GAP ANÁLISIS COMPRAS PTK LEV COMPRAS 1408 PM

Proceso de Compras y Producción

Compras Regulares y Requerimientos

• Se discute la lista de materiales que se compran regularmente, incluyendo bobinas y otros productos específicos solicitados por los clientes.

• La compra y venta se manejan a través de un formato donde se especifican las cantidades, medidas y códigos necesarios para cada pedido.

Gestión del Inventario

• El proceso incluye revisar el inventario y las órdenes de los clientes para determinar qué productos deben fabricarse.

• Las órdenes de trabajo son generadas en función de la producción requerida, asegurando que parte del material se destine a ventas.

Tipos de Productos

• Se menciona que muchos productos son importados o comprados localmente, con un enfoque en artículos personalizados como discos.

• La negociación para obtener materia prima es crucial en este proceso.

Documentación y Auditoría

• Se requiere documentación específica para cada orden, incluyendo firmas necesarias para validar los pedidos.

• Cada proveedor debe llenar un cuestionario anualmente como parte del proceso de auditoría interna.

Certificaciones y Normativas

• La certificación 22000 permite evitar solicitudes adicionales de trazabilidad si el proveedor cumple con todos los requisitos establecidos.

Proceso de Auditoría y Gestión de Proveedores

Importancia de la Documentación para la Auditoría

• Se enfatiza la necesidad de tener toda la documentación lista para la auditoría BRC que se llevará a cabo en septiembre, asegurando que al menos los principales proveedores estén debidamente documentados.

Homologación de Proveedores

• Se menciona que todos los proveedores deben estar homologados. Los nuevos proveedores deben presentar toda su documentación antes de ser considerados.

Trazabilidad y Evidencia

• Es crucial presentar evidencia de trazabilidad mediante documentación adecuada, lo cual es un requisito para el proceso de auditoría.

Matriz de Riesgo y Seguimiento

• Todos los proveedores deben pasar por una matriz de riesgo. La importancia del seguimiento regular se destaca, especialmente con respecto a las solicitudes atípicas.

Ejemplos Prácticos en Compras

• Se discuten ejemplos prácticos sobre compras atípicas, como entradas o pasajes, donde se utilizan diferentes canales como correo o WhatsApp para realizar solicitudes.

Planificación y Requerimientos de Compras

Planeación Anual y Requerimientos Semanales

• La planificación anual incluye requerimientos analizados semanalmente según las necesidades del área, destacando renovaciones anuales.

Agrupación y Cotización

• Cada área agrupa sus órdenes; por ejemplo, María agrupa las suyas mientras otros manejan sus requerimientos específicos.

Proceso de Aprobación y Firmas

• Las órdenes pasan por un proceso riguroso donde se busca la firma del usuario y gerencia antes del registro contable. Esto asegura que todas las compras sean autorizadas adecuadamente.

Registro Contable Efectivo

• No se puede registrar una factura sin las firmas necesarias; esto es fundamental para el control contable dentro del proceso administrativo.

Relaciones con Proveedores

Interacción Directa con Proveedores

• Se menciona cómo algunos proveedores tienen trato directo con la empresa, utilizando recursos internos como correos electrónicos corporativos.

Evaluaciones Continuas

Implementación de Control en Facturación y Mantenimiento

Proceso de Cotización y Comparación

• Se menciona la importancia de un control más riguroso en el manejo de facturas, especialmente aquellas que superan los 500 soles en mantenimiento.

• La comparación de precios se realiza a través de cotizaciones, donde no siempre se utiliza un formato estándar como Excel, sino que se adjunta evidencia de las transacciones.

• Se discute la diferencia entre proveedores según el tipo de material (jeito vs. aluminio), destacando la comunicación con el área de mantenimiento para determinar necesidades específicas.

Selección del Proveedor

• Es crucial comparar productos del mismo tipo y marca al seleccionar proveedores; esto asegura consistencia en la calidad.

• Se establece un protocolo con gerencia para solicitar actas de conformidad tras la instalación, lo cual es fundamental para validar los servicios prestados.

Documentación y Control

• Las facturas deben incluir guías de conformidad que certifiquen que el servicio fue realizado correctamente; esto ayuda a mantener un control adecuado sobre las instalaciones.

• La firma del jefe del área es necesaria para validar los trabajos realizados, junto con informes detallados por parte del proveedor.

Implementaciones Recientes

• Se ha comenzado a documentar meticulosamente todo lo relacionado con mantenimiento, algo que antes no se hacía; esto incluye órdenes y registros detallados.

• Desde octubre del año pasado, se han implementado cambios significativos en el proceso administrativo para mejorar el control sobre órdenes menores a 500 soles.

Evaluación y Urgencias

• Es esencial consultar con expertos en mantenimiento sobre requerimientos específicos antes de realizar compras o evaluaciones.