Webinar | Sage 100 face à la facture électronique 2026 : la solution TEDD & Esker 💡

Introduction à la web conférence Apsis Siborg

Présentation des intervenants

• Bonjour et bienvenue à la web conférence Apsis Siborg, animée par Claude Fabier et Emmanuel Matéhi.

• Les participants peuvent poser des questions via le chat, avec des réponses fournies en temps réel et un retour sur les questions restantes à la fin.

Aperçu de l'entreprise Apsis Siborg

• Apsis Siborg est une société d'intégration de solutions de gestion, active depuis plus de 35 ans, avec un chiffre d'affaires de 95 millions d'euros et 600 employés.

• L'objectif principal est d'offrir une qualité de service optimale et un accompagnement complet dans chaque phase des projets clients.

La solution Ted Esker et la réforme de la facture électronique

Objectifs de la présentation

• La présentation se concentre sur Ted Esker, en rappelant les enjeux liés à la réforme de la facture électronique.

• Claude illustrera des situations pratiques concernant la réception et l'émission des factures.

Importance de la facture électronique

• La facture électronique vise principalement à lutter contre la fraude à la TVA, touchant toutes les entreprises assujetties.

• Un calendrier précis pour l'application est établi, incluant différents formats de fichiers pour les factures électroniques.

Détails sur le calendrier et les exigences

Plateformes agréées

• Plus d'une centaine de plateformes agréées existent aujourd'hui pour faciliter cette transition, y compris Sage et Escar.

Aspects clés de la réforme

• Deux aspects principaux : e-invoicing (émission/réception des factures) et irriporté.

• Il est probable que certaines entreprises continuent à recevoir des factures non conformes même après septembre 2026.

Préparation aux échéances

Échéances importantes

• Septembre 2026 marque le début obligatoire pour toutes les entreprises concernant la réception des nouvelles factures fournisseurs.

Actions nécessaires pour conformité

• Les entreprises doivent choisir une plateforme agréée compatible avec leur système d'information avant cette date limite.

• Il est crucial d'affiner les processus internes pour assurer une bonne gestion des factures dans le cadre du nouveau règlement.

Préparation pour l'Émission de Septembre 2027

Importance de la Validation des Processus

• Il est crucial de retravailler les processus de validation des factures en raison des nouvelles méthodes d'émission qui auront un impact significatif sur l'organisation.

Synthèse et Liste des Tâches à Réaliser

• Avant septembre 2026, il est essentiel de distinguer entre les obligations légales, comme le choix d'une plateforme agréée, et les aspects facilitants qui peuvent simplifier le processus.

Obligations Légales et Aspects Facilitants

• Les tâches obligatoires incluent :

• Choisir une plateforme agréée.

• Identifier et cartographier le système d'information.

• Travailler sur l'automatisation de la déclaration de TVA pour réduire le temps consacré aux traitements manuels.

Mise à Jour des Systèmes

• Selon les choix effectués et la version utilisée, il sera nécessaire d'effectuer des mises à jour du système. Des conseils sont disponibles via Apsi-Cyber pour aider dans ces décisions.

Solutions Technologiques pour Simplifier le Traitement des Factures

Portail de Traitement des Factures Fournisseurs

• L'utilisation d'un portail centralisé peut faciliter le traitement intégral des factures fournisseurs. Une solution comme Data Clean & Control peut également être bénéfique pour nettoyer les données tierces.

Présentation de Ted Esquare

• La solution Ted Esquare résulte d'un partenariat entre Floa, expert en connecteurs, et Esquare, leader français en dématérialisation. Cette collaboration a permis la création du TDSK.

Fonctionnalités du TDSK

• Le TDSK permet une communication bidirectionnelle avec C2SAN et intègre Esker on Demand pour traiter divers formats de factures (PDF, RFE), facilitant ainsi leur gestion internationale.

Démonstration Pratique par Claude

Interface Utilisateur S-KER

• La présentation se concentre sur S-KER, une application française qui gère efficacement les flux financiers depuis plus de quarante ans.

Tableau de Bord Comptable

• Le tableau de bord offre une visualisation colorée et paramétrable permettant aux comptables d'analyser facilement les indicateurs financiers liés au traitement des factures.

Types de Factures à Traiter

• Deux types principaux seront traités :

• Facture avec commande.

• Facture sans commande (exemples incluent téléphonie ou services généraux).

Technologie Avancée Utilisée par S-KER

• S-KER utilise une technologie avancée d'apprentissage automatique (deep learning), améliorant la reconnaissance documentaire au-delà du simple OCR pour optimiser le traitement des factures reçues.

Gestion des Factures Multi-Sociétés

Introduction aux Données Techniques

• La gestion des factures de plusieurs pages est abordée, avec un accent sur l'importance d'un code société pour la solution multi-société d'Esker.

• Les problématiques de confidentialité sont soulevées, notamment en ce qui concerne les factures sans commande destinées à la comptabilité.

Extraction et Traitement des Données

• L'application TED permet une lecture synchronisée des données extraites par l'intelligence embarquée d'Esker, incluant le numéro et la date de facture.

• L'utilisateur doit avoir la possibilité de redéfinir certaines zones sur le document pour améliorer la précision du traitement.

Identification des Fournisseurs

• Si aucune donnée n'est renseignée dans la base fournisseurs, l'association manuelle sera nécessaire, ce qui n'est pas pratique.

• L'utilisation de SDSCC aide à préparer les données pour faciliter leur reconnaissance et association avec l'ERP.

Accès en Temps Réel aux Données

• Interrogation en temps réel du système de gestion commerciale ou comptable pour créer un fournisseur si celui-ci n'existe pas déjà dans Sage.

Détails Financiers et Comptables

• Les informations relatives au paiement doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs pour assurer un règlement correct des factures.

• Les éléments de contrepartie incluent les comptes de charge ou d'immobilisation, permettant également la saisie d'immobilisations via cette interface.

Apprentissage Automatique et Efficacité

• Esker apprend des actions passées; plus il y a de traitements effectués, plus le processus devient automatique grâce à l'intelligence artificielle intégrée.

• L'objectif principal est d'économiser du temps tout en améliorant la reconnaissance et le traitement grâce à l'auto-apprentissage.

Ventilation Analytique

• Le compte général est accessible depuis le plan comptable; possibilité d'effectuer une ventilation analytique selon les besoins spécifiques.

Saisie en Temps Réel et Provisions

• La définition d'un plan analytique permet une ventilation indépendante entre différents axes analytiques lors de la saisie.

Conclusion sur les Workflows

• La présentation finale aborde les workflows associés aux factures, soulignant leur importance dans le processus global.

Introduction aux Workflows de Facturation Électronique

Objectif des Signatures Électroniques

• L'objectif est de remplacer la gestion papier des documents par des signatures électroniques, intégrées dans un workflow.

• Les workflows sont personnalisés selon l'organisation de l'entreprise, permettant d'impliquer différentes personnes ou groupes.

Définition et Fonctionnement des Workflows

• Un workflow permet d'analyser le contexte d'une facture et de solliciter des individus en fonction de critères spécifiques (montant, fournisseur).

• La notion d'approbateur est introduite pour valider les paiements, assurant que les factures soient correctes avant paiement.

Gestion Documentaire Numérique

• Il est possible d'ajouter des annotations directement sur le document numérique, remplaçant ainsi les notes manuscrites.

• Le comptable peut interagir avec la facture via divers boutons pour écarter, comptabiliser ou rejeter une facture.

Processus Comptable Automatisé

Transformation Visuelle en Écriture Comptable

• Lorsqu'une facture est comptabilisée, elle se transforme automatiquement en écriture comptable grâce à un connecteur spécifique.

• L'écriture générée apparaît immédiatement dans le journal d'achat sans intervention manuelle supplémentaire.

Accès aux Données et Suivi

• Les utilisateurs peuvent visualiser les documents associés et accéder au PDF archivé chez SQR pour vérification.

Factures X et Réforme Électronique

Introduction aux Factures X

• Discussion sur un format particulier de factures appelé "facture X", qui sera courant avec la réforme électronique prévue.

Format XML et Accessibilité

• Les factures X incluent un fichier XML associé qui représente les données techniques du document.

• Esker propose une interface utilisateur simplifiée pour traiter ces nouveaux formats tout en rendant le contenu lisible.

Conclusion sur l'Adaptation Technologique

• Esker est déjà opérationnel pour gérer différents formats de factures, facilitant ainsi la transition vers une gestion entièrement numérique.

Traitement d'une Facture avec Commande

Identification de la Facture

• Le processus commence par le traitement d'une facture associée à une commande, où les éléments visuels restent constants, mais l'accent est mis sur la mention "facture avec commande".

• La facture du fournisseur inclut le numéro de commande émis par l'utilisateur, permettant à Esker d'identifier et de rapprocher cette information avec la gestion commerciale.

Rapprochement Automatique

• Les lignes de poste sur la facture montrent des références articles au lieu des comptes généraux, facilitant un rapprochement automatique entre la facture et les commandes.

• Un écart est noté entre le montant facturé (408 euros) et celui enregistré dans la gestion commerciale (180 euros TTC), ce dernier représentant des frais de port non commandés.

Gestion des Écarts

• Plusieurs options s'offrent pour gérer cet écart : mettre la facture en attente ou rejeter celle-ci si elle n'est pas conforme.

• L'utilisateur peut personnaliser les motifs de rejet pour mieux refléter sa situation spécifique.

Flexibilité dans le Workflow

• L'outil permet aux utilisateurs de créer des workflows adaptés à leurs besoins plutôt que d'imposer une solution standardisée.

• En cas d'ajustements nécessaires, comme l'ajout de frais supplémentaires, l'utilisateur peut saisir directement ces informations depuis l'interface.

Comptabilisation et Suivi

• Lorsqu'un ajustement est effectué (ex. ajout de 150 euros hors taxe pour les frais de port), cela permet d'éliminer l'écart initial constaté.

• Des workflows d'exception peuvent être déclenchés pour impliquer les acheteurs dans le processus décisionnel concernant les écarts financiers.

Transformation Documentaire

• La comptabilisation transforme un document commercial en une facture officielle, intégrant ainsi toutes les modifications apportées durant le processus.

• Une fois lancée, cette comptabilisation entraîne la disparition du bon de livraison au profit de la nouvelle facture fournisseur.

Gestion des Factures Fournisseurs avec Esker

Transformation du Bon de Livraison en Facture

• La facture fournisseur est générée à partir d'une interface unique, celle d'Esker, permettant la transformation du bon de livraison en facture.

• Un système de contrôle et de sécurisation des échanges est mis en place pour garantir un traitement correct des factures.

Gestion des Erreurs dans le Traitement

• En cas d'erreur, la facture ne reste pas bloquée ; elle est signalée et peut être corrigée par l'utilisateur.

• Les factures avec erreurs sont renvoyées au comptable et alimentent un compteur d'erreurs visible sur le tableau de bord.

Suivi du Cycle de Vie des Factures

• Le comptable peut consulter les erreurs pour comprendre pourquoi le traitement a échoué.

• Esker assure une transparence totale dans le suivi des paiements, envoyant régulièrement des mises à jour sur l'état des factures aux fournisseurs.

Émission des Factures Clients

Changement d'Utilisateur pour Émettre les Factures

• L'utilisateur change pour Elise, responsable de l'émission des factures clients au sein de l'entreprise.

Visualisation et Tableaux de Bord

• Les histogrammes sont remplacés par un nouveau design graphique sous forme de donuts pour visualiser les données relatives aux factures.

• Des tableaux de bord spécifiques sont disponibles selon le mode d'acheminement (ex: Corus Pro), facilitant la gestion selon les différents canaux.

Conformité et Réglementations

• Esker traite toutes les factures validées côté gestion commerciale et s'assure qu'elles soient correctement dirigées selon leur destination géographique.

• À partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront se conformer à la réglementation RFE concernant l'envoi électronique des factures.

Vérification de la Conformité Avant Envoi

• Esker propose un contrôle préalable pour vérifier si une facture est conforme avant son envoi effectif.

Questions Fréquemment Posées sur Esker

Arrivée des Factures sur Esker

• Une question fréquente concerne le processus par lequel les factures arrivent sur la plateforme Esker.

Processus d'Extraction et de Validation des Factures

Méthodes d'Extraction des Factures

• Les factures sont extraites par un processus quotidien, soit semi-automatique (déclenché manuellement), soit via une tâche planifiée qui extrait les factures pour les clients finaux.

Modes d'Envoi des Factures

• Les factures peuvent être envoyées par différents moyens : email, EDI, ou déposées sur un portail. Un exemple est donné avec une facture destinée aux hôpitaux de Paris.

Problèmes de Conformité

• Une erreur de conformité apparaît lorsque le numéro d'engagement est manquant dans la facture destinée à CorusPro, soulignant l'importance du contrôle de conformité.

Correction des Erreurs

• Si une facture n'est pas conforme, elle peut être modifiée dans Sage et réexpédiée. Il est possible de saisir directement les valeurs nécessaires pour rendre la facture conforme.

Importance des Données

• Le système contient une grande quantité d'informations utiles pour le traitement des factures, ce qui est essentiel pour répondre aux exigences réglementaires en France et ailleurs.

Anticipation des Obligations Réglementaires

Échéances en Belgique

• La Belgique a fixé une obligation au 1er janvier 2026 concernant la dématérialisation. L'anticipation est cruciale pour éviter les complications lors de cette transition.

Préparation à l'Échéance de 2026

• En septembre 2026, il sera nécessaire d'utiliser des outils comme ceux présentés pour simplifier le processus et se préparer efficacement aux nouvelles normes.

Fichier Pivot et Connecteurs

Fonctionnalité du Fichier Pivot

• Le fichier pivot permet d'alimenter les données via un connecteur, facilitant ainsi le traitement et l'envoi correct des factures selon divers modes d'envoi.

Diversité des Destinataires

• Esker peut adresser les factures à plusieurs plateformes électroniques dans différents pays (ex: Pays-Bas, Italie), ce qui souligne sa flexibilité face aux exigences variées.

Conformité avec les Normes Électroniques

Gestion de la Conformité

• Esker s'assure que toutes les factures respectent les obligations liées aux canaux d'envoi spécifiques afin de garantir leur conformité légale.

Automatisation du Remplissage

• Les éléments requis se remplissent automatiquement tout en respectant les contrôles nécessaires selon la destination finale des factures.

Tests Préalables à l’Envoi

Vérification Avant Envoi

• Il est possible de tester la qualité des données avant l'envoi par email. Cela permet d’identifier si elles sont conformes ou non avant leur transmission officielle.

Liste des Erreurs

• Des erreurs spécifiques (ex: BR49 ou BRCL25), référencées selon la nouvelle norme, doivent être comprises et corrigées pour assurer la conformité lors du traitement des factures.

Traçabilité et Approbation

Suivi des Factures

• Chaque facture doit être approuvée avant son envoi final au client destinataire. La traçabilité est essentielle pour suivre chaque étape du processus jusqu'à son approbation finale.

Comprendre la gestion des factures avec TEDSCR

Vérification de la conformité des données

• La solution permet de vérifier la conformité des données avant l'envoi des factures par email, anticipant ainsi les exigences futures pour septembre 2026.

Traitement des factures fournisseurs

• Le traitement commence par la réception des factures fournisseurs, qu'elles proviennent de frais généraux ou d'achats spécifiques. TEDSCR génère automatiquement les écritures comptables associées.

• Les factures de marchandises sont rapprochées avec les bons de commande ou de livraison dans le système commercial, assurant une traçabilité efficace.

Émission des factures clients

• L'outil permet également d'émettre des factures à destination des clients, en tenant compte de divers contextes comme la réforme de la facture électronique et les normes internationales.

• Il est essentiel que les solutions soient conformes aux exigences spécifiques telles que celles imposées par Chorus Pro pour certains utilisateurs.

Avantages du portail TEDSCR

• TEDSCR centralise le traitement des factures sur un seul portail SaaS, facilitant l'accès et l'utilisation sans installation nécessaire sur les machines locales.

• La solution offre une flexibilité quant au nombre d'utilisateurs et inclut une application mobile pour valider les processus directement depuis un smartphone.

Archivage et accompagnement

• Un archivage documentaire simplifié est proposé, garantissant une recherche facile et un respect légal des documents traités via le portail.

• En cas d'intérêt pour cette solution, un accompagnement est prévu pour analyser et adapter les processus existants aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Personnalisation des processus de validation

Collaboration et personnalisation

• Claude a mentionné la possibilité de personnaliser les processus de validation en travaillant directement avec les utilisateurs pour comprendre leurs besoins spécifiques.

• L'accent est mis sur le transfert de compétences, visant à rendre les utilisateurs autonomes dans le traitement des factures et la création de nouveaux utilisateurs.

Approche itérative

• Le travail se fait de manière itérative sur plusieurs jours ou semaines pour aborder différents sujets liés aux processus comptables.

• Les utilisateurs peuvent continuer à travailler dans Sage, car l'intégration se fait en arrière-plan sans nécessiter d'exportation/importation manuelle.

Gestion des écritures comptables

Traitement transparent

• Actuellement, l'importation d'écritures nécessite que tous les utilisateurs soient déconnectés, mais la nouvelle approche permet un traitement transparent sans interruption du travail des utilisateurs.

Fonctionnalités futures

• La possibilité de régler des factures directement est à l'étude, bien qu'elle ne soit pas encore disponible.

Cas d'usage spécifique : Promotion immobilière

Complexité des situations

• Les cas liés à la promotion immobilière impliquent des traitements complexes tels que les retenues de garantie et pénalités. Il est conseillé aux intéressés d'examiner ces cas en détail.

Modèle tarifaire et engagement

Tarification basée sur l'utilisation

• Le modèle tarifaire n'inclut pas un abonnement fixe mais est basé sur l'utilisation réelle des flux traités par le système.

• Une structure tarifaire combine un abonnement mensuel avec une tarification variable selon le volume d'utilisation.

Conclusion et ressources supplémentaires

Informations complémentaires

• Les participants sont remerciés pour leur présence et sont invités à consulter le site absiceblog.com pour plus d'informations sur les prochaines conférences web. Ils peuvent également suivre les actualités via LinkedIn.