Proceso Compras Abasto 01

Proceso de Órdenes de Compra en la Empresa

Introducción al Proceso

• Se presenta el proceso manual para crear órdenes de compra utilizando la transacción ME 21N.

• Se solicita a Gris que muestre ejemplos de órdenes de compra, tanto directas como aquellas generadas a partir de pedidos de clientes.

Productos y Procedimientos

• Se menciona que se manejan cinco productos principales: gasolinas, diesel, diesel marino e industrial.

• El área de precios establece el precio de compra mediante una fórmula, lo cual es crucial para determinar el precio de venta.

Aprobación y Recepción

• No se requiere un aprobador para las órdenes de compra directas; el proceso es más ágil.

• La recepción del producto es fundamental; tras recibirlo, se procede a realizar la cuenta por pagar.

Tipos de Compras y Estrategias

• Las compras no requieren aprobación en su mayoría; solo algunas categorías específicas necesitan este paso.

• Se discute cómo las compras son principalmente materia prima destinada a ventas, enfatizando la importancia del inventario.

Ejemplos Prácticos y Validaciones

• Se planea ingresar facturas desde proveedores hidrocarburos basándose en pedidos específicos.

• El equipo logístico proporciona información necesaria para completar las órdenes; se valida el precio con el departamento correspondiente si hay discrepancias.

Proceso de Compra y Validación de Precios en Pemex

Mecanismo de Obtención de Precios

• Se menciona que existen 78 terminales de Pemex y algunas terminales privadas. El sistema obtiene el precio de Pemex al momento de la compra, pero no hace lo mismo con los precios de proveedores privados.

• La razón por la cual no se obtienen precios de otros proveedores es que el sistema no está diseñado para ello; solo jala el precio de Pemex para las órdenes de compra.

Proceso Interno y Validación

• Se plantea la posibilidad de incluir precios de otros proveedores en el sistema, ya que sería lo correcto para una mejor gestión.

• Se discute sobre la naturaleza del stock: las compras son principalmente para mantener inventario tanto en planta como en almacenes específicos.

• El proceso automatizado implica que, aunque hay un pedido generado, este puede fallar y requerir intervención manual para completar la orden.

Ejemplos Prácticos

• Se mencionan ejemplos prácticos donde se busca mostrar cómo se generan las órdenes y cómo se manejan los precios dentro del sistema.

• La información sobre pedidos incluye detalles logísticos y costos asociados a cada transacción, asegurando que todos los datos sean precisos antes del cierre contable.

Cálculo y Facturación

• El sistema calcula automáticamente el costo total incluyendo IVA y otros cargos. Esto permite tener claridad sobre cuánto costará realmente la factura final.

• Se explica cómo se ajusta el monto a mil litros para facilitar cálculos precisos según las normativas establecidas por Pemex.

Validación Final

• Al finalizar el proceso, se verifica que la hora de compra coincida con la factura recibida. Esto asegura que los precios reflejados sean correctos antes del cierre contable.

• La cotización inicial es fundamental ya que establece el precio base utilizado en el sistema, afectando directamente al inventario cuando se genera una orden de compra.

Proceso de Compra y Contabilidad en SAP

Introducción al Proceso de Compra

• Se menciona la importancia de cerrar órdenes de compra sin necesidad de aprobaciones, dado el volumen alto de facturas manejadas (más de 1200 con Pemex).

• El proceso incluye la validación del inventario y la contabilización tras recibir mercancías, asegurando que se cumplan los requisitos necesarios.

Contabilidad Electrónica

• Para cumplir con la contabilidad electrónica, se utiliza el UID proporcionado por las facturas al registrar cuentas por pagar.

• La simulación contable permite calcular impuestos antes de finalizar el registro, facilitando una revisión previa a la contabilización.

Documentos Utilizados en Compras

• Se explica que se puede utilizar tanto una factura como un BOL (Bill of Lading), siendo este último un documento que valida la recepción del producto sin necesidad inmediata de factura.

• En ausencia de factura, se recibe mercancía y se mantiene abierta la cuenta por pagar hasta obtener el UID necesario para cerrarla.

Manejo del Precio y Condiciones en SAP

• Se destaca que los proveedores suelen entregar facturas dentro de un plazo máximo de 48 horas; si no llegan a tiempo, las órdenes quedan abiertas.

• Dentro del sistema SAP (ME 21N), se han realizado adecuaciones para manejar cálculos automáticos relacionados con precios e impuestos.

Desafíos en el Proceso Automatizado

• A pesar del sistema automatizado, hay ocasiones donde este falla y es necesario realizar procesos manuales para completar pedidos.

• La intervención manual es necesaria cuando el sistema no puede generar automáticamente las órdenes o contabilizaciones requeridas.

Validación y Ajustes Finales

• Al validar pedidos desde el sistema, se asegura que los litros recibidos coincidan con lo indicado en las remisiones. Si hay discrepancias, se realizan ajustes necesarios antes del cierre final.

Proceso de Compra y Logística

Confirmación de Precios y Órdenes

• Se discute la importancia de confirmar el precio unitario en relación con los litros solicitados, destacando que es esencial validar la información antes de proceder.

• Se menciona que el proceso incluye una validación del costo real de la factura, sin necesidad de ingresar datos adicionales como almacén o producto, ya que estos se obtienen automáticamente.

Roles en el Proceso Logístico

• La solicitud de pedido puede originarse desde el departamento logístico o directamente del cliente; sin embargo, se enfatiza que logística es quien detona la necesidad de una orden de compra.

• Se aclara que el departamento de logística actúa como un cliente interno, facilitando las órdenes necesarias para cerrar procesos.

Manejo de Transacciones

• Se aborda cómo se realizan las entradas y salidas a través del sistema utilizando transacciones específicas (BL31N), aunque no todos los movimientos son manejados por la misma persona.

• El proveedor debe estar correctamente registrado en el sistema para evitar problemas al realizar entradas; si hay errores, esto afecta la capacidad para procesar pedidos.

Cierre del Proceso Natural

• Se explica que una vez completada la entrada entrante, logística tiene un rol crucial en asegurar que todo esté correcto antes del cierre final.

• Si hay fallos en el proceso natural (como ventas o cierres), se requiere regresar a cerrar cuentas por pagar manualmente.

Desafíos y Eficiencia

• Existen incertidumbres sobre qué factores pueden afectar el cierre automático de órdenes; algunas deben cerrarse manualmente mientras otras lo hacen automáticamente.

• Aunque hay un porcentaje mínimo de errores humanos en facturas diarias, se trabaja constantemente para reducir estos errores y mejorar la eficiencia general del proceso.

Proceso de Cierre de Facturas y Desafíos en la Logística

Reducción de Facturas Pendientes

• Se ha logrado reducir el número de facturas pendientes de más de 120 a un máximo diario de 30, lo que representa un gran avance, aunque el objetivo es llegar a cero.

Monitoreo del Sistema

• Se utiliza un reporte llamado MIRS-5 para cruzar datos sobre las facturas cerradas y abiertas, permitiendo medir la efectividad del sistema en tiempo real.

Identificación de Problemas

• Existen dificultades para determinar por qué algunas facturas quedan abiertas; se requiere revisar manualmente cada caso debido a la complejidad del sistema.

Reparación y Validación

• Las órdenes con problemas son reparadas manualmente; esto incluye ajustes como eliminar costos adicionales que impiden el cierre correcto en el sistema.

Colaboración Interdepartamental

• La comunicación entre departamentos es crucial; se revisan las remisiones y se busca entender por qué no se generaron cuentas por pagar adecuadamente.

Errores Humanos y Complejidad del Sistema

• A pesar de la reducción significativa en errores, aún persisten problemas contables que afectan aspectos fiscales como el IVA debido a facturas no consideradas.

Estrategias para Cierre Efectivo

• Es fundamental cerrar diariamente con cero pendientes. Sin embargo, los procesos actuales requieren ajustes constantes para lograrlo eficientemente.

Verificación Manual y Reportes

• El equipo trabaja conjuntamente para verificar documentos manualmente, utilizando reportes como herramienta principal para identificar errores o faltantes.

Monitoreo Diario

• Se realiza un monitoreo diario exhaustivo; aunque se logran avances significativos, siempre quedan alrededor de 20 facturas sin cerrar al final del día.

Análisis Mensual

• En enero, hay un total significativo de 201 facturas sin cerrar completamente. Se lleva a cabo una revisión detallada diaria para identificar causas específicas.

Control de Procesos y Entregas en la Torre de Control

Identificación de Problemas en el Proceso

• Se menciona que hay un control sobre el proceso, pero se enfrenta a problemas con la generación de entregas y órdenes de compra. La falta de entrega es el principal inconveniente.

• El orador reconoce su familiaridad parcial con la torre de control, indicando que aún está aprendiendo sobre todo el proceso y cómo interactuar con él.

Estadísticas y Efectividad

• Se discute un promedio mensual de facturas, donde se mencionan 250 facturas, pero solo se han procesado 19 este mes. Esto indica una reducción significativa en comparación con meses anteriores.

• Se identifican errores dentro del proceso actual, lo que genera más problemas operativos. Maribel es mencionada como responsable del manejo del proceso.

Mejora en los Procesos Automáticos

• Se levantó un ticket para hacer obligatorio el ingreso del número del almacén al crear una orden de compra, evitando así detener procesos automáticos por omisiones.

• La importancia de esta mejora radica en prevenir errores por prisa; si no se ingresa el almacén, se detiene todo el flujo operativo.

Objetivos Futuros

• El objetivo es cerrar todas las facturas correctamente cada día para tener un registro limpio al final del día. Esto incluye asegurar que todos los documentos sean emitidos e ingresados adecuadamente.

• Se expresa la necesidad de recibir información precisa desde el sistema sin tener que realizar verificaciones manuales constantes.

Automatización y Configuración por Defecto

• Se discute la posibilidad de establecer configuraciones predeterminadas para ciertos campos (como el número del almacén), facilitando así la operación diaria.

• La intercompañía presenta desafíos adicionales; algunos datos deben ser ingresados manualmente debido a restricciones específicas entre diferentes entidades dentro del sistema.

Soluciones Implementadas

• Aunque no se logró implementar un bloqueo efectivo en las entregas sin ciertos datos requeridos, se trabajó para evitar que los trabajos se detuvieran cuando faltaban esos datos críticos.

• A pesar de las dificultades iniciales, se implementaron soluciones temporales para permitir que los procesos continuaran funcionando mientras se buscaba una solución más permanente.

Problemas de Inventario y Notas de Crédito

Desafíos en la Gestión de Precios y Proveedores

• Se discute un problema relacionado con las peticiones de Mari y la falta de entrega por parte de Santa Claus, lo que genera complicaciones en el manejo del inventario.

• Se menciona la necesidad de ajustar manualmente los precios debido a problemas con el sistema, lo que afecta la capacidad para transformar precios de compra a venta en más de 150 centros específicos.

• La importancia de poder ingresar precios desde cualquier proveedor es destacada, ya que esto facilitaría el proceso y evitaría errores al manejar órdenes de compra.

Problemas con Notas de Crédito

• Se plantea una situación donde no se puede realizar una reversa adecuada debido a la falta de claridad sobre cómo aplicar notas de crédito cuando hay diferencias en litros entregados.

• El orador expresa su frustración por no poder registrar correctamente las notas de crédito relacionadas con productos no entregados, afectando así su inventario.

Facturación y Procesos Automatizados

• Se describe un caso donde Pemex emite una factura que luego es cancelada mediante una nota de crédito, generando confusión sobre cómo contabilizar estas transacciones adecuadamente.

• La complejidad aumenta cuando se habla sobre cómo manejar facturas vigentes ante el SAT mientras se cancela una venta al cliente debido a productos no entregados.

Necesidad de Soluciones Claras

• El orador solicita ejemplos concretos para entender mejor cómo aplicar las notas de crédito en situaciones específicas, enfatizando la necesidad urgente por soluciones efectivas.

• Se concluye que es esencial tener claridad sobre cómo gestionar diferencias en litros dentro del inventario para evitar problemas futuros.

Problemas con el Sistema de Compras

Dificultades en la Funcionalidad del Sistema

• Se menciona que un sistema que anteriormente funcionaba ahora presenta problemas, lo que genera incertidumbre sobre su estado actual.

• Se discute la necesidad de ajustar precios y se hace referencia a una persona del equipo que podría tener otra solución para el problema actual.

Proceso de Devolución y Órdenes de Compra

• Se aclara que la evolución debe ser directa desde la orden de compra original, evitando generar nuevas órdenes innecesarias.

• Se enfatiza que no se trata solo de un ajuste alimentario, sino de una devolución fiscal que requiere una cuenta por pagar para reflejar correctamente el saldo.

Ejemplos y Clarificaciones Necesarias

• Se solicita enviar ejemplos o facturas para entender mejor los procesos involucrados y resolver las dudas actuales.

• La importancia de tener varios ejemplos prácticos es destacada para abordar los problemas en detalle durante futuras sesiones.

Procesos Adicionales y Planificación

• Se menciona un proceso exclusivo relacionado con un "plan de entrega" que no debe confundirse con las órdenes de compra tradicionales.

• La discusión incluye cómo manejar manualmente ciertos procesos debido a fallas en el sistema actual, lo cual complica las operaciones diarias.

Conclusiones y Próximos Pasos

• Se plantea la necesidad de agendar sesiones adicionales para abordar mejoras en los procesos incompletos mencionados por Maribel.

• El grupo acuerda continuar trabajando por partes para resolver cada aspecto del sistema, agradeciendo la atención prestada.