How to Build an Agent in Microsoft 365 Copilot Chat (Beginner Tutorial)

Cómo construir un agente para ayudar a los empleados

Introducción al agente

• Se presenta la idea de construir un agente que ayude a los empleados a entender políticas y responder preguntas, explicando el proceso paso a paso.

• El punto de partida es la experiencia de chat del co-piloto de Microsoft 365, donde se puede crear un agente proporcionando una descripción de su propósito.

Definición del propósito del agente

• Se debe definir el propósito del agente, que en este caso es responder preguntas sobre políticas y proporcionar instrucciones sobre su comportamiento.

• Se enfatiza la importancia de usar lenguaje natural para describir lo que se quiere lograr con el agente, sugiriendo comenzar con plantillas predefinidas.

Creación y personalización del agente

• Al iniciar la creación, se recomienda especificar que el agente es un "agente ayudante de políticas", permitiendo cambios posteriores en el nombre si es necesario.

• Es crucial definir por qué existe el agente: para ayudar a los usuarios a obtener respuestas sobre políticas de recursos humanos.

Personalidad y tono del agente

• Se sugiere dar al agente una personalidad específica, como actuar como un experto en recursos humanos familiarizado con las políticas organizacionales.

• La forma en que se comunica debe ser precisa, amigable y profesional; esto puede adaptarse según la cultura corporativa o tono deseado.

Refinamiento y ajustes finales

• Proporcionar ejemplos específicos ayuda al sistema a entender mejor las expectativas sobre sus respuestas relacionadas con temas como gestión del rendimiento o bienestar laboral.

Cómo manejar situaciones con información insuficiente

Uso de conocimiento general en respuestas

• Es importante que el agente no invente respuestas basadas en su conocimiento general. Se debe especificar si se quiere que utilice solo la información proporcionada.

• Dependiendo del escenario, puede ser útil o no permitir que el agente use su conocimiento general para responder preguntas.

Configuración del agente

• El proceso de configuración permite personalizar el nombre y la descripción del agente, utilizando una interfaz intuitiva.

• Se pueden proporcionar instrucciones claras al agente, como ofrecer respuestas en un formato de resumen por puntos y guías paso a paso.

Integración con SharePoint

• Es fundamental conectar el agente a un sitio de SharePoint que contenga todas las políticas de recursos humanos relevantes.

• Se puede agregar múltiples sitios de conocimiento desde SharePoint, pero se debe desactivar la búsqueda web para limitar las fuentes de respuesta.

Funcionalidades futuras

• Próximamente, se podrán implementar acciones como enviar correos electrónicos o extraer información de otros sistemas.

Creación y uso del agente

• La creación de agentes específicos es crucial para mejorar la precisión en las respuestas relacionadas con casos particulares dentro de una organización.

• Aunque el uso completo del Microsoft 365 co-pilot puede no estar disponible para todos los usuarios, los agentes pueden ser compartidos entre empleados para facilitar el acceso a información específica.

Pruebas y sugerencias para prompts

Experiencia del usuario

• Los prompts sugeridos permiten a los usuarios acceder rápidamente a respuestas comunes mediante un simple clic.

Ejemplo práctico

Política de Licencia por Compasión

Respuestas a Preguntas Comunes

• Se menciona que el sistema puede responder preguntas específicas sobre la política de licencia por compasión, proporcionando respuestas directas y claras sobre cuántos días se pueden tomar.

• El sistema también tiene la capacidad de consultar información en tiempo real, como el saldo actual de días de licencia del empleado.

Manejo de Problemas con Supervisores

• Se plantea una pregunta general sobre cómo manejar un problema con un gerente, donde el sistema ofrece sugerencias útiles en formato de viñetas.

• Es importante que el sistema interprete correctamente las consultas generales y brinde recomendaciones adecuadas basadas en la situación presentada.

Limitaciones del Sistema

• Se establece que el sistema no debe responder preguntas fuera del ámbito de recursos humanos, como recetas para hacer un pastel de chocolate.

• Para corregir o refinar las respuestas del agente, es necesario regresar a la experiencia de creación del agente y ajustar las configuraciones según sea necesario.

Ajustes y Mejoras Continuas

• Se enfatiza que si un usuario hace una pregunta cuya respuesta no está disponible en la base de conocimientos, el sistema debe indicar que no puede ayudar.

• La mejora continua es clave; se sugiere experimentar con diferentes enfoques para obtener los resultados deseados al interactuar con el agente.

Resultados y Aprendizajes