How to Run a Successful Meeting | Google Career Certificates
如何组织和促进有效的团队会议
有效会议的结构
- 有效的会议具有共同特征：结构化、意图明确、协作性强和包容性。
- 会议时间管理让参与者感到被重视，确保只邀请必要的人参加。
- 结构化会议应有优先级议程，重要事项得到适当关注，并设定讨论时间限制（时间框）。
- 如果主题在规定时间内完成，可以提前结束会议，以便大家节省时间。
- 指定记录员以便后续查阅讨论内容，确保结果清晰共享。
意图明确的会议
- 有效会议需有明确目的和期望，这些应在议程和邀请中列出，让每个人都明白参会原因。
- 议程设计良好可以提高小组解决问题的能力，避免浪费时间。
- 根据不同目的，会议形式可正式或非正式，参与人数可多可少，但需保持目标清晰。
鼓励协作环境
- 协作是人们共同工作以创造成果的重要方式。确保议程不只是单向的信息传递。
- 使用共享文档鼓励实时评论，提高参与度，同时尊重每个人的沟通风格。
包容性的实践
- 包容性确保所有参与者的贡献被重视。项目经理需支持与会者，使其感到被接纳。
如何确保会议的包容性
会议和演示的可及性
- 在会议和演示中，确保可及性是包容性的关键组成部分。可以在课程资源中找到更多信息。
- 进行虚拟会议时，需要考虑互联网接入水平。对于网络信号不强的参与者，应提供电话拨入选项。
- 大多数在线会议工具（如 Google Meet 和 Zoom）都提供此拨入选项。
提升参与感与归属感
- 让参与者知道，如果需要改善连接或调整视频质量，可以关闭摄像头，这有助于提升参与感。
- 专注于包容性有助于建立归属感，并提醒我们生活在一个拥有不同背景和观点的人群中。