ECB GV11 SESION 20

¿Cómo gestionar las revisiones y especificaciones en el proyecto?

Introducción y contexto del proyecto

• Buenas noches a todos. Se menciona que el trial se está venciendo la semana siguiente, lo que indica una urgencia en la gestión del proyecto.

Especificaciones y documentos necesarios

• Se propone dar acceso de administradora a uno o dos integrantes de cada grupo para facilitar la gestión. Se abrirá un bloc de notas para discutir especificaciones y revisiones pendientes.

• Los informes de transmisión son cruciales antes de ingresar al módulo Bill, destacando su importancia en el flujo del trabajo.

• Cada participante debe tener un PDF o plano específico para trabajar con las especificaciones, evitando que todos usen el mismo documento.

Importancia de las especificaciones

• Las especificaciones permiten extraer información relevante de documentos amplios, como manuales o PDFs, facilitando su uso en proyectos específicos.

• Se enfatiza la necesidad de subir archivos (PDF o Revit) con nombres identificativos para evitar confusiones durante el proceso.

Proceso de revisión

• La idea es crear un flujo donde los archivos sean aprobados por otros miembros antes de ser publicados, asegurando calidad y verificación legal.

• Se sugiere utilizar diferentes archivos Revit para evitar sobreescritura debido a nombres idénticos en los planos.

Configuración del flujo de trabajo

• El primer paso es configurar las revisiones dentro del proyecto. Los participantes deben verificar si pueden acceder a esta función.

• Al crear un flujo de trabajo, se establece que alguien inicia el proceso y otro lo aprueba; esto añade una capa adicional de control sobre los documentos subidos.

Conclusión sobre la gestión documental

• La plataforma agrega un símbolo (check) al documento aprobado, lo cual es esencial desde una perspectiva legal y organizativa.

Proceso de Revisión y Aprobación de Documentos

Configuración del Flujo de Trabajo

• Se establece que solo una persona revisará el documento, en este caso, el iniciador se identifica con las iniciales JFA.

• El iniciador puede enviar documentos a un estado "publicado", permitiendo que otros usuarios también participen en la revisión.

• Se pueden elegir diferentes criterios para la aprobación: por función, empresa o usuario específico. Esto permite flexibilidad en quién puede aprobar los documentos.

• La configuración permite que cualquier miembro del grupo pueda aprobar el documento, facilitando así el flujo de trabajo sin necesidad de preguntar a cada grupo individualmente.

• Los miembros deben ingresar sus iniciales y seleccionar quién inicia la tarea para asegurar claridad en el proceso.

Opciones de Revisión

• Se pueden establecer plazos para la revisión, ya sea en días naturales o laborables, lo cual es crucial para mantener un cronograma efectivo.

• Los estados del documento incluyen aprobado, rechazado o aprobado con comentarios; esto ayuda a gestionar las expectativas sobre el resultado final.

• Al aprobar un documento, existe la opción de copiar archivos aprobados a una carpeta específica llamada "publicado", asegurando que todos tengan acceso a versiones finales.

Ejecución del Proceso

• Una vez configuradas todas las opciones y activada la copia automática al estado publicado, se debe guardar la configuración para continuar con el flujo de trabajo.

• Cada grupo tendrá su propio flujo de trabajo establecido; se enfatiza la importancia de guardar correctamente los cambios realizados.

Subida y Manejo de Archivos RBT

Preparación del Archivo Revit

• Se menciona la necesidad de abrir un archivo Revit (RBT), específicamente uno que contenga planos relevantes para el proyecto actual.

• Es recomendable utilizar un archivo conocido por todos los participantes; se sugiere cambiar los nombres de los planos antes de proceder con su uso.

Organización y Nomenclatura

• La idea es evitar confusiones mediante una nomenclatura clara y única para cada plano dentro del proyecto. Esto facilitará futuras referencias y colaboraciones entre miembros del equipo.

• Se instruye abrir un archivo convencional no colaborativo desde el escritorio para evitar sobrescribir información importante.

Finalización del Proceso

• Este paso es crucial ya que marca uno de los últimos procesos dentro del curso relacionado con Revit. La organización adecuada ahora permitirá avanzar hacia etapas más complejas en futuros proyectos.

¿Cómo organizar los planos en el proyecto?

Proceso de nombrado y organización de planos

• Se sugiere cambiar el nombre de los planos, utilizando iniciales y un número que represente a cada miembro del equipo. Esto ayuda a identificar quién es responsable de cada plano.

• Cada miembro debe acordar un número único para evitar duplicaciones. Por ejemplo, Sergio podría usar el número siete porque es el 27.

• Es importante eliminar la palabra "externo" del nombre del archivo y reemplazarla con las iniciales y el número correspondiente.

• Los planos deben ser organizados en grupos específicos, eliminando aquellos que no aportan valor al proceso, como las vistas de coordinación.

• Se debe verificar que todos los planos necesarios estén incluidos en la entrega general antes de proceder con otros cambios.

Cambios en archivos y carpetas

• Se requiere notificar cuando se hayan realizado todos los cambios necesarios en los archivos para asegurar una correcta organización.

• La revisión del archivo es crucial; se destaca la importancia de mantener una buena comunicación entre miembros del equipo sobre estos cambios.

• El archivo también necesita un nuevo nombre que incluya las iniciales y un número específico para facilitar su identificación dentro de la plataforma.

• Al guardar el archivo, se debe utilizar "guardar como" para asegurarse de que se mantenga la estructura adecuada según lo discutido previamente.

• La clasificación numérica es esencial ya que permite a la plataforma organizar automáticamente los archivos según sus categorías (arquitectura, estructura, etc.).

Subida y procesamiento de archivos

• Una vez guardado, cada miembro debe subir su archivo a una carpeta designada dentro del sistema para mantener todo organizado.

• Es fundamental arrastrar correctamente el archivo a la carpeta correspondiente para evitar confusiones durante futuras revisiones o procesos.

• Los archivos deben ser subidos inicialmente a una carpeta temporal antes de ser publicados oficialmente; esto permite realizar revisiones necesarias sin afectar el trabajo finalizado.

• Se enfatiza la importancia de confirmar cuando un archivo ha terminado su proceso de subida para poder avanzar con otras tareas relacionadas al proyecto.

Notificación sobre archivos subidos

• Si ya se ha subido un archivo anteriormente, es necesario notificarlo mediante informes para asegurar que todos estén al tanto del estado actual del proyecto.

• La configuración adecuada de informes permitirá seguir la evolución del trabajo colaborativo entre los miembros del equipo.

Cómo crear un informe de transmisión

Proceso de creación del informe

• Se inicia el proceso para crear un informe de transmisión, accediendo a la opción correspondiente en la plataforma.

• Al seleccionar un archivo, se debe asignar un título y elegir los miembros que podrán acceder al documento. Se menciona que todos los destinatarios pueden descargar el archivo, incluso aquellos sin permisos específicos.

• Es posible agregar más miembros como destinatarios y enviar una copia del correo con un mensaje personalizado, lo que facilita la comunicación sobre el archivo enviado.

Importancia del seguimiento

• Se destaca la importancia de tener constancia de que el documento fue recibido y leído, comparándolo con el proceso tradicional de firma en papel.

• La tecnología permite enviar correos electrónicos, pero también puede haber problemas donde el destinatario no recibe o no ve el mensaje. Esto resalta la necesidad de herramientas que confirmen la recepción.

Funcionalidades adicionales

• Al enviar un informe, se puede verificar si Wilmer (un ejemplo mencionado) ha visto o descargado el archivo. Esto proporciona una forma clara de seguimiento.

• El sistema muestra quién ha visto o descargado los archivos enviados, lo cual es útil para mantener registros claros y evitar malentendidos.

Interacción entre usuarios

• Los administradores tienen acceso a ver las interacciones con los documentos subidos por otros usuarios. Esto incluye detalles sobre cuándo fueron vistos y si fueron descargados.

• La posibilidad de añadir más personas al informe es crucial para asegurar que todos los interesados estén informados sobre los documentos relevantes.

Comparación con otras plataformas

• Se compara este sistema con funciones similares en aplicaciones como WhatsApp, enfatizando su utilidad profesional al garantizar que no haya dudas sobre la entrega del archivo.

• A pesar de ser una herramienta digital compleja, su uso simplifica procesos administrativos complicados relacionados con documentos importantes.

Conclusiones sobre flujos de trabajo

• La gestión eficiente de archivos es esencial en entornos laborales donde múltiples personas interactúan con diferentes documentos.

• El flujo adecuado para revisar archivos implica seleccionar opciones específicas dentro del sistema para facilitar revisiones y seguimientos efectivos.

Proceso de Revisión de Archivos

Inicio del Proceso de Revisión

• El archivo es iniciado por el usuario y debe ser revisado y aprobado por Wilmer antes de ser publicado en la carpeta correspondiente.

• Se menciona que se puede agregar una nota al archivo, lo que permite notificar a otros miembros sobre el inicio del proceso.

Notificaciones y Seguimiento

• A WER y otros miembros se les notifica que el proceso ha comenzado, lo cual genera un registro visible en la sección de revisiones.

• El administrador puede acceder a las revisiones iniciadas, aunque no esté listado como revisor. Esto permite cierta flexibilidad en la gestión del proceso.

Iniciando la Revisión

• Al iniciar la revisión, los demás revisores no pueden realizar acciones hasta que se complete este paso. Esto asegura un flujo controlado en el proceso.

• La opción para enviar una revisión solo está disponible si todos los requisitos previos han sido cumplidos.

Estado de Revisión

• Una vez aprobada, se puede enviar la revisión final. Este paso incluye copiar el archivo si todo está correctamente configurado.

• Los archivos aprobados deben aparecer con un check en la sección publicada, asegurando que solo documentos verificados sean accesibles.

Carga y Organización de Documentos PDF

Búsqueda de Manuales

• Se busca un manual o documento PDF relevante para cargarlo en la plataforma. Se enfatiza la importancia de tener documentos organizados.

Subida a Plataforma

• Es crucial subir documentos a carpetas específicas para mantener orden dentro del sistema. Se sugiere buscar PDFs con múltiples páginas para facilitar su uso.

Añadiendo Especificaciones

• En la sección de especificaciones, se pueden añadir nuevos archivos desde diferentes ubicaciones. Esto ayuda a mantener toda la información centralizada.

Detalles del Archivo

• Al agregar un nuevo conjunto, es importante nombrarlo adecuadamente e incluir detalles relevantes como fecha y ubicación del proyecto.

Finalización del Proceso

• Una vez completados todos los pasos anteriores, el PDF debería estar disponible para su visualización dentro del sistema organizado.

¿Cómo organizar un documento PDF?

Proceso de organización del contenido

• Se menciona la dificultad de recibir imágenes o información sobre cómo se presenta el contenido, pero se indica que hay una estructura ordenada en el documento.

• Se sugiere agrupar páginas mediante códigos, permitiendo una mejor organización y acceso a secciones específicas dentro del documento.

• La idea principal es construir un desglose del contenido, eliminando lo innecesario para mantener claridad y orden.

Herramientas y opciones disponibles

• Dependiendo del PDF, puede haber diferentes herramientas disponibles; por ejemplo, la opción de crear nuevas secciones o descripciones para facilitar la navegación.

• Se destaca la importancia de guardar el progreso para evitar perder información mientras se trabaja en el documento.

Agrupación y clasificación

• Se explica cómo buscar elementos específicos dentro del documento (ejemplo: ascensores), facilitando su inclusión en grupos organizados.

• Al seleccionar elementos relacionados (como fisuras y grietas), se pueden establecer páginas iniciales que ayuden a mantener todo ordenado.

Eliminación y modificación de contenido

• Si se eliminan páginas sin asignar, esto afecta la capacidad de publicar especificaciones; es crucial revisar qué elementos son necesarios antes de proceder con cambios drásticos.

• La opción de "suprimir todo" permite eliminar rápidamente todas las secciones no deseadas, simplificando el proceso.

Creación de grupos personalizados

• Los usuarios pueden crear grupos personalizados con códigos únicos para clasificar diferentes tipos de materiales o temas relevantes al proyecto.

• Es posible agrupar múltiples páginas bajo un mismo código y descripción, facilitando así la gestión del contenido extenso.

Revisión final y publicación

• Una vez que toda la información está organizada, los usuarios pueden cambiar agrupaciones según sea necesario; esto permite flexibilidad en la presentación final del documento.

• Es importante tomarse tiempo para entender cómo funciona cada sección antes de finalizar el trabajo; esto asegura que todos los datos estén correctamente organizados antes de publicarlos.

Configuración y Permisos en el Proyecto

Introducción a la Configuración

• Se menciona que todos los participantes tienen acceso como administradores, lo que permite ver y cambiar configuraciones de permisos.

• Se enfatiza la importancia de la configuración del botón para gestionar permisos dentro del proyecto.

Pausa y Retorno

• Se anuncia una pausa de 15 minutos antes de continuar con la sesión.

Creación de Puentes entre Grupos

Herramienta de Puente

• Se introduce un módulo sobre cómo crear puentes entre grupos, facilitando la colaboración en proyectos.

• La herramienta permite compartir archivos, carpetas y otros proyectos mediante invitaciones por correo electrónico.

Proceso de Creación

• Para establecer un puente, se debe enviar una invitación a un administrador desde el grupo correspondiente.

• El presentador intenta crear un puente entre el grupo tres y otros grupos (cuatro y cinco).

Interacción entre Grupos

Compartición de Archivos

• Una vez creado el puente, se pueden compartir archivos y carpetas entre los grupos conectados.

• Los miembros del grupo tres pueden ver las actividades relacionadas con los puentes creados.

Gestión de Carpetas Compartidas

• Se discute cómo manejar las carpetas compartidas, incluyendo opciones para aceptar o rechazar solicitudes de compartición.

• Un ejemplo práctico muestra cómo se comparte una carpeta llamada "archivado" entre grupos.

Revisión y Aceptación de Solicitudes

Proceso de Rechazo

• Si una solicitud no satisface las necesidades del usuario, puede ser rechazada. Esto es ejemplificado con el rechazo a una carpeta compartida por el grupo cuatro.

Creación Adicional

• El presentador crea otra carpeta para compartir específicamente con el grupo tres, mostrando flexibilidad en la gestión del contenido compartido.

Sincronización Automática

Opciones Avanzadas

• Se explica que al compartir carpetas se puede optar por sincronizar automáticamente las actualizaciones en el proyecto destino.

Resumen Final

• Al final del proceso, se repasa cómo cada grupo interactúa al aceptar o rechazar solicitudes para mantener organizada la colaboración.

Prueba de Compartición de Archivos entre Grupos

Proceso de Carga y Compartición

• Se inicia una prueba de carga de archivos en la carpeta del grupo cuatro, donde se suben documentos para el grupo tres.

• Se menciona que el proceso de carga puede ser lento y se intenta subir otro archivo desde la carpeta tres.

• La actualización del contenido es demorada; el grupo tres no ve inmediatamente los archivos subidos por el grupo cuatro.

Funcionamiento del Puente

• El "puente" permite la transferencia unidireccional de información, donde cada grupo tiene su propia carpeta para recibir datos sin subir nada a esa carpeta.

• Se crea una nueva carpeta compartida con el grupo tres, indicando que se pueden añadir más elementos a esta.

Sincronización y Estado de Archivos

• Se activa la opción de compartir y se busca asegurar que los archivos sean visibles para ambos grupos.

• El estado de sincronización automática está activo, pero hay retrasos en la visualización del contenido compartido.

• A pesar de las notificaciones sobre la compartición, no se observa información actualizada en el puente.

Tipos y Formatos de Archivos

• Se discute sobre los formatos específicos que deben ser utilizados al subir archivos; solo ciertos tipos son aceptados.

• Se mencionan varios formatos como IFC, DXF, PDF y Excel que están siendo procesados para su carga.

Flujo Unidireccional y Entregas

• El flujo de trabajo es unidireccional; cada entrega debe ser clara entre grupos.

• La flecha indica cómo viaja la información: desde el grupo cuatro hacia el grupo tres.

Cómo gestionar el intercambio de archivos entre grupos

Proceso de cambio y envío de archivos

• Se inicia el proceso cambiando el nombre del archivo y se menciona que no se debe enviar de esa manera. Se crea un archivo en el escritorio para ilustrar lo que no se debe hacer.

• El administrador arrastra un archivo, indicando que tiene todas las opciones disponibles. Se espera a que aparezca la información en la interfaz.

• El grupo 4 está enviando información mientras que el grupo 3 desea enviar algo también. Se crea una carpeta llamada "compartir" para facilitar este intercambio.

• Se sincroniza la carpeta con el grupo 4, y se actualiza para verificar si la información ha sido recibida correctamente.

• La carpeta "compartir grupo cuatro" es creada, pero se aclara que esto significa que alguien del grupo tres va a enviarle información al grupo cuatro.

Interacción entre grupos

• El grupo tres sube un archivo a la carpeta compartida, pero hay confusión sobre cómo deben manejarse los archivos enviados.

• Se enfatiza la importancia de tener una estructura clara para evitar caos en los archivos compartidos. Un archivo mal enviado puede causar problemas.

• Se busca claridad sobre cómo funciona el sistema de intercambio y se planea realizar una comunicación con otro grupo (grupo cinco).

Compartición efectiva

• Al crear una nueva carpeta para compartir con el grupo tres, se explica cómo elegir y enviar correctamente esta carpeta desde la interfaz.

• Una vez enviada la notificación al grupo tres, ellos pueden revisar y añadirla a su destino archivado sin complicaciones adicionales.

Uso del módulo B

• Se discute brevemente sobre las interacciones entre diferentes proyectos o empresas utilizando este sistema, destacando sus beneficios y restricciones.

• La necesidad de saber en qué grupo están trabajando es crucial; se anima a los miembros a autohabilitarse dentro del sistema para facilitar su participación.

Configuración y funcionalidades

• Los miembros son guiados sobre cómo acceder al módulo B e interactuar con él adecuadamente, incluyendo agregar nuevos miembros al proyecto.

• Un miembro intenta cambiar cuentas para obtener acceso completo como administrador, resaltando las limitaciones según las licencias disponibles.

• Al ingresar por primera vez al módulo B, los usuarios ven un cartel informativo; se comparan las funciones conocidas con las nuevas características del sistema.

Configuración y Gestión de Planos en la Plataforma

Opciones Iniciales para Añadir Planos

• Se menciona la opción de añadir planos, con un enfoque en los planos suprimidos y el registro de publicación, que actualmente tiene poca actividad.

• La configuración avanzada permite gestionar disciplinas y permisos, asegurando que solo las personas autorizadas puedan acceder a ciertos contenidos.

Disciplina y Conjuntos de Versiones

• Se discute la posibilidad de añadir disciplinas específicas (ej. arquitectura), así como crear conjuntos de versiones con fechas para organizar entregas documentales.

• Al añadir planos, se debe seleccionar archivos desde Revit; se destaca la importancia del nombre del conjunto que incluye iniciales y fecha.

Proceso de Publicación y Verificación

• El proceso incluye ir a títulos y etiquetas después de agregar planos; se enfatiza la necesidad de verificar números y títulos correctamente.

• Se observa cómo el sistema identifica automáticamente los números de plano al exportar cada uno, lo cual es crucial para evitar confusiones.

Organización y Nomenclatura

• La importancia de mantener una nomenclatura clara para los planos es discutida; si dos usuarios suben archivos con el mismo número, puede generar caos en la gestión.

• Se recomienda establecer un protocolo claro sobre cómo nombrar los planos para facilitar su clasificación por disciplina.

Herramientas Prácticas para Usuarios

• La plataforma ofrece herramientas prácticas como un buscador eficiente que permite localizar rápidamente planos específicos según criterios definidos por el usuario.

• Los usuarios pueden compartir o editar documentos fácilmente dentro del proyecto, lo que mejora la colaboración entre miembros del equipo.

¿Cómo organizar planos mediante colecciones?

Introducción a las colecciones

• Se discute la importancia de organizar los planos del proyecto utilizando colecciones, lo que facilita su gestión y acceso.

• Se menciona que en el grupo cuatro se activó una colección, pero hay dudas sobre si otros pueden activar ese botón.

Creación de colecciones

• Las colecciones no deben ser organizadas por disciplina, sino más bien por sector o fase de construcción, como "planta baja".

• Se propone crear una colección llamada "planta baja" con iniciales para evitar confusiones entre los usuarios.

Gestión de planos dentro de las colecciones

• Al acceder a los planos, se puede elegir entre verlos desagrupados o agrupados. La organización es clave para evitar el caos visual.

• Los usuarios pueden mover planos existentes a diferentes colecciones y añadir nuevos archivos según sea necesario.

Desplazamiento y búsqueda eficiente

• Se explica cómo desplazar un plano a la colección deseada y la importancia de tener los planos organizados por versiones y disciplinas.

• Las colecciones permiten realizar búsquedas más eficientes, aunque antes no estaban disponibles y debían ser activadas.

Conclusión y próximos pasos

• El presentador invita a los participantes a colocar algunos planos en las nuevas colecciones y pregunta si hay dudas al respecto.

• En la próxima sesión se abordarán temas como solicitudes de información y planificación.