Why SharePoint Knowledge in Copilot Studio Isn’t Working (and How to Fix It)

¿Cómo mejorar los resultados en SharePoint con Co-Pilot Studio?

Introducción

• El video aborda cómo optimizar el uso de SharePoint como fuente de conocimiento en Co-Pilot Studio.

• Se presenta un escenario típico donde se conecta a un sitio interno y documentos relevantes para el personal.

Configuración del Agente

• Se describen documentos estándar sobre políticas de recursos humanos, incluyendo permisos y gestión del rendimiento.

• Se menciona la existencia de currículos y una hoja de Excel con candidatos en una subcarpeta.

Creación del Agente

• Inicia la creación del agente en Co-Pilot Studio, asumiendo que los usuarios ya han configurado su parte inicial.

• Se recomienda usar la URL hasta el primer nivel del sitio de recursos humanos, eliminando "https".

Conexión a Fuentes de Conocimiento

• Es posible navegar por archivos directamente desde la biblioteca de documentos o incluir información adicional del sitio.

• Importancia de agregar descripciones para ayudar a la IA a entender las fuentes de conocimiento.

Interacción con el Agente

• Ejemplo práctico: preguntar cuántos días de permiso se tienen disponibles.

• Posibles respuestas: puede responder correctamente o indicar que no puede ayudar si no encuentra información relevante.

Consideraciones Adicionales

• Si el contenido es nuevo, puede requerir tiempo para indexarse; esperar puede ser necesario.

• La IA utiliza su propio conocimiento general, lo que puede afectar los resultados obtenidos.

Respuestas Generadas por IA

• Pregunta sobre qué hacer si no hay suficiente permiso; respuesta generada por IA sin referencia a documentos específicos.

¿Cómo optimizar el uso de SharePoint?

Configuración inicial

• Desactivar el conocimiento general en SharePoint para mejorar la precisión de las respuestas.

• Preguntas específicas sobre políticas y procedimientos funcionan mejor con un agente bien configurado.

Ejemplos de preguntas efectivas

• Preguntar cómo crear una publicación "sobre mí" genera respuestas precisas desde el sitio de SharePoint.

• Consultar sobre días de licencia o gestión de lesiones también proporciona respuestas correctas.

Limitaciones y desafíos

• Las preguntas deben estar formuladas con palabras clave exactas para obtener resultados satisfactorios.

• Cambiar la redacción puede resultar en respuestas no encontradas, incluso si la información está disponible.

Mejorando la experiencia del usuario

Comprensión del sistema

• Es crucial entender cómo funcionan las fuentes de conocimiento para evitar expectativas erróneas.

• Obtener al menos una licencia de Microsoft 365 co-pilot mejora significativamente los resultados.

Funciones avanzadas

• La nueva función de orquestación AI generativa ayuda a determinar dónde buscar respuestas, mejorando la eficiencia.

Proceso de generación de respuestas

• El sistema actúa como un bibliotecario eficiente, recuperando información y generando respuestas en sus propias palabras.

¿Cómo funciona el uso de documentos en Microsoft 365?

• La herramienta utiliza fuentes de referencia para generar respuestas, pero no imita estilos organizacionales.

• Responde preguntas específicas como políticas sobre el uso de la coma Oxford, pero no aprende ni reproduce estilos.

• Funciona bien con documentos de Word, PowerPoint y PDFs; Excel presenta problemas al recuperar datos.

Limitaciones del uso de Excel y tamaño de archivos

• Excel es problemático para razonamientos complejos; se recomienda usar bases de datos estructuradas.

• Microsoft advierte que sin licencias adecuadas, hay limitaciones en el tamaño del archivo a 7 MB.

• El conocimiento organizacional probablemente exceda este límite, afectando los resultados.

Licencias y mejoras en la búsqueda

• Con una licencia Microsoft 365 co-pilot, se mejora el manejo del tamaño del archivo hasta 512 MB.

• Se obtiene un mejor rendimiento en las búsquedas gracias a la indexación vectorial en SharePoint.

• La indexación vectorial asigna valores numéricos a palabras según su significado, mejorando la comprensión semántica.

Diferencia entre indexación por palabras clave y comprensión semántica

• La indexación por palabras clave busca términos específicos; puede ser limitada si se usan contextos variados.

• La comprensión semántica permite entender relaciones entre palabras y variaciones significativas.

¿Cómo mejorar la experiencia con modelos de lenguaje?

Activación de características avanzadas

• Se habilita la función de orquestación generativa, permitiendo al modelo entender mejor la intención detrás de las preguntas.

• La orquestación ayuda a decidir qué fuente de conocimiento utilizar para encontrar respuestas adecuadas.

• Esta característica mejora significativamente los resultados obtenidos en comparación con versiones anteriores.

Comparación de resultados

• Con la orquestación activada, el agente puede manejar preguntas complejas que antes no podía responder.

• Aunque no se tenga licencia de Microsoft 365 Co-pilot, activar esta función cambia drásticamente la experiencia del usuario.

• Preguntas sobre Excel aún presentan limitaciones; el sistema no logra proporcionar respuestas satisfactorias.

Ejemplos prácticos

• Se plantea una pregunta sobre implicaciones laborales tras una lesión; se comparan respuestas con y sin licencia Co-pilot.

• La búsqueda mejorada está activa si se tiene acceso a Microsoft 365 Co-pilot; su desactivación es recomendable si no se cuenta con ella.

• Se observa una diferencia notable en calidad y comprensión entre agentes con y sin indexación vectorial.

Análisis adicional

• La combinación de orquestación generativa e indexación vectorial proporciona respuestas más precisas y sofisticadas.

• Un ejemplo sobre opciones durante emergencias familiares muestra cómo se pueden obtener mejores resultados utilizando ambas características.

• La tecnología permite identificar tipos adicionales de permisos que podrían ser relevantes en situaciones específicas.

Manejo de documentos múltiples

• Se discute un caso donde hay múltiples versiones del mismo documento, lo cual puede confundir al AI al buscar información precisa.

• Al preguntar sobre gastos en alojamiento, el sistema presenta confusión debido a las diferentes versiones del documento consultado.

Cómo mejorar el rendimiento en SharePoint

Estrategias para optimizar el uso de SharePoint

• Obtener una licencia de Microsoft 365 Co-pilot puede mejorar significativamente el rendimiento.

• Activar la función de orquestación de IA generativa, incluso en vista previa, para mejores respuestas.