La gestión documental datificada. Retos profesionales en el contexto de la transformación digital

Gestión Documental Ratificada: Retos Profesionales en la Transformación Digital

Presentación del Ponente

• El webinar es presentado por Jordi Serra, profesor e investigador de la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Barcelona.

• Jordi tiene más de 20 años de experiencia en gestión documental y administración electrónica en organismos públicos y privados.

• Ha sido experto en proyectos relacionados con la gestión documental electrónica y ha publicado numerosos artículos sobre el tema.

Objetivos del Webinar

• Jordi expresa su agradecimiento por la invitación a compartir experiencias en este webinar.

• La sesión se centra en un modelo estructurado en cinco pasos para mejorar la gestión de información basada principalmente en datos.

Modernización de la Gestión Documental

• Se menciona un artículo visionario que propone que los gestores documentales deben enfocarse más en los beneficios organizacionales que en el manejo físico de documentos.

• Es importante abandonar la idea tradicional de ser solo gestores de objetos, implicándose más activamente en las organizaciones.

Elementos Clave para el Cambio

• La modernización incluye una normalización significativa desde la aprobación de normas específicas que han profesionalizado el campo.

• Las tecnologías emergentes han cambiado drásticamente el panorama, presentando tanto oportunidades como riesgos para la gestión documental.

Tecnologías Disruptivas

• Se identifican tres tecnologías disruptivas: colaboración en nube, robotización administrativa e inteligencia artificial.

• La pandemia ha acelerado el uso del teletrabajo, aumentando la necesidad de sistemas ágiles para compartir documentos desde diferentes ubicaciones.

Colaboración y Automatización

• Las herramientas colaborativas permiten una gestión documental más ágil comparada con sistemas tradicionales pesados.

Transformación de la Gestión Documental en la Era de los Datos

Sistemas de Auto Clasificación y su Impacto

• Los sistemas de auto clasificación se integran a cualquier ERP, permitiendo mover, modificar y borrar documentos mediante reglas centralizadas que se aplican a diferentes sistemas.

• La desaparición del trabajo administrativo, base de la gestión documental, implica que el principal cliente ahora es la robotización, lo que transforma radicalmente el enfoque hacia la gestión documental.

Explosión de Datos y Nuevos Conceptos

• La masiva generación y procesamiento de datos está cambiando las organizaciones; conceptos como explotación y normalización de datos son cada vez más relevantes en la gestión documental.

• Se difuminan los límites entre documentos y agrupaciones documentales, surgiendo términos como "data lakes", donde se trabaja con datos no estructurados para mejorar el funcionamiento organizacional.

Modelo Data-Céntrico en Educación

• Se propone un modelo preferentemente data-céntrico para transformar la gestión informativa en organizaciones educativas, basado en cinco hipótesis metodológicas.

• La circulación intencionada de información mejora naturalmente el funcionamiento organizacional al proporcionar más datos a los tomadores de decisiones.

Ejemplo Práctico: Prioridades en Obras Educativas

• En un departamento encargado de reformas arquitectónicas educativas, mostrar información generada por otros departamentos puede facilitar decisiones sobre prioridades presupuestarias.

• Al compartir información sobre solicitudes de accesibilidad y obras en ejecución, se fomenta una colaboración interdepartamental que optimiza recursos y tiempos.

Efectos del Intercambio Informativo

• El intercambio informal entre departamentos genera conciencia sobre interdependencias y promueve una toma de decisiones colectiva más efectiva.

¿Cómo gestionar la información de manera efectiva?

Importancia de los datos procesables

• La gestión documental por sí sola no es suficiente para responder a preguntas clave, como cuántas obras están en realización actualmente. Se requiere generar indicadores a partir de datos procesables.

• Es esencial que los datos sean de alta calidad: consistentes, homogéneos semánticamente, accesibles y no redundantes, todo esto a un coste razonable.

Alineación con objetivos estratégicos

• La transformación centrada en datos debe alinearse con los intereses y necesidades estratégicas de la organización, que se centran en prestar servicios más que en mejorar internamente.

• Cualquier acción emprendida debe generar productos o servicios que beneficien directamente a la organización y sus departamentos.

Gestión documental como servicio

• La gestión documental debe ser vista como un servicio integral y no solo como un sistema o conjunto de normas; su valor radica en cómo ayuda a organizar la información.

• Los diferentes usuarios (analistas, tomadores de decisiones, gestores diarios) deben beneficiarse del servicio de información proporcionado por la gestión documental.

Gobernanza integrada de la información

• Para ofrecer un servicio sostenible y productivo, es crucial gobernar la información de manera integrada; sin ello, el servicio será parcial y menos efectivo.

• Un enfoque fragmentado no permitirá una mejora significativa dentro de la organización.

Propuesta metodológica para el servicio de información

• La metodología propuesta consta de cinco pasos: identificar, normalizar, integrar, servir y garantizar. Esto busca establecer un servicio basado en datos alineados con los objetivos organizacionales.

• Se requieren proyectos integrales que incluyan reingeniería de procesos, desarrollo tecnológico y analítica para implementar esta metodología efectivamente.

Ejemplo práctico: Consorcio educativo de Barcelona

• El consorcio gestiona 800 centros educativos con más de 10.000 docentes y 240.000 alumnos; su experiencia ilustra cómo se puede aplicar esta metodología en contextos reales.

Estructuración de Información en el Consorcio de Educación de Barcelona

Mapas y Herramientas para la Gestión Documental

• Se utilizan diversos tipos de mapas (agentes, procesos, series documentales, sistemas de información) para estructurar la información global en un circuito documental.

• En el consorcio se ha desarrollado una herramienta que combina gestión e inventario, permitiendo almacenar información sobre procesos, actividades y documentos.

• Esta herramienta también genera automáticamente diagramas y facilita la gestión diaria de los procesos de mejora organizacional.

• Un sistema de indicadores proporciona conocimiento en tiempo real sobre debilidades y duplicidades dentro del territorio educativo.

• La información obtenida se utiliza para mejorar la organización mediante reestructuraciones y normalizaciones horizontales entre distintos procesos.

Análisis y Normalización de Datos

• Se realiza un análisis exhaustivo sobre cómo se identifican las series documentales y los circuitos documentales, buscando oportunidades para la normalización.

• Se busca consolidar datos redundantes como datos maestros a través de análisis continuos que permiten transformaciones masivas en herramientas ofimáticas.

• De casi un centenar de herramientas ofimáticas se reducen a aproximadamente 20 sistemas consolidados, mejorando así la seguridad y eficiencia organizacional.

• La normalización implica transformar procesos hacia un modelo común que sea independiente de implementaciones concretas, facilitando así su adaptación tecnológica.

• Es esencial construir referentes dinámicos durante el proceso de normalización para asegurar una gestión basada en datos.

Transformación del Proceso Administrativo

• La responsabilidad en la gestión documental es difusa; requiere colaboración entre diferentes áreas como compliance y tecnologías.

• A través del proceso transformador se busca obtener datos normalizados desde el origen, lo cual propicia una gestión más eficiente basada en estos datos.

• Un ejemplo práctico es el proceso administrativo relacionado con solicitudes de becas donde se analizan variables repetitivas dentro del expediente tradicional.

• Al analizar cada documento por sus variables, se construye una matriz que permite realizar transformaciones significativas hacia un enfoque centrado en los datos.

La Transformación de la Gestión Documental

Evolución de la Gestión Documental

• Antiguamente, la gestión documental se realizaba con libretas y libros de registro; hoy en día, se utiliza Excel para gestionar colecciones de documentos agrupados en expedientes.

• La necesidad de datos estructurados es crucial debido a las limitaciones de tiempo al responder preguntas, lo que obliga a extraer variables clave de los documentos.

Importancia del Registro Electrónico

• Con el surgimiento de aplicaciones informáticas, el registro ha cobrado importancia como base para la gestión, desplazando el enfoque del expediente basado en documentos.

• La autenticación y generación de datos como resultado del trámite permite decidir qué peso asignar a los registros frente a los documentos físicos.

Necesidad de Sistemas Consistentes

• Para que los documentos sean útiles internamente, es necesario trasladar todas las variables informativas a un registro autentificado.

• A menudo se requiere conservar documentos originales por su contenido o efectos legales que no pueden ser trasladados a formatos estructurados.

Conservación y Uso Eficiente

• Se justifica la conservación de ciertos documentos cuando contienen sistemas de autenticación o son multimedia, mientras que otros casos permiten sustituirlos por registros digitales.

• El uso creciente del blockchain puede revolucionar la forma en que se gestionan los documentos mediante certificación y autenticación digital.

Construcción y Explotación de Datos

• Es fundamental separar los datos del sistema origen para facilitar su explotación; mantenerlos en sistemas originales limita su accesibilidad.

• Se necesita crear repositorios confiables que permitan gestionar datos únicos eficientemente sin depender exclusivamente del sistema original.

Interconexión entre Sistemas

• La transformación implica establecer comunicación entre sistemas mediante un bus o plataforma que facilite la normalización y reutilización de datos.

¿Cómo mejorar la gestión de datos en las organizaciones?

Importancia de la información estratégica

• La información estratégica es crucial para los analistas, pero no satisface todos los niveles de servicio, especialmente en términos de cumplimiento y gestión. Se requiere datos concretos y fiables en el momento necesario.

• Tradicionalmente, se han utilizado sistemas de data warehouse para gestionar esta información, aunque su construcción puede ser costosa y compleja.

Gestión documental como solución

• Un gestor documental centralizado permite normalizar la información y crear un banco de datos único que puede ser reutilizado por toda la organización.

• Las organizaciones que implementan un gestor documental eficaz están mejor posicionadas para integrar sus aplicaciones y asegurar una normalización adecuada de los metadatos.

Tipos de datos maestros

• Existen dos tipos principales de datos maestros: referenciales (tablas con alto potencial de reutilización) y transaccionales (datos generados por trámites específicos).

• La normalización puede realizarse al trasladar datos entre sistemas o durante su captura inicial, asegurando así la calidad desde el principio del ciclo de vida del dato.

Potencial del sistema documental

• La gestión documental define qué documentos aparecen en un proceso, lo que influye en cómo se estructuran los formularios y se capturan los datos.

• Integrar múltiples fuentes en una base única permite normalizar aquellos que no lo están desde su origen, facilitando así el análisis posterior.

Creación de productos informativos

• Es esencial generar productos informativos útiles para diferentes usuarios dentro de la organización, permitiendo decisiones basadas en indicadores claros.

La Importancia de la Transformación de Datos en la Toma de Decisiones

Potenciación del Uso de Datos

• Se destaca que el uso de datos no es gratuito y requiere un servicio, lo que implica una transformación mental hacia una gestión más proactiva en la toma de decisiones.

• La normalización y agregación de datos permite sincronizar trámites, facilitando así la previsión y avance en decisiones administrativas.

Herramientas de Visualización Personalizadas

• En el Consorcio de Educación de Barcelona se desarrollan visualizaciones a medida, adaptadas a las necesidades específicas del usuario para facilitar su toma de decisiones.

• Es crucial que estos servicios sean sostenibles y no generen un consumo excesivo de recursos, lo cual es un desafío común en proyectos analíticos.

Automatización y Eficiencia

• Se implementa un sistema automatizado mediante robots para gestionar datos difíciles de obtener, ahorrando recursos humanos significativos.

• El robot ha permitido ahorrar el equivalente a cuatro personas dedicadas exclusivamente a la generación y actualización de información.

Aprendizajes sobre Gestión Basada en Datos

• Se enfatiza que el verdadero potencial reside en utilizar los datos durante la gestión diaria, no solo desde una perspectiva estadística.

• Las organizaciones necesitan acceso a datos en tiempo real para tomar decisiones informadas, especialmente ante situaciones imprevistas como la pandemia.

Análisis Predictivo y Mejora Continua

• La analítica predictiva se vuelve esencial al proporcionar síntomas anticipados que ayudan a preparar decisiones futuras.

• Es fundamental analizar las decisiones tomadas para ajustar modelos operativos y mejorar procesos organizacionales.

Simplificación del Mapa de Datos

• A medida que se identifican bloques específicos de información, se pueden derivar hacia entidades maestras que simplifican el mapa general utilizado por la organización.

• Esta compactación mejora la eficiencia en la toma de decisiones al reducir complejidades innecesarias.

Impacto Cultural Organizacional

• Abrir fronteras informativas impacta directamente las estructuras tradicionales dentro de las organizaciones, promoviendo una circulación transversal del conocimiento.

La Despatrimonialización de la Información en las Organizaciones

Importancia de la Despatrimonialización

• Se debe luchar contra la patrimonialización de la información, reconociéndola como un activo organizacional y no como propiedad de sistemas departamentales.

Adaptación a Tiempos de Respuesta Cortos

• Las organizaciones deben adaptarse a tiempos de respuesta más cortos; proyectos largos solo son viables si justifican beneficios significativos.

Circulación de Datos Fiables

• La circulación de datos ciertos y actualizados es una prueba de madurez organizacional, especialmente cuando se trata de decisiones humanas frente a sistemas automatizados.

Construcción de un Banco de Datos Normalizados

• Avanzar hacia un banco de datos fiables y normalizados abre oportunidades para el uso progresivo de inteligencia artificial y análisis predictivo.

Preguntas y Respuestas sobre Gestión Documental

Liderazgo en la Gestión del Patrimonio Documental

• Se plantea que el liderazgo no siempre recae en el archivo, sino en unidades específicas. Es crucial tener una visión global e integrada para gestionar datos eficientemente.

Colaboración Interdisciplinaria

• La clave está en trabajar en equipos interdisciplinarios donde todos entiendan su papel dentro del proceso transformador hacia un entorno basado en datos.

Reconocimiento del Archivo por Otras Unidades

• Los departamentos tecnológicos están reconociendo cada vez más las aportaciones del archivo, no solo en clasificación, sino también en análisis documentales.

Conservación del Contexto de los Datos

Creación de Diccionarios y Modelos de Datos

Contexto de los Datos en Modelos Relacionales

• Se está creando una serie de elementos de referencia dentro de una base de datos, donde los datos siempre están contextualizados en un modelo relacional típico.

• En un modelo no estructurado, se pueden identificar semánticamente los datos, permitiendo que estos tengan significado por sí solos.

Referentes y Archivos de Bases de Datos

• Existen referentes como el proyecto social y archivos nacionales ingleses que documentan la estructura del modelo de datos.

• La conservación adecuada de datos aligera problemas relacionados con formatos, ya que los datos son independientes del formato tecnológico.

El Rol del Archivero en la Gobernanza de la Información

Importancia de Documentos Electrónicos

• Los documentos electrónicos son cruciales para la fiabilidad en las decisiones organizacionales; su rol es ser soporte para decisiones acertadas.

• El archivero debe actuar como garante de la fiabilidad, asegurando que la información esté documentada adecuadamente.

Crisis de Autoestima Profesional

• Existe una crisis en la profesión archivística donde muchos archiveros no se sienten capaces o escuchados por sus organizaciones.

• A veces, el reconocimiento llega solo cuando se plantea un riesgo legal o financiero debido a malas prácticas documentales.

Beneficios y Estrategias para Invertir en Gestión Documental

Perspectivas Positivas y Negativas

• Se pueden presentar dos enfoques: uno negativo (pérdida financiera o riesgos legales por decisiones basadas en datos poco fiables).

• Un enfoque positivo implica demostrar cómo mejorar la eficiencia mediante transformaciones específicas en procesos existentes.

Demostraciones Prácticas

Modelo Integral y Sistema de Gestión Documental

Definición de Modelo Integral

• Se plantea que el modelo integral se basa en una visión competencial, donde los sistemas trabajan conjuntamente sin compartir competencias.

• Un modelo integrado permite que herramientas como el cuadro de clasificación del archivo estén presentes en diversas aplicaciones (recursos humanos, gestión económica), facilitando la clasificación de documentos.

• El modelo integral implica un único sistema de codificación para todas las actividades dentro de la organización, asegurando que todos asuman este sistema como estándar.

Requisitos para un Sistema Eficiente

• Se discute sobre los requisitos básicos necesarios para implementar un sistema que garantice el uso inmediato sin pérdida de información, especialmente al considerar la firma digital.

• La firma digital presenta múltiples opciones y no siempre depende de certificados electrónicos; esto afecta cómo se gestionan los documentos firmados.

Alternativas y Agilidad en Sistemas

• Existen diferentes métodos para gestionar firmas digitales, desde certificados hasta sistemas basados en auditoría y autenticación mediante blockchain.

• La agilidad del sistema dependerá del tipo de trámite y su uso; soluciones rápidas pueden ser más efectivas que desarrollar aplicaciones complejas desde cero.

Desarrollo e Implementación

• Para desarrollar un sistema completo de gestión documental en una empresa sin experiencia previa, es crucial convencer a la dirección sobre sus beneficios estratégicos.

• Es recomendable presentar casos exitosos o demostrar mejoras tangibles para fomentar la adopción del nuevo modelo dentro de la organización.

Oportunidades Post-Pandemia

Importancia de la Organización de Datos en la Gestión

Necesidad de Información Organizada

• La organización de información con criterios uniformes es esencial para que los directivos puedan gestionar adecuadamente, especialmente en contextos donde el control presencial es limitado.

• Las crisis económicas pueden ofrecer oportunidades para mejorar la eficiencia y reducir costos, lo que resalta la importancia de tener datos gestionados correctamente.

Firma Digital y Autenticación

• Se plantea si la firma digital puede aplicarse a los datos como se hace con documentos, enfatizando su relevancia en términos de autenticación y fiabilidad.

• La transición hacia un sistema seguro de autenticación permite validar no solo documentos, sino también conjuntos de datos, mejorando así su autenticidad.

Metadatos y Estandarización

• Para utilizar eficazmente los datos, es crucial definir esquemas de metadatos desde el inicio; esto requiere desarrollo metodológico adicional.

• Los metadatos son fundamentales para describir documentos y asociarlos a contenido relevante; al integrarlos en bases de datos, se difuminan las líneas entre datos y metadatos.

Capacitación y Preparación

• Es vital capacitarse y aumentar competencias para adaptarse a nuevas tecnologías y métodos en gestión documental.