30 min/jour pour traiter TOUS ses mails [TUTO Inbox Zéro]

Défi de la Boîte Mail Pleine

Aperçu de la Section: Dans cette section, l'orateur introduit le défi de gérer efficacement une boîte mail constamment pleine et propose la méthode Inbox-zéro comme solution.

Introduction à la Méthode Inbox-zéro

• La méthode Inbox-zéro est présentée comme une solution efficace pour traiter les e-mails de manière organisée.

• Trois secrets essentiels sont partagés pour passer à l'Inbox-zéro et maintenir cette organisation.

• L'e-mail est défini comme un canal d'entrée d'informations plutôt qu'un outil d'organisation ou de communication.

Principes Clés de l'Inbox-Zéro

Aperçu de la Section: Cette partie met en lumière les principes fondamentaux pour éviter l'encombrement des e-mails et transférer efficacement les informations vers des outils adaptés.

Principes Fondamentaux

• Transférer la charge des e-mails vers des outils plus adaptés est crucial pour éviter d'être submergé.

• Être déjà bien organisé facilite le maintien de l'ordre dans sa boîte mail.

• La méthode Inbox-zéro consiste à trier et traiter chaque e-mail une seule fois pour maintenir une boîte vide.

Application Pratique de l'Inbox-Zéro

Aperçu de la Section: Cette section détaille comment appliquer concrètement la méthode Inbox-zéro en utilisant six options spécifiques pour gérer efficacement les e-mails.

Application Pratique

• Les six options pour traiter un e-mail incluent supprimer, prendre connaissance, répondre, transférer, traiter en profondeur et extraire des informations.

• Chaque type d'e-mail doit être géré selon ces options pour maintenir une organisation efficace.

Formation à l'Inbox-Zéro

Cette section présente une formation sur la gestion efficace des e-mails pour atteindre l'Inbox-Zéro.

Gestion de la Boîte Mail

• La méthode de vider sa boîte mail quotidiennement en prenant des décisions rapides sur chaque e-mail permet de maintenir un Inbox-Zéro.

• Les 5D du passage à l'Inbox-Zéro : Décider, Déplacer, Désencombrer, Désabonner, Déshabituer.

• Reprendre le contrôle de ses e-mails signifie reprendre le contrôle de sa relation avec les e-mails et ne pas laisser les autres dicter votre emploi du temps.

• Le deuxième "D" consiste à Déplacer les informations pertinentes vers des outils adaptés comme l'agenda ou la to-do list.

Optimisation du Stockage et Classement

Cette partie met en avant l'importance d'un système efficace de stockage et classement des documents essentiels.

Outils de Stockage

• Utiliser un outil de stockage et classement pour conserver les documents importants reçus par e-mail tels que justificatifs, réservations, etc.

• Éviter d'utiliser la boîte mail comme lieu de stockage principal ; privilégier des outils dédiés comme Google Drive ou Evernote pour classer les pièces justificatives.

Outils Complémentaires

Présentation des outils complémentaires pour une gestion efficace des e-mails et informations.

Outils Additionnels

• Utiliser différentes adresses mails pour transférer automatiquement certains types d'e-mails vers des outils spécifiques tels que CRM, notes de frais ou lecture différée.

Défi de l'Inbox Zéro

Aperçu de la section: Cette section aborde les défis liés à maintenir une boîte de réception vide et propose des stratégies pour y parvenir.

Outil rapide et accessible

• L'importance d'avoir un outil rapide et accessible sur différents appareils pour stocker et récupérer des notes à tout moment.

Désencombrement de la boîte de réception

• La facilité à maintenir une boîte de réception vide lorsqu'elle est déjà vide.

Gestion des e-mails

• L'expérience partagée lors d'un atelier Inbox-zéro avec la découverte que même avec 1 300 e-mails, d'autres avaient bien plus.

Traitement des e-mails anciens

• Conseils pour traiter les e-mails anciens en les marquant comme lus, les archivant, puis en planifiant leur traitement progressif.

Maintien de l'Inbox Zéro

• Stratégie pour rester en Inbox zéro en programmant des créneaux réguliers pour traiter les nouveaux e-mails.

Optimisation des Notifications

Aperçu de la section: Cette partie met en lumière l'importance de gérer efficacement les notifications pour maintenir une boîte mail organisée.

Désabonnement aux notifications inutiles

• Encouragement à se désabonner des notifications non essentielles provenant d'applications telles que Facebook ou Instagram.

Nettoyage régulier

• Recommandation de nettoyer sa boîte mail en se désabonnant des newsletters non lues et en gardant uniquement celles pertinentes.

Gestion proactive des alertes

• Astuce pour ajuster ses notifications selon ses besoins actuels, soulignant l'importance d'une vigilance périodique.

Changement d'Habitudes

Aperçu de la section: Cette dernière partie met en avant la nécessité de changer certaines habitudes pour maintenir une gestion efficace des e-mails.

Déshabituation aux pratiques inefficaces

• Conseils pour modifier les habitudes relatives aux réponses immédiates aux e-mails et à la copie systématique dans les conversations.

Communication claire et efficace

• Stratégies pour concentrer les conversations sur les personnes directement concernées, évitant ainsi le surplus d'e-mails inutiles.

Réactivité maîtrisée

Desactiver les Notifications d'Application

Aperçu de la section: Dans cette partie, l'importance de désactiver les notifications d'application est soulignée pour une gestion efficace des e-mails.

Désactivation des Notifications

• Les notifications d'application doivent être désactivées pour éviter les interruptions constantes.

• La gestion des e-mails ne doit pas consister à y répondre immédiatement, mais à choisir le moment opportun pour les traiter.

Automatiser et Organiser les E-mails

Aperçu de la section: Des conseils pratiques sont donnés pour automatiser et organiser efficacement la gestion des e-mails.

Astuces pour une Gestion Efficace

• Automatiser les tâches en utilisant des règles de filtres et de transfert automatique dans les logiciels de messagerie.

• Utiliser des outils comme SaneBox pour trier automatiquement les e-mails par catégories telles que newsletters ou factures.

Gérer les E-mails Pendant les Vacances

Aperçu de la section: Des stratégies sont proposées pour gérer efficacement les e-mails pendant les périodes de vacances.

Gestion Durant les Vacances

• Option 1 : Ne pas traiter les e-mails reçus pendant les vacances et demander aux expéditeurs d'en renvoyer après la période de congé.

• Option 2 : Classer tous les e-mails reçus pendant les vacances dans un dossier à trier à son retour, en commençant par traiter ceux récents et importants en premier.

Organisation Post-Vacances

Aperçu de la section: Des conseils sont partagés sur comment organiser efficacement ses e-mails après une période de vacances.

Tri Après Retour

• Après des vacances, trier rapidement ses e-mails en commençant par ceux récents et importants.