Sesiones de Configuración: Capacitación plantillas Clientes, Proveedores y Contactos 20220823

Introducción

Resumen de la sección: En esta sección, el consultor Jorge Vélez se presenta y explica que apoyará en las capacitaciones de plantillas. Se pide a los participantes que realicen cualquier pregunta al final de cada tema.

Presentación de la sesión

Resumen de la sección: El presentador da inicio a la sesión y comparte su pantalla para mostrar cómo subir información sobre clientes, proveedores y contactos utilizando tres plantillas.

Plantilla de Proveedores

• La primera plantilla que se muestra es la de proveedores.

• La plantilla contiene campos como nombre, apellido, empresa subsidiaria, etc.

• Los campos se alimentan desde Netflix en la ruta listas relaciones proveedores.

• Para subir información correctamente, es importante tener en cuenta dos parámetros: idioma y Mostrar edit internos.

• Es necesario configurar el idioma en establecer preferencias y activar Mostrar edit internos para ver los ids en las pantallas de vista.

• Más adelante habrá nuevas configuraciones relacionadas con facturación electrónica e impuestos que agregarán nuevos campos.

Campos estándar

• El primer campo hace referencia a si es una persona natural o una empresa.

• Al marcar F mayúscula indica que es una empresa y toma el campo Company como nombre de compañía.

• Al marcar T mayúscula toma el primer nombre, segundo nombre y apellidos como nombre de la persona.

• La subsidiaria está asociada a la configuración del idioma y se indica con empresa principal espacio dos puntos espacio segundo nombre.

• Las categorías son estándar y se pueden variar en base a las necesidades.

Otros campos

• El correo electrónico se indica en los dos parámetros para recibir notificaciones.

• Más adelante habrá nuevos campos relacionados con facturación electrónica e impuestos.

Campos adicionales en formularios

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la posibilidad de agregar campos adicionales a los formularios estándar. Se mencionan tres tipos de campos que pueden ser agregados al sistema: campo de texto libre, campo asociado a otro formulario y campo personalizado.

Agregar campos adicionales

• Se pueden agregar campos adicionales al sistema, principalmente tres tipos de campo:

• Campo de texto libre

• Campo asociado a otro formulario

• Campo personalizado

• Los campos obligatorios en el formulario están marcados con un asterisco rojo.

• Para agregar nuevos campos, solo es necesario llamarlos por su nombre y dejarlos a nivel del título de la columna para que Netflix los tenga presentes.

Manejo de proveedores y clientes sin RUT

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo manejar proveedores y clientes sin RUT en el sistema.

Proveedores sin RUT

• Si un proveedor no requiere RUT, el sistema solo pedirá aquellos campos que sean obligatorios.

• Los campos obligatorios en el formulario están marcados con un asterisco rojo.

• Si el campo RUT no está como obligatorio, no habrá inconvenientes al registrar proveedores sin RUT.

Clientes sin RUT

• No se discute específicamente cómo manejar clientes sin RUT en el sistema.

Configuración de proveedores

Resumen de la sección: En esta sección, los participantes discuten cómo configurar los campos estándar del formulario de proveedores en el ambiente nativo. También hablan sobre cómo identificar a los proveedores extranjeros y cómo asignar categorías a los proveedores.

Identificación de Proveedores Extranjeros

• Los participantes preguntan cómo identificar a los proveedores extranjeros ya que su RUN no se validará con el SRI.

• Se menciona que habrá tipologías para identificar a los proveedores extranjeros en el futuro.

Asignación de Categorías a Proveedores

• Los participantes discuten la importancia de asignar categorías a sus proveedores y cómo hacerlo.

• Se pregunta si es posible asignar dos tipos de categorías diferentes a un solo proveedor.

• Se menciona que las personalizaciones en los formularios se llaman "gaps" y pueden ser creadas durante la configuración o pruebas.

Campos Estándar del Formulario

• Los campos estándar del formulario deben ser alimentados con información durante la configuración.

• Si hay un campo adicional que puede agregar valor, puede ser creado y cargado como una personalización.

• Todas las personalizaciones necesarias deben quedar en el Tubidy de compra o venta correspondiente.

Lista Desplegable para Responsabilidad Fiscal

• Para el tema de clientes y proveedores, habrá una lista desplegable para seleccionar la responsabilidad fiscal, incluyendo opciones como agente de retención de IVA y auto-retenedor.

Campos estándar en el formulario

Resumen de la sección: En esta sección, se explican los campos estándar que aparecen en el formulario y cómo agregar información a ellos.

Tipos de pago

• Se debe indicar el tipo de pago para cada proveedor, incluyendo si es con anticipo o crédito.

• Los términos de pago vienen por defecto en la ruta Configuración > Contabilidad > Listas de contabilidad. Es posible agregar otros tipos de pago según las necesidades del usuario.

Información del proveedor

• El monto máximo de crédito que tendrá cada proveedor puede ser definido.

• La dirección del proveedor es un campo libre, excepto por el país que tiene parámetros específicos.

Subsidiarias y segmentación

• Las subsidiarias son diferentes a las ubicaciones. Las subsidiarias están asociadas a los libros contables mientras que la segmentación es la forma en que se estructuran los datos en el sistema.

Configuración de subsidiarias y proveedores

Resumen de la sección: En esta sección se explica cómo configurar las subsidiarias y los proveedores en el sistema.

Configuración de subsidiarias

• Las ubicaciones están amarradas a una subsidiaria, por lo que es importante crear primero la subsidiaria antes de crear las ubicaciones.

• La cuenta predeterminada para pagar a un proveedor puede ser definida en la configuración del proveedor. El sistema recomendará esta cuenta al momento de hacer una transacción, pero se puede cambiar si es necesario.

Rol centro de proveedores

• El rol centro de proveedores permite a los proveedores responder órdenes de compra, cotizaciones o requisiciones asociadas a su cuenta.

• Este rol no consume licencias y puede ser asociado a diferentes proveedores según sea necesario.

Cuenta por pagar predeterminada

• Es posible definir una cuenta por pagar predeterminada para cada proveedor en particular.

• Esta cuenta será recomendada al momento de hacer una transacción con el proveedor, pero se puede cambiar si es necesario.

Parametrización de cuentas por pagar

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo parametrizar las cuentas por pagar en el sistema y cómo hacer que el proceso sea más eficiente.

Cuentas predeterminadas para proveedores

• El sistema debe ser automático y parametrizado para todos los proveedores.

• Es importante tener en cuenta que existen proveedores del exterior con cuentas contables diferentes.

• Se puede dejar una cuenta por pagar predeterminada para todos los proveedores en el sistema.

• Si es necesario asignar una cuenta diferente a un proveedor específico, se puede hacer manualmente.

Configuración de cuentas predeterminadas

• Las cuentas predeterminadas se pueden configurar en "Configuración Contabilidad" y "Referencias de Contabilidad".

• La cuenta por pagar predeterminada también se puede definir en "Preferencias de Contabilidad".

• Siempre es posible eliminar la columna "Cuenta Por Pagar Predeterminada" si desea utilizar la misma cuenta para todos los proveedores.

En resumen, es importante parametrizar las cuentas por pagar correctamente para evitar pérdidas de tiempo y asegurar que el proceso sea eficiente. Se pueden establecer cuentas predeterminadas tanto para todo el sistema como para cada proveedor individualmente.

Definición de cuentas de gastos por pagar

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo definir las cuentas de gastos por pagar y cómo asociarlas a una subsidiaria. También se explica que el sistema traerá todas las cuentas de gastos asociadas a la subsidiaria en cuestión.

Asociación de cuentas de gastos con proveedores

• Se puede parametrizar que un proveedor tenga dos tipos de gastos.

• Al ingresar una factura del proveedor, solo aparecerán los tipos de gasto asociados a ese proveedor.

Selección de cuenta predeterminada

• El sistema recomendará una cuenta predeterminada al hacer una transacción.

• Sin embargo, es posible seleccionar cualquier cuenta asociada a la subsidiaria en cuestión.

Tipologías del plan de cuentas

• El sistema organiza las cuentas por tipologías (cuentas por pagar, cuentas por cobrar, etc.).

• Al hablar sobre un tipo específico de cuenta, el sistema mostrará todas las cuentas asociadas a esa tipología.

Cambio de cuenta predeterminada

Resumen de la sección: En esta sección, se explica que es posible cambiar la cuenta predeterminada recomendada por el sistema al hacer una transacción.

Recomendación vs selección manual

• El sistema recomienda una cuenta predeterminada al hacer una transacción.

• Es posible seleccionar manualmente cualquier otra cuenta asociada a la subsidiaria en cuestión.

Parámetros para cambio manual

• Los parámetros para cambiar manualmente la cuenta son: "Cuentas por pagar predeterminadas" y "Me doy cuenta de gastos".

• Estos parámetros son solo recomendaciones del sistema.

Selección de cuenta en lista desplegable

• Al hacer una transacción, se puede seleccionar cualquier cuenta asociada a la subsidiaria en cuestión.

• La lista desplegable mostrará todas las cuentas asociadas a esa tipología.

Predeterminación de cuentas por proveedor y cliente

Resumen de la sección: En esta sección, el orador explica que el sistema solo permite predeterminar una cuenta de gastos y una cuenta por pagar para cada proveedor o cliente. Sin embargo, en algunos casos, puede haber más de una cuenta predeterminada asociada a un proveedor o cliente. El orador indica que está trabajando con el consultor de compras y finanzas para encontrar una solución a este problema.

Cuentas predeterminadas por proveedor y cliente

• El sistema solo permite predeterminar una cuenta de gastos y una cuenta por pagar para cada proveedor o cliente.

• En algunos casos, puede haber más de una cuenta predeterminada asociada a un proveedor o cliente.

• El consultor de compras y finanzas están trabajando juntos para encontrar una solución a este problema.

Diligenciamiento de plantillas contables

Resumen de la sección: En esta sección, el orador explica cómo diligenciar las plantillas contables utilizando las cuentas predefinidas del sistema.

Selección de cuentas predefinidas

• Para diligenciar las plantillas contables, seleccione la opción "Transacciones > Finanzas > Realizar entradas de diario" en el menú principal del sistema.

• Seleccione la subsidiaria correspondiente y luego seleccione la cuenta predefinida deseada utilizando su código o descripción.

Objetivo

• La explicación tiene como objetivo proporcionar información inicial para realizar la primera carga de muestra.

Plantilla de carga inicial

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la necesidad de una plantilla para cargar datos iniciales en el sistema. Se menciona que los proveedores y clientes deben agruparse en campos específicos y que la plantilla debe actualizarse continuamente a medida que se identifiquen más campos.

Necesidades específicas

• La plantilla debe agrupar los proveedores o clientes en campos específicos.

• La plantilla debe actualizarse continuamente a medida que se identifiquen más campos.

• Los datos iniciales son solo para pruebas y no es necesario incluir toda la información.

Plan de trabajo continuo

• La plantilla se irá alimentando con los campos adicionales identificados durante las capacitaciones o pruebas.

• Es un plan de trabajo continuo y no es necesario hacer doble trabajo creando una plantilla con poca información.

Proceso de prueba

• Inicialmente, se cargarán unos datos de muestra para las pruebas.

• Si requieren más campos, estos serán depurados durante el proceso de prueba.

• La idea es tener conocimiento desde el inicio sobre cuáles son los campos disponibles y alimentarlos en el transcurso del tiempo hasta la salida.

Plan de trabajo continuo

Resumen de la sección: En esta sección, el equipo discute la importancia de definir un plan de trabajo continuo y alimentarlo durante todo el proyecto. También hablan sobre la necesidad de definir los campos adecuados para las plantillas que deben cargarse en septiembre.

Definición del plan de trabajo

• Es importante tener un plan de trabajo continuo y alimentarlo durante todo el proyecto.

• El plan debe definirse para la salida viva.

Preocupaciones sobre las plantillas

• La plantilla estándar proporcionada por Netflix no satisface las necesidades del equipo.

• Deben cargar las plantillas en septiembre, pero no tienen los campos adecuados para hacerlo.

• No tiene sentido llenar una plantilla incompleta porque no les servirá funcionalmente.

Identificación temprana de necesidades

• Es importante identificar temprano cuáles son sus necesidades para evitar problemas más adelante.

• Por ejemplo, cada proveedor y cliente debe tener varias cuentas predeterminadas estándar.

Metodología de implementación

Resumen de la sección: En esta sección, el equipo discute la metodología utilizada en implementaciones similares y cómo esto puede ayudar a tranquilizar al equipo con respecto a sus preocupaciones sobre el manejo del sistema.

Implementación ágil

• Las implementaciones buscan ser rápidas, ágiles y sencillas.

• Se divide el proyecto en fases y se busca tener siempre un concepto mínimo viable para un momento inicial.

Desarrollos innecesarios

• Algunos desarrollos pueden no ser necesarios después de todo.

• La metodología de implementación es una estructura clave para el funcionamiento del proyecto.

Tranquilidad sobre el manejo del sistema

• Aunque los datos no están ahí, hay decenas de miles de empresas en el mundo que tienen implementado Netflix.

• El sistema ya considera muchas soluciones diferentes y se puede adaptar a las necesidades específicas del equipo.

• Se invita al equipo a pensar fuera de la caja y estar abiertos a nuevas ideas.

Fases del proyecto y plantillas de maestros

Resumen de la sección: En esta sección, el sponsor del proyecto explica las diferentes fases del proyecto y cómo las plantillas de maestros son importantes para la depuración de datos.

Fases del proyecto

• El equipo de implementación puede guiar a los usuarios en cada fase del proyecto.

• Las plantillas fueron diseñadas basándose en una metodología de gestión de proyectos llamada "Asís to be".

• La metodología incluye sesiones de capacitación para explicar cómo funciona el sistema.

Plantillas de maestros

• Las plantillas ayudan a identificar los datos que necesitan ser depurados antes de la implementación.

• La depuración es un trabajo que lleva tiempo y requiere decisiones sobre qué datos deben ser eliminados o adecuados.

• Después de la depuración, se darán capacitaciones adicionales sobre transacciones y simulaciones antes de salir a vivo.

Implementación de ERP en la nube

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador explica cómo funciona un ERP en la nube y cómo puede ser personalizado para adaptarse a las necesidades específicas de una empresa. También habla sobre la metodología que se utiliza para guiar a los usuarios durante el proceso de implementación.

Funcionamiento del ERP en la nube

• Un ERP en la nube es más flexible que uno tradicional alojado en servidores.

• No se puede acceder al código fuente de un ERP en la nube, pero existen formas de hacer flexibilización.

• Es posible automatizar ciertas funciones y contemplar desarrollos futuros.

Metodología para implementación

• Se recomienda hacer una adaptación y un producto mínimo viable.

• La idea es ir guiando paso a paso al usuario durante el proceso de implementación.

• Siempre habrá posibilidades de mejoras y actualizaciones.

Ejercicio práctico

• El ejercicio consiste en identificar qué datos son los que van a depurar y cómo van a tener que homologarlos.

• Es importante identificar los campos obligatorios en la plantilla de Netflix.

• El manejo adecuado de espacios, caracteres especiales y otros temas pueden evitar retrocesos durante el proceso.

Metodología de la sesión

Resumen de la sección: En esta sección, se explica la metodología que se utilizará para evitar errores y malentendidos en la sesión. Se invita a los participantes a seguir las explicaciones para completar una plantilla que les será enviada.

Evitar errores en la sesión

• La metodología utilizada tiene como objetivo evitar errores previamente identificados.

• Los sistemas pueden tener diferentes formas de carga, por lo que es importante seguir las explicaciones para evitar obviedades.

• Se invita a los participantes a seguir las explicaciones para completar una plantilla que les será enviada.

Importancia del tiempo

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la importancia del tiempo y cómo puede afectar el trabajo de los participantes. Se sugiere coordinar con las personas encargadas para conocer al cien por ciento cómo funciona el sistema.

Problemas con el tiempo

• El tiempo es importante ya que todos tienen otras actividades programadas.

• Las reuniones deben ser coordinadas con las personas encargadas para conocer al cien por ciento cómo funciona el sistema.

• Una reunión de diez personas para ver una plantilla no tiene sentido porque no es lo que el sistema requiere.

Plantillas y usuarios

Resumen de la sección: En esta sección, se discute sobre el uso de plantillas y su importancia para los usuarios. También se menciona que es necesario coordinarse con las personas encargadas del sistema.

Uso de plantillas

• Las plantillas son importantes como medio para subir información al sistema.

• La información está en el sistema, por lo que no corresponde a los usuarios subir plantillas.

• Es necesario coordinarse con las personas encargadas del sistema para conocer cómo funciona y qué información se necesita.

Mejora continua

Resumen de la sección: En esta sección, se discute sobre la mejora continua y cómo puede afectar el trabajo de los participantes. Se menciona que es importante conocer el tiempo que tomará implementar mejoras en el sistema.

Mejora continua

• La idea es mejorar, pero a veces hay una sensación de retroceder porque no se conoce el tiempo que tomará implementar mejoras en el sistema.

• Es importante conocer cuánto tiempo tomará implementar mejoras en el sistema para poder planificar adecuadamente.

• Se sugiere discutir y recomendar al equipo quiénes deben estar presentes en las sesiones para evitar malentendidos.

Depuración de la lista de asistentes

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la importancia de depurar la lista de asistentes para las siguientes sesiones y evitar tener personas innecesarias en el proceso. También se menciona que es importante avanzar paso a paso en el proceso y que algunas actividades pueden ser complejas, por lo que se buscará apoyar a los participantes para lograr un entendimiento metodológico adecuado.

• Es recomendable depurar la lista de asistentes para evitar tener personas innecesarias en el proceso.

• La metodología debe avanzar paso a paso y algunas actividades pueden ser complejas.

• Se buscará apoyar a los participantes para lograr un entendimiento metodológico adecuado.

Homologación de datos

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo homologar los datos del sistema anterior al nuevo sistema ERP. Se menciona que este es un trabajo crítico dentro de cualquier implementación y que algunos campos pueden ser más difíciles de entender. También se destaca que es importante contar con una persona responsable para realizar esta tarea.

• Homologar los datos del sistema anterior al nuevo sistema ERP es un trabajo crítico dentro de cualquier implementación.

• Algunos campos pueden ser más difíciles de entender.

• Es importante contar con una persona responsable para realizar esta tarea.

Responsabilidad sobre la información

Resumen de la sección: En esta sección, se discute quiénes son responsables por proveer información precisa y completa sobre cada área. Se destaca que Cristóbal y su equipo no son responsables de la información de cada área y que cada persona involucrada en el proceso es responsable de proveer la información necesaria.

• Cada persona involucrada en el proceso es responsable de proveer la información necesaria.

• Cristóbal y su equipo no son responsables de la información de cada área.

Roles y responsabilidades

Resumen de la sección: En esta sección, se discuten los roles y responsabilidades dentro del proceso. Se menciona que hay usuarios líderes y usuarios finales, y que los usuarios finales tienen responsabilidades específicas en cuanto a la definición y ejecución de casos de prueba, documentación de procesos futuros, entre otros.

• Hay usuarios líderes y usuarios finales.

• Los usuarios finales tienen responsabilidades específicas en cuanto a la definición y ejecución de casos de prueba, documentación de procesos futuros, entre otros.

Participantes y particularidades

Resumen de la sección: En esta sección, los participantes discuten la importancia de tener a las personas adecuadas presentes en las reuniones para comprender los detalles y responsabilidades específicas. También se mencionan las particularidades del sistema actual de Eco Empaques y cómo difieren del sistema utilizado por Netflix.

Importancia de tener a las personas adecuadas presentes

• Las personas responsables de áreas específicas deben estar presentes para comprender lo que deben realizar.

• Los participantes opinan que aquellos que no conocen los detalles pueden no hacer parte de su responsabilidad.

Diferencias entre el sistema actual y el sistema de Netflix

• El sistema actual tiene campos que no son necesarios en Netflix.

• En Netflix, existen vistas en lugar de acceso a tablas.

• Existen diferentes tipos de artículos en Netflix, como artículos de descuento, subtotal, gasto, kit y grupo.

Análisis inicial y homologación

Resumen de la sección: En esta sección, los participantes discuten la importancia del análisis inicial para comprender cómo homologar los datos entre el sistema actual y el sistema utilizado por Netflix. También se menciona la necesidad de pensar fuera de la caja para adaptarse al modelo estándar implementado por Netflix.

Importancia del análisis inicial

• El primer análisis ayudará a entender cómo homologar los datos entre ambos sistemas.

• La revisión inicial también ayudará a entender cómo cambiar ciertos conceptos que son diferentes en Netflix.

Adaptación al modelo estándar de Netflix

• El modelo estándar de Netflix tiene buenas prácticas internacionales implementadas en decenas de miles de empresas en todo el mundo.

• Se invita a los participantes a pensar fuera de la caja para adaptarse al modelo estándar.

Conceptos diferentes en Netflix

Resumen de la sección: En esta sección, se discuten algunos conceptos que son diferentes en Netflix y cómo estos cambios afectan la forma en que se manejan ciertos procesos.

Cambios en la forma de manejar ciertos procesos

• En Netflix, se crean artículos para servicios, mientras que en otros sistemas se hace referencia a inventarios.

• Existen diferentes tipos de gastos y artículos en Netflix que difieren del sistema actual utilizado por Eco Empaques.

• Llevar información desde un sistema a otro requiere un usuario intermedio que pueda traducir esa información.

Retiro de sesión

Resumen de la sección: Cristian se retira de la sesión y Jorge Vélez pregunta si tienen tiempo para continuar. La sesión estaba programada hasta las 12 del mediodía, pero debido a que se habló sobre cuentas, sugiere tomar un descanso para no perder el enfoque.

Continuación de la sesión

• Jorge Vélez continúa con la sesión.

• Se habla sobre la cuenta predeterminada de gastos y cuentas por pagar en el sistema financiero.

• Se indica que el proveedor puede manejar múltiples monedas y se debe indicar cuál es la principal. En este caso, son dólares.

• Se pueden configurar los términos asociados a los proveedores en las pestañas "Listas contabilidad" y "Configuración contabilidad preferencias".

• Los términos están asociados a lo que se haya configurado previamente en "Listas contabilidad".

• Se pueden agregar campos adicionales como número de documento, tipo de documento y digitodificación relacionados con los impuestos.

• El archivo se guarda primero como Excel y luego como CSV para subirlo al sistema.

• Para subir registros nuevos, se usa la opción "Agregar". Para modificar registros existentes, se usa la opción "Actualizar".

Actualización y Mapeo de Campos

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador explica cómo actualizar campos en Netflix y cómo mapear los campos del archivo CSV con los campos de Netflix.

Actualización de Campos

• Para actualizar campos en Netflix, solo es necesario mapear los campos que se van a actualizar.

• Es importante tener presente cuáles son las columnas que se van a actualizar del formulario.

• Al descargar un cliente o proveedor, el sistema muestra el ID interno correspondiente a cada uno.

• La primera columna al actualizar debe ser el ID interno.

Mapeo de Campos

• Para mapear los datos, es necesario personalizar los campos en Netflix antes de hacer cualquier mapeo.

• Todos los campos que estén en el Excel deben estar disponibles para mapear en Netflix.

• Hay dos formas de mapear: arrastrando y soltando o dando clic.

• Es importante verificar que todos los campos existan en el formulario antes de hacer cualquier mapeo.

Importación y Exportación

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador explica cómo importar y exportar información en Netflix.

Importaciones Guardadas

• Se puede acceder a las importaciones guardadas desde Configuración > Importar/Exportar > Importaciones Guardadas.

• Es importante verificar que todos los campos existan en el formulario antes de hacer cualquier importación.

Personalización del Formulario

• Si hay algún campo faltante, es necesario personalizarlo antes de hacer cualquier importación.

• Todos los campos deben estar disponibles para poder ser mapeados correctamente.

Métodos para Mapear Campos

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador explica los dos métodos para mapear campos en Netflix.

Método de Arrastrar y Soltar

• El primer método para mapear es arrastrando y soltando los campos del archivo CSV a los campos correspondientes en Netflix.

Método de Darle Clic

• El segundo método para mapear es dando clic en el campo correspondiente en Netflix y seleccionando el campo correspondiente del archivo CSV.

Mapeo de Campos

Resumen de la sección: En esta sección, el orador explica cómo mapear los campos en un sistema. El orador muestra cómo arrastrar y soltar los campos o hacer clic en ellos para asignarlos a su ubicación correspondiente. También explica por qué prefiere hacer clic en lugar de arrastrar y soltar.

Arrastrar y Soltar vs Clic

• El orador muestra cómo arrastrar y soltar los campos para asignarlos a su ubicación correspondiente.

• El orador explica que prefiere hacer clic en lugar de arrastrar y soltar porque puede haber errores al soltar accidentalmente el campo en una ubicación incorrecta.

• Cuando hace clic, el sistema apunta con flechas hacia dónde va a llevar el dato.

Asignando Campos

• Los campos que deben asignarse incluyen moneda, solicitud de la solista proveedor, término, límite de crédito, cuentas por pagar predeterminadas y moneda principal.

• Verificar las flechas siempre es importante para asegurarse de que los datos se estén asignando correctamente.

Preferencias del Sistema

• El orador menciona que hay preferencias del sistema que aún no están habilitadas para permitir la asociación de proveedores con todo lo relacionado con compra y pago.

• Debido a esto, algunos campos como rol, acceso y enviar correo no pueden ser mapeados todavía.

Ciudad y Estado

• El orador muestra cómo asignar los campos de ciudad y estado en la dirección del proveedor.

Campos sin Mapear

• Debido a las preferencias del sistema, algunos campos como rol, acceso y enviar correo no pueden ser mapeados todavía.

• Todos los demás campos han sido mapeados correctamente.

Importación de datos y proveedores

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo subir datos y proveedores a través de un Script. Se muestra cómo asignar un ID y descripción al Script para evitar errores en la subida. También se detalla cómo corregir errores en caso de que ocurran durante la importación.

Subida de datos con Script

• Para subir datos o proveedores, es necesario tener un código de SQL asociado al Script.

• Si no tienen un código asociado, el sistema les pedirá que vuelvan a subir la plantilla y le asignen el ID correspondiente.

• El único campo obligatorio para la importación es el nombre de asignación.

• Después de guardar y ejecutar, dar clic en "Importar estado de trabajo" y luego actualizar para confirmar la transacción.

Corrección de errores en la importación

• Si ocurre algún error durante la importación, el sistema indicará qué error tuvo cada línea en la primera columna del archivo Excel.

• Es posible corregir los errores eliminando esa primera columna y volviendo a subir el archivo con los cambios realizados.

Datos mínimos requeridos para una correcta relación con proveedores

• Los únicos campos obligatorios son: nombre de empresa, subsidiaria y dirección.

• Netflix recomienda otros campos como importantes para una correcta relación con proveedores.

Visualización de proveedores

• La ruta para ver los proveedores es "Listas > Relaciones > Proveedores".

• Se pueden ordenar por fecha de creación y ver la información del sistema asociada a cada proveedor.

Configuración de ID del proveedor

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo configurar el ID del proveedor en el sistema. Se pueden asignar diferentes maneras de generar un ID y es importante tener presente que si se habilita la opción de asignar un ID automáticamente, el sistema generará uno nuevo y no tomará en cuenta el que ya está definido.

Configuración del ID del proveedor

• El sistema permite habilitar la opción de asignar un ID al proveedor automáticamente.

• Si no se habilita esta opción, se puede crear un campo llamado "ID del proveedor" e insertar manualmente el número deseado.

• Normalmente, las empresas utilizan los números de documentos (cédula o NIT) como ID del proveedor.

• Es posible modificar el ID del proveedor mediante el uso del ID interno.

Configuración de clientes

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo configurar los clientes en el sistema. Es importante tener presente las mismas configuraciones que para los proveedores: idioma, mostrar internos y preferencias para generar IDs.

Configuración general

• Los números generados automáticamente para los clientes están deshabilitados por defecto.

• Si no se indica nada en el campo correspondiente al número generado automáticamente, el sistema tomará el nombre de la empresa o cliente final como identificación.

Relaciones con clientes

• Existen tres tipos de relaciones con clientes: clientes interesados, clientes potenciales y clientes. En esta sección se trabaja con el último tipo.

• Se recomienda revisar la configuración de los campos para asegurarse de que estén completos y correctos.

Estructura de la plantilla para clientes

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo está estructurada la plantilla para clientes y qué campos son necesarios para completarla.

Configuración de empresa y estados del cliente

• La columna F indica si el cliente es una persona o una empresa.

• El campo "estado cliente" tiene tres opciones: perdido, cerrada concretada o renovación.

• El nombre de la empresa subsidiaria puede variar según la configuración de idioma.

• Si se necesitan estados adicionales o diferentes a nivel de clientes, se pueden parametrizar en el proceso del tubo y venta al cobro.

Validación de datos

• Los nombres y apellidos deben estar separados correctamente en las columnas correspondientes.

• Es importante validar cómo está el estado a nivel del Netflix para agregarlo correctamente.

• Todo lo que esté a nivel de estado debe ser mapeado correctamente durante el proceso del tubo y venta al cobro.

Plantillas específicas

• Existen plantillas específicas para clientes prospectos y nuevos clientes que juegan mucho con los estados que tenemos aquí.

• Durante las capacitaciones, se profundizará en el manejo de los estados y qué campos deben validarse en cada uno de los formularios.

Cuentas y Proveedores

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador explica cómo los proveedores y las relaciones cuentas están relacionados en el sistema. También muestra cómo encontrar cuentas específicas en el sistema.

Relación entre proveedores y cuentas

• Los proveedores están relacionados con las cuentas en el sistema.

• Todas las cuentas que estén en el sistema pueden ser vistas en listas contabilidad cuentas.

Estructura de las cuentas

• Las cuentas tienen una estructura numérica seguida del nombre de la cuenta padre, cuenta secundaria, cuenta tercera y cuenta cuarta.

• Si no quieren poner ustedes mismos todo lo que implica esa ruta o sea copiando y pegando simplemente van a transacciones finanzas realizar entradas de diario.

Encontrar una cuenta específica

• Para encontrar una cuenta específica, vaya a transacciones finanzas realizar entradas de diario.

• Luego busque la subsidiaria por eco empaques y ponga el número de cuenta que quiere buscar.

• Seleccione toda la información con control c para copiarla.

Correo electrónico, teléfono y dirección

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador explica cómo ingresar información sobre correo electrónico, teléfono y dirección para un cliente específico.

Información necesaria

• Indique el correo electrónico asociado al cliente.

• Ingrese los números de teléfono del cliente (teléfono principal, teléfono secundario y número celular).

• Ingrese la ciudad y el país del cliente.

Código de provincia

• Generalmente se usa el código de provincia para identificar de qué provincia es un número de teléfono.

• No es necesario incluir el código del país en los números de teléfono.

Rol acceso y enviar correo electrónico

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador explica cómo dar acceso a los clientes y cómo configurar el rol acceso y enviar correo electrónico.

Dar acceso a los clientes

• Para dar acceso a los clientes, configure el rol acceso y enviar correo electrónico.

• Si desea dar acceso, use una "y" mayúscula. De lo contrario, use una "n" mayúscula.

Configuración del rol

• Aún no se pueden dar accesos porque no han parametrizado las opciones para que se puedan vincular al centro de clientes a nivel de los clientes.

Parametrización de datos y guardado como CSV

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador explica cómo parametrizar los datos necesarios para importarlos en una plantilla. Luego muestra cómo guardar el archivo como CSV.

Parametrización de datos

• La principal exacta para la inicial solo pidió la principal procedente pueden parametrizar las que ustedes necesiten.

• Todos los datos que se parametrizan a nivel del formulario se pueden agregar a nivel de la plantilla.

• Se puede usar dos monedas en este caso dólares y euros.

Guardado como CSV

• Después de validar correctamente los datos, proceder a guardar el archivo como CSV.

• Seleccionar la opción "CSV delimitado por comas".

• Guardar el archivo.

Agregar datos a nivel de plantilla

Resumen de la sección: El presentador explica cómo agregar datos a nivel de plantilla.

Agregar datos

• Todos los datos que se parametrizan a nivel del formulario se pueden agregar a nivel de la plantilla.

Uso de múltiples monedas en una misma plantilla

Resumen de la sección: El presentador muestra cómo usar múltiples monedas en una misma plantilla.

Uso de múltiples monedas

• Se puede usar dos monedas en este caso dólares y euros.

• Cada línea tiene un cliente asociado que maneja las mismas monedas.

Importación del archivo CSV

Resumen de la sección: El presentador muestra cómo importar un archivo CSV.

Importación del archivo CSV

• Ir a Configuración > Importar/Exportar.

• Seleccionar la opción "Importar registros en CSV".

• El sistema llevará a la pantalla del asistente de importación.

• En el tipo de importación, seleccionar "Relaciones".

• Cargar únicamente clientes.

• Seleccionar la codificación de caracteres occidental Windows y el delimitador de columna punto y coma.

• Seleccionar el archivo para cargar y agregar los datos nuevos.

Mapeo de datos

Resumen de la sección: El presentador muestra cómo hacer el mapeo de datos.

Mapeo de datos

• Cargar únicamente clientes.

• Seleccionar la codificación de caracteres occidental Windows y el delimitador de columna punto y coma.

• Seleccionar el archivo para cargar y agregar los datos nuevos.

• Hacer todo el mapeo necesario.

Agregar nuevos campos

Resumen de la sección: El presentador muestra cómo agregar nuevos campos en una plantilla.

Agregar nuevos campos

• Al agregar un nuevo campo, es necesario agregar los datos adicionales correspondientes.

Mapeo de Campos

Resumen de la sección: En esta sección, el orador muestra cómo mapear campos en un formulario. Explica cómo agregar nuevos campos y actualizar los existentes.

Mapeo de Campos

• Para remover un archivo, se debe ir a la opción "atrás" y seleccionar el archivo que se desea eliminar.

• Para actualizar o agregar campos en un formulario, se debe seleccionar la opción "modificar y agregar".

• Para mapear los campos de una dirección, se debe seleccionar la opción correspondiente y verificar las flechas para evitar errores.

• Para agregar nuevas monedas, se debe seleccionar la opción "cliente monedas" y hacer clic en el botón "+" para habilitar las opciones necesarias.

• Los roles deben estar asociados con los clientes correspondientes. Se pueden asignar diferentes roles según las categorías del cliente.

Asignación de Acceso

Resumen de la sección: En esta sección, el orador explica cómo asignar acceso a diferentes funciones según los roles del cliente.

Asignación de Acceso

• Las opciones disponibles para asignación de acceso incluyen: empresa/persona individual, apellido/nombre, teléfono móvil/teléfono fijo, cuentas por cobrar predeterminadas/cuentas por pagar predeterminadas.

• Los Campos como dirección uno/dos y subsidiaria también deben ser mapeados correctamente.

Solución de error en saludos

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador muestra cómo solucionar un error en los saludos al importar datos a Excel. Explica cómo usar la función "largo" para verificar la cantidad de caracteres asociados a una celda y cómo corregir el error.

Uso de la función "largo"

• La función "largo" muestra cuántos caracteres están asociados a una celda específica.

• El sistema permite un máximo de 15 caracteres por celda.

Corrección del error

• Para corregir el error, se debe cambiar el nombre del campo que contiene más de 15 caracteres.

• Una vez hecho esto, se guarda el archivo como CSV delimitado por comas.

• Luego, se mapean los campos necesarios y se sube la base de datos.

Mapeo de campos en la subida de datos

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador muestra cómo mapear los campos necesarios al subir una base de datos. Explica que si hay un error y es necesario volver atrás, solo es necesario mapear aquellos campos que no estaban mapeados en la primera subida.

Mapeo de campos

• Si es necesario volver atrás y hacer nuevamente el procedimiento, solo es necesario mapear aquellos campos que no estaban mapeados en la primera subida.

• Los campos que ya estaban mapeados en la primera subida se conservan.

Subida de datos

• Una vez mapeados los campos necesarios, se puede llevar los datos al asistente de importación y subir la base de datos.

Confirmación de transacción y visualización del procesamiento

Resumen de la sección: En esta sección, el sistema confirma la transacción y muestra el procesamiento en tiempo real.

Confirmación de transacción y visualización del procesamiento

• El sistema confirma la transacción y muestra el porcentaje de finalización.

• El sistema indica que la transacción está completa y que se cargaron dos registros correctamente.

• Si hay errores en la primera columna, el sistema los muestra junto con los campos correspondientes para hacer correcciones.

Visualización de información del cliente

Resumen de la sección: En esta sección, se muestra cómo ver la información del cliente en el sistema.

Visualización de información del cliente

• Se abre el perfil del cliente Jimena Gutiérrez.

• Se muestran los detalles del perfil, incluyendo nombre, empresa, correo electrónico, teléfono y dirección.

• La dirección predeterminada es tomada como facturación predeterminada. También se pueden agregar múltiples direcciones desde un mismo Excel.

• Se muestra quién creó el perfil y cuándo fue creado.

Acceso a clientes para ventas

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo conceder acceso a los clientes para ventas.

Acceso a clientes para ventas

• Los usuarios con rol de ventas tienen diferentes parámetros que deben tener presentes al responder a las transacciones de ventas.

• Se discute el uso de diferentes correos electrónicos para facturación y circulación. Es importante tener en cuenta cómo se manejarán estos casos específicos.

• La circulación se refiere al envío mensual de los estados de cuenta a los clientes. Este proceso tiene un porteo distinto al de la facturación electrónica.

• Es importante que el consultor de ventas analice cómo manejará estos casos específicos para determinar qué correo electrónico se utilizará para cada proceso.

Acceso y personalización de formularios

Resumen de la sección: En esta sección, Jorge explica las opciones que tiene el cliente al acceder a su cuenta, como responder a cotizaciones o hacer seguimiento de pagos. También habla sobre la posibilidad de personalizar los formularios para agregar campos adicionales.

Opciones disponibles al acceder a la cuenta

• El cliente puede responder a cotizaciones, órdenes de venta o facturas.

• Puede hacer seguimiento de los pagos generados por esas facturas.

• Existen más opciones dentro del rol centro de clientes.

Personalización de formularios

• Los administradores pueden personalizar los formularios para agregar campos adicionales.

• Se pueden agregar tres tipos de campos: texto libre, lista y amarrado a otra transacción del sistema.

• Es importante validar bien los formularios para definir qué campos se necesitan.

Validación en detalle del formulario

• La validación detallada del formulario es importante para definir qué campos se necesitan.

• En el apartado "gaps" debe estar definido cuáles reportes se van a personalizar, cuáles campos y cuáles formularios.

Definición de contactos

Resumen de la sección: En esta sección, se define cómo agregar un contacto en el sistema y los campos necesarios para hacerlo.

Agregar un contacto

• Seleccionar la opción "Configuración" y luego "Empresa subsidiarias".

• Mostrar el formulario de contactos y definir los campos necesarios como nombre completo, correo electrónico, número telefónico principal, dirección, país y ciudad.

• Agregar comentarios relevantes sobre el contacto en el campo correspondiente.

• Guardar la información del contacto como archivo CSV delimitado por comas.

• Importar el archivo CSV a través de la opción "Importar registros" en la configuración del sistema.

Mapeo de campos

• Mapear los campos del archivo CSV con los campos correspondientes en el sistema.

• Los campos que deben ser mapeados incluyen: saludo, primer nombre, apellidos, denominación del puesto de trabajo, correo electrónico y número telefónico principal.

• También es posible vincular varias direcciones al contacto si es necesario.

Resumen final

Resumen de la sección: Esta sección resume todos los campos necesarios para agregar un nuevo contacto al sistema.

Campos requeridos para agregar un nuevo contacto

• Nombre completo

• Correo electrónico

• Número telefónico principal

• Dirección

• País

• Ciudad

• Estado (si corresponde)

• Código postal (si corresponde)

Además, también es posible agregar comentarios relevantes sobre el contacto y vincular varias direcciones si es necesario.

Importación de contactos

Resumen de la sección: En esta sección, el orador muestra cómo importar contactos a través de un archivo CSV y cómo editar los registros existentes.

Importación de contactos

• El nombre de la asignación para la importación es "contactos".

• La descripción para la importación es "pruebas".

• Se debe quitar el carácter especial (tilde) en el nombre de la asignación antes de guardar y ejecutar.

• Después de importar, actualizar para ver los registros importados correctamente.

• Los registros deben aparecer en la lista "Relaciones > Contactos".

• Al hacer clic en "Ver", se puede ver toda la información del contacto, incluyendo su empresa asociada, denominación del puesto y teléfono principal.

• La información del sistema muestra quién creó el registro y cuándo.

• Para modificar un registro puntual, simplemente edítalo. Si no quieres hacerlo por CSV, modifica los campos que desees agregar directamente desde el contacto.

Artículos

Resumen de la sección: En esta sección, el orador explica los diferentes tipos de artículos que pueden ser manejados por el sistema.

Tipos de artículos

• Los artículos son la forma en que se llaman a los productos tangibles o intangibles.

• El sistema maneja diferentes tipos de producto, como artículos de inventario, artículos para compra y venta, artículos de descripción y ensambles.

• Los grupos de artículos y kits son opciones que tienen el sistema para agrupar artículos.

• Los otros cargos para la compra o venta están asociados principalmente a todo lo que tiene que ver con los procesos de gastos o costos adicionales.

Tipos de productos y servicios

Resumen de la sección: En esta sección se explican los diferentes tipos de productos y servicios que están disponibles en el sistema, así como sus parámetros contables.

Productos

• Los artículos pueden ser asociados a una venta al cobro o un pago.

• Se recomienda usar la ruta de pagos del sistema para casos puntuales.

• Los formularios y campos contables están configurados para cada artículo.

Servicios

• Los servicios son procesos o productos no tangibles.

• Pueden ser compras, ventas o reventas.

• Tienen un parámetro que permite definir si deben ser ejecutados o recibidos.

• Si se marca el checklist contable, el servicio se comportará similar a un artículo tangible en términos contables.

• Si no se marca, el servicio no afectará los inventarios y solo tendrá impacto en la cuenta de gastos parametrizada.

Sustentación de proveedores, clientes y contactos

Resumen de la sección: En esta sección se discute cualquier duda sobre la sustentación de proveedores, clientes y contactos utilizando plantillas.

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