Webinar Desafíos de la implementación de las NICSP

Desafíos de la Implementación de Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público

Introducción al Webinar

• Stephanie Gutiérrez, analista financiero en PK EFE Chile, presenta el webinar sobre los desafíos de implementar normas internacionales de contabilidad en el sector público.

• Roberto Saavedra, especialista en gestión financiera y control en instituciones públicas, es el invitado principal del evento.

Temas a Tratar

• Se abordarán tres aspectos principales:

• Evolución de la convergencia S&P en Chile.

• Impacto en instituciones piloto.

• Proceso de convergencia al S&P en municipalidades.

Convergencia a Normas Internacionales

• Saavedra introduce la convergencia a las normas internacionales y su importancia para las instituciones públicas chilenas.

• Las normas son emitidas por un consejo independiente (IPSASB), con 42 normas consideradas hasta ahora.

Importancia y Beneficios

• La convergencia busca mayor transparencia y confiabilidad en las cifras gubernamentales, impulsada por organismos internacionales como la ONU y el Banco Mundial.

• Se estima que hay un 80% de equivalencia entre las normas internacionales y las IFRS del sector privado.

Razones para la Convergencia

• Factores externos incluyen globalización y exigencias por mayor transparencia; casos como Grecia resaltan problemas anteriores con información gubernamental errónea.

• Internamente, se busca una rendición financiera más confiable y transparente ante ciudadanos cada vez más exigentes.

Necesidad Actual

• La crisis económica actual ha enfatizado la necesidad de reportes transparentes sobre activos y pasivos públicos.

• Las normas internacionales facilitan alinearse con mejores prácticas contables, mejorando consistencia y comparabilidad en estados financieros.

Plan de Convergencia en el Sector Público

Introducción a la Eficiencia y Transparencia

• La necesidad de mayor eficiencia en el uso de recursos estatales ha llevado a implementar nuevos mecanismos que promueven la transparencia y confiabilidad en la información.

Proceso de Convergencia

• Se separó la convergencia del sector público en dos áreas, excluyendo inicialmente las municipalidades, cuyo proceso comenzó más tarde.

• El proceso de convergencia se inició antes de 2010, pero se formalizó con un lanzamiento en 2015. Se identificaron brechas y se realizaron talleres para elaborar normas específicas.

Capacitación y Normativa Contable

• La contraloría llevó a cabo una extensa capacitación sobre normas contables, dividiendo procedimientos para facilitar la convergencia. A partir de 2016, se aplicaron nuevas normativas contables en el país.

• Los activos fijos han sido un desafío significativo debido a que anteriormente no había un detalle claro respaldado por auxiliares contables adecuados. Esto complicó la transición hacia una nueva normativa contable.

Desafíos Culturales y Calendario de Implementación

• La implementación requiere un cambio cultural dentro de las organizaciones públicas; esto ha demandado esfuerzos adicionales en capacitación para adaptarse a los nuevos estándares.

• Desde 2018, se elaboraron nuevas normas para las municipalidades, con análisis previos realizados desde 2015 sobre su absorción al sistema normativo actual.

Adaptación e Impacto Internacional

• En 2019 comenzaron mesas de trabajo con proveedores del sistema para adaptar los sistemas municipales a las nuevas normativas contables internacionales (NIKKEI). Esto es crucial para asegurar que las municipalidades cumplan con los estándares requeridos.

• Las diferencias entre estándares contables locales dificultaban la comparación internacional; adoptar normas internacionales permite auditorías más efectivas y combate la opacidad financiera en el manejo público.

Compromiso con la Transparencia

• La adopción de normas internacionales refleja un fuerte compromiso hacia la transparencia y rendición de cuentas por parte del gobierno chileno, buscando detallar rigurosamente activos y pasivos financieros.

• Es fundamental no solo ejecutar presupuestos sino también evaluar cómo evolucionan institucionalmente año tras año, lo que contribuye a una visión financiera integral más clara que antes existía.

Convergencia a Normas Internacionales de Contabilidad

Importancia de los Respaldos Auxiliares

• Se discute la necesidad de respaldos auxiliares para mantener la organización respecto a los bienes que posee el estado.

• La convergencia a normas internacionales requiere conocer todos los activos y aplicar métodos contables precisos para aumentar la exactitud de la información.

Cambios en el Registro Contable

• Se menciona un cambio en el registro de ingresos devengados, corrigiendo criterios previos mediante el principio devengado.

• La nueva normativa exige una mayor revelación en los estados financieros, aumentando así la transparencia y calidad de la información.

Nueva Normativa y su Aplicación

• La resolución 16 reemplaza normativas anteriores y se basa en estándares internacionales emitidos por la Federación Internacional de Contadores.

• Esta regulación es obligatoria para entidades del sector público, según lo estipulado en el decreto ley número 1963 de 1985.

Inclusión y Adaptación de Normas

• La norma incluye organismos del estado no considerados anteriormente, adaptando regulaciones a las realidades locales.

• Se busca mejorar la calidad, comparabilidad y transparencia de la información contable sin extremos.

Principales Cambios Introducidos

• Se presentan cambios significativos respecto a bienes, inversiones capitalizadas e inclusión del concepto de deterioro adicional a depreciación.

• Los activos intangibles son definidos como identificables no monetarios; se establece un nuevo criterio para su valoración.

Proceso de Convergencia en Organismos del Estado

Introducción a la Convergencia

• Se establece que las acciones entregadas por el fondo son como recibos, y se menciona la importancia de los costos de extracción en el contexto financiero.

• Se discute el concepto de deterioro y cómo los pasivos se valoran inicialmente ajustados por costos de transacción antes del costo amortizado.

Obligaciones y Planificación

• Desde 2016, existe la obligación para los organismos del estado de realizar la convergencia, proyectándose su finalización para 2018 con diversas planificaciones disponibles.

• La convergencia incluye etapas como diagnóstico, formación de equipos líderes y capacitación, siendo este último un aspecto crucial debido a la gran cantidad de integrantes involucrados.

Capacitación y Preparación

• Se destaca la dificultad en capacitar a todos los participantes en procesos como adquisiciones y contabilización, lo que llevó a una planificación interna extensa.

• En 2018, la contraloría emitió un boletín indicando que los servicios financieros debían presentar sus estados bajo normas específicas para abril del mismo año.

Avances y Desafíos

• A finales de 2018, algunos organismos lograron avances significativos mientras otros enfrentaron complejidades; por ejemplo, el Ministerio de Minería solo alcanzó un 33% de avance.

• Las organizaciones estatales enfrentaron problemas al registrar bienes antiguos debido a dificultades documentales relacionadas con su incorporación.

Complejidades Adicionales

• Se mencionan desafíos adicionales relacionados con componentes costosos que requieren mantenimiento diferenciado; esto complicó aún más el proceso para muchas entidades.

• La norma exige llevar un control separado sobre estos elementos costosos, generando carga adicional para las organizaciones estatales.

Colaboración Interinstitucional

• Se seleccionaron entidades piloto para colaborar en el diseño normativo y proceso de convergencia hacia estándares internacionales contables.

• Participaron diversas instituciones como municipalidades y servicios públicos en un esfuerzo conjunto que duró varios años antes del lanzamiento oficial.

Desafíos Persistentes

• Algunos cambios relevantes incluyen nuevos procedimientos sobre separación de componentes no contemplados anteriormente, lo cual ha generado demoras significativas.

• A pesar del esfuerzo considerable invertido en esta convergencia, muchas organizaciones aún están registrando sus bienes debido al volumen significativo involucrado.

Nuevos Conceptos de Mantenimiento y Normativa

Cambios en la Normativa de Mantenimiento

• Se introduce la obligación de seguir normas legales o contractuales en el mantenimiento, reconociendo gastos financieros asociados a la adquisición de bienes.

• La depreciación comienza desde que los bienes están disponibles para su uso, modificando el cálculo respecto a normativas anteriores.

Deterioro y Valorización de Bienes

• La nueva norma exige determinar no solo si un bien se ha deteriorado, sino también cuantificar el valor del deterioro, algo que no estaba presente anteriormente.

• Se requiere apoyo externo para realizar valorizaciones adecuadas, especialmente en bienes patrimoniales históricos y culturales.

Desafíos en la Implementación

• Muchos bienes históricos carecen de antecedentes claros sobre su origen y valor, dificultando su registro contable.

• La falta de personal capacitado y dispersión territorial complican el control físico y contable de los activos.

Capacitación y Registro Contable

• A pesar de capacitaciones anuales, persiste una insuficiencia en conocimientos necesarios dentro de las organizaciones para cumplir con las nuevas exigencias.

• Existen problemas con documentos legales que respaldan ciertos bienes antiguos, lo que complica su regularización contable.

Proceso Lento y Complejo

• El proceso para implementar nuevas normativas es extenso; se necesita validación por organismos contralores antes de formalizar cualquier cambio.

• La importancia del proceso puede ser difícil de entender para algunos empleados debido a la carga adicional que implica mantener información actualizada.

Proceso de Convergencia y Normativa en la Gestión de Bienes

Importancia de la Propiedad y Valoración de Bienes

• Se discute la problemática de los bienes que no son propiedad directa de las entidades, como en el caso del Parque Metropolitano, donde se busca facilitar su valoración.

Disponibilidad y Capacitación para la Implementación Normativa

• La disponibilidad de información oportuna sobre normas es crucial para el éxito del proceso de convergencia; se ha trabajado en difundir estas normas y responder consultas constantemente.

Cambio Cultural y Capacitación Organizacional

• Es necesario capacitar a un gran número de personas dentro de la organización debido al cambio cultural completo requerido para implementar las nuevas normativas.

Aplicación Estricta de Normas en el Sector Público

• Las normas deben aplicarse tal como están redactadas; cualquier creatividad debe estar sancionada por organismos contralores, lo que implica una aplicación estricta.

Gestión Especializada en Bienes

• La entidad cuenta con un departamento especializado en gestión de bienes, lo cual es común entre los ministerios; esto incluye software homologado para facilitar la gestión contable.

Impacto Negativo por Ausencia de Corrección Monetaria

• Se menciona que la falta de corrección monetaria genera un impacto negativo en el patrimonio, especialmente cuando hay bienes no registrados o depreciados pero con valor razonable.

Necesidad de Nuevas Normas y Procedimientos

• Hay una necesidad urgente por generar nuevas normas y procedimientos para asegurar la actualización permanente del registro contable relacionado con los bienes.

Desafíos en el Registro e Inventario General

• El registro inicial fue complicado debido a la carga laboral; se requería buscar antecedentes y actualizar inventarios, lo que demandó mucho esfuerzo organizacional.

Exigencias Tecnológicas para Controlar Bienes

• Hoy día, es esencial contar con sistemas computacionales adecuados para registrar información sobre bienes, superando las limitaciones del control manual anterior.

Evolución del Proceso desde 2014 hasta 2020

• Se describe cómo ha evolucionado el proceso desde 2014 hasta 2020, destacando que a partir del año 2020 es obligatorio seguir las normativas establecidas.

Ejemplo Práctico: Municipalidad de Providencia

• La municipalidad se presenta como un ejemplo exitoso debido a su avance en el registro contable y control interno respecto a sus activos fijos.

Procedimientos de Control y Valorización de Bienes Municipales

Normativa y Procedimientos Establecidos

• Se menciona que existe un procedimiento para la toma de control y valorización de bienes, establecido en el reglamento sobre bienes municipales, lo cual es crucial para la gestión administrativa.

• El inventario físico y el control contable financiero son fundamentales; todos los bienes deben ser registrados contablemente a partir del momento en que se adquieren.

• La documentación necesaria para respaldar la adquisición de bienes incluye facturas, decretos de pago, órdenes de compra y descripciones técnicas, aumentando así la carga documental para quienes no seguían estos procedimientos.

Organización del Inventario

• Las municipalidades organizan sus archivos por dirección y año, manteniendo carpetas separadas para cada organización interna con registros detallados sobre los bienes.

• Se establece un procedimiento formal para reportar daños o pérdidas de bienes, que incluye informes e investigaciones sumarias sobre las circunstancias del detrimento.

Autorizaciones y Regulaciones

• Los procedimientos relacionados con el registro contable requieren autorización por parte de organismos contralores; esto asegura que todas las bajas o cambios en los activos fijos sean debidamente documentados.

• Es esencial realizar una circularización con otros organismos relevantes como el conservador de bienes raíces y el servicio impuestos externos para asegurar la coherencia entre registros.

Desafíos Identificados en Auditorías

• Durante auditorías previas se detectaron problemáticas relacionadas con cuentas de bienes con saldos incorrectos o no clasificados adecuadamente, lo que afecta la transparencia financiera.

• Se observa una inversión acumulada mayor al valor real de algunos activos depreciables; esto indica problemas en la clasificación y manejo contable dentro de las municipalidades.

Falta de Información y Registro Auxiliar

• Muchas municipalidades carecen de un registro auxiliar adecuado para identificar todos los activos fijos, lo cual es crítico para mantener información actualizada y precisa.

• La falta formalidad en tener auxiliares contables ha llevado a inconsistencias entre balances; hoy día es imperativo contar con registros claros que reflejen correctamente los activos fijos.

Problemas Relacionados con Comodatos

• Existen deficiencias en el registro contable relacionado a comodatos; muchos contratos no están debidamente documentados ni autorizados por el consejo municipal correspondiente.

• La acumulación excesiva de bienes en desuso plantea riesgos tanto físicos como administrativos; muchos espacios no cumplen requisitos básicos de seguridad ni están habilitados adecuadamente.

Desafíos en la Gestión de Bienes Municipales

Actualización y Registro de Bienes

• La falta de actualización en el registro de bienes es un problema común, donde los encargados no tienen información actualizada sobre los activos.

• Muchos bienes no son registrados debido a la desactualización de listados y controles, lo que afecta la sincronización con otras entidades.

• Existen discrepancias entre registros del servicio civil y municipal, evidenciando una falta generalizada de actualización normativa.

Normativas y Procedimientos

• Es crucial que todos los procesos estén documentados; las normas deben ser escritas para su correcta implementación.

• Se requiere apoyo especializado para registrar ciertos bienes, lo que implica desafíos en recursos humanos y tecnológicos.

Impacto de Recursos Limitados

• Muchas municipalidades pequeñas enfrentan dificultades por limitaciones en recursos, especialmente tras la pandemia.

• La situación actual ha complicado aún más el proceso debido al trabajo remoto y otros factores externos como elecciones.

Compromiso Municipal y Visibilidad

• El compromiso de las autoridades municipales es esencial para garantizar la visibilidad y cumplimiento normativo ante los ciudadanos.

• La convergencia entre diferentes organismos es necesaria para abordar problemas comunes en la gestión pública.

Capacitación y Colaboración

• Es fundamental contar con personal capacitado que conozca las normas para llevar a cabo un inventario efectivo.

• La colaboración multidisciplinaria es clave para gestionar adecuadamente el control de bienes dentro del municipio.

Implementación de Normas Contables en Instituciones Públicas

Desafíos en la Actualización de Información

• La dificultad para definir y mantener actualizada la información sobre bienes registrados es un desafío esencial para las organizaciones, ya que afecta su valor razonable a futuro.

• La actualización permanente de la información se convierte en una exigencia constante para todas las organizaciones desde hoy, lo que impactará los reportes financieros.

• La experiencia del ponente resalta que el proceso ha sido complejo y requiere un gran esfuerzo, especialmente al realizar inventarios y corregir registros inadecuados.

• Convencer a las personas sobre la importancia de este trabajo ha sido crucial, pero también representa un buen desafío que mejorará la transparencia y validez de la información estatal.

Complejidades en la Implementación de Normas

• Se discute sobre las normas más complejas de implementar según la experiencia del ponente, destacando el papel fundamental de la Contraloría General.

• La homologación rápida de cuentas fue menos problemática comparada con la incorporación completa de todos los bienes del activo fijo, lo cual ha resultado ser complicado.

• El patrimonio del estado es vasto y heterogéneo; esto incluye diversos sectores como minería y bienes nacionales, complicando aún más el proceso contable.

Control Patrimonial y Valoración

• Antes solo se requería controlar si los bienes estaban presentes; ahora se exige conocer su valor total y tamaño patrimonial del estado, lo cual es una tarea compleja.

• Las preguntas frecuentes a la Contraloría General reflejan esta complejidad relacionada con el control patrimonial y valoración adecuada.

Auditoría Financiera en Instituciones Públicas

• El rol principal en auditar estados financieros recae en la Contraloría General, aunque también pueden existir auditorías externas complementarias.

• Es posible tener sistemas internos junto con auditorías externas para validar procesos dentro de empresas públicas.

Capacitación Profesional en Normas Contables

• Se destaca el esfuerzo significativo realizado por instituciones para capacitar profesionales públicos sobre nuevas normativas contables.

• Muchas universidades han desarrollado cursos específicos que han aumentado considerablemente el conocimiento profesional relacionado con estas normas.

Desafíos y Herramientas para la Capacitación Municipal

Necesidades de Capacitación en Municipalidades

• Se observa que hay un aumento en la preparación de personas, pero aún se requiere más capacitación específica para enfrentar los desafíos actuales de las municipalidades.

• Es fundamental contar con herramientas prácticas que aborden las necesidades específicas de las municipalidades, especialmente en tareas complejas.

Control y Transparencia de la Información Pública

• La norma actual busca estandarizar la información manejada por los estados, mejorando su calidad, cantidad y transparencia.

• Existen organismos adicionales como la Contraloría y el Consejo para la Transparencia que supervisan el uso de recursos del estado chileno.

• La preocupación por la transparencia ha aumentado entre ciudadanos, quienes realizan consultas a las instituciones estatales.

Fiscalización y Prevención del Fraude

• A pesar del incremento en los niveles de fiscalización, siempre existe el riesgo de fraude relacionado con el manejo de recursos públicos.

Reflexiones Finales sobre el Evento

• Se agradece a los participantes por su asistencia y se espera que las experiencias compartidas generen interés en participar en procesos relacionados con la nueva norma.

• Esta norma es considerada crucial para mejorar la eficiencia y transparencia en el uso de recursos públicos.

Información Adicional y Próximos Eventos

• Se invita a los asistentes a seguir el canal de YouTube del Centro de Estudios Empresariales para acceder a grabaciones anteriores.

• Anuncio sobre un próximo evento relacionado con precios de transferencias durante la pandemia programado para el 2 de junio.