Requisitos Legales BASC

Cumplimiento de Requisitos Legales en la Empresa

Objetivo del Cumplimiento Legal

• El objetivo principal es concientizar al personal sobre el cumplimiento de los requisitos legales, así como los requisitos específicos de la empresa y de los clientes.

• Se enfatiza que la empresa debe cumplir con los límites de aplicabilidad definidos para su sistema de gestión, considerando el contexto y las partes interesadas.

Importancia de las Partes Interesadas

• Los requisitos deben tener en cuenta a todas las partes interesadas, incluyendo clientes, proveedores, sociedad y gobierno.

• La información documentada es crucial para demostrar el cumplimiento y gestionar exclusiones que no afecten la capacidad organizacional.

Mapa de Procesos

• La empresa ha definido un mapa de procesos que incluye siete procesos interrelacionados: estratégicos, misionales y de apoyo.

• Este esquema tiene entradas basadas en expectativas externas e internas y busca satisfacer completamente a los clientes.

Responsabilidades por Proceso

• Cada proceso dentro de la organización tiene responsabilidades específicas respecto al cumplimiento legal; esto incluye desde gerencia comercial hasta recursos humanos.

• La representación legal recae en la gerencia, quien responde ante cualquier incumplimiento normativo.

Normatividad Aplicable

• Se menciona que cada área (operaciones, administrativo-financiero, recursos humanos y tecnología) tiene normativas específicas que deben cumplirse.

• Es fundamental identificar las normativas locales, nacionales e internacionales relevantes para asegurar el cumplimiento adecuado.

Requisitos Legales y Normativos para Empresas de Transporte

Tipos de Requisitos Legales

• Las empresas deben cumplir con cuatro tipos de requisitos: leyes, decretos, resoluciones y circulares. Es crucial identificar cuáles son aplicables a la empresa para su funcionamiento.

Documentación Necesaria

• Se requiere la escritura de constitución o estatuto, así como el número de identificación tributaria (NIT), que es similar a la cédula de ciudadanía en personas naturales.

• El Registro Único Tributario (RUT) es otra obligación legal que debe cumplirse, donde se registran los tipos de servicios prestados. La cámara de comercio también emite un certificado que debe renovarse anualmente.

Habilitación y Seguros

• La habilitación como transportador terrestre tiene duración indefinida, pero depende del tipo de sociedad. Además, se requieren pólizas para asegurar las mercancías y responsabilidad civil.

• Otros requisitos incluyen la resolución DIAN sobre facturación electrónica y un sistema de gestión en salud y seguridad laboral exigido por el Ministerio del Trabajo.

Seguridad en el Transporte

• Los clientes exigen integridad en la carga; esto incluye medidas como escoltas y GPS en vehículos para prevenir robos durante el transporte.

• La empresa debe proporcionar información sobre la ubicación de la carga durante su traslado. Esto es esencial para mantener la confianza del cliente.

Cumplimiento Normativo

• Los clientes no pueden contratar con empresas no legalizadas; por lo tanto, cumplir con los requisitos legales es fundamental para establecer relaciones comerciales.

• Las certificaciones del sistema de gestión son frecuentemente solicitadas por los clientes, ya que garantizan seguridad y calidad en el servicio ofrecido.

Requisitos Normativos Específicos

• La norma más reciente menciona 60 veces "debe", indicando obligaciones claras que deben cumplirse. Existen diferencias entre "debe" (obligatorio) y "debería" (recomendación).

• En particular, se destaca cómo las normas ISO definen requisitos obligatorios frente a recomendaciones condicionales basadas en riesgos específicos dentro del sistema de gestión.

Revisión Legal según Normas ISO

• Según la norma ISO 9001:2015, las organizaciones deben asegurarse de poder cumplir con los requisitos legales relacionados con productos y servicios antes de comprometerse a ofrecerlos al cliente.

• Se enfatiza que las revisiones deben incluir todos los requisitos legales aplicables antes del diseño e implementación del servicio o producto ofrecido al cliente.

Requisitos Legales y Normativos en la Organización

Importancia de los Requisitos Legales

• La organización debe identificar los requisitos esenciales para productos y servicios, considerando las normativas legales aplicables según la norma ISO 9001.

• Se enfatiza el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios que son relevantes para la empresa o el servicio ofrecido.

Políticas de Gestión y Cumplimiento

• La política de gestión incluye un compromiso explícito con el cumplimiento de los requisitos legales, como se detalla en el numeral 5.2 de la norma.

• Es necesario determinar cómo se aplican estos requisitos a la norma, actualizar información ante cambios, verificar frecuentemente el cumplimiento y evaluar su efectividad.

Documentación y Evidencia

• Las empresas deben conservar documentación que evidencie los resultados del cumplimiento legal, siguiendo lo estipulado en el numeral 6.2.

• Se requiere establecer procedimientos documentados para identificar, mantener y disponer de estos requisitos dentro del sistema de gestión.

Control de Registros

• El control de registros es fundamental; las empresas deben establecer un procedimiento para gestionar los requisitos legales relacionados con su actividad.

• La norma exige cumplir obligatoriamente con todos los requisitos legales pertinentes a la operación empresarial.

Conformidad con Normas Específicas

• La versión más reciente del estándar (2022), menciona que se debe garantizar conformidad con los requisitos legales relacionados con la empresa.

• Se destaca la importancia de contar con un servicio competente que cumpla con las normativas vigentes sobre seguridad.

Evidencias Subjetivas del Cumplimiento

• Multitrans cumple con los requerimientos legales establecidos por las normas; esto se respalda mediante procedimientos documentales codificados.

• Existen matrices específicas que ayudan a asegurar que todos los aspectos legales sean atendidos adecuadamente por parte de la gerencia.

Objetivos Derivados y Legislación Aplicable

• Los objetivos organizacionales incluyen cumplir con normativas derivadas de políticas establecidas sobre legislación vigente.

• Se mencionan leyes fundamentales como la Ley 105 y Ley 336, consideradas bases para toda normativa relacionada al transporte.

Decretos y Resoluciones Relevantes

• Diversos decretos han sido emitidos desde 1993 hasta 2003, regulando aspectos operativos específicos como configuraciones vehiculares.

• Las resoluciones actuales abordan modificaciones en licencias, pesos vehiculares y configuraciones específicas necesarias para operaciones seguras.

Normatividad y Regulaciones en el Transporte

Introducción a las Normas del Transporte

• Se mencionan diversas configuraciones de vehículos y la resolución que explica estas configuraciones, así como los decretos 2638 y 2663 de 2008 sobre fletes e índices de precios del transporte de carga.

• Se destaca que no solo existe el código de tránsito para regular el transporte, sino una variedad de normas que abarcan diferentes aspectos del mismo.

• La resolución 1079 del 26 de mayo del 2000 compila todas las normativas relacionadas con el transporte, incluyendo carga, pasajeros, taxis y otros tipos de transporte (aéreo, fluvial, marítimo).

Detalles Específicos sobre Transporte de Carga

• La resolución contiene cuatrocientas páginas divididas en capítulos y secciones; entre las páginas 157 y 150 se aborda específicamente el servicio público automotor de carga.

• Se presentan definiciones clave como "manifiesto", "remesa", "vehículo" y otros términos relevantes para entender la normativa aplicable al sector.

Requisitos Legales para Empresas de Transporte

• Las empresas deben estar habilitadas por el Ministerio del Transporte y cumplir con requisitos como seguros obligatorios (incluyendo SOAT).

• La sección ocho regula el transporte automotor de mercancías peligrosas, destacando la importancia del manejo cuidadoso debido a su naturaleza.

Código Nacional de Tránsito

• Todos los conductores deben llevar consigo el Código Nacional de Tránsito para conocer sus derechos y obligaciones al conducir.

• Se enfatiza la necesidad de comprender cuándo se cometen infracciones y cómo defenderse ante un agente que imponga un comparendo.