CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Cuestionario de Control Interno

Resumen de la sección: En esta sección, se revisa un ejemplo del cuestionario de control interno y su funcionamiento dentro de las evaluaciones que realizan los auditores y la parte contralora de la entidad.

Área de Caja y Bancos

• Se manejan fondos ajenos a la sociedad y si se manejan fondos ajenos, ¿se controlan separadamente? Sí. Observación: Para el retiro de los fondos a través de la emisión del cheque existen dos personas asignadas para realizar esta gestión: el gerente x del y el señor vocal de la junta directiva x. Es improcedente que el retiro de fondos participe una persona que tiene que ver con el órgano directivo de la entidad debido al conflicto de interés.

• ¿Está bien definida la responsabilidad de la persona que maneja fondo y valores? No. Para extraer ingresos se utilizan recibos numerados pero no existe control en el correlativo durante los meses examinados. Observación: No existe control en el correlativo durante los meses examinados.

• ¿Se entrega a los asociados el original del recibo? Sí, cuando hacemos los recibos en nota, se utiliza la palabra "anulado" y se retienen las copias con un original para no perder la secuencia numérica. Todos los cheques que se reciben siguen a nombre de la sociedad. Los ingresos no son depositados diariamente ni tienen tiempo establecido para hacerlo, lo cual es necesario observar por parte contralora e incluir una revisión a las políticas del manejo de efectivo y actualizar la DEA. No tienen una caja fuerte para guardar los ingresos, lo que es un hallazgo en el control interno.

• ¿Los ingresos y egresos de caja están registrados contablemente por personal ajeno al que maneja los fondos? Sí. Se preparan varios diarios de ingresos y resúmenes de egresos. Existe fondo de cada chica, pero no se menciona cuánto del monto aprobado de fondo ni si es de monto fijo o variable. No hay reembolso de las liquidaciones y no se tiene establecido un límite para pago para cada chica. Además, no se practican arqueos periódicamente y sorpresivos de los fondos, lo cual es otro hallazgo en el control interno.

Arqueos y Control Interno

Resumen de la sección: En esta sección se discute el manejo de los fondos de la caja chica, las autorizaciones para transferencias electrónicas y el control interno sobre las cuentas incobrables.

Manejo de Fondos

• La junta de vigilancia realiza los arqueos de caja.

• El auditor interno también realiza arqueos.

• Las personas que manejan los fondos están cubiertas por una fianza de fidelidad.

• No hay política escrita para el manejo del fondo de la caja chica, por lo que es necesario trabajar en una política.

Autorizaciones para Transferencias Electrónicas

• Las mismas personas realizan las transferencias electrónicas, lo que puede generar un conflicto de intereses.

• Es necesario establecer políticas claras para evitar este tipo de situaciones.

Control Interno sobre Cuentas Incobrables

• No hay un control apropiado sobre las cuentas incobrables canceladas.

• No se continúan las gestiones de cobro después de que las cuentas son canceladas en contabilidad.

• Se prepara mensualmente una relación de cuentas por cobrar confrontada contra la cuenta de control.

• Si se comparan los cargos y créditos, la edad puede ser determinada fácilmente.

• Es necesario revisar mensualmente relaciones por antigüedad y enviar estados de cuenta a los clientes.

Control Bancario

Resumen de la sección: En esta sección se discute el control bancario y cómo se emiten cheques.

Saldo Bancario

• Se controla el saldo bancario a través del libro auxiliar.

• Se realizan consideraciones bancarias mensuales.

Emisión de Cheques

• Se emiten cheques únicamente contra comprobante de elementos.

• Los cheques emitidos con errores se archivan para conservar soporte de la actividad.

• Los pagos se efectúan únicamente por medio de cheques.

• No se deben firmar cheques en blanco o con fecha anticipada.

Consideraciones Bancarias

• Las consideraciones bancarias son elaboradas por personal ajeno, quienes emiten los cheques o efectúan depósitos y la junta de vigilancia debido a la conciliación bancaria.

• Si se investiguen y corrigen diferencias, se encontrarán consideraciones y seguirán los cheques siempre nombre del beneficiario.

Deficiencias en el control interno de cuentas por cobrar

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la falta de control interno en el área de cuentas por cobrar y cómo esto puede afectar a la entidad.

Falta de control interno en cuentas por cobrar

• No se están realizando cancelaciones en la contabilidad.

• Se envía mensualmente un estado de cuentas a los clientes sin autorización para todos los créditos a las cuentas por cobrar.

• No existen políticas claras sobre montos y plazos para conceder créditos.

• Las áreas de caja, bancos y cuentas por cobrar tienen una relación estrecha que requiere una definición clara y políticas de control interno.

• Es necesario que las personas encargadas sean distintas para manipular información, autorizar y estar al frente del área.