Урок для кожного 2.4. Ефективні зустрічі – до, під час і після

Эффективные встречи

• Большое количество встреч указывает на плохую организацию. Чем меньше встреч, тем лучше.

• Важно научиться эффективно готовиться к встречам и работать с ними до, во время и после.

• Встречи — это синхронное общение двух или более сторон о процессе.

Проблемы с восприятием встреч

• Люди часто считают, что они работают, когда участвуют в разговорах и встречах.

• Существует когнитивное искажение: встречи воспринимаются как полезные по умолчанию.

• Эффективные руководители бережно относятся ко времени своих сотрудников.

Пример для команды

• Руководители должны организовывать свою работу эффективно, чтобы подавать хороший пример команде.

• Осознанный подход к встречам помогает развивать команду и улучшать продуктивность.

• Опытные менеджеры становятся более внимательными к своему времени и времени коллектива.

Необходимость встреч

• Не все встречи необходимы; важно задаваться вопросом о их целесообразности.

• Исследования показывают, что офисные сотрудники тратят много времени на встречи без необходимости.

• 70% сотрудников считают, что количество встреч можно сократить.

Типы встреч

• Первый тип — встречи "вопросы и ответы", где нужно выяснить конкретные вопросы.

• Асинхронный формат может быть более эффективным для ответов на вопросы без проведения встречи.

Типы встреч и их цели

Вопросы и ответы

• 60% встреч должны быть в формате вопросов и ответов, 40% можно заменить на асинхронное общение.

• Презентации помогают донести информацию, когда другие форматы не работают из-за информационного шума.

Презентации

• Важно обеспечить сотрудников автономным интернетом и электричеством на сутки.

• Презентация помогает захватить внимание менеджеров для серьезного восприятия информации.

Асинхронное взаимодействие

• Если менеджер понимает задачу, он может просмотреть запись презентации вместо участия.

• Формат встречи зависит от способности участников фокусироваться на информации.

Подтипы встреч-презентаций

Информирование о проекте

• Первый подтип — информирование о текущем состоянии проекта без необходимости обсуждения.

• Хорошая презентация должна содержать все данные без необходимости голосового проговаривания.

Вопросы и ответы в презентациях

• Если есть вопросы к данным, необходимо проводить встречу в формате вопросов и ответов.

Эффективность просмотра записей

Ускорение видео

• Просмотр видео на скорости 1.2 или 1.25 позволяет сэкономить до 25% времени.

Рекомендации по созданию презентаций

Цели презентации

• Определите цель вашей презентации: информировать, получить клиентов или что-то другое.

Аудитория

Как улучшить презентацию

• Убирайте все ненужное из презентации, чтобы повысить понимание аудитории.

• Минимизируйте текст на слайдах; слишком много текста отвлекает слушателей.

• Не выводите много текста на слайды, это мешает восприятию информации.

Важность динамики данных

• Показывайте динамику результатов, чтобы слушатели могли сравнить данные.

• Если что-то стало лучше, предоставьте контекст для сравнения с предыдущими значениями.

• Начинайте презентацию с плана, чтобы облегчить восприятие информации.

Правила постановки целей

• Используйте фреймворк SMART для формулировки целей в презентации.

• Убедитесь, что цели четко сформулированы и понятны аудитории.

• Объясняйте методику расчета данных и выводов для повышения доверия к информации.

Использование визуальных элементов

• Применяйте цвета и эмоджи для выделения успешных и неудачных целей.

• Упрощайте восприятие информации через визуальные подсказки.

Примеры и повторение ключевых моментов

• Используйте примеры для объяснения сложных понятий в контексте вашей темы.

• Повторяйте важные моменты несколько раз в процессе презентации для лучшего запоминания.

Синхронизация мнений в команде

• Важно согласовать мнения всех участников при поиске кандидатов на вакансию.

Обсуждение финального собеседования

• Обсуждение кандидата на позицию казначея, разные мнения участников.

• Внедрение правил синхронизации целей и функционала перед финальным собеседованием.

• Необходимость встреч для выравнивания требований и целей.

Эффективность встреч синхронизации

• Инициатор встречи должен представить свое видение по целям и функционалу.

• Участники могут высказать предложения, что ускоряет процесс обсуждения.

• Встречи для поиска решений нельзя отменять; они необходимы для обмена мнениями.

Типы встреч: обсуждение решений

• На встречах по поиску решений происходит активный обмен мнениями.

• Такие встречи не заменимы, но могут быть короче при правильной подготовке.

• Важно отличать встречи для поиска решений от рутинных собраний.

Собрания как ритуалы

• Собрания (дейлики) должны приносить новую информацию для участников.

• Часто становятся рутиной без полезного контента; важно задавать вопросы о их необходимости.

• Если нет новых знаний, стоит обсудить с менеджером возможность отмены или сокращения частоты встреч.

Нерегулярные митинги

• Нерегулярные собрания, такие как квартальные отчеты, также требуют оценки их полезности.

• Если участники не получают информации, возможно, имеет смысл пропускать такие встречи.

Как вовлечь сотрудников в жизнь компании?

Свобода выбора на встречах

• Сотрудники могут решать, посещать ли встречи. Важно не заставлять их.

• Некоторые сотрудники заинтересованы в жизни компании и активно участвуют в встречах.

Общение с менеджером

• Если сотрудник не хочет присутствовать на встрече, он должен обсудить это с менеджером.

• Используйте индивидуальные встречи для вовлечения сотрудников вместо больших собраний.

Обратная связь о встречах

• Сотрудники должны сообщать менеджерам о нежелании участвовать в бесполезных собраниях.

• Менеджеры должны адекватно реагировать на такие запросы и воспринимать их как конструктивную критику.

Оптимизация встреч

Улучшение формата собраний

• Встречи можно оптимизировать, чтобы они были более полезными для участников.

• Один из топ-менеджеров собрал обратную связь и изменил формат собраний по просьбе сотрудников.

Эффективность времени

• Участники отметили полезность встреч, но 9% считали их бесполезными.

• Менеджер улучшил качество собраний за счет подготовки материалов заранее.

Индивидуальные встречи один на один

Значение индивидуальных встреч

• Индивидуальные встречи помогают сосредоточиться на потребностях сотрудника.

• Эти встречи должны проводиться регулярно для поддержки развития сотрудников.

Частота проведения

• Рекомендуется проводить индивидуальные встречи раз в месяц с новыми сотрудниками.

• Для опытных сотрудников можно уменьшить частоту до одного раза в квартал при необходимости.

Поддержка и развитие

Как оптимизировать встречи?

• Использование такси вместо личного автомобиля может быть более экономичным решением.

• Запись видео и аудиосообщений дешевле, чем организовывать встречи.

• Осознанное потребление времени помогает проводить встречи более эффективно.

Почему важно считать стоимость встреч?

• Уважение к своему времени и времени коллег делает встречи более продуктивными.

• Превентивная работа снижает количество ненужных встреч.

• Эффективная организация и правильные цели уменьшают необходимость в частых встречах.

Инструменты для снижения количества вопросов на встречах

• Нанимайте мотивированных людей и ставьте им четкие цели по SMART.

• Налаживайте репортинг и используйте эффективную коммуникацию для реализации задач.

• Обучайте сотрудников и проводите эффективные встречи для уменьшения вопросов.

Лайфхаки для оптимизации встреч

• Измените длительность стандартной встречи с 60 до 45 минут для повышения эффективности.

• Используйте Google Календарь для управления временем встреч.

Как оптимизировать встречи?

Изменение длительности встреч

• Установите встречи по умолчанию на 45 минут в календаре, это увеличивает эффективность.

• 45 минут позволяет иметь 15 минут для отдыха между встречами.

Лайфхаки для повышения продуктивности

• Делитесь своими лайфхаками по экономии времени на встречах.

• Используйте платную подписку на loom.com для записи видео вместо встреч.

Преимущества использования Loom

• Loom помогает избежать ненужных встреч и экономит время.

• Запись экрана с возможностью комментирования делает процесс более эффективным.

Аудит календаря

Регулярный аудит встреч

• Проводите регулярный аудит своего календаря, чтобы избежать перегрузки.

• Установите правило не более трех запланированных встреч в день.

Стратегические дни без встреч

• Один день в неделю без запланированных встреч для стратегического планирования.

Как провести аудит календаря?

Идеальный сценарий

• Идеальный сценарий не всегда доступен сразу; через три года аудитов удалось записать видеокурс.

Энергия и планирование

• В понедельник ставьте сложные задачи, так как после выходных больше энергии.

Паузы между встречами

• Необходимо делать паузы между встречами для лучшего переключения и подготовки к следующей встрече.

• Рекомендуется делать паузу в полтора часа, чтобы избежать затягивания графика.

Организация встреч

• Ставьте встречи в разные дни на одно время для упрощения расписания.

• Пробуйте различные форматы длительности встреч: 15, 30 или 45 минут.

Аудит календаря и цели

Связь целей и регулярных встреч

• Для аудита календаря важно сопоставить свои цели с регулярными встречами.

Корректировка встреч

• Если встречи не помогают достигать целей, их следует отменять или изменять формат.

Шаблон для планирования

• Используйте шаблон для записи нового плана встреч в Google таблицах.

Изменение регулярности встреч

Аудиты и изменения

• Аудиты проводятся регулярно; меняйте частоту встреч по мере необходимости.

Эмпирический подход

Как оптимизировать встречи?

Регулярность встреч

• Важно осознавать необходимость регулярности работы. Ментор может не успевать за учениками, что требует реорганизации встреч.

• Рекомендуется проводить встречи реже, например, раз в две недели для оптимизации времени.

Подготовка к встречам

• Первое правило: заранее прописать повестку и цели встречи.

• Второе правило: приглашайте только необходимых участников, чтобы избежать неэффективности из-за большого количества мнений.

• Третье правило: исключите лишних людей из списка приглашенных, если они не нужны.

Эффективность встреч

• Четвертое правило: отправьте материалы участникам заранее для лучшей подготовки.

• Пятое правило: определите секретаря встречи для записи итогов и фоллапов.

Роли на встречах

• Шестое правило: назначьте модератора, который будет следить за повесткой и таймингом.

• Модератор должен уметь перебивать участников для поддержания порядка.

Эффект велосипедного сарая

• Обсуждение менее значимых вопросов часто отвлекает от важных тем (эффект велосипедного сарая).

Как эффективно проводить встречи?

Основные правила перед встречей

• Инициатор должен четко обозначить цели встречи, участников и роли (секретарь, модератор).

• Установите правила игры в начале встречи для профессионализма.

• Модератор должен контролировать процесс принятия решений, особенно если возникают споры.

Принятие решений на встрече

• Решение должно принимать ответственный за проект, а не все участники.

• Если возникает спор, модератор должен остановить дискуссию и вернуть к решению ответственного.

• Напоминайте участникам о том, кто несет ответственность за проект.

Как справляться с эмоциональными конфликтами

• Не реагируйте на агрессию; дождитесь окончания собрания для обсуждения конфликта.

• Запланируйте личный разговор для решения проблемы после собрания.

• Обсуждайте свои чувства без обвинений; это поможет избежать дальнейших конфликтов.

Действия после встречи

• Секретарь должен отправить всем участникам запись (флаг) с итогами встречи.

• Важно подтвердить правильность записанных пунктов в конце встречи.

• Если проблема не решена, обратитесь к менеджеру для получения рекомендаций.

Завершение работы секретаря

• Секретарь обязан закрепить флаг в чате проекта и назначить задачи.

Как правильно ставить задачи?

• Ответственность секретаря заключается в том, чтобы четко формулировать задачи и донести их до клиента.

• Клиенты могут использовать свои системы для постановки задач, но важно, чтобы они понимали ожидания.

• Начало следующей встречи должно включать разбор предыдущего фуллапа и актуализацию задач.

Актуализация задач после встреч

• Новый секретарь должен пройтись по записям фуллапов и обновить статус задач.

• Необходимо оставить только актуальные задачи для контроля и поддержки.

• Важно поблагодарить участников за их время и усилия после встречи.

Конфликты в коммуникации

• Избегание личных встреч может привести к скрытым конфликтам из-за недопонимания.

• Переписка не всегда отражает эмоции; лучше проводить живые обсуждения для решения конфликтов.

• Живое общение снижает градус эмоций и повышает уровень понимания между сторонами.

Когда стоит проводить встречи?

• Если вопрос не решен после двух итераций переписки, необходимо организовать встречу или звонок.

• Встречи могут сэкономить время на объяснениях, которые могли бы занять часы в переписке.

• Не бойтесь проводить встречи; это эффективный инструмент для менеджмента.

Домашнее задание по анализу встреч

• Запишите все регулярные встречи за год для анализа их стоимости.

Эффективные встречи

Оптимизация встреч

• Оцените возможность отмены встреч; большинство из них нельзя отменить, но некоторые можно.

• Рассмотрите возможность изменения частоты встреч: раз в неделю на раз в две недели или реже.

• Укажите, можно ли сократить время встречи и сколько времени вы сэкономили.

Аудит встреч

• Проведите аудит ваших встреч более глубоко, используя предложенный фреймворк для анализа.

• Подсчитайте экономию времени и денег за год; результаты отправьте ведущему курса и автору.