Curso SAP Business One 10.0 Gratis - SAP BO HANA - Aprende en Prime

Introducción al curso de SAP Business One versión 10.0

Resumen de la sección: En esta sección, el instructor presenta el curso y su objetivo. Se describe el contenido del curso y las unidades que lo componen.

Contenido del curso

• El curso consta de 9 unidades.

• La primera unidad es una presentación general de SAP Business One.

• Las siguientes unidades cubren procesos específicos como compras, ventas, inventario, finanzas, producción, servicio postventa y gestión de proyectos.

• Cada unidad incluye informes relevantes para cada módulo.

Objetivos de la unidad 1

• Comprender qué es SAP y sus diferentes tipos de software.

• Conocer SAP Business One y sus diferentes versiones.

• Navegar por la interfaz de SAP Business One y sus módulos.

• Crear y actualizar datos maestros con SAP Business One.

• Emitir algunos informes principales de SAP Business One.

Historia de SAP

• Fundada en 1972 en Mannheim, Alemania por ex empleados de IBM.

• Ha creado diferentes herramientas que han cautivado a muchas organizaciones convirtiéndose en líder mundial en soluciones de software empresarial.

Audiencia del Curso

Resumen de la sección: En esta sección se describe a quién está dirigido este curso.

Audiencia

Este curso está dirigido principalmente a:

• Profesionales administrativos como administradores empresariales, financieros o contables e ingenieros industriales entre otros.

• Personal IT que brinda soporte a usuarios finales en compañías que tienen SAP Business One.

• Empleados en distintas áreas de la empresa con conocimientos básicos de contabilidad.

Contenido del Curso

Resumen de la sección: En esta sección se describe el contenido del curso y las unidades que lo componen.

Unidades del curso

• El curso consta de 9 unidades.

• La primera unidad es una presentación general de SAP Business One.

• Las siguientes unidades cubren procesos específicos como compras, ventas, inventario, finanzas, producción, servicio postventa y gestión de proyectos.

• Cada unidad incluye informes relevantes para cada módulo.

Objetivos por unidad

Cada unidad tiene objetivos específicos. Por ejemplo:

• La unidad 1 tiene como objetivo comprender qué es SAP y sus diferentes tipos de software.

• La unidad 2 tiene como objetivo entender los procesos de compra en SAP Business One.

• La unidad 3 tiene como objetivo conocer los procesos de venta y CLM en SAP Business One.

Introducción a SAP Business One

Resumen de la sección: En esta sección se presenta una introducción a SAP Business One.

¿Qué es SAP?

SAP es una empresa fundada en 1972 en Mannheim, Alemania por ex empleados de IBM. Ha creado diferentes herramientas que han cautivado a muchas organizaciones convirtiéndose en líder mundial en soluciones empresariales.

Soluciones empresariales

SAP cuenta con diversas soluciones a nivel internacional. Entre ellas destacan los principales ERP que tiene:

1. Planificador de recursos empresariales (ERP).

2. Gestión del ciclo financiero (FSCM).

3. Gestión del capital humano (HCM).

4. Gestión del ciclo productivo (PP).

SAP Business One

SAP Business One es el ERP diseñado para pequeñas y medianas empresas en crecimiento. Es una herramienta robusta que permite involucrar todas las áreas de la empresa teniendo un control total sobre la organización.

Audiencia del Curso

Resumen de la sección: En esta sección se describe a quién está dirigido este curso.

Audiencia

Este curso está dirigido principalmente a:

• Profesionales administrativos como administradores empresariales, financieros o contables e ingenieros industriales entre otros.

• Personal IT que brinda soporte a usuarios finales en compañías que tienen SAP Business One.

• Empleados en distintas áreas de la empresa con conocimientos básicos de contabilidad.

Diferentes soluciones de SAP

Resumen de la sección: En esta sección, se describen las diferentes soluciones de SAP y su cronología.

Soluciones para empresas según su tamaño

• SAP Business One es para pequeñas y medianas empresas en crecimiento.

• SAP All-in-One es para medianas empresas.

• SAP S/4HANA es para grandes multinacionales o grandes empresas a nivel internacional.

Cronología de las soluciones de SAP

• Desde su creación en 1972 hasta el año 2015, SAP tenía versiones como:

• SAP R1 (lanzada en 1973)

• SAP R2 (lanzada en 1979)

• SAP R/3 (lanzada en 1992)

• SAP ERP (lanzada en 2004)

• A partir del año 2015, las grandes compañías utilizan la versión más reciente llamada "SAP S/4HANA".

• Para pequeñas y medianas empresas, existen:

• SAP Business One (lanzado al mercado en el año 1996).

• SAP Business ByDesign (lanzado al mercado en el año 2007).

Cambio del motor de bases de datos

• Hasta el año 2016, todas las soluciones de SAP corrían con un motor de bases de datos comercial como Oracle o SQLServer.

• A partir del año 2017, todas las soluciones corren con un motor de base de datos in-memory llamado HANA.

SAP Business One

Resumen de la sección: En esta sección, se describe SAP Business One y su configuración.

Descripción de SAP Business One

• SAP Business One es un ERP que permite una gestión total a las pequeñas y medianas empresas en crecimiento.

• Está basado en una configuración del sistema que incluye:

• Configuración a nivel de datos maestros (clientes, proveedores, artículos, servicios).

• Configuración a nivel de control financiero para aplicar una contabilización.

Integración de procesos empresariales con SAP Business One

Resumen de la sección: En esta sección, se describe cómo SAP Business One puede integrar los procesos empresariales de una compañía en un solo sistema.

Procesos involucrados en la cadena de valor

• Vista general de los procesos involucrados en la cadena de valor: desde el proceso de compra y abastecimiento hasta el despacho y servicio posventa.

• Proceso logístico: gestión del almacén, traslado entre almacenes, recuentos de inventario y control del inventario.

• Producción: creación de vista de lista de materiales, órdenes de fabricación, registro del consumo correspondiente y registro del producto terminado.

• Despacho: permite el despacho y factura de las mercancías.

• Servicio posventa: permite llevar un control total sobre las peticiones, quejas o reclamos generados por temas relacionados con garantías.

Integración empresarial con SAP Business One

• SAP Business One es una empresa internacional con soporte local presente en más 150 países y disponible en 27 idiomas.

• El proceso empresarial inicia con una orden de venta que genera una demanda por materiales o inventario.

• Luego se vincula el proceso LMP para planificar los requerimientos materiales a la compañía.

• Se crea una orden fabricación para producir las unidades necesarias.

• Se realiza un proceso de abastecimiento desde una orden de compra, entrega o entrada de mercancía, factura del proveedor y pago correspondiente.

• Una vez se tiene el inventario correspondiente, se continúa con el proceso de fabricación hasta el recibo del producto terminado.

• Permite el despacho y factura de las mercancías y el cobro correspondiente.

• Permite llevar un control adecuado de las garantías que deben realizarse aquellos productos que hayan sido comercializados.

Versiones localizadas

• SAP Business One cuenta con 50 versiones localizadas para suplir necesidades fiscales y normativas de cada país.

• A nivel Latinoamérica, SAP Business One cuenta con una versión del español de América Latina y otra versión del español de España.

Localizaciones y soluciones de SAP Business One

Resumen de la sección: En esta sección se habla sobre cómo SAP Business One utiliza localizaciones de otros países junto con personalizaciones propias o soluciones de socios para adaptarse a las normatividades fiscales y contables de cada país. Además, se explica que SAP Business One es un sistema ERP que integra todas las funciones empresariales en un solo sistema.

Localizaciones y soluciones

• SAP Business One utiliza localizaciones de otros países junto con personalizaciones propias o soluciones de socios para adaptarse a las normatividades fiscales y contables.

• Las personalizaciones propias o soluciones específicas permiten suplir necesidades específicas de algunos países como Venezuela, Colombia, Perú, Ecuador y Bolivia.

• SAP Business One es un sistema ERP que integra todas las funciones empresariales en un solo sistema.

¿Qué es un sistema ERP?

Resumen de la sección: En esta sección se explica qué significa el término ERP (Enterprise Resource Planning), el cual hace referencia a los sistemas que se encargan de las distintas operaciones empresariales. También se menciona que muchas pymes cuentan con diversos sistemas para diferentes áreas lo cual genera problemas al momento de organizar informes e información en tiempo real.

Sistema ERP

• El término ERP significa Enterprise Resource Planning, lo cual hace referencia a los sistemas que se encargan de las distintas operaciones empresariales.

• Muchas pymes cuentan con diversos sistemas para diferentes áreas lo cual genera problemas al momento de organizar informes e información en tiempo real.

SAP Business One como sistema ERP

Resumen de la sección: En esta sección se explica cómo SAP Business One es un sistema ERP que integra todas las funciones empresariales en un solo sistema, evitando la duplicidad de datos y permitiendo transacciones en tiempo real. Además, se menciona que SAP Business One está preparado para ser implementado en empresas de servicios, manufactura y comercialización entre otros tipos de industrias.

SAP Business One como sistema ERP

• SAP Business One es un sistema ERP que integra todas las funciones empresariales en un solo sistema.

• SAP Business One está preparado para ser implementado en empresas de servicios, manufactura y comercialización entre otros tipos de industrias.

Cronología de versiones de SAP Business One

Resumen de la sección: En esta sección se presenta una cronología desde el lanzamiento inicial del software hasta la versión más reciente (SAP Business One 10.0). Se menciona que desde sus inicios, SAP Business One corría el motor de base de datos SQL y a partir de la versión 9.2 comenzó a correr sobre el motor HANA.

Cronología de versiones

• Desde sus inicios, SAP Business One corría el motor de base de datos SQL.

• A partir del año 2002, la solución Manás fue adquirida por la empresa SAP y comenzaron a realizarse mejoras.

• En el año 2014 fue lanzada la versión 9.1 y en el año 2016 la versión 9.2, que comenzó a correr sobre el motor de base de datos HANA.

• En el año 2020 fue lanzada la versión SAP Business One 10.0.

Motor de base de datos HANA

Resumen de la sección: En esta sección se explica que HANA es un dispositivo analítico de alto rendimiento que trabaja sobre memoria in memory o memoria principal.

Motor de base de datos HANA

• HANA es un dispositivo analítico de alto rendimiento que trabaja sobre memoria in memory o memoria principal.

Introducción a SAP Business One

Resumen de la sección: En esta sección se describe los diferentes tipos de usuarios en SAP Business One y las licencias que tienen acceso a diferentes módulos.

Tipos de Usuarios

• Los superusuarios tienen acceso completo a todos los módulos sin restricciones.

• Los usuarios finales tienen licencias limitadas enfocadas en ventas, logística o finanzas.

• Los permisos de los usuarios finales están restringidos según su perfil y cargo.

Módulos de SAP Business One

• Al ingresar a SAP Business One, se debe seleccionar la empresa y el usuario correspondiente.

• SAP Business One es multiempresa, lo que permite crear múltiples bases de datos para cada empresa.

• No hay límite en el número de empresas que se pueden crear en SAP Business One.

Interfaz Principal

Resumen de la sección: En esta sección se describe la interfaz principal al ingresar a SAP Business One.

Interfaz Principal

• La interfaz principal muestra el nombre de la empresa y el usuario que está accediendo.

Configuración y Parametrización de la Base de Datos

Resumen de la sección: En esta sección se describe el proceso de configuración y parametrización de la base de datos para que la compañía pueda involucrar todos los procesos organizacionales. Se identifican las necesidades específicas de la compañía a través de una labor consultora.

Módulo Finanzas

• Acceso a gestión contable, creación y mantenimiento de cuentas contables y centros de costos.

• Emisión informes financieros y estados financieros.

Módulos CLM y Oportunidades

• Registro prospectos o clientes potenciales.

• Trazabilidad, control gestión comercial para lograr conversión en venta.

Proceso Venta

• Incluye cotización, emisión del pedido del cliente, entrega mercancía, factura correspondiente al cliente.

• Creación lote documentos para anticipo factura anticipo que permiten registro y cruce anticipos realizados por los clientes.

Proceso Compra Proveedores

• Incluye solicitud compra, orden compra o pedido proveedor, entrada mercancía e ingreso factura proveedor.

• Permite registro anticipos a proveedores y cruce correspondiente.

• Registro diferentes costos importación como aranceles transporte marítimo terrestre.

Módulo Socios Negocios

• Registro información necesaria sobre socios de negocios como números telefónicos, correos electrónicos, moneda con la que se va a transar.

• Información de los empleados o contactos de ese socio de negocio direcciones condiciones de pago entre otras variables o entre otros datos relevantes a nivel del socio negocio.

Módulo Gestión Bancos

• Incluye transacciones como pagos recibidos, pagos efectuados y documentos depósito.

Automatización de pagos y gestión de inventario

Resumen de la sección: En esta sección, se habla sobre cómo el software Sage One permite a las empresas automatizar la creación de comprobantes de egresos o pagos en masa. También se discute cómo el módulo de inventario permite a las empresas gestionar sus artículos y servicios, incluyendo aquellos que requieren un control de inventario.

Gestión de inventario

• El módulo de inventario permite a las empresas gestionar sus artículos y servicios.

• Los códigos pueden ser gestionados por inventario o no tener un control específico.

• Las transacciones a nivel del inventario incluyen traslados entre almacenes, documentos para bajar o ajustar el inventario y diferentes informes.

• La trazabilidad del artículo desde su creación hasta la fecha puede ser identificada.

Recursos y producción

• El módulo de recursos permite configurar toda la información necesaria para la fabricación, como máquinas, mano de obra y costos indirectos.

• El módulo de producción permite crear listas de materiales o recetas para tener una trazabilidad mediante órdenes de fabricación.

Planificación

• El planificador MPS (siglas en inglés para Planificador Maestro De Producción), permite obtener sugerencias para compra o fabricación según diferentes variables como demanda, oferta, mínimos y máximos establecidos por la compañía.

Módulos de servicio y gestión de proyectos

Resumen de la sección: En esta sección, se habla sobre cómo el software Sage One permite a las empresas gestionar sus servicios y proyectos. El módulo de servicio permite registrar todas las peticiones, quejas y reclamos que recibe la compañía, mientras que el módulo de gestión de proyectos permite crear tareas para los diferentes proyectos.

Servicio al cliente

• El módulo de servicio permite registrar todas las peticiones, quejas y reclamos que recibe la compañía.

• Permite llevar un control desde la recepción hasta el cierre definitivo del caso y la satisfacción del cliente.

Gestión de proyectos

• El módulo de gestión de proyectos permite crear tareas para los diferentes proyectos.

Módulo de Informes

Resumen de la sección: En este módulo se encuentran diferentes informes de SAP Business One segmentados por cada uno de los módulos, como finanzas, ventas, compras y socios de negocios.

Informes por Módulos

• Los informes están segmentados por cada uno de los módulos.

• Se pueden encontrar informes de finanzas, ventas, compras y socios de negocios.

Acceso a SAP Business One

Resumen de la sección: Para acceder a SAP Business One es necesario seleccionar la sociedad correspondiente e ingresar el usuario y contraseña.

Ingreso a SAP Business One

• Seleccionar la sociedad correspondiente.

• Dar clic en "Cambiar empresa" para seleccionar la empresa correspondiente.

• Ingresar el usuario y contraseña correspondientes.

• Seleccionar la empresa a la que se desea ingresar.

Menú Principal y Barra de Herramientas

Resumen de la sección: La barra de herramientas contiene botones con acceso directo para realizar acciones importantes en SAP Business One.

Barra de Herramientas

• El botón "Preliminar" permite visualizar documentos antes de imprimirlos.

• El botón "Imprimir" permite imprimir documentos creados.

• El botón "Enviar correo" permite enviar correos directamente desde la herramienta.

• El botón "Enviar fast" permite enviar faxes directamente desde la herramienta.

Instalación de programas para exportar a diferentes formatos

Resumen de la sección: En esta sección, se explica que para poder exportar documentos en diferentes formatos como Word, Excel y PDF desde SAP Business One, es necesario tener instalados los programas correspondientes en el servidor.

• Para exportar a Word o Excel, es necesario tener instalado Microsoft Word o Excel en el servidor.

• Para exportar a PDF, se puede hacer uso del botón "Lanzar Aplicación" que permite conectarse con diferentes soluciones o desarrollos adicionales.

Uso del botón "Lanzar Aplicación"

Resumen de la sección: El botón "Lanzar Aplicación" permite ejecutar algunas especificaciones de aplicaciones conectadas a SAP Business One.

• Al hacer clic en el botón "Lanzar Aplicación", se pueden ejecutar algunos desarrollos adicionales conectados al sistema.

• Este botón también permite lanzar aplicaciones externas para trabajar con ellas dentro de SAP Business One.

Uso del botón "Bloquear Pantalla"

Resumen de la sección: El botón "Bloquear Pantalla" permite cerrar la sesión y bloquea la pantalla para impedir que otro usuario ingrese durante una ausencia temporal.

• Al hacer clic en el botón "Bloquear Pantalla", se cierra la sesión y bloquea la pantalla.

• Esto impide que otro usuario pueda ingresar a SAP Business One durante una ausencia temporal.

Uso del botón "Buscar"

Resumen de la sección: El botón "Buscar" permite realizar búsquedas de socios de negocio, clientes, artículos o documentos en SAP Business One.

• Al hacer clic en el botón "Buscar", se pueden realizar búsquedas de acuerdo a diferentes variables.

• Este botón es útil para buscar datos maestros o documentos específicos dentro del sistema.

Uso del botón "Crear" o "Nuevo"

Resumen de la sección: El botón "Crear" o "Nuevo" permite habilitar los formularios y documentos para crear nuevos datos maestros o documentos.

• Al hacer clic en el botón "Crear" o "Nuevo", se activan los formularios y documentos correspondientes para crear nuevos datos maestros o documentos.

• Este botón es utilizado para crear nuevos registros dentro del sistema.

Uso de los botones Primer Registro, Registro Anterior, Siguiente Registro y Último Registro

Resumen de la sección: Los botones Primer Registro, Registro Anterior, Siguiente Registro y Último Registro permiten pasar entre un documento o un dato maestro y otro dentro de SAP Business One.

• Estos cuatro botones permiten navegar entre diferentes registros dentro del sistema.

• El primer registro lleva al primer documento creado en la base de datos mientras que el último registro lleva al último documento creado.

• Los registros anterior y siguiente permiten pasar entre un documento o un dato maestro y otro.

Uso del botón Actualizar Registros

Resumen de la sección: El botón Actualizar Registros permite actualizar información en informes emitidos desde SAP Business One.

• Al hacer clic en el botón Actualizar Registros, se actualizan los datos correspondientes en el informe.

• Este botón es útil para actualizar información en tiempo real.

Uso del botón Filtrar Tabla y Clasificar Tabla

Resumen de la sección: Los botones Filtrar Tabla y Clasificar Tabla permiten realizar filtros a nivel de informes o tablas dentro de SAP Business One.

• Al hacer clic en el botón Filtrar Tabla, se pueden aplicar diferentes filtros a un informe o tabla.

• El botón Clasificar Tabla permite ordenar los datos de una tabla según diferentes criterios.

Uso de los botones Documento Base y Documento Destino

Resumen de la sección: Los botones Documento Base y Documento Destino permiten pasar entre documentos relacionados dentro de SAP Business One.

• Al hacer clic en el botón Documento Base, se puede dirigir al documento que fue la base para otro documento relacionado.

• El botón Documento Destino permite dirigirse

Barra de herramientas en SAP Business One

Resumen de la sección: En esta sección, se describe la barra de herramientas en SAP Business One y sus diferentes botones.

Botones para el manejo de documentos

• El botón "Nuevo documento" permite crear un nuevo documento.

• El botón "Guardar" permite guardar los cambios realizados en un documento.

• El botón "Cancelar" permite cancelar los cambios realizados en un documento.

• El botón "Borrar" permite borrar un documento.

Botones para el manejo de datos maestros

• El botón "Nuevo dato maestro" permite crear un nuevo dato maestro.

• El botón "Buscar dato maestro" permite buscar un dato maestro existente.

• El botón "Actualizar datos maestros" permite actualizar los datos maestros existentes.

Botones para el manejo financiero

• El botón "Margen de contribución" permite calcular el margen de contribución y detectar si se está vendiendo por debajo del costo establecido.

• El botón "Medios de pago" permite registrar pagos directamente desde una factura a clientes.

• El botón "Cálculo de volumen y peso" permite calcular el cubicaje del producto y determinar qué vehículo utilizar para su transporte.

Botones para el manejo contable

• El botón "Diario contable" emite el diario contable que identifica todas las transacciones que han generado efecto contable en la base de datos.

• El botón "Presentación preliminar del asiento" muestra cómo estaría contabilizando o cuáles serían las cuentas afectadas antes de crear el asiento contable o el documento.

• El botón "Diseñador de la IAU" permite personalizar o modificar los diferentes documentos o representaciones gráficas que tenga.

Botones para la personalización

• El botón "Parametrización del formulario" permite personalizar el menú y los diferentes documentos a nivel del usuario específico.

• El botón "Query Manager" permite acceder a los diferentes informes personalizados creados por la compañía.

Botones para la colaboración en tiempo real

• Los botones "Colaboración en tiempo real" y "Enviar conversación" permiten establecer una conversación en línea en tiempo real con otros usuarios de la compañía.

Botones para el resumen de mensajes

• Los botones "Resumen de mensajes workflow", "Resumen de mensajes de alertas" y "Calendario" muestran un resumen de los mensajes, alertas y calendarios respectivamente.

Botones y Accesos en SAP Business One

Resumen de la sección: En esta sección, se describen los diferentes botones y accesos que están disponibles en SAP Business One.

Selección de Sociedad y Sucursal

• El botón "Seleccionar Sociedad" permite cambiar entre diferentes sociedades.

• El botón "Seleccionar Sucursal" permite cambiar entre diferentes sucursales dentro de una sociedad.

Personalización del Menú

• El botón "Personalizaciones Personales" permite personalizar el menú y las configuraciones principales a nivel del usuario.

• Esto permite adaptar los accesos según el cargo o necesidades del usuario.

Cliente Web

• El botón "Cliente Web" permite una conexión en la nube o una conexión web para facilitar la gestión.

Ayuda de Contexto

• El botón "Ayuda de Contexto" proporciona información relevante sobre un dato maestro o documento específico.

• Identifica posibles errores y ofrece recomendaciones correspondientes.

Gestión del CAPI

• Permite crear tableros de control con indicadores como análisis de venta, análisis de cartera, etc.

• Acceso visual a través de gráficos personalizados según las preferencias y necesidades del usuario.

Desglose o Búsqueda del Menú

• Al ingresar al menú principal, cada módulo se identifica claramente.

• Los cajones corresponden a documentos mientras que las carpetas contienen submenús con más elementos o documentos en su interior.

• La opción "Buscar Menú" permite buscar transacciones por nombre.

Configuración de Accesos Directos

• Permite personalizar accesos directos o accesos rápidos para acceder a menús específicos con mayor rapidez.

• Se puede utilizar la tecla F2 para acceder a estos accesos directos.

Configuración de accesos rápidos y ayuda

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo configurar los accesos rápidos en SAP Business One y cómo acceder a la ayuda del sistema.

Configuración de accesos rápidos

• Para configurar los accesos rápidos, hay que ir a la ventana "Configurar Accesos Rápidos" y asignar una tecla a cada ventana correspondiente.

• Al presionar la tecla asignada, el sistema llevará al usuario directamente a la ventana correspondiente. Por defecto, F5 lleva al dato maestro de oportunidad.

Ayuda del sistema

• La barra de menú "Ayuda" permite acceder a información relevante sobre el manejo del sistema.

• A través de la ruta "Documentación > Ayuda en línea", se puede acceder a las páginas correspondientes con toda la información referente al sistema.

• La opción "Información específica del país" permite acceder a información específica para cada país con sus respectivas configuraciones especiales.

• El signo "?" en la barra de herramientas dirige al usuario hacia la ayuda contextual. Al ingresar a una ventana específica, se puede acceder a su ayuda contextual por medio de "Ayuda > Documentación > Ayuda contextual".

• La opción "Lotes de mensajes del sistema" permite identificar los mensajes generados por errores cometidos en el uso del sistema. En algunos casos, también sugiere soluciones para corregir el error.

Configuración de YUNES de COPE

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo configurar las opciones de copia en SAP Business One.

Configuración de opciones de copia

• Para habilitar las opciones de copia, hay que ir a "Módulo de Gestión > Parametrización > Generales" y seleccionar la pestaña "Copia".

• Seleccionar la opción "Más activo los capi" y dar clic en "OK". El sistema generará una alerta indicando que las parametrizaciones serán efectivas la próxima vez que inicie sesión.

• Al realizar la activación del sistema, es necesario cerrar y volver a ingresar para que los cambios sean efectivos.

Interfaz de usuario

Resumen de la sección: En esta sección, se describe la interfaz de usuario de SAP Business One. Se muestra cómo identificar diferentes módulos y opciones en la interfaz.

Configuración de tableros de control

• La interfaz permite tener diferentes tableros de control.

• Los tableros pueden ser personalizados para diferentes procesos, como ventas, servicios, finanzas y compras.

• Los widgets permiten tener tableros adicionales con funciones comunes y documentos pendientes.

Mensajes y alertas

• La interfaz muestra mensajes y alertas configurados previamente.

• Ejemplos incluyen alertas sobre inventario mínimo o cartera vencida.

Paneles personalizados

• Los paneles permiten una configuración específica según las necesidades de la compañía.

• El menú principal puede ser personalizado a través del botón "parametrización del formulario".

• Una vez personalizado, el menú mostrará exclusivamente los documentos activos que el usuario utiliza permanentemente.

Datos maestros en SAP Business One

Resumen de la sección: En esta sección, se describe el concepto de datos maestros en SAP Business One. Se mencionan algunos ejemplos como clientes, proveedores y artículos.

Definición de datos maestros

• Los datos maestros son información clave que describe a los clientes, proveedores y artículos.

• Estos datos son utilizados en diferentes procesos de la compañía, como ventas y compras.

Ejemplos de datos maestros

• Ejemplos de datos maestros incluyen información sobre clientes, como nombre, dirección y límite de crédito.

• Para proveedores, se pueden registrar detalles como el nombre del contacto principal y la moneda preferida.

• Los artículos pueden tener información como el precio de venta y la unidad de medida.

Datos Maestros de Socios de Negocios y Artículos

Resumen de la sección: En esta sección se habla sobre la importancia de los datos maestros en SAP Business One, específicamente los datos maestros de socios de negocios y artículos. Se explica cómo una correcta configuración de estos datos maestros es crucial para el éxito de las transacciones en SAP.

Datos Maestros de Socios de Negocios

• Los datos maestros de socios de negocios incluyen información como personal de contacto, direcciones, condiciones de pago y cuentas contables.

• Es importante registrar correctamente las diferentes direcciones del socio de negocio para evitar errores en la entrega o facturación.

• La clasificación y propiedades adicionales permiten una segmentación mayor para informes y lista precios.

• Hay tres tipos principales: clientes potenciales, clientes y proveedores.

Datos Maestros de Artículos

• Los datos maestros incluyen información como unidad medida, grupo artículo y propiedades adicionales.

• La clasificación permite establecer criterios principales para clasificar productos o servicios.

• La información contable permite aplicar reglas específicas a cada artículo.

• Una correcta configuración es crucial para evitar errores en documentos creados.

Tipos de socios de negocios

Resumen de la sección: En esta sección se describen los tres tipos de socios de negocios: clientes, proveedores y clientes potenciales. Se explica cómo configurar cada tipo y cómo utilizarlos en los módulos de compras y ventas.

Estructura del registro del dato maestro de socios de negocios

• Los tres tipos de socio negocio son cliente, proveedor o cliente potencial.

• La información del registro incluye el código del socio, el nombre, el grupo al que pertenece, la moneda por defecto y el número de identificación.

• También se puede clasificar a los clientes según criterios específicos.

• En la parte superior derecha hay un histórico con información sobre saldos y pedidos pendientes.

Pestaña general del socio de negocio

• En la pestaña general se pueden registrar datos relevantes como teléfono, correo electrónico, sitio web y responsables a nivel de ventas.

• También se pueden agregar personas de contacto con sus nombres completos, teléfonos y direcciones.

• La pestaña también permite registrar diferentes direcciones para el socio.

Condiciones de pago

• A través de la pestaña condiciones de pago es posible vincular la condición y lista precios que tenga el cliente o proveedor.

Configuración de datos maestros de socios de negocios

Resumen de la sección: En esta sección se explica cómo configurar los datos maestros de los socios de negocios en SAP Business One. Se detalla cómo vincular cuentas bancarias, métodos de pago, cuentas contables y atributos relevantes para cada socio.

Configuración de pagos

• Es posible realizar pagos a través de transferencias bancarias o cheques.

• Se puede vincular una cuenta bancaria propia para realizar pagos a un proveedor o recibir pagos del cliente.

• La pestaña Finanzas permite vincular las cuentas contables asociadas al socio, así como configuraciones fiscales correspondientes.

Propiedades del socio

• Las propiedades permiten configurar diferentes atributos que tengan los socios para luego segmentar informes.

• La pestaña Comentarios permite registrar textos o comentarios sobre el socio.

• La pestaña Nexos funciona como un repositorio para diferentes archivos relacionados con el socio.

Datos maestros del socio

Pestaña General

• En la pestaña general se pueden identificar datos relevantes como teléfonos, dirección de correo electrónico y departamento del empleado encargado del cliente.

Personas de contacto

• Es posible crear todos los contactos necesarios para el socio, incluyendo gerentes, contadores y jefes departamentales.

Direcciones

• Se pueden crear diferentes direcciones para el socio, incluyendo la dirección de facturación y la dirección de despacho.

Datos Maestros de Socios de Negocios

Resumen de la sección: En esta sección se explican los diferentes datos maestros que se pueden registrar para los socios de negocios en SAP Business One.

Condiciones de Pago

• Se puede indicar la condición de pago por defecto del cliente o proveedor, si es contado o una lista de precios.

• Se puede establecer el límite de crédito y el límite comprometido para órdenes de compra o venta.

• Se pueden registrar las cuentas bancarias del socio negocio.

Ejecución de Pago

• Se puede vincular la cuenta bancaria y banco para realizar pagos a proveedores, así como indicar el método de pago (transferencia o cheque).

Finanzas

• En la pestaña general se registran las cuentas contables correspondientes al cliente o proveedor.

• En la pestaña impuestos se indica el código correspondiente a retenciones e impuestos aplicables en el país.

Propiedades

• Las propiedades permiten clasificar los socios de negocios y funcionan como filtros en informes y objetivos de marketing. Hay 64 propiedades disponibles.

Comentarios y Anexos

• La pestaña comentarios permite registrar información adicional sobre los socios negocio, incluyendo imágenes.

• La pestaña anexos permite adjuntar documentos relacionados con el socio negocio.

Datos Maestros de Artículos y Servicios

Resumen de la sección: En esta sección se explica la estructura del registro del dato maestro de artículos y servicios en SAP Business One.

• La estructura incluye un área general con una cabecera que permite registrar el número, descripción y descripción en idioma del artículo o servicio.

• También se pueden registrar datos como el precio, impuestos aplicables, unidades de medida y grupo de artículos.

• Además, es posible agregar información adicional a través de las pestañas propiedades, comentarios y anexos.

Gestión de almacenes con SAP Business One

Resumen de la sección: En esta sección, se habla sobre cómo utilizar diferentes soluciones WMS para automatizar la gestión de almacenes a través de radiofrecuencia y códigos de barras. También se explica cómo registrar el código de barras en el dato maestro del artículo para permitir la automatización del proceso.

Configuración del dato maestro del artículo

• La pestaña general permite configurar si en esta base de datos en este país se hace uso de los artículos sujetos e impuestos.

• En la pestaña Datos de Compra, es posible registrar información sobre proveedores preferidos o predeterminados, unidades de medida en compra y embalaje, información a nivel aduanero y dimensiones del objeto.

• En la pestaña Datos de Venta, es posible registrar información sobre unidades de medida en venta, impuestos correspondientes y dimensiones del objeto.

• En la pestaña Inventarios, es posible configurar las reglas para aplicar contabilización por cuenta, grupo, almacén o tipo de artículo. También se puede indicar el método de valoración (por ejemplo: promedio ponderado), los almacenes que van a transar ese artículo y su cantidad.

Reglas para aplicar contabilización

• Se pueden establecer tres reglas para aplicar contabilización: por cuenta, grupo o tipo de artículo.

• Es importante hacer una serie ejercicios prácticos dentro herramienta directamente SAP Business One para entender mejor cada una estas reglas.

Configuración de datos maestros de artículos

Resumen de la sección: En esta sección se explica cómo configurar los datos maestros de los artículos, incluyendo códigos de servicio y artículos inventariables. También se detalla el método de aprovisionamiento y los intervalos de pedido, así como las propiedades y especificaciones a nivel del artículo.

Configuración de códigos de servicio y artículos inventariables

• Los códigos de servicio o algunos artículos inventariables que se compran sobre pedidos no necesitan tener un análisis de unidades mínimas y máximas en stock para establecer esas unidades para comprar o producir.

• Si es necesario realizar este análisis, se estaría configurando con el método de planificación MRP.

Método de aprovisionamiento e intervalos de pedido

• El método de aprovisionamiento indica si el método es mediante una compra (en caso de materia prima) o mediante fabricación (en caso del producto terminado).

• Los intervalos indican con qué frecuencia se estarían realizando esos pedidos, ya sea semanalmente, mensualmente o diariamente.

Propiedades a nivel del artículo

• Las propiedades a nivel del artículo permiten tener una segmentación más amplia en las unidades del artículo.

• Se pueden agregar hasta 64 propiedades o atributos.

• Existe una pestaña para comentarios donde se puede registrar texto y fotografías del artículo.

• También hay una opción para registrar ficha técnica y documentos con las especificaciones del artículo.

Especificaciones a nivel del artículo

• Si por algún motivo se comete un error en la creación de un código de artículo, los artículos que se utilizan en una transacción contable o de inventario no pueden eliminarse.

• Los artículos pueden marcarse como inactivos para que no se vuelvan a utilizar y se tendría que crear un nuevo código correctamente.

• Se encuentran tres configuraciones básicas para los artículos:

• Artículo tangible activo (se compran y venden).

• Artículo de inventario fabricado y vendido (no se compra pero sí se controla el stock).

• Artículo inventariable consumible en fabricación (se compra exclusivamente para consumirse en una fabricación).

Configuración de artículos

Resumen de la sección: En esta sección se explica cómo configurar los parámetros para los diferentes tipos de artículos que se pueden utilizar en el sistema.

Tipos de artículos

• Existen tres tipos de artículos: artículo de inventario, artículo de venta y artículo exclusivo de compra.

• El artículo de inventario es aquel que tiene un control a nivel del stock y permite hacer entradas y salidas.

• El artículo de venta es aquel que solo se utiliza para facturar, no tiene control a nivel del stock.

• El artículo exclusivo de compra es aquel que solo se utiliza para realizar compras, no afecta el nivel del inventario.

Pestañas relevantes

• Las pestañas relevantes son las pestañas de compra y venta en donde se encuentran los campos necesarios para los documentos contables.

• En la pestaña Compra encontramos información sobre unidades de medida, dimensiones, impuestos y proveedores predeterminados.

• En la pestaña Venta encontramos información sobre precios, descuentos y análisis.

Datos maestros del artículo

• Los datos maestros del artículo incluyen información relevante como unidades de medida, embalaje, peso y método de valoración.

• También incluye información sobre el control del stock por almacén o globalmente por artículo.

Fichas de datos e inventario

• La ficha relevante es la ficha del inventario donde encontramos campos importantes como fijar cuentas según grupo o almacén.

• También encontramos información sobre unidad medida en inventario, método valoración y control del stock por almacén o globalmente por artículo.

Niveles de stock

Resumen de la sección: En esta sección se explica cómo funciona la gestión del stock y los diferentes estados que puede tener un artículo.

Campos relevantes

• Los campos relevantes son el nombre de la unidad de medida en inventario, el método de valoración y el control del stock por almacén o globalmente por artículo.

• También es importante fijar cuentas según grupo, almacén o artículo para una contabilización específica.

Gestión del stock

• La gestión del stock permite identificar los diferentes estados que puede tener un artículo como disponible, comprometido, pedido o en stop.

• El disponible es todo aquello que tenemos en existencia física en la compañía.

• El comprometido es todo aquello que tengo en órdenes de venta de clientes.

Disponibilidad y planificación de compras y ventas

Resumen de la sección: En esta sección se habla sobre la importancia de contar con disponibilidad para realizar una planeación de compras y ventas. Se mencionan los campos relevantes para hacer uso del planificador de requerimientos de materiales (MP) en la pestaña "datos de planificación", como el método de planificación, el método de aprovisionamiento, los intervalos de pedido, entre otros.

Campos relevantes para la planificación

• El método de planificación identifica si un artículo utilizará o no el MP.

• El método de aprovisionamiento puede ser fabricar o comprar, dependiendo si es una materia prima o un producto terminado.

• Los intervalos de pedido establecen la periodicidad del análisis que se realizará a través del MP.

• La información del pedido múltiple incluye la unidad de medida y la cantidad mínima pedida.

• Los tiempos de reposición involucran todos los tiempos necesarios desde la emisión hasta que el producto está disponible para su venta.

Planificación específica según tipo de artículo

Resumen de la sección: En esta sección se profundiza en cómo varía la planificación según el tipo de artículo. Se explica que los artículos sobre pedido o códigos servicios no necesitan control del MP ya que no requieren sugeridos ni órdenes.

Planificación según tipo de artículo

• Artículos sobre pedido o códigos servicios no requieren control del MP ya que no necesitan sugeridos ni órdenes.

• Las materias primas utilizan el método aprovisionamiento mediante compra.

• Los productos terminados utilizan el método aprovisionamiento mediante fabricación.

Identificación de intervalos de pedido

Resumen de la sección: En esta sección se profundiza en cómo establecer los intervalos de pedido para realizar el análisis a través del MP. Se menciona que la periodicidad puede ser diaria, semanal o mensual.

Establecimiento de intervalos de pedido

• La periodicidad del análisis a través del MP puede ser diaria, semanal o mensual.

• El usuario debe establecer la periodicidad cargando los datos en el sistema.

Pedido múltiple y tiempos de reposición

Resumen de la sección: En esta sección se profundiza en cómo configurar el pedido múltiple y los tiempos de reposición. Se explica que es importante identificar la unidad de medida y la cantidad mínima pedida para poder obtener sugeridos precisos.

Configuración del pedido múltiple y tiempos de reposición

• Es importante identificar la unidad de medida y la cantidad mínima pedida para obtener sugeridos precisos.

• El tiempo de reposición involucra todos los tiempos necesarios desde la emisión hasta que el producto está disponible para su venta.

• Los tiempos pueden variar según si es una materia prima o un producto terminado, así como si es importado o nacional.

Datos de producción

Resumen de la sección: En esta sección se describen los campos relevantes para la producción, como el campo del artículo ficticio que permite agrupar componentes alternos y el método de misión. También se habla sobre las propiedades de los artículos y cómo estas permiten añadir más información a la empresa. Además, se menciona la pestaña comentario de artículo donde se pueden cargar fotos y comentarios sobre los artículos, así como la pestaña anexos donde se pueden configurar documentos detallados del artículo.

Propiedades de los artículos

• Las propiedades de los artículos permiten añadir más información sobre el artículo a la empresa.

• Estas propiedades también nos permiten utilizarlos al nivel de los diferentes informes objetivos de marketing y determinación de precios.

Comentario de artículo

• La pestaña comentario de artículo permite cargar fotos y comentarios sobre los artículos.

• Se pueden guardar hasta 256 mil caracteres en un rango para dejar comentarios.

Anexos

• La pestaña anexos permite configurar documentos detallados del artículo.

• A través del botón explorar podemos seleccionar el repositorio o la ruta del archivo.

• Luego, a través del botón visualizar podemos observar el documento.

Documentos de marketing

Resumen de la sección: En esta sección se describe la estructura general que tienen los documentos de marketing. Se explica que estos documentos tienen una cabecera con información relevante como el interlocutor comercial, nombre del socio negocio, entre otros. Además, hay cuatro pestañas principales que permiten filtrar y registrar información relevante sobre el documento.

Estructura de los documentos de marketing

• Los documentos de marketing tienen una estructura similar a la de los documentos de compra y venta.

• La cabecera contiene información del interlocutor comercial, nombre del socio negocio, entre otros.

• Las cuatro pestañas principales son: contenido, logística, finanzas y contabilidad.

Pestaña Contenido

• En la pestaña contenido se puede filtrar si se quiere realizar un documento con tipo contenido artículo o servicio.

• También se pueden seleccionar diferentes artículos ingresando al dato maestro acá de cada artículo.

Pestaña Logística

• En la pestaña logística se registra la información de la dirección en este caso de nuestro cliente a donde se tiene que entregar o despachar la mercancía.

Estructura del Documento de Marketing

Resumen de la sección: En esta sección, se describe la estructura del documento de marketing en SAP Business One. Se explican los dos tipos de documentos que existen: contables y extracontables. También se detallan los diferentes tipos de líneas que pueden ser utilizados en los documentos.

Tipos de Documentos

• Los documentos contables tienen efecto en la contabilidad y generan un asiento contable vinculado.

• Los documentos extracontables no tienen efecto en la contabilidad, pero son necesarios para el proceso.

Tipos de Líneas

• Las columnas del documento pueden ser personalizadas a través del botón "Parametrización del Formulario".

• Hay dos tipos de líneas: regulares y texto.

• Las líneas regulares permiten seleccionar artículos y enlistarlos.

• Las líneas texto permiten registrar observaciones o comentarios.

• Las líneas suma o subtotales permiten realizar sumas segmentadas dentro del documento.

Documentos Preliminares

• Los documentos preliminares permiten guardar un documento como borrador antes de guardarlo como definitivo.

• Pueden ser utilizados como modelos para otros documentos.

• Se pueden visualizar una lista de documentos preliminares para el proceso.

Creación de Documentos Relacionados

• SAP Business One permite obtener un mapa relaciones o flujo de proceso según el vínculo que tengan los documentos.

• La opción "Copiar a" permite crear un nuevo documento relacionado con información prellenada desde otro documento existente.

Copiar documentos en SAP Business One

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo copiar documentos en SAP Business One y cómo relacionarlos entre sí.

Copiar a pedido de cliente

• Para copiar un documento base, ir a la parte inferior derecha del formulario "Oferta de ventas" y dar clic en el botón "Copiar a pedido de cliente".

• Esto dirigirá al usuario al documento "Orden de ventas", que hace referencia al mismo pedido de cliente.

• El documento anterior permitirá dejar un vínculo entre los dos documentos.

Opción 1: Relacionar documentos

• La primera opción para relacionar los documentos es a través del botón "Copiar a".

• Al hacer uso de estos botones, el usuario tendrá la posibilidad de visualizar las relaciones entre los documentos en el esquema o mapa de relaciones.

• Al acceder al mapa relaciones desde un documento específico, este estará marcado o resaltado en color amarillo.

Opción 2: Copiar desde otro documento

• La segunda opción es a través del botón "Copiar desde".

• Si el usuario está en el documento destino y necesita extraer información de un documento anterior, puede seleccionar una o varias ofertas de venta para consolidarlas en una sola orden de venta.

• Luego, simplemente dar clic en finalizar para llevar toda la información a la orden de venta y consolidar si son varias ofertas o si es una oferta única.

Esquema/mapa de relaciones

• Al hacer uso del mapa/esquema de relaciones, el usuario puede identificar qué documentos adicionales tienen una referencia y acuerdos globales relacionados.

• El punto de ingreso al esquema de relaciones tiene un fondo en título amarillo, lo que indica el documento por el cual se accedió.

• Desde este mapa relaciones, el usuario puede acceder a cualquier documento.

Vistas del mapa/esquema de relaciones

• Las diferentes vistas disponibles son: árbol de documentos, detalle de contabilización, artículos relacionados y documentos referenciados.

• La vista "detalle de contabilización" permite identificar cuáles son los asientos contables que se generaron con cada documento contable.

• La vista "artículos relacionados" permite visualizar el dato maestro de todos los artículos enlistados en estos documentos.

Vinculación de órdenes de compra y venta

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo vincular una orden de compra a una orden de venta en SAP Business One. También se muestra cómo utilizar la funcionalidad "arrastrar y vincular" para buscar artículos o documentos.

Vinculación de órdenes de compra y venta

• Se puede vincular una orden de compra a una orden de venta existente en SAP Business One.

• Para identificar las órdenes referenciadas, se utiliza el mapa relaciones por la opción documento de marketing documentos referenciados.

• La funcionalidad "arrastrar y vincular" permite buscar artículos o documentos relacionados con un artículo maestro.

Principales informes

Resumen de la sección: En esta sección, se presentan los principales informes que pueden ser generados en SAP Business One. Se muestran tres informes: actividad de saldos de clientes y proveedores, último precio e informe auditoría.

Actividad de saldos de clientes y proveedores

• El informe muestra la antigüedad y los saldos pendientes por cliente o proveedor.

• Para acceder al informe, ir al menú principal Informes > Socios negocios > Antigüedad y antigüedad saldos clientes/proveedores.

Último precio

• El informe muestra los últimos precios facturados a un cliente específico para un artículo determinado.

• Para acceder al informe, ir a Informes > Inventario > Informe de último precio.

Auditoría

• El informe muestra las entradas y salidas de los artículos detalladamente.

• Para acceder al informe, ir a Informes > Inventario > Informe de auditoría.

Práctica

Resumen de la sección: En esta sección, se invita al usuario a realizar una práctica en SAP Business One.

• La presentación finaliza con música.