是影响力和兴趣都低的利益相关者。他们在这个项目中可能不是核心，但仍需监控并保持信息更新，以确保不会遗漏任何潜在问题。

• 高影响力和高兴趣的利益相关者应组成指导委员会，他们负责做出预算变更和批准时间表或范围更新。项目经理需向该委员会提供必要的信息以便快速决策。

• 利益相关者认同过程涉及让这些人参与决策，以期达成更广泛的一致意见。特别关注高影响力利益相关者，使其感到被纳入其中，并解释项目如何帮助实现其目标。

沟通策略与频率

• 如果有一个主要利益相关者，该人士通常具有高度影响力，需要持续沟通。在大型项目中，多数利益相关者不会参与日常任务，因此需要调整沟通方式。

• 对于需要时间做出决定的利益相关者，应提前进行过度沟通，例如定期召开会议和发送每日进展邮件，以便他们有足够时间权衡选择。

• 考虑每个利益相关者所需的信息细节，不要花费过多时间与只需项目摘要的人深入讨论，而是将重点放在关键成员身上，如销售团队，他们需要定期了解价格和可用性变化。

RACI图表的重要性

• RACI图表是一种定义角色和责任的重要工具，有助于确保工作高效完成。它明确了每个团队成员的角色，为工作提供方向。

• RACI图表包含四种参与类型：负责（Responsible）、问责（Accountable）、咨询（Consulted）和知情（Informed）。每种角色都有特定职责，从执行任务到提供反馈，再到仅需了解最终决定的人士。

• 创建RACI图表时，应列出每项任务或交付物，并为每位利益相关者分配适当角色。首先考虑谁参与了该项目，然后将角色写在图表顶部，再将任务列在左侧。

实际应用示例

角色责任与沟通的复杂性

角色定义的重要性

• 在团队中，尽管可能有多个角色属于知情和咨询类别，但始终只有一个人被指定为负责。这种做法可以避免混淆，因为明确的责任归属清晰地定义了所有权。

• 负责的人也可能是执行任务的人，这意味着同一人可能承担多重角色。

造成角色混淆的因素

• 不平衡的工作负载可能导致某些团队成员工作量过大或过小，从而影响整体效率。

• 不明确的层级关系使得团队成员在任务未完成时不知向谁寻求帮助，增加了决策的不确定性。

• 工作重叠的问题会让团队或个人感到对相同工作的责任模糊，进一步加剧混乱。

沟通的双刃剑

• 虽然沟通通常是积极的，但过度沟通会导致信息超载，使得人们无法专注于重要信息，从而错过关键内容。