#JuevesDeIntegridad | Introducción al ISO 37001 Sistema de Gestión Antisoborno

Introducción al ISO 37001: Sistemas de Gestión Antisoborno

Bienvenida y Presentación del Evento

• Muy buenos días a todos los presentes, se da la bienvenida a la jornada del ciclo de conferencias virtuales "Jueves de Integridad" el 10 de octubre.

• Doménico Gamboa introduce la conferencia sobre ISO 37001, que busca ofrecer una introducción clara sobre los principios y beneficios del sistema antisoborno.

• Se expresa un agradecimiento en nombre de Ana María Martínez Bern por la participación de más de 600 asistentes conectados al evento.

• Se presenta a la doctora María Elisa Moreno, jefa de la oficina de integridad y lucha contra la corrupción del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

Palabras Iniciales

• La doctora María Elisa Moreno agradece a los participantes y menciona la importancia del tema tratado en esta conferencia sobre el sistema antisoborno.

• Reconoce también a Alejandra Rodríguez como ponente, destacando su valiosa contribución al espacio educativo.

• Se enfatiza que es crucial para las entidades públicas contar con herramientas para identificar riesgos relacionados con el soborno.

Estructura del Evento

• Se concluye el bloque inaugural e inicia el bloque académico donde Alejandra Rodríguez tendrá 60 minutos para su presentación.

• Al final se abrirá una ronda breve de preguntas; los asistentes pueden enviar sus consultas a través de la plataforma.

Presentación de Alejandra Rodríguez

• Alejandra Rodríguez es presentada como experta en gestión antisoborno, con formación académica relevante y experiencia en auditorías y certificaciones internacionales.

• Ha liderado más de 500 auditorías y ha incrementado acreditaciones en proyectos significativos dentro del Instituto Nacional de Calidad.

Importancia del Sistema Antisoborno

• Alejandra ha capacitado a más de 5000 funcionarios públicos y privados en temas relacionados con gestión y certificación QHSE (Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente).

• Se destaca su presencia como un privilegio para abordar temas relevantes sobre integridad dentro del marco legal actual.

Temario Propuesto

• La conferencia abordará cuatro puntos clave: beneficios globales en gestión antisoborno, tendencias actuales, eficacia e implementación práctica dentro del sector público.

Gestión Antisoborno: Tendencias y Normativa

Introducción a la Gestión Antisoborno

• Se abordarán las tendencias en la gestión antisoborno, tanto en organizaciones públicas como privadas, y se revisará el estado actual de estas iniciativas.

• Es crucial entender los términos técnicos relacionados con la norma para interpretar adecuadamente su contenido; esto no es solo un artículo, sino una norma que requiere definiciones precisas.

Componentes de la Norma ISO 37001

• Se discutirán los componentes principales de la norma ISO 37001, especialmente para aquellos que aún no están familiarizados con ella.

• La implementación del sistema de gestión antisoborno no es solo responsabilidad de la oficina de integridad, sino que debe involucrar a toda la organización.

Contexto Actual sobre Corrupción

• En los últimos años, Perú ha enfrentado serios problemas relacionados con la corrupción, lo cual ha llevado a un reconocimiento más profundo del problema.

• Diferentes instituciones han hecho declaraciones sobre el impacto negativo de la corrupción en las naciones y han llamado a crear soluciones efectivas.

Impacto Económico de la Corrupción

• La corrupción tiene consecuencias devastadoras; se estima que más de un billón de dólares son pagados en sobornos anualmente, afectando gravemente la calidad de vida y aumentando la pobreza.

• Los recursos desviados por corrupción limitan oportunidades en educación y salud para poblaciones vulnerables.

Respuesta del Perú ante el Problema

• El costo económico directo e indirecto de la corrupción puede traducirse en bajos niveles de crecimiento y desigualdad social.

• A pesar del contexto difícil, Perú ha sido uno de los países con una respuesta rápida y visible frente al problema; fue el primer país en adoptar oficialmente ISO 37001 como norma nacional.

Crecimiento en Certificaciones ISO 37001

• Desde su adopción, ha habido un aumento significativo en las certificaciones bajo ISO 37001; desde cinco empresas certificadas en 2018 hasta casi dos mil doscientas empresas actualmente.

• Este crecimiento indica un interés creciente por parte de las empresas para diferenciarse y reducir riesgos asociados al soborno y a prácticas corruptas.

ISO 37001: Un Sistema de Gestión Antisoborno

Importancia de la ISO 37001 en la Reducción del Soborno

• La certificación ISO 37001 no elimina completamente los riesgos de soborno, pero sí los reduce al establecer controles que dificultan su materialización.

• Este sistema de gestión representa una lucha frontal contra la corrupción, mostrando el interés de las instituciones por mejorar y reducir riesgos asociados a la falta de integridad.

Sectores Afectados y Beneficios del Sistema

• El sector privado, especialmente la construcción y el comercio internacional, ha sido uno de los más afectados por problemas de soborno, llevando a un aumento en la implementación de sistemas antisoborno.

• Los proveedores del sector público buscan diferenciarse mediante instrumentos que les permitan ser vistos como más confiables frente a las entidades gubernamentales.

Ventajas Específicas para las Organizaciones

• Adoptar ISO 37001 implica mapear riesgos, establecer controles y monitorear su eficacia, lo que disminuye la probabilidad de involucrarse en delitos relacionados con el soborno.

• La implementación mejora la reputación organizacional al demostrar un compromiso activo contra la corrupción y el soborno.

Impacto en Competencia y Confianza

• La norma evita distorsiones en la competencia; si se introduce el soborno en procesos comerciales, no necesariamente ganará el mejor postor.

• Genera confianza entre accionistas e inversionistas al asegurar que sus fondos están invertidos en empresas transparentes y comprometidas con prácticas éticas.

Defensa Legal y Prevención del Soborno

• En caso de investigaciones legales, contar con un sistema como ISO 37001 puede servir como defensa al demostrar que se han tomado medidas preventivas contra el soborno.

• Esto ayuda a mostrar que cualquier vulneración del sistema fue intencional y no resultado de acciones directas por parte de los líderes organizacionales.

Relación entre Calidad del Servicio y Actos de Soborno

• Existe una relación simbiótica entre varios aspectos administrativos; cuando hay insatisfacción con servicios públicos, aumenta la tentación hacia actos corruptos.

• Servicios débiles o poco confiables pueden llevar a usuarios a considerar el soborno como una opción para obtener mejores resultados.

Modelos de Gestión y Prevención del Soborno

Importancia de la Gestión de Calidad y Seguridad de la Información

• La gestión de calidad y los modelos de seguridad de la información son aliados clave en la prevención del soborno, ya que el acceso no controlado a información puede facilitar actos corruptos.

• Una buena gestión en estos ámbitos reduce significativamente el riesgo de soborno, ya que limita las oportunidades para materializarlo.

• Se estima que una adecuada gestión puede disminuir hasta la mitad del riesgo asociado al soborno, aunque no lo elimina por completo.

Desafíos Persistentes en la Prevención del Soborno

• A pesar de tener sistemas efectivos como ISO 37001, siempre existirán individuos dispuestos a intentar obtener ventajas indebidas mediante el soborno.

• Las intenciones adversas hacia resultados no legítimos se reducen con buenas prácticas, pero nunca desaparecen completamente.

Marco Legal y Regulación Antisoborno

• En los últimos años, se han desarrollado instrumentos legales significativos para apoyar la gestión antisoborno, comenzando con el decreto supremo 044 que establece un plan nacional contra la corrupción.

• Este plan incluye regulaciones tanto para el sector público como privado, reconociendo que el soborno involucra a ambas partes.

• La Ley 30424 introduce consecuencias administrativas para personas jurídicas involucradas en actos de soborno, ampliando así las sanciones más allá del ámbito penal individual.

Componentes Clave del Plan Nacional de Integridad

• El plan nacional cuenta con nueve componentes esenciales: compromiso directivo, gestión de riesgos, política de integridad y transparencia entre otros.

• Estos componentes son fundamentales para establecer un modelo robusto contra el soborno dentro de las organizaciones públicas y privadas.

Relación entre Normas ISO y Plan Nacional

• El plan nacional hace un llamado a implementar normas certificables como ISO 37001 para sistematizar y asegurar su eficacia en la lucha contra el soborno.

• Muchas organizaciones están alineando sus planes nacionales con sistemas internos basados en estas normas internacionales.

Plan Nacional de Integridad y Lucha Contra la Corrupción

Diferencias entre el Plan Nacional y el Sistema de Gestión Antisoborno

• El Plan Nacional de Integridad busca abordar un amplio espectro de delitos, mientras que el sistema de gestión antisoborno se centra específicamente en la reducción del riesgo de soborno.

• Se establece que el plan nacional es más abarcador en términos de delitos, a diferencia del sistema antisoborno que se limita al cohecho, según la ISO 37000.

• Aunque el sistema antisoborno está enfocado en este tema, ofrece requisitos más detallados que pueden superar los del plan nacional en ciertos aspectos.

• Ambos sistemas son complementarios; el sistema antisoborno proporciona detalles sobre la implementación dentro del marco más amplio del plan nacional.

• Las actividades reportadas pueden relacionarse tanto con el control interno como con la gestión antisoborno, ya que ambos tratan temas similares.

Términos Clave Relacionados con Sobornos

Definición y Contexto

• El soborno se define como cualquier oferta o entrega de una ventaja indebida para influir en las acciones de una persona, independientemente de su valor financiero.

• La definición incluye incentivos para actuar u omitir acciones relacionadas con las obligaciones laborales.

Socios de Negocios

• Un socio de negocios es cualquier entidad externa con la cual una organización tiene o planea establecer relaciones comerciales o intercambios.

• En contextos públicos, como el Ministerio de Justicia, todos los proveedores son considerados socios debido a sus interacciones comerciales.

Conflicto de Intereses

• Se presenta un conflicto cuando intereses personales podrían interferir con decisiones profesionales. No implica necesariamente interferencia real, sino potencial.

• Es crucial evitar decisiones afectadas por conflictos personales para mantener la objetividad en las funciones organizacionales.

Proceso de Debida Diligencia

Evaluación del Riesgo

• La debida diligencia es un proceso para evaluar riesgos asociados al soborno antes de tomar decisiones sobre operaciones o socios comerciales específicos.

• Este proceso permite revisar situaciones donde hay un riesgo significativo y validar niveles adecuados antes de proceder.

Importancia en Contrataciones

• Al contratar personal expuesto a riesgos mayores, es esencial realizar revisiones exhaustivas para identificar antecedentes que puedan indicar inclinaciones hacia prácticas corruptas.

¿Cómo se realiza la debida diligencia en la gestión de riesgos?

Importancia de la debida diligencia

• La debida diligencia es crucial para identificar perfiles de riesgo, especialmente en contextos donde el soborno puede ser un factor. Se debe evaluar si una persona es conveniente para su contratación.

• Este proceso se aplica a puestos clave y proveedores significativos, donde las decisiones pueden ser complejas y requieren un análisis profundo del riesgo.

Evaluación del riesgo

• La evaluación del riesgo es fundamental para la toma de decisiones. Las decisiones deben basarse en un análisis consciente del riesgo involucrado.

• A menudo, las personas evalúan riesgos intuitivamente sin darse cuenta. Sin embargo, en un sistema de gestión formal, cada proceso debe considerar intervenciones valoradas en términos de riesgo.

Tratamiento del riesgo

• Las decisiones sobre el tratamiento del riesgo dependen de su probabilidad e impacto. Si el nivel de riesgo es bajo, puede aceptarse; si no, se deben proponer acciones para mitigarlo.

• En situaciones con niveles altos de riesgo, se requiere un análisis adicional (debida diligencia) para decidir cómo proceder y qué controles implementar.

Monitoreo y seguimiento

• El seguimiento y medición son esenciales para asegurar que los tratamientos aplicados sean efectivos. No basta con identificar riesgos; hay que monitorear los resultados continuamente.

• Existen mecanismos como auditorías e inspecciones que ayudan a verificar que los procesos se implementen correctamente y que los resultados sean los esperados.

Normativa 37001

• La norma 37001 está enfocada exclusivamente en la gestión antisoborno y es aplicable a cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector. Es especialmente relevante en entornos regulados intensamente.

Contexto y Regulación en la Implementación de Normas

Importancia del Contexto en la Construcción y Aduanas

• El contexto es crucial para entender escenarios donde puede haber mala intención, especialmente en sectores altamente regulados como la construcción y aduanas.

Integración de Normas ISO

• La norma ISO 37001 se centra en la gestión antisoborno, mientras que la ISO 37301 aborda el cumplimiento normativo general. Ambas pueden integrarse con otros sistemas de gestión.

Estructura de la Norma ISO 37001

• La estructura de la norma ISO 37001 es similar a otras normas como ISO 9001 y 27000, abarcando desde el contexto hasta la mejora continua.

Evaluación del Contexto Organizacional

• La cláusula cuatro exige identificar factores internos y externos que afectan los objetivos organizacionales, incluyendo aspectos políticos y económicos que pueden incrementar el riesgo de soborno.

Mapeo de Partes Interesadas

• Es esencial mapear las partes interesadas que pueden influir en el riesgo de soborno, ya que sus interacciones son clave para prevenir situaciones corruptas.

Definición del Alcance en Sistemas de Gestión

Estrategia para Definir Alcance

• Se recomienda implementar un sistema de gestión por etapas, comenzando con procesos específicos antes de expandirse a toda la organización para evitar complicaciones.

Evaluación del Riesgo como Base para el Alcance

• Los resultados de las evaluaciones de riesgo deben guiar qué procesos incluir inicialmente en el sistema, priorizando aquellos con mayores niveles de riesgo reputacional.

Sistema de Gestión Antisoborno: Prevención y Control

Enfoque del Sistema de Gestión Antisoborno

• El sistema de gestión antisoborno se centra en identificar todos los procesos dentro de una organización, no solo los misionales, sino también aquellos con alto riesgo.

• La intención principal es prevenir, detectar y enfrentar el soborno, implementando mecanismos que eviten su ocurrencia.

Prevención como Pilar Fundamental

• La prevención constituye el 90% del sistema de gestión; se busca evitar la aparición del soborno mediante controles eficaces.

• Si ocurre un acto de soborno, es crucial tener procedimientos para detectarlo y enfrentarlo adecuadamente.

Identificación y Tratamiento de Riesgos

• Se debe documentar la identificación y evaluación de riesgos relacionados con el soborno, priorizando aquellos que requieren controles adicionales.

• Los riesgos inaceptables deben ser tratados con un plan que incluya liderazgo y planificación para su implementación efectiva.

Implementación de Controles Adicionales

• Las acciones para tratar los riesgos deben ser planificadas cuidadosamente, evaluando su eficacia y costo antes de proceder.

• Los mecanismos de control se integran en procesos donde los riesgos son considerados inaceptables; si ya hay controles suficientes, no es necesario tratarlos.

Ejemplos Prácticos en la Gestión Antisoborno

• Se menciona la debida diligencia al seleccionar colaboradores y socios comerciales para mitigar riesgos asociados a actos de soborno.

• La capacitación y concienciación del personal son esenciales para frenar o propiciar actos indebidos; el compromiso con la integridad es fundamental.

Importancia del Control de Información

• El control digital y físico sobre el acceso a información sensible es vital para prevenir flujos indebidos que puedan facilitar el soborno.

• Registros audiovisuales pueden servir como herramientas efectivas para detectar actos corruptos e incentivar comportamientos éticos entre empleados.

Conciencia Ciudadana sobre Derechos y Deberes

• Informar a los usuarios sobre sus derechos puede reducir las tentaciones hacia actos corruptos; una ciudadanía bien informada es clave en la lucha contra el soborno.

¿Cómo reducir el riesgo de soborno en las organizaciones?

Supervisión y Auditoría

• La situación de soborno puede minimizarse mediante la supervisión y auditoría, asegurando que se implementen los controles establecidos.

• Es fundamental reconocer el buen desempeño cuando hay cumplimiento de protocolos, lo que fortalece los sistemas de gestión.

• En caso de incumplimiento sistemático, es necesario aplicar sanciones para mantener la integridad del sistema.

Evaluación del Riesgo

• Se deben definir objetivos de mejora continua basados en la evaluación del riesgo y propuestas de tratamiento adecuadas.

• La planificación para implementar controles requiere recursos humanos adecuados que adhieran a políticas antisoborno.

Implementación de Controles

• Los mecanismos de control deben estar documentados en protocolos y guías claras para su correcta implementación.

• Es esencial establecer procedimientos sobre cómo manejar situaciones relacionadas con el soborno, incluyendo denuncias e inquietudes.

Seguimiento y Evaluación

• Si los tratamientos no reducen el riesgo a un nivel aceptable, se debe realizar un análisis especial por parte de la alta dirección.

• Un protocolo claro es crucial para abordar tanto inquietudes como denuncias reales sobre sobornos.

Participación en el Sistema Antisoborno

• La responsabilidad del sistema antisoborno no recae solo en la oficina de integridad; todos deben participar activamente.

• Cumplir con los controles definidos es vital para prevenir riesgos; estos no son obstáculos sino herramientas necesarias.

Actitud Proactiva en la Gestión de Riesgos

Importancia de la Proactividad

• La actitud proactiva es esencial para detectar riesgos de conflicto de interés y amenazas al sistema de gestión. Se enfatiza que todos son protectores del sistema y deben reportar nuevas situaciones no identificadas.

• El sistema no es estático; debe nutrirse con información continua de todos los involucrados, lo que requiere un compromiso activo para reportar cualquier situación no prevista.

Uso Efectivo de Indicadores

• Los indicadores son herramientas clave que deben ser analizadas y utilizadas para identificar tendencias. No son solo números archivados, sino datos que permiten tomar decisiones informadas.

• Es fundamental realizar análisis sobre las causas detrás de los indicadores negativos y proponer medidas correctivas para fortalecer el sistema.

Toma de Decisiones Basada en Información

• Los líderes deben actuar rápidamente ante nuevos riesgos o conflictos reportados. Las decisiones oportunas son cruciales para mantener la fortaleza del sistema.

• Ignorar los informes sobre problemas puede debilitar el sistema; se debe fomentar una cultura donde las decisiones se tomen basándose en datos e informes recibidos.

Participación y Compromiso

• La participación activa en capacitaciones es vital. A pesar del contexto difícil, la asistencia masiva demuestra el compromiso hacia la gestión antisoborno.

• La integridad personal es fundamental; un sistema solo será efectivo si todos están comprometidos con sus principios.

Desafíos en Sistemas Públicos

• Se hace un llamado a mantener altos estándares de transparencia e integridad dentro del sistema antisoborno, ya que esto afecta directamente su eficacia.

Debilidades en Sistemas de Gestión

Relación entre Calidad, Seguridad e Antisoborno

• Se identifica una debilidad común: aunque hay buena planificación inicial, falla el seguimiento y medición efectiva de controles implementados.

Fortalecimiento Necesario

• Es crucial mejorar los mecanismos para monitorear el cumplimiento y reconocer tanto buenos desempeños como sancionar los malos. Esto ayudará a cambiar conductas dentro del sistema.

Impacto del Monitoreo

• Un enfoque adecuado en el uso de indicadores puede transformar comportamientos organizacionales. Cambiar cómo se mide algo puede llevar a cambios significativos en las acciones realizadas por los equipos.

¿Cómo evaluar la efectividad de la norma ISO antisoborno?

Evaluación y estudios de impacto

• Alejandra pregunta sobre la existencia de estudios que demuestren la efectividad de la implementación de la norma ISO antisoborno.

• Se menciona que es obligatorio para las organizaciones realizar un estudio individual sobre su sistema, incluyendo indicadores de eficacia y desempeño en relación a corrupción.

• Las organizaciones deben evaluar sus indicadores, como tasas de incidentes y percepción del mercado sobre integridad, para determinar el éxito del sistema implementado.

• La percepción del mercado puede indicar si ha habido mejoras en integridad; si no hay cambios positivos, se debe investigar el problema subyacente.

• Si los incidentes no disminuyen y la percepción no mejora, es señal de que el sistema tiene fallas que necesitan ser identificadas.

Importancia de medir resultados

• Los sistemas deben ser herramientas para mejorar; es crucial medir los resultados y actuar según ellos, ya sea favorable o desfavorablemente.

• Se discute cómo diferentes metodologías pueden causar duplicidades en las instituciones al implementar normas como ISO antisoborno junto con otras metodologías existentes.

Gestión del riesgo en instituciones

• La gestión del riesgo debe ser única; sin embargo, muchas entidades enfrentan desafíos al integrar múltiples metodologías debido a cambios constantes en regulaciones.

• La falta de tiempo para fusionar metodologías puede llevar a una implementación paralela ineficiente.

• Es importante abordar esta transición con calma y proponer una integración estratégica para evitar debilitar los procesos.

Consejos para una integración efectiva

• Se aconseja tomar un enfoque calmado hacia la integración de sistemas; trabajar solo por cumplir matrices puede desviar atención del verdadero objetivo: una evaluación transparente y consistente del riesgo.

• Buscar un plan estratégico que permita documentar adecuadamente las necesidades tanto de guías regulatorias como normas previas.

Implementación y certificación ISO antisoborno

• El tiempo necesario para implementar ISO depende del tamaño de la organización; pequeñas entidades pueden completar el proceso en 6 a 7 meses antes de buscar certificación.

• Para organizaciones más grandes, como ministerios, se requiere un enfoque más gradual debido a su complejidad estructural.

Implementación de Proyectos: Estrategias y Recomendaciones

Importancia de la Implementación por Etapas

• La justicia en la implementación de proyectos es crucial; un enfoque global puede ser prolongado y arriesgado, sugiriendo que se trabaje en etapas para evitar costos altos y reinicios innecesarios.

• Se recomienda comenzar con un alcance corto, integrando uno o dos procesos misionales inicialmente, antes de incluir procesos de apoyo.

• Un proyecto que exceda un año en su implementación comienza a presentar riesgos significativos; se aconseja limitar el tiempo a un máximo de 18 meses.

Compromiso y Liderazgo de la Alta Dirección

• Se compartirá la presentación utilizada durante la conferencia, incluyendo diapositivas y video, para facilitar el seguimiento del contenido discutido.

• Para evidenciar el compromiso real de la alta dirección con las normas ISO, es esencial que exista un plan concreto que incluya iniciativas visibles y participativas.

• La participación activa de los líderes en eventos relacionados con el sistema de gestión antisoborno refuerza su compromiso ante los empleados.

• Es importante programar actividades donde los líderes puedan demostrar su compromiso; esto ayuda a visibilizar acciones que muchas veces no son percibidas externamente.

Definición del Alcance del Sistema de Gestión Antisoborno

• Para definir el alcance del sistema antisoborno, se deben considerar tres elementos clave: análisis del contexto político y económico, identificación de grupos interesados y evaluación del nivel de riesgo asociado a cada proceso.

• Los procesos con alto riesgo deben ser priorizados en función del impacto potencial sobre los objetivos organizacionales y la reputación institucional.

Sostenibilidad del Sistema ante Cambios en Personal

• La flexibilidad en la permanencia del personal puede afectar al sistema; es vital establecer recursos como controles e indicadores obligatorios para mantener su efectividad independientemente de quién esté al mando.

• Un análisis periódico sobre indicadores y una evaluación sistemática del desempeño ayudan a asegurar que el sistema continúe funcionando eficazmente sin importar cambios en el personal.

Implementación de Indicadores y Gestión Antisoborno

Importancia de la sistematización en la gestión

• La responsabilidad de implementar indicadores y evaluar tendencias es crucial para quienes ocupan posiciones de liderazgo. Sin un sistema claro, las acciones pueden ser inconsistentes.

• La falta de reglas escritas y controles establecidos permite que cada líder actúe a su antojo, lo que puede llevar a decisiones arbitrarias que afectan la continuidad del trabajo.

Cierre de la Conferencia

• Alejandra concluye la conferencia agradeciendo a los participantes por su atención y destaca la relevancia del sistema ISO 37,001 en la gestión antisoborno.

• Se agradece a más de 900 asistentes por permanecer conectados durante toda la charla, invitándolos a participar en una encuesta para mejorar futuras conferencias.

Recursos Adicionales

• Se menciona un grupo de WhatsApp donde se compartirán videos, diapositivas y detalles sobre próximas conferencias programadas cada jueves del mes.