Quali 2 - Aula 20 (16-11)

Introdução ao Desdobramento de Objetivos

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o professor introduz o conceito de desdobramento de objetivos e explica as diferentes abordagens para implementá-lo.

Desdobramento Estratégico, Tático e Operacional

• O desdobramento pode ser feito em três níveis: estratégico, tático e operacional.

• O desdobramento estratégico envolve a definição de metas gerais e direcionamento da organização.

• O desdobramento tático se concentra nas estratégias para alcançar essas metas.

• O desdobramento operacional está relacionado às ações específicas que devem ser executadas para atingir os objetivos.

Significado do Termo "Roxinho"

• "Roxinho" é um termo japonês que pode ser traduzido como "desdobramento dos objetivos".

• É uma abordagem que visa articular as ações da base da organização com os objetivos gerais.

Importância do Desdobramento Bem Feito

• Um bom desdobramento ocorre quando as pessoas na base da pirâmide compreendem como seu trabalho contribui para os objetivos da organização.

• Isso é fundamental para garantir que todas as atividades estejam alinhadas com os resultados esperados.

Medição e Gerenciamento

• A medição é essencial no processo de gerenciamento.

• Sem medir, não é possível tomar ações adequadas para atingir os objetivos estabelecidos.

• Os objetivos devem ser quantificáveis e acompanhados ao longo do tempo.

Desafio do Desdobramento

• O desafio é articular e sincronizar o desdobramento dos objetivos estratégicos com as atividades diárias da operação.

• Isso envolve a transição do plano estratégico para o plano operacional e a rotina.

Outra Técnica: Balanced Scorecard (BSC)

• O Balanced Scorecard é uma técnica de desdobramento de políticas que se baseia em quatro perspectivas: cliente, financeira, processos internos e aprendizado.

• Essas perspectivas são definidas pela empresa e servem como base para o desdobramento das políticas.

Medição e Gerenciamento

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o professor explora a importância da medição no processo de gerenciamento.

A Importância da Medição

• A frase "Eu não gerencio aquilo que eu não meço" destaca a importância da medição no processo de gerenciamento.

• É necessário medir os resultados para tomar as ações necessárias para atingir os objetivos estabelecidos.

Desdobramento em Projetos e Ações

• Os objetivos devem ser desdobrados em projetos e, posteriormente, em ações diárias.

• Os projetos representam etapas intermediárias para alcançar os objetivos gerais.

• As ações são elementos do dia-a-dia que contribuem para esses projetos.

Desafios do Desdobramento

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o professor discute os desafios enfrentados pelas organizações ao implementar o desdobramento de objetivos.

Desafio de Articular Objetivo, Processo e Rotina

• O desafio é articular e sincronizar o desdobramento dos objetivos estratégicos com as atividades diárias da operação.

• É necessário entender como o objetivo se relaciona com os processos e a rotina da organização.

Outra Técnica: Balanced Scorecard (BSC)

• O Balanced Scorecard é uma técnica que permite o desdobramento de políticas em diferentes dimensões estabelecidas pela empresa.

• As quatro perspectivas do BSC são cliente, financeira, processos internos e aprendizado.

Considerações Finais

Visão Geral da Seção: Nesta seção final, o professor faz algumas considerações finais sobre o desdobramento de objetivos.

Limitações do Balanced Scorecard (BSC)

• O BSC pode ser um pouco restritivo, pois nem todas as empresas se encaixam nas quatro perspectivas definidas.

• É importante adaptar a abordagem às necessidades específicas de cada organização.

Importância do Desdobramento Bem Feito

• Um bom desdobramento ocorre quando as pessoas na base da pirâmide compreendem como seu trabalho contribui para os objetivos da organização.

• Isso é fundamental para garantir que todas as atividades estejam alinhadas com os resultados esperados.

Ciclos de Processos

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o palestrante discute os diferentes ciclos de processos em uma empresa e como eles se relacionam com o gerenciamento por políticas.

Processos de Ciclo Curto e Médio

• A empresa é pautada em processos, que podem ser divididos em ciclo curto (rotineiros e repetitivos durante o dia) e ciclo médio (uma semana, duas semanas ou um mês).

• O plano estratégico da empresa tem ciclos de 5 a 10 anos, enquanto o portfólio de projetos tem ciclos de 1 a 2 anos.

• O gerenciamento por políticas é mais eficaz para ciclos mais longos, como planos estratégicos e portfólio de projetos.

Desdobramento das Ações

• O desdobramento das ações começa com a visão e direção da alta administração.

• Os objetivos são definidos com metas numéricas e prazos.

• As estratégias são desenvolvidas para atingir esses objetivos, considerando recursos necessários e métodos de trabalho.

• A função tática interpreta as estratégias da alta administração e define os projetos e planos correspondentes.

• Os planos incluem controle, medição e frequência das atividades.

Alinhamento Estratégico

• O alinhamento entre os projetos executados pela base da organização e os objetivos estratégicos facilita o alcance desses objetivos.

• Medir o alinhamento é importante para verificar se a organização está trabalhando na direção correta.

Gerenciamento de Projetos e Planos

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o palestrante explora a conexão entre estratégia, tático e operacional, destacando a importância do gerenciamento de projetos e planos.

Função Tática

• O nível tático é responsável por traduzir as estratégias da alta administração em projetos e planos.

• Os projetos são definidos e os planos incluem controle e medição das atividades.

• A função tática também envolve a definição dos responsáveis pelas ações e prazos para execução do trabalho.

Desdobramento Operacional

• O desdobramento operacional ocorre com os times de melhoria na base da organização.

• É importante que esses times compreendam como seu trabalho contribui para os objetivos estratégicos da empresa.

Prioridade e Alinhamento

• A prioridade está relacionada ao alinhamento dos projetos com os objetivos estratégicos.

• Quando há alinhamento, fica mais fácil para a empresa atingir seus objetivos.

• Medir o alinhamento é fundamental para verificar se todos na organização entendem a razão do trabalho realizado.

Elementos das Políticas Organizacionais

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o palestrante discute os elementos que compõem as políticas organizacionais.

Objetivo e Direção

• As políticas são compostas por um objetivo que deve estar alinhado com uma direção clara.

• O objetivo deve ser definido quantitativamente e em termos de prazo.

Condições de Contorno

• As condições de contorno são as restrições mais amplas que a empresa enfrenta.

• Elas incluem aspectos éticos, morais e até mesmo o nível de endividamento aceitável pela organização.

Linhas Mestras

• As linhas mestras são os processos da organização, que fornecem diretrizes mais específicas para as atividades realizadas.

Planejamento Estratégico e Ciclos Longos

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o palestrante destaca a importância do planejamento estratégico em ciclos mais longos e como isso requer uma abordagem diferente.

PDCA Estendido

• O planejamento estratégico segue um ciclo semelhante ao PDCA (Plan, Do, Check, Act), porém em ciclos mais longos.

• A organização planeja seus objetivos, desdobra-os em projetos e planos de ação.

• Os resultados são verificados e há retroalimentação para padronizar o que foi bem-sucedido ou replanejar o que não funcionou.

Auditoria Permanente

• Em ciclos mais longos, é necessário realizar auditorias periódicas para acompanhar o andamento dos projetos.

• Reuniões de portfólio são realizadas mensalmente para apresentar resultados e tomar medidas corretivas quando necessário.

Políticas e Objetivos

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o professor discute sobre políticas e objetivos nas empresas. Ele explica a diferença entre eles e como estão relacionados.

Políticas

• As políticas são restrições organizacionais maiores, não apenas processuais.

• Exemplo de uma política de suprimentos: reduzir o custo de compra de material.

• As políticas estão ligadas aos valores e à missão da empresa.

• Cada área funcional tem suas próprias políticas (RH, compras, qualidade).

• A política é um desdobramento da direção da empresa.

Objetivos

• Os objetivos são um desdobramento das políticas.

• Toda empresa possui uma série de objetivos.

• Os objetivos são parte das condições de contorno da linha mestra.

• Um exemplo de objetivo é reduzir o custo de compra em 8% em dois anos.

Avaliação a Custo Global

• A avaliação a custo global considera além do preço outros fatores como qualidade, mudança de fornecedor e estoque.

• Comprar pelo menor preço nem sempre é mais barato no custo global da transação.

• O custo global inclui tempo gasto, quantidade de pessoas envolvidas e processos realizados.

Desdobramento e Termo de Priment

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o professor aborda o conceito de desdobramento e termo de priment, explicando sua origem militar e como são aplicados nas empresas.

Desdobramento

• O desdobramento é passar do geral ao mais particular ou articular essa passagem.

• Muitos conceitos em estratégia empresarial têm origem militar.

• O desdobramento é um termo utilizado para passar das políticas gerais aos objetivos mais específicos.

Termo de Priment

• O termo de priment tem origem militar.

• É uma estrutura hierárquica e de poder adaptada pelas empresas.

Desdobramento Estratégico para Operacional

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o palestrante discute o desdobramento estratégico para operacional e como passar do nível estratégico ao operacional.

Desdobramento de Objetivos e Ações

• O desdobramento estratégico envolve a definição de objetivos e ações que levem à realização desses objetivos.

• Exemplo: Aumentar o market share de uma empresa pode ser alcançado por meio do desenvolvimento de novos mercados internos, desenvolvimento de mercados externos ou desenvolvimento de novos produtos.

• Os objetivos são desdobrados em áreas específicas, como fábricas ou setores produtivos, para facilitar o gerenciamento e acompanhamento.

• O plano mestre anual e os planos de ação são utilizados para acompanhar o progresso e garantir que as metas sejam alcançadas.

Planos de Ação

• Os planos de ação são essenciais para implementar as estratégias definidas.

• Eles devem conter informações como o que será feito, quem será responsável, prazos e status atualizado regularmente.

• O acompanhamento dos planos de ação é fundamental para verificar se foram executados conforme planejado e se trouxeram resultados desejados.

• Com base nos resultados obtidos, é possível padronizar ou replanejar as ações necessárias.

Integração entre Níveis Hierárquicos

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o palestrante aborda a importância da integração entre os diferentes níveis hierárquicos e a gestão da rotina para alcançar os objetivos organizacionais.

Integração de Objetivos e Processos

• O desdobramento estratégico permite a integração dos objetivos em todos os níveis hierárquicos da organização.

• Os processos são alinhados desde o nível estratégico até o operacional, garantindo que todas as atividades estejam direcionadas para o alcance dos objetivos.

• A gestão da rotina é uma ferramenta importante para garantir que as atividades diárias estejam alinhadas com os objetivos estabelecidos.

Projeto de Melhoria e Investimento

• O projeto de melhoria é comumente utilizado no desdobramento tático para baixo, visando melhorar processos e alcançar metas específicas.

• É fundamental que esses projetos estejam alinhados com as políticas e objetivos definidos pela alta gerência.

Alinhamento de Informações

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o palestrante destaca a importância do alinhamento das informações entre os diferentes níveis hierárquicos.

Fluxo de Informações

• O fluxo de informações deve ocorrer tanto de cima para baixo quanto de baixo para cima na organização.

• As diretrizes são comunicadas de cima para baixo, enquanto as verificações são realizadas através dos indicadores estabelecidos, fornecendo informações sobre o progresso das atividades.

• É essencial que haja um alinhamento adequado entre a base e a alta administração para garantir que as decisões sejam tomadas com base em informações precisas.

Coleta de Dados e Métricas

• A coleta de dados é fundamental para o planejamento e acompanhamento das atividades.

• As métricas e indicadores devem refletir a realidade da organização, fornecendo informações confiáveis para a tomada de decisão.

• O alinhamento entre os diferentes níveis hierárquicos permite uma gestão mais eficiente e eficaz dos processos.

Dividir para Conquistar

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o palestrante discute a estratégia de dividir para conquistar no gerenciamento de projetos e processos.

Gerenciamento por Partes Menores

• É mais fácil gerenciar partes menores do que grandes partes.

• Dividir um projeto ou processo em partes menores facilita a localização de problemas e desvios, permitindo tomar medidas corretivas específicas.

• A estratégia "dividir para conquistar" é amplamente utilizada no gerenciamento militar e pode ser aplicada ao gerenciamento organizacional.

Troca de Informações

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o palestrante destaca a importância da troca de informações entre os diferentes níveis hierárquicos na organização.

Troca Contínua

• A troca contínua de informações entre a alta administração e a base é essencial para evitar perdas ou distorções durante o processo.

• Essa troca permite que as diretrizes sejam comunicadas adequadamente e que as informações necessárias para a tomada de decisão sejam compartilhadas.

• O alinhamento entre os diferentes níveis hierárquicos é fundamental para garantir o sucesso das atividades e o alcance dos objetivos organizacionais.

Gerenciamento por Políticas

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o palestrante discute a importância do gerenciamento por políticas nas empresas americanas e destaca a necessidade de resultados consistentes ao longo do tempo. Ele também aborda a importância de definir objetivos balanceados e apresenta a técnica SMART para estabelecer metas específicas.

Definindo Objetivos Balanceados

• O objetivo deve ser específico, sem margem para dupla interpretação.

• Deve ser quantificável e mensurável com uma certa frequência.

• O indicador deve ser ambicioso e realístico ao mesmo tempo.

• Deve desafiar as pessoas e a organização, tirando-as da zona de conforto.

Escalonamento de Metas

• É importante desdobrar as metas ao longo do tempo para um acompanhamento mais próximo.

• O escalonamento permite fazer um acompanhamento mensal ou semanal das metas estabelecidas.

• Isso evita surpresas no final do período quando não é possível atingir os objetivos.

Implantação do Gerenciamento por Políticas

1. Defina um macro indicador que reflita a política da empresa.

2. Escolha poucos e bons indicadores relacionados ao macro indicador.

3. Faça uma análise preliminar dos indicadores selecionados.

4. Explicite as políticas através dos indicadores escolhidos.

5. Desdobre os indicadores em áreas operacionais, de cima para baixo na hierarquia da empresa.

6. Divulgue amplamente os objetivos e metas dentro da organização.

7. Realize auditorias de acompanhamento ao longo do tempo para verificar o progresso.

8. Acompanhe a qualidade, pois é mais fácil medir a falta de qualidade do que a própria qualidade.

9. Desdobrar metas e objetivos ao longo do tempo permite um acompanhamento mais efetivo.

10. O plano estratégico da empresa deve ser divulgado e disseminado entre os funcionários.

Importância do Acompanhamento da Qualidade

Visão Geral da Seção: Nesta seção, o palestrante destaca a importância de acompanhar a qualidade nas empresas e apresenta uma lista de macro indicadores relacionados à qualidade. Ele ressalta que é mais fácil medir a falta de qualidade do que a própria qualidade e enfatiza a necessidade de monitorar esses indicadores para garantir o sucesso organizacional.

Acompanhando a Qualidade

• É fundamental acompanhar os indicadores relacionados à qualidade.

• É mais fácil medir a falta de qualidade do que avaliar diretamente a qualidade em si.

• Exemplos de macro indicadores relacionados à qualidade incluem devoluções durante a garantia, reclamações, reincidência de chamadas para assistência técnica, pedidos anulados, reclamações por atraso na entrega e falhas apontadas pela Auditoria do cliente.

Conclusão

Visão Geral da Seção: Nesta seção final, o palestrante conclui sua apresentação reforçando as principais ideias discutidas anteriormente sobre gerenciamento por políticas e acompanhamento da qualidade nas empresas. Ele destaca a importância de definir objetivos balanceados, desdobrar metas ao longo do tempo e acompanhar os indicadores relacionados à qualidade para garantir o sucesso organizacional.

A importância da medição e melhoria contínua

Visão geral da seção: Nesta parte, é discutida a importância de medir e melhorar constantemente os processos de uma empresa. Reconhecer problemas é o primeiro passo para aprimorar o sistema.

Medição e oportunidades de melhoria

• É mais fácil medir do que retratar a qualidade.

• Reconhecer problemas é essencial para melhorar.

• Projetos são acompanhados com base no triângulo de ferro: escopo, prazo e custo.

• O escopo do projeto é medido através dos requisitos da qualidade.

• A satisfação dos clientes também é um requisito importante.

• O projeto precisa ser concluído dentro do prazo estabelecido.

• O orçamento do projeto deve ser respeitado.

Um bom projeto

• Um bom projeto entrega os requisitos planejados em termos de qualidade.

• O cliente fica satisfeito com o resultado final.

• O projeto cumpre ou se aproxima do cronograma planejado.

• O projeto não foge muito do orçamento estabelecido.

Avaliação do gerente de projetos

• O gerente de projetos é avaliado com base na eficácia e eficiência do projeto.

• Eficácia refere-se à entrega bem-sucedida do escopo planejado.

• Eficiência está relacionada ao cumprimento do prazo e orçamento estabelecidos.

Indicadores Balanceados de Gestão

Visão geral da seção: Nesta parte, são abordados os Indicadores Balanceados de Gestão como uma alternativa aos indicadores financeiros tradicionais.

Crítica aos indicadores financeiros

• As organizações eram gerenciadas principalmente por indicadores financeiros.

• Os indicadores financeiros retratam o passado, não garantindo o sucesso futuro.

• A falta de estratégia das empresas era um problema apontado.

Indicadores Balanceados de Gestão

• Surgiram como uma resposta à crítica dos indicadores financeiros.

• São métricas que consideram não apenas aspectos financeiros, mas também estratégicos e operacionais.

• Permitem uma visão mais abrangente do desempenho da organização.

O que são os Indicadores Balanceados de Gestão

Visão geral da seção: Nesta parte, é explicado o conceito dos Indicadores Balanceados de Gestão e sua importância para a melhoria das organizações.

Definição dos Indicadores Balanceados de Gestão

• Também conhecidos como Balanced Scorecard (BSC).

• São métricas que avaliam o desempenho em diferentes perspectivas: financeira, cliente, processos internos e aprendizado/ crescimento.

• Proporcionam uma visão equilibrada do desempenho organizacional.

Importância dos Indicadores Balanceados de Gestão

• Permitem alinhar as atividades da empresa com sua estratégia.

• Fornecem informações para tomada de decisões mais assertivas.

• Auxiliam na identificação de áreas que precisam ser melhoradas ou ajustadas.

Crítica aos indicadores financeiros e a falta de estratégia

Visão geral da seção: Nesta parte, é discutida a crítica feita aos indicadores financeiros e à falta de estratégia nas organizações.

Crítica aos indicadores financeiros

• Os indicadores financeiros retratam o passado, não garantindo o sucesso futuro.

• Não fornecem informações suficientes sobre a capacidade da empresa em continuar gerando lucro.

Falta de estratégia nas organizações

• As empresas eram gerenciadas principalmente por indicadores financeiros, sem considerar uma visão estratégica.

• A falta de alinhamento entre as atividades e os objetivos estratégicos era um problema apontado.

Indicadores Balanceados de Gestão como alternativa

Visão geral da seção: Nesta parte, é destacada a importância dos Indicadores Balanceados de Gestão como uma alternativa aos indicadores financeiros tradicionais.

Importância dos Indicadores Balanceados de Gestão

• Permitem avaliar o desempenho em diferentes perspectivas além do aspecto financeiro.

• Proporcionam uma visão mais completa e equilibrada do desempenho organizacional.

• Auxiliam na definição e acompanhamento das metas estratégicas da empresa.

Balanceamento

Visão Geral da Seção: Nesta seção, é discutida a importância de ter indicadores financeiros e outros indicadores para uma gestão eficaz. É mencionado o exemplo da Amazon como uma empresa que teve prejuízos por um longo tempo, mas conseguiu sucesso devido à sua estratégia.

Indicadores Financeiros vs Outros Indicadores

• A perspectiva financeira retrata o passado, enquanto outros indicadores podem fornecer informações mais relevantes para o futuro.

• A Amazon é um exemplo de empresa que teve prejuízos por um longo tempo, mas se tornou bem-sucedida devido à sua estratégia.

• Focar apenas nos resultados financeiros pode levar a decisões inadequadas de gestão.

Perspectivas Além do Financeiro

Visão Geral da Seção: Nesta seção, é explicado que além dos indicadores financeiros, outras perspectivas são necessárias para uma boa gestão empresarial.

Importância das Outras Perspectivas

• Para uma boa gestão empresarial, é necessário considerar outras perspectivas além do financeiro.

• Exemplo do paralelo com pilotos de avião que precisam de vários indicadores para pilotar com segurança.

• Proposta de outros instrumentos e indicadores além dos financeiros.

Relação entre as Perspectivas

Visão Geral da Seção: Nesta seção, é explicada a relação entre as diferentes perspectivas e como elas se encaixam na estratégia empresarial.

Perspectivas para uma Gestão Equilibrada

• Além da perspectiva financeira, é necessário ter indicadores de clientes, processos e pessoas.

• A relação de causa e efeito entre as perspectivas é fundamental para o sucesso empresarial.

• Exemplo de indicadores em cada perspectiva: financeira, mercado, processos internos e aprendizado organizacional.

Indicadores Equilibrados

Visão Geral da Seção: Nesta seção, são apresentados exemplos de indicadores equilibrados para cada perspectiva.

Exemplos de Indicadores Equilibrados

• Perspectiva Financeira: aumento do faturamento, redução de custos, retorno sobre investimento.

• Perspectiva de Mercado: market share, retenção de clientes, satisfação do cliente.

• Processos Internos: inovação, produtividade operacional, custo da qualidade.

• Aprendizado Organizacional: capacitação das pessoas, melhoria contínua.

Essas são as principais informações abordadas no vídeo.

Indicadores de Desempenho

Visão Geral da Seção: Nesta seção, são discutidos os indicadores de desempenho e como eles são utilizados pelas empresas para definir prioridades e medir o sucesso em diferentes áreas.

Definição de Prioridades e Indicadores

• As empresas precisam definir suas prioridades antes de escolher quais indicadores de desempenho utilizar.

• Exemplos de indicadores incluem o uso da garantia (financeiro), satisfação do cliente (mercado), aprendizado organizacional e processos internos.

• Diferentes indicadores refletem diferentes dimensões do desempenho, como atendimento ao prazo de entrega, volume processado, cobranças atrasadas, entre outros.

Relação Causa e Efeito dos Indicadores

• Os indicadores estão relacionados em uma cadeia causal. Por exemplo, pessoas competentes geram processos eficientes, que por sua vez levam à satisfação do cliente.

• Alguns indicadores podem refletir mais de uma dimensão. Por exemplo, lucro pode ser um indicador financeiro e também estar relacionado à satisfação do cliente.

Impacto das Pessoas nos Indicadores

• As ações das pessoas podem influenciar os resultados dos indicadores.

• É importante observar que as pessoas muitas vezes agem conforme seus interesses pessoais em vez dos interesses da empresa.

• Isso pode levar a distorções nos resultados dos indicadores.

Possibilidade de Manipulação dos Resultados

• Algumas empresas podem manipular os resultados dos indicadores para atingir metas ou obter benefícios pessoais.

• Por exemplo, uma empresa pode mudar sua política de pagamento para adiar pagamentos e melhorar o resultado financeiro do ano corrente.

Importância da Observação e Controle

• É essencial observar e controlar os indicadores de desempenho para garantir que eles sejam representativos e não estejam sendo manipulados.

• O Balanced Scorecard (BSC) é uma ferramenta que busca estabelecer essa relação de causa e efeito entre os indicadores.

Limitações dos Indicadores de Desempenho

Visão Geral da Seção: Nesta seção, são discutidas as limitações dos indicadores de desempenho causadas pelas ações das pessoas.

Ações das Pessoas

• As pessoas agem conforme seus interesses pessoais, o que pode distorcer os resultados dos indicadores.

• Elas podem mascarar seus resultados para atingir metas ou obter benefícios pessoais.

Exemplo de Manipulação

• Algumas empresas podem mudar suas políticas de pagamento no final do ano para melhorar o resultado financeiro.

• Ao adiar pagamentos para o próximo ano, elas conseguem mascarar o resultado atual e garantir um bom desempenho no próximo período.

Observação e Controle

• É importante observar e controlar os resultados dos indicadores para identificar possíveis manipulações.

• As ações das pessoas podem afetar a confiabilidade dos indicadores como medida real do desempenho da empresa.