DocDigital: Introducción para nuevos usuarios y usuarias 8 de enero del 2026

Introducción a la Capacitación de Doc Digital

Contexto y Propósito

• La capacitación está dirigida a nuevos usuarios de Doc Digital, enfatizando su importancia en el uso de herramientas digitales en instituciones.

• Fabián González y Luis Pinot son los presentadores, ambos profesionales del área de adopción y mesa de servicio de la Secretaría de Gobierno Digital.

• Esta es la primera sesión de un ciclo que incluye tres capacitaciones: para usuarios nuevos, generales y una adicional.

Importancia de las Comunicaciones Digitales

• Se discute el contexto tecnológico actual y cómo afecta nuestras vidas cotidianas, planteando la pregunta sobre la relevancia de las comunicaciones digitales.

• Las comunicaciones digitales permiten acceso inmediato a información relevante, como noticias o datos personales a través de plataformas como WhatsApp.

• Facilitan búsquedas específicas; por ejemplo, acceder rápidamente a resoluciones legales mediante filtros.

Avances en Capacitación Online

Integración y Acceso

• Las comunicaciones digitales han permitido capacitar personas desde diferentes lugares del país, algo impensable hace 20 años.

• Estas redes también fomentan la creación y modificación de contenido original adaptado a diversas realidades institucionales.

Marco Legal del Uso de Doc Digital

Leyes Relevantes

• Se introduce la Ley 21180 sobre transformación digital que modifica procedimientos administrativos previos (Ley 19880).

• El artículo 19 establece que las comunicaciones oficiales entre órganos administrativos deben registrarse en una plataforma específica.

Implementación Gradual

• La implementación se divide en fases; la fase uno ya es obligatoria para ciertos grupos desde 2023.

• Los grupos A (gobierno central), B (gobiernos regionales), y C (resto de municipios), tienen plazos distintos para cumplir con esta normativa.

Definición de Comunicación Oficial

• Se define comunicación oficial como mensajes emitidos por órganos administrativos que cumplen con criterios formales específicos.

¿Qué es Doc Digital y cómo se utiliza?

Canal oficial para registrar comunicaciones

• El canal oficial para registrar comunicaciones oficiales es la plataforma Doc Digital, que es obligatoria para el envío y recepción de estas comunicaciones.

Funcionalidades de Doc Digital

• Doc Digital permite la tramitación, envío y recepción de documentos oficiales entre órganos del Estado.

• Los tipos de documentos que se pueden gestionar incluyen cartas, circulares, memorándums, dictámenes e informes.

Tipos de usuarios en Doc Digital

• Existen diferentes tipos de usuarios: el usuario general (creador, visador o firmante), y los usuarios de oficina de parte que gestionan la recepción y envío.

• El usuario general puede acceder a la trazabilidad del documento creado, revisando su estado en cada etapa del proceso.

Rol de los administradores

• Hay dos tipos de administradores: institucionales y principales. Ambos pueden crear usuarios y administrar permisos.

• Solo el administrador principal puede otorgar permisos para tramitar documentos reservados y es el contacto oficial con problemas tecnológicos relacionados con la plataforma.

Módulos disponibles en Doc Digital

• La plataforma cuenta con tres módulos: uno obligatorio para comunicaciones oficiales y dos opcionales (comunicaciones internas y firma digital).

• El módulo obligatorio permite crear, visar, firmar y despachar documentos entre órganos estatales; mientras que los módulos opcionales facilitan la comunicación interna dentro de una institución.

Proceso en el módulo de comunicaciones oficiales

• El proceso incluye cuatro pasos: creación del documento, incorporación de visadores, firmantes y destinatarios. Cada paso debe completarse para formalizar una comunicación oficial.

Proceso de Incorporación de Documentos en Doc Digital

Requisitos Iniciales para la Visación

• El primer paso es definir los requisitos, donde el documento debe estar en formato PDF y se debe incluir el nombre del documento, una breve descripción y, si corresponde, incorporar a "Ya".

Opciones de Visación

• Existen tres alternativas para la visación:

• Sin visadación: el documento no necesita visadores.

• Visaciones opcionales: el firmante puede enviar el documento sin la firma del visador si este no lo ha revisado.

• Cadena de responsabilidad: los documentos son revisados en un orden jerárquico por diferentes visadores.

Flujo de Tramitación

• Una vez que se incorporan los visadores, se procede a agregar al firmante. Se pueden añadir uno o más firmantes según sea necesario.

• Los destinatarios también deben ser añadidos; esto incluye tanto instituciones como usuarios específicos dentro de esas instituciones.

Proceso de Aceptación y Firma

• Después de crear el documento con todos sus elementos (visadores, firmantes y destinatarios), comienza el flujo de tramitación. Los visadores pueden aceptar o rechazar el documento antes que llegue al firmante.

• Si es aceptado por los visadores, llega al firmante quien utiliza firma electrónica avanzada para validar el documento.

Módulos Relacionados y Diferencias

• El módulo para comunicaciones internas permite seleccionar solo dependencias dentro de la misma institución, a diferencia del proceso general que puede incluir otras entidades.

• En el módulo firmador no hay destinatario porque su función principal es obtener la firma electrónica avanzada necesaria para validez legal.

Ejemplo Práctico y Plataformas Integradas

• Un ejemplo práctico incluye cargar un convenio firmado electrónicamente por un proveedor. Se puede reconocer su firma e incorporar otros visadores o firmas necesarias antes de descargarlo.

• Doc Digital está integrado con clave única como mecanismo oficial de autenticación y con Firma Gob para proporcionar certificados de firma electrónica avanzada a las autoridades e usuarios requeridos.

Introducción a Doc Digital

Certificado de firma electrónica

• Se presenta un lápiz digital que permite la firma electrónica avanzada, válida para todos los efectos legales.

• Los certificados de firma se obtienen a través de la plataforma Firmacop, permitiendo también firmas desatendidas en comunicaciones oficiales.

Funcionalidades y límites de Doc Digital

• Al enumerar documentos en Doc Digital, el certificado se utiliza automáticamente para registrar quién foliado el documento.

• Doc Digital no maneja correlativos de folio; las instituciones deben llevar su control independiente.

• No es un gestor documental; no genera expedientes electrónicos completos, solo permite almacenar documentos individuales.

Proceso de corrección y distribución

• Si hay errores en un documento, debe ser rechazado y emitido nuevamente; no hay versionamiento dentro de la plataforma.

• La distribución se limita a usuarios creados por la institución; no se puede enviar documentos a correos electrónicos externos.

Interfaz y Capacitación en Doc Digital 3.5

Novedades en la interfaz

• Se presenta una nueva interfaz (versión 3.5), aunque los usuarios pueden seguir utilizando la versión anterior (3.0).

• Se recomienda realizar pruebas en una plataforma demo antes de utilizarla con datos sensibles.

Acceso y autenticación

• El acceso requiere clave única y selección de entidad correspondiente al usuario, facilitando así el inicio sesión.

Dashboard de Documentos

Información General del Dashboard

• El dashboard muestra información sobre documentos visados, pendientes por visar, devueltos, firmados y pendientes por firmar, así como las comunicaciones recibidas a través de Dog Digital.

• En el menú lateral se despliegan opciones como bandeja de entrada, nuevas comunicaciones y seguimiento de procesos.

Bandejas de Entrada

• Al desplegar la bandeja de entrada, se pueden ver tres categorías: documentos pendientes, visados y devueltos.

• La bandeja de comunicaciones recibidas incluye mensajes derivados desde la oficina de partes hacia el usuario final.

Búsqueda Avanzada

• Se puede realizar una búsqueda avanzada filtrando por tipo de comunicación (oficial o interna), tema, tipo de documento y rango de fechas.

• Las opciones de búsqueda también están disponibles en las bandejas para los documentos que han sido visados o firmados.

Gestión de Firmas y Comunicaciones

Módulos Disponibles

• Existen dos tipos principales de comunicación que se pueden crear: oficial e interna. También hay un módulo para añadir firma a documentos.

• La opción para carga masiva de documentos está disponible pero no se abordará en esta capacitación.

Funciones para Oficina de Partes

• Los usuarios con perfil en oficina de partes tienen acceso a bandejas específicas: salientes (documentos listos para despachar) y entrantes (documentos recibidos).

• La gestión incluye revisar, enumerar y despachar documentos; además pueden acceder al historial en la bandeja resuelta.

Seguimiento del Proceso

Documentación en Trámite

• En el seguimiento del proceso se encuentran los documentos creados por el usuario que están actualmente en trámite.

• Los usuarios pueden revisar borradores guardados o documentos devueltos por algún motivo específico.

Resumen Final

• Todos los documentos tramitados por el usuario estarán disponibles en su bandeja correspondiente dentro del sistema Doc Digital.

Capacitación en la Plataforma Adop Digital

Introducción a la Administración

• Se menciona que hay un módulo de administración, pero se aclara que es parte de una capacitación específica para usuarios con rol administrativo en Adop Digital. La mayoría de los asistentes probablemente no tendrán acceso a esta sección.

Proceso de Creación de Documentos

• Se presentan los cuatro pasos necesarios en Doc Digital: creación del documento, incorporación de visadores, firmantes y destinatarios. Se destaca un cambio menor en la interfaz en la versión 3.5.

Carga y Gestión de Documentos

• Durante el proceso, se crea un oficio con información básica y se guardan solo los datos obligatorios para avanzar.

• Si se opta por "guardar avance y salir", el documento queda como borrador; sin embargo, se elige "guardar y continuar" para seguir adelante.

Manejo de Firmas Electrónicas

• Al cargar un documento con firma electrónica avanzada, Doc Digital ofrece tres opciones sobre cómo proceder con dicho documento.

• Si el documento ya tiene firma electrónica avanzada, puede ser distribuido sin pasar por las etapas de visación.

Incorporación de Visadores y Firmantes

• En el paso dos del proceso, se incorpora a Luis Armando Pino como visador junto a otro participante (el presentador).

• En el tercer paso, se agrega una lista de firmantes; aquí solo se incluye al presentador para demostrar cómo funciona la firma electrónica avanzada.

Configuración del Documento Final

• Se establece dónde estampar la firma dentro del documento (página y margen superior).

• El pie de firma y las iniciales son generados automáticamente por Doc Digital; no es necesario incluirlos manualmente en la versión final del documento.

Este resumen proporciona una visión clara sobre los aspectos clave tratados durante la capacitación sobre Adop Digital, facilitando así su comprensión y estudio.

Proceso de Despacho en la Plataforma Digital

Creación y Envío de Comunicaciones Oficiales

• Se utiliza la entidad S para pruebas, donde se puede despachar a una o más instituciones, incluyendo el nombre de la subsecretaría general de la presidencia.

• La plataforma permite buscar municipalidades específicas al escribir su nombre, facilitando la selección e incorporación de las instituciones necesarias para el despacho.

• Existe un botón "guardar lista frecuente" que permite crear y almacenar listas de despacho, evitando tener que cargar los municipios uno por uno en futuros envíos.

• Es posible referenciar a un usuario específico dentro de una institución para asegurar que reciba notificaciones sobre el documento enviado, agilizando así la comunicación.

• Al finalizar el proceso de envío, se genera un registro con fecha y hora del trámite, permitiendo llevar un seguimiento del estado del documento enviado.

Seguimiento y Visación de Documentos

• Los documentos enviados aparecen en una bandeja de seguimiento donde se puede verificar su estado; por ejemplo, si están pendientes de visación.

• La interfaz permite revisar detalles del documento y su trazabilidad, mostrando quién lo ha visado y cuándo.

• Los usuarios pueden acceder a sus bandejas específicas para visar documentos pendientes; es necesario autenticarse con clave única para realizar esta acción.

• Durante el proceso de visación, los usuarios pueden revisar información adicional como iniciales de responsabilidad y códigos QR que validan la autenticidad del documento.

• Si es necesario rechazar un documento durante la visación, se debe proporcionar un motivo obligatorio antes de proceder con el rechazo o aprobación del mismo.

Firma Electrónica Avanzada

• Una vez visados los documentos, estos pasan a una bandeja específica para firma; aquí también se puede revisar toda la información relevante antes de firmar.

• Para firmar electrónicamente se requiere un certificado obtenido mediante una aplicación llamada Firmat; este certificado proporciona seguridad adicional mediante autenticación doble.

• El mecanismo incluye autenticarse con clave única y usar un código temporal generado por una aplicación en el celular cada 30 segundos para validar la identidad del firmante.

Cómo firmar documentos electrónicamente

Proceso de firma electrónica

• Para realizar una transferencia, se requiere un código de seis dígitos que se obtiene de la aplicación Authenticator. Este código es esencial para firmar el documento.

• Una vez ingresado el código, el documento se firma satisfactoriamente y se puede revisar su contenido, incluyendo el pie de firma con nombre, cargo, fecha y hora.

• Es crucial validar los documentos con firma electrónica avanzada utilizando un código QR o enlace. Esto asegura que no haya modificaciones en el PDF original.

Validación de documentos digitales

• Al recibir un documento digital, es necesario verificarlo a través del enlace o código QR para confirmar su autenticidad. Esto es fundamental para auditorías por parte de instituciones como la Contraloría.

• El original del documento firmado está disponible en línea y no debe confundirse con una impresión física; este último no es considerado válido.

Gestión en la oficina de partes

• Después de firmar, el documento llega a la bandeja de salida de la oficina de partes. Esta persona puede revisar antecedentes y trazabilidad antes de enumerar el documento.

• La enumeración solo puede ser realizada si la persona tiene un certificado desatendido obtenido a través de la plataforma Doc Digital (Firma Go).

Incorporación del folio y seguimiento

• Se incorpora un folio al despacho del documento, lo que permite hacer seguimiento hasta que sea recibido por la subsecretaría general.

• Cuando se recibe el acuse por parte del destinatario, el estado cambia a "recibido", facilitando así la gestión continua del proceso comunicacional.

Accesibilidad y usabilidad en Doc Digital 3.5

• La nueva versión 3.5 mejora accesibilidad para personas con condiciones diversas; incluye opciones como cambiar interfaz o ajustar tamaño de letra para mejor usabilidad.

Habilitación en Doc Digital

• Para habilitar esta plataforma en una institución, se debe designar un administrador principal por parte del coordinador o coordinadora de transformación digital.

• El administrador principal debe contactar al operador local para crear usuarios que necesiten certificados electrónicos avanzados dentro de la plataforma Firma Go.

• Se recomienda realizar pruebas entre instituciones usando los certificados obtenidos antes del lanzamiento oficial para familiarizarse con las herramientas disponibles.

Capacitación y Proceso de Habilitación en la Plataforma

Proceso de Capacitación y Notificación

• La capacitación se realiza una vez al mes para tres tipos de usuarios: iniciales, generales y administradores. Esto asegura que tengan las competencias necesarias para usar la plataforma cuando estén habilitados en producción.

• Las instituciones en demo son revisadas mensualmente por la Secretaría de Gobierno Digital para ser pasadas a producción. Se notifica al administrador principal y al coordinador de transformación digital sobre su habilitación.

• Se envían enlaces a capacitaciones junto con la notificación, recomendando que los administradores creen usuarios en el ambiente de producción inmediatamente después de ser habilitados.

Importancia del Acceso Temprano

• Es crucial que los administradores principales ingresen a la plataforma lo antes posible, idealmente el día siguiente a su habilitación, para crear al menos un equipo básico que pueda recibir comunicaciones oficiales.

• Ha habido casos donde instituciones no acceden a la plataforma tras ser habilitadas, resultando en documentos oficiales no tramitados oportunamente debido a falta de revisión en su bandeja de entrada. Esto subraya la importancia del acceso inmediato tras la creación en producción.

Adopción Gradual y Soporte

• Se recomienda adoptar Doc Digital como medio único para el envío y recepción de comunicaciones oficiales gradualmente, seleccionando ciertos procesos para facilitar esta transición.

• Para dudas sobre usabilidad, se proporciona un enlace a una mesa de servicio donde pueden obtener más información o asistencia adicional. La presentación concluye aquí antes de abrir espacio para preguntas.

Manejo de Documentos Erróneos

Cancelación vs Eliminación

• En caso de subir un documento erróneo con firmantes incompletos, se debe cancelar el documento mediante el administrador; ya no existe el término "eliminar". Esta cancelación debe hacerse antes del despacho oficial por parte del oficial de partes.

Procedimiento para Firma Digital

• El proceso para obtener firma digital incluye capacitación específica y requiere que las instituciones firmen un convenio; se crean roles pertinentes como ministro de fe y operador necesario para gestionar certificados digitales.

• Los usuarios deben solicitar sus certificados desatendidos aprobados por el ministro; luego configuran su OTP (contraseña temporal). Es importante mantener contacto constante con los operadores debido a que los certificados caducan regularmente.

Gestión Interna dentro Institucional

Cantidad de Oficinas Activas

• No hay límite establecido sobre cuántas oficinas pueden operar dentro de una misma institución; algunas han registrado más de 50 dependencias internas según su estructura organizativa, lo cual permite flexibilidad según las necesidades institucionales específicas.

Capacitación sobre la Plataforma Doc Digital

Gestión de Comunicaciones y Oficina de Parte

• Se sugiere crear una oficina de parte por área, enfatizando la importancia de contar con un funcionario que gestione las comunicaciones.

• La capacitación actual es introductoria; se planean sesiones adicionales para profundizar en la administración de la plataforma.

• Se discute la configuración de oficinas de parte y el manejo de documentos, destacando que los administradores deben asistir a capacitaciones específicas.

Firmas Electrónicas y Documentos Reservados

• No es posible editar viñetas en planos; se recomienda adjuntar el plano como anexo para validación.

• La firma electrónica avanzada no se verifica visualmente, sino a través de los metadatos del documento PDF.

• Se invita a cuestionar las normas tradicionales sobre firmas debido a la transición hacia firmas electrónicas avanzadas.

Emisión y Visibilidad de Documentos Reservados

• Los documentos reservados son emitidos por el creador del documento, no por el administrador. Solo ciertos usuarios pueden ver estos documentos.

• El oficial de partes no puede acceder a documentos reservados sin un permiso especial otorgado por el administrador principal.

• Las instituciones pueden decidir otorgar permisos para visualizar documentos reservados en casos específicos.

Claves Institucionales y Subrogancias

• No se puede crear una clave institucional para acceder a Doc Digital; cada usuario debe ingresar con su clave única personal.

• Existen subrogancias en oficinas de partes, permitiendo que cualquier usuario autorizado actúe sobre las comunicaciones pendientes.

Proceso de Subrogancias y Gestión de Usuarios en Doc Digital

Subrogancias y Enumeración de Documentos

• Se discute la existencia de subrogancias que permiten transferir todas las comunicaciones pendientes a otro usuario, aplicable solo para visaciones.

• La pregunta sobre quién enumera los documentos si el oficial de partes no puede verlos se plantea; se sugiere que el administrador principal podría otorgar permisos temporales o enumerar directamente con un certificado adecuado.

Restricciones en la Gestión de Usuarios

• Bárbara Olmos del Gobierno Digital menciona que no hay restricciones en el número de usuarios en Doc Digital, permitiendo instituciones con más de 700 usuarios.

• Sin embargo, existen consideraciones sobre las calidades jurídicas (honorarios, planta o contrata), donde la institución tiene responsabilidad sobre la gestión de sus usuarios.

Externos y Consultores

• Se aclara que si un funcionario es externo a la institución, habrá restricciones para su inclusión como usuario en Doc Digital.

• La Secretaría de Gobierno Digital señala que no pueden definir procesos específicos sin conocer cómo opera cada institución.

Funcionalidades y Legalidad

• Se enfatiza que aunque se proporciona una herramienta para comunicaciones internas y firma digital, cada institución debe definir quién puede firmar documentos según su normativa legal.

• Es importante revisar si los usuarios considerados para comunicaciones internas cumplen con los requisitos legales establecidos por la institución.

Capacitación y Habilitación en Plataformas

• Se invita a consultar al área legal institucional para resolver dudas sobre el uso correcto del sistema digital.

• Durante una sesión abierta a preguntas, Carolina Carmela del hospital de Coquimbo busca aclaraciones sobre cómo obtener firma digital tras recibir capacitación.

Proceso Habilitador en Hospitales

• Se explica que deben tener habilitadas dos plataformas: Doc Digital y Firmag.

• Si son autogestionados, necesitan un coordinador de transformación digital para verificar habilitaciones en ambas plataformas.

Proceso de Obtención del Certificado de Firma Electrónica

Contacto y Creación de Usuarios en Firmacop

• Para habilitar el acceso a la plataforma firma.digital.com.cl, es necesario contactar al operador de Firmacom, quien creará los usuarios en la plataforma.

Solicitud del Certificado

• Una vez que los usuarios son cargados, pueden acceder con su clave única para solicitar un certificado de firma electrónica avanzada. Este proceso puede ser desatendido si se tiene un rol específico.

• El ministro de fe de la institución debe autorizar el certificado solicitado y notificará por correo electrónico una vez que esté autorizado.

Gestión del Certificado

• Si el certificado es desatendido, se debe gestionar los permisos y habilitarlo para su uso en doc digital. Para certificados de propósito general, se requiere escanear un código QR con una aplicación autenticadora.

Información sobre Administradores

• Se identifican a los administradores principales del Hospital San Pablo: René González como administrador principal y Carlos Kion como administrador secundario.

• Carlos Jorquera actúa como ministro de fe y operador en la plataforma firma; es importante coordinar con él para temas relacionados con la firma.

Problemas Técnicos y Soporte

• Leticia Menez reporta problemas al descargar el certificado, generando un PDF que dice "prueba". Se levantará esta consulta al equipo técnico para resolverlo.

• Se recomienda realizar nuevamente la prueba más tarde o al día siguiente para dar tiempo al equipo técnico a corregir cualquier error.

Capacitación y Roles Administrativos

• Los participantes deben enviar tickets a través de la mesa de servicio si necesitan información sobre administradores o capacitación relacionada con las plataformas.

• Es crucial averiguar quiénes son los administradores dentro de cada institución para gestionar adecuadamente los certificados electrónicos, ya que estos caducan y requieren renovación periódica.

Capacitación en Gobierno Digital

Importancia de la Capacitación

• Se enfatiza la relevancia de las capacitaciones en el ámbito digital, permitiendo a los participantes compartir conocimientos con sus compañeros de trabajo.

• Las capacitaciones están diseñadas para adaptarse a la usabilidad de las distintas plataformas ofrecidas por la Secretaría de Gobierno Digital.

• Se agradece a los participantes por su tiempo y esfuerzo, reconociendo que muchos están cumpliendo funciones laborales mientras se capacitan.