Effortless event booking: How to cut costs, save time, and integrate AI
Benvenuti al Webinar di Booking Eventi Senza Sforzo
Introduzione e Presentazione
- Il webinar inizia con un saluto ai partecipanti, invitandoli a condividere la loro posizione geografica nel chat.
- I relatori si presentano: uno è ad Amsterdam e l'altro in California, evidenziando le differenze di fuso orario.
Informazioni su Booking.com per Business
- Booking.com per Business è una piattaforma leader nella gestione dei viaggi d'affari per PMI, senza costi aggiuntivi.
- La partnership con Bizly offre alle aziende un modo più semplice per trovare location e gestire eventi.
Presentazione di Ron Shah, Fondatore di Bizly
Obiettivi del Webinar
- Ron introduce il tema del webinar: come prenotare eventi nel 2024 e 2025, fornendo pratiche migliori e strumenti utili.
- Condivide la sua esperienza pregressa come investitore nel settore dei viaggi prima di fondare Bizly.
Importanza degli Eventi
- Ron sottolinea che gli affari vengono ancora condotti "in presenza", nonostante i progressi tecnologici.
- Viene menzionata l'epidemia globale di solitudine; gli eventi dal vivo sono fondamentali per costruire connessioni significative tra team e clienti.
Risparmiare Tempo nella Pianificazione degli Eventi
Efficienza nella Pianificazione
- La mancanza di chiarezza sugli obiettivi dell'evento porta a inefficienze. È cruciale definire lo scopo prima della pianificazione.
- Considerare il budget dell'evento è essenziale; coinvolgere le parti interessate giuste può semplificare questo processo.
Logistica degli Eventi
- La ricerca delle location è una delle principali fonti di perdita di tempo. È importante contattare più venue per ottenere risposte rapide.
- Le decisioni sulla location devono considerare anche l'engagement dei partecipanti; scegliere luoghi strategici può migliorare la partecipazione.
Quattro P della Pianificazione
Elementi Chiave da Considerare
- Scopo: Definire chiaramente cosa si vuole ottenere dall'evento.
- Persone: Identificare chi deve essere coinvolto sia internamente che esternamente.
- Luogo: Esplorare opzioni diverse dalla scelta ovvia per ottimizzare costi ed esperienze.
Risparmiare Denaro negli Eventi
Strategie Economiche
- Confronta sempre almeno tre offerte da diversi venue per garantire prezzi competitivi.
- Chiedere concessioni sui contratti può portare a sconti o vantaggi aggiuntivi durante la negoziazione.
Tempistiche Strategiche
- Prenotazioni last-minute possono rivelarsi vantaggiose se fatte nei tempi giusti, approfittando delle disponibilità vuote nelle agende delle venue.
Gestione degli Eventi nelle Aziende
Importanza della Centralizzazione
- Gli eventi guidati dai dipendenti rappresentano il 60% degli eventi globalmente; una gestione centralizzata riduce i rischi aziendali associati alla spesa non monitorata.
Introduzione a Bizly
Funzionalità di ricerca e pianificazione
- Bizly consente di cercare qualsiasi posizione, offrendo accesso a tutti gli hotel, ristoranti e luoghi di attività nel mondo.
- Gli utenti possono filtrare i risultati per distanza, numero di ospiti e tipi di venue, facilitando la ricerca completa dei luoghi.
- È possibile creare eventi direttamente sulla piattaforma, semplificando il processo di pianificazione con dettagli specifici.
Efficienza nella gestione degli eventi
- La piattaforma permette agli utenti di selezionare le venue preferite e inviare richieste in modo rapido, ricevendo proposte in breve tempo.
- Bizly aiuta a risparmiare tempo nella negoziazione dei prezzi e nell'ottenere offerte competitive per gli eventi.
Interazione con il pubblico
Domande e risposte
- I partecipanti sono invitati a porre domande tramite chat o funzione Q&A; si sottolinea l'importanza della connessione umana durante l'evento.
- Viene presentata Lisetta del team marketing che spiega il suo ruolo nella pianificazione degli eventi.
Comparazione delle offerte
Catering e opzioni aggiuntive
- Lisetta chiede se la comparazione delle offerte include anche il catering; viene confermato che quasi tutte le venue offrono opzioni alimentari.
- Si annuncia una nuova funzionalità per gestire uffici aziendali multipli all'interno della piattaforma.
Differenze tra Booking.com e Bizly
Sinergia tra le due piattaforme
- Booking.com è dedicato alla prenotazione dei viaggi mentre Bizly si concentra sulla prenotazione delle venue per eventi.
- Per bloccare più di nove camere d'albergo è necessario un accordo negoziato tramite Bizly.
Pianificazione degli eventi
Tempistiche consigliate
- Si raccomanda di iniziare la pianificazione almeno sei mesi prima se ci sono grandi eventi in città per evitare difficoltà nel trovare disponibilità.
Eventi caritatevoli
- È possibile organizzare eventi caritatevoli su Bizly; i venue possono offrire tariffe speciali per organizzazioni non profit.
Accesso al team e costi della piattaforma
Gestione del team su Bizly
- Gli utenti possono invitare membri del proprio team a unirsi all'account Bizly, consentendo una gestione collaborativa degli eventi.
Costi associati alla piattaforma
- L'utilizzo della piattaforma è gratuito per i clienti di Booking.com for Business; i pagamenti vengono effettuati direttamente ai fornitori.
Integrazioni con altre applicazioni
Compatibilità con strumenti esterni
- Esiste un'integrazione con Cvent per reportistica; sono disponibili anche integrazioni con Microsoft Outlook.