A porta de processos

Introdução à Porta de Processo

O que é a Porta de Processo?

• A porta de processo é abordada como um dos primeiros tópicos, mas não necessariamente deve ser o ponto inicial em um projeto. A análise de processos e dados ocorre simultaneamente.

• O objetivo principal da porta de processo é entender o fluxo de trabalho, detalhando as etapas envolvidas. Mapeamento de processos é essencial para identificar problemas nos fluxos existentes.

Desconexões nos Processos

• As desconexões são descritas como "fios soltos" que quebram a visão sistêmica do processo. Essas falhas podem ocorrer devido a barreiras organizacionais.

• Um mapeamento detalhado se torna crucial quando projetos de melhoria envolvem áreas distintas que precisam interagir, impactando significativamente o desempenho da empresa.

Exemplo Prático: Consultoria com Despachante Aduaneiro

• Um exemplo prático envolve um despachante aduaneiro no Brasil, responsável por gerenciar a burocracia relacionada à importação e exportação de cargas físicas.

• O despachante contrata uma consultoria para analisar a eficiência dos seus processos após perceber custos elevados e problemas operacionais recorrentes.

Operações do Despachante

• O despachante atua entre dois pontos: desde a origem da carga até sua entrega final na empresa cliente, envolvendo diversas atividades logísticas e burocráticas.

• Ele utiliza os recursos financeiros depositados pelos clientes para realizar essas operações, culminando na emissão da fatura ao final do processo.

Emissão da Fatura e Integrações Tecnológicas

• A emissão da fatura envolve descrever todas as despesas incorridas durante o processo. Cada importação gera uma fatura distinta.

• Apesar do uso de tecnologia avançada para integrar sistemas (como software da Receita Federal), algumas informações ainda não eram capturadas adequadamente, evidenciando a necessidade do mapeamento detalhado dos processos.

Desconexão entre Vendas e Operações

A Geração de Faturas e o Papel do Vendedor

• O valor dos honorários não é gerado automaticamente pelo software de operação, pois essa informação provém do departamento de vendas.

• As operações e vendas eram mundos distintos, com agências em diferentes locais (Salvador, Rio de Janeiro, Santos, Campinas e Guarulhos).

• O departamento de vendas estava centralizado em São Paulo, enquanto a operação ocorria em diversos portos e aeroportos.

Fluxo de Trabalho do Vendedor

• O vendedor negociava contratos que incluíam os valores acordados dos honorários, utilizando um software específico para vendas.

• Não havia integração entre os softwares de vendas e operações, dificultando o acesso à informação necessária para o faturamento.

Desafios na Emissão de Faturas

• O faturista enfrentava dificuldades ao emitir faturas devido à falta de informações sobre os honorários acordados.

• Para obter essas informações, o faturista precisava contatar o vendedor, resultando em perda significativa de tempo.

Proatividade do Faturista

• O faturista desenvolveu uma planilha (denominada "monstrinho") para organizar as informações dos clientes e seus respectivos honorários.

• Essa iniciativa melhorou o fluxo de informações entre as áreas envolvidas.

Impacto da Inflação nas Renegociações

• Com a inflação anual, era necessário renegociar contratos para ajustar os valores dos honorários.

• A responsabilidade pela renegociação recaía sobre o vendedor; no entanto, muitas vezes ele não informava ao faturista sobre as mudanças contratuais.

Consequências da Falta de Comunicação

• A desconexão entre os processos levou a erros significativos nas emissões das faturas.

• Um exemplo foi encontrado em 2014 quando se descobriu que alguns valores estavam desatualizados desde 1998.

Necessidade de Mapeamento dos Fluxos

• A análise dos fluxos é crucial para identificar falhas nos processos e propor melhorias efetivas.

• Problemas adicionais podem surgir devido à falta de materiais ou treinamento inadequado na emissão de relatórios.

Exemplos Adicionais

• É importante considerar outros exemplos que evidenciam problemas nos fluxos operacionais.

Mapeamento de Processos e Procedimentos

Entendendo o Fluxo de Trabalho

• O mapeamento de processos é essencial para entender o fluxo de atividades e procedimentos dentro da empresa, permitindo uma visão geral do sistema como um todo.

• É importante distinguir entre processos (fluxo de informações e atividades) e procedimentos (controle individual), sendo que ambos são fundamentais para a melhoria contínua.

• Exemplos práticos, como o preenchimento de faturas por um faturista, ilustram a aplicação dos procedimentos no dia a dia das operações.

Complexidade dos Processos vs. Procedimentos

• Os processos têm uma complexidade maior e não podem ser detalhados tanto quanto os procedimentos, que possuem um nível de detalhamento mais elevado.

• A falta de mapeamento pode levar à desconexão entre etapas do processo ou desperdícios nos procedimentos, dificultando a identificação de melhorias.

Ferramentas para Mapeamento

• Diferentes ferramentas são necessárias para analisar processos e procedimentos; compreender essas diferenças é crucial para identificar problemas e oportunidades de melhoria.

• A próxima aula abordará técnicas específicas para mapeamento eficaz dos processos, visando otimizar o entendimento sobre como funcionam as operações na prática.