PMP培訓│規劃專案│時程、成本、採購(流程架構)│長宏_中198屆│家源教練_251018

项目管理基础概念

课程回顾与范围定义

• 上周讨论了项目的范围，确认是否已完成相关内容。

• 提到录影资料上传至云端，包含项目范围的架构规划，但有部分没有声音。

• 强调范围观影的重要性，提及两本关键文件：范围管理计划书和需求管理计划书。

• 解释这两本文件分别管理项目要做的事情和具体内容。

需求收集与变更控制

• 介绍在遇到变更时需要进行变更控制和构成管理。

• 阐述范围管理计划书如何规划需求收集、定义范围及建立工作分解结构（WBS）。

• 强调收集利益相关者的需求，并将其整理为需求清单。

需求追踪与工具使用

• 提到需追踪这些需求以确保其与商业策略相连结，并确认是否完成。

• 回顾用于收集需求的工具，如访谈、焦点小组等，并强调对比不同工具的价值排序方法。

如何定义项目范围

项目交付标准与验收

• 定义项目所需做的事情，包括验收标准和排除不该做的事项，以形成完整的项目范围说明书。

• 项目范围说明书经过核准后形成基准，成为后续工作的依据。

范围变化对时间与成本影响

• 探讨预测式与敏捷式方法在收集需求上的差异，以及如何根据高价值、高风险来调整产品待办清单。

案例分析：台北101大楼

项目演变过程

• 回顾台北101大楼从66层设计演变至99层，再到最终确定101层的过程，强调高度变化带来的影响。

范围、时间与成本关系

• 指出随着建筑高度增加，时间和成本也应随之调整，这体现了传统预测式中的三角形关系，即时间、成本和质量之间的相互影响。

时程管理流程

时程管理基本流程

• 概述时程管理包括规划、定义活动、排序活动等步骤，以确保专案按期完成。

活动定义的重要性

• 定义活动是拆解工作分解结构（WBS）的一部分，通过明确每个活动来生成活动清单及属性。

拆解專案流程的關鍵步驟

專案流程的主要拆解

• 專案的主過程可以被限縮為五大流程中的兩個：建立WBS和定義活動。

• 這兩個流程是專案管理中進行拆解的重要步驟，分別涉及工作分解結構（WBS）和活動定義。

• 在考慮問題時，應聚焦於這兩個流程，以便更好地理解專案的結構。

WBS與活動定義的驗收標準

• 驗收各項工作的標準不同：工作包需要驗收，而定義活動則不需要。

• 工作包內部有一個驗收標準，而定義活動不需經過相同的驗收程序。

• 驗收工作包意味著確認其完成情況，但對於活動本身，並不需要如此嚴格的檢查。

活動與WBS之間的區別

• 活動是指具體執行的一段時間，而WBS則是將整體任務分解成可管理的小部分。

• 上課是一種活動，因為它涉及到學習和互動；而滿意度調查則是針對無形交付物進行驗收。

排序活動的重要性

• 排序活動是在完成定義後，將所有已識別的活動按順序排列，以確保合理安排時間表。

• 排序後會產出專案時程網路圖，顯示各項目之間的依賴關係及先後順序。

估算期程與發展時程基準

• 估算期程是根據已排序好的活動來確定每項任務所需時間，包括日班或夜班等因素。

• 發展時程基準是在所有前期工作完成後，由團隊討論並獲得批准形成的一份正式文件。

• 時程基準包含專案從開始到結束所需時間，以及每一階段核准過的計劃。

預測與產品路線圖

• 根據產品路線圖，可以制定出詳細的專案時程網路圖、甘特圖及里程碑圖，以便清晰展示進度和重要節點。

• 甘特圖用於顯示各項目的分配情況，而里程碑圖則強調關鍵節點的重要性。

项目管理中的成本与风险

成本管理的基本概念

• 项目管理中使用四种图表：产品路线图、时程网络图、甘特图等，帮助规划和监控项目进度。

• 成本管理流程包括三个主要步骤：规划成本管理、估算成本和决定预算，理解这些流程是考试的关键。

• 规划成本管理涉及确定项目所需的资金，估算成本则是对具体活动进行费用预估。

风险识别与评估

• 风险在项目中通常用金钱来衡量，任何潜在的风险都需要被识别并记录。

• 风险定义为尚未发生但可能会发生的事件，例如新建筑法规通过后可能影响项目进展。

• 只有未来可能发生且当前尚未发生的情况才被视为风险，而已确定将要实施的法律则属于议题。

风险分类与应对策略

• 风险可以分为已识别（椅子的位置）和未知（位置的位置），前者是可预测的，而后者则不易判断。

• 已识别但尚未发生的风险需要列入风险登记表，并制定相应应变措施；而未知风险则无法提前准备。

成本估算与预算决策

• 估算成本包括活动成本及其应变储备，而决定预算则是在此基础上加上管理储备形成最终预算。

• 工作包成本由各项活动及其应变储备组成，是计算项目总资金的重要依据。

敏捷方法与资源管理

• 敏捷方法强调时间固定，每个发布周期内完成尽可能多的工作，与传统方法相反，灵活性更高。

• 在资源管理中，需要明确区分内部资源（人力、设备）和外部资源（采购），以便有效配置和利用。

支援管理的概念与实践

支援管理的分类

• 支援管理分为内部支援和外部支援，内部支援是指团队内部资源的调配，而外部支援则是通过采购等方式获取外部资源。

• 外部供应商在交付产品后成为团队的一部分，提供必要的支持，以避免团队自行承担所有任务。

制定支援管理计划

• 支援管理计划书应包括识别所需人员和设备，以及如何获得这些资源。

• 需要向上级说明项目需求，例如增加20个新员工，并提供组织结构图以展示各部门及其职责。

团队行为准则

• 新成员加入时，需要制定共同的行为准则，包括团队章程和规范，以确保团队合作顺利进行。

• 团队章程与项目章程不同，前者关注于团队内部规则，而后者关注于项目目标和需求。

项目章程与团队章程的区别

• 项目章程与团队章程不应混淆，前者主要涉及项目需求而非团队运作。

• 传统方法先有项目章程，再组建团队；敏捷方法则相反，先建立团队再确定项目目标。

资源规划与分工

人员投入时间的重要性

• 人员能够投入到项目中的时间被称为“资源行事力”，这是评估人力资源有效性的关键指标。

分工结构工具

• 使用OBS（组织分解结构）、RAM（责任分配矩阵）和RACI（责任、问责、咨询、知情）来明确各部门及个人在项目中的角色和责任。

RACI模型详解

• RACI模型中，“R”代表执行者，“A”代表决策者，每个任务必须有明确的责任归属，以便高效协作。

采购管理流程

工作包定义与外包决策

• 在采购管理中，通过工作包来判断哪些任务可以外包，哪些需要内部完成，例如iPhone生产中的CPU、面板等组件。

合同类型介绍

• 采购合同主要有三种类型：固定价款合同、成本加成合同以及按功效计价合同，各自适用于不同情况。

固定價款與成本可產完合約的探討

固定價款的定義與應用

• 總價固定，稱為固定價款，適用於需求明確且易於描述的產品，如螺絲、彈簧和燈光等。

• 以iPhone 17為例，其規格不變，無論購買渠道如何，價格比較是主要考量。

• 固定價款轉移風險至工廠，若交貨延遲則由工廠承擔責任。

固定價款的細分類型

• 固定價款可細分為三種：絕對固定價款、固定價款加機率及固定價款加經濟調整。

• 絕對固定價款適用於需求明確的設備採購，例如CNC機台。

• 固定價款加機率在疫情期間被廣泛使用，以獎勵提前交貨來促進生產。

成本可產完合約概述

• 成本可產完合約通常涉及兩筆費用：實際成本和額外利潤或獎勵金。

• 此類合約適用於需求或範圍不確定的專案，如研究或複雜維修工作。

成本可產完合約的三種類型

• CPFF（成本加固定費用）是賣方最喜歡的模式，但買方風險較高。

• CPAF（成本加獎勵）允許根據表現給予獎勵，但主觀認定可能導致爭議。

• CPIF（成本加激勵）設有績效指標，有達成目標時給予獎勵，未達成則處罰。

短期性與緊急性合約

• 公開計價合約適用於短期性、緊急性的小金額項目，如道路搶通工程。

• 顧問服務也常使用此類合約，以日薪形式支付，不明確需求下仍能快速完成工作。

採購管理流程概述

• 採購管理包括規劃、執行和監控三個階段，每個階段都有其特定任務和文件要求。

• 規劃階段需決定自製或外包，以及制定採購策略和詳細工作說明書。

招標與執行採購的流程

招標開始

• 標單已發給各位廠商，確認每位都是優良廠商。

• 今天開始進行招標，這是執行採購的第一步。

• 執行採購的目的是根據各家廠商的回復做出決策。

選定廠商與簽約

• 根據回復選定合適的廠商並簽訂合約。

• 執行採購會產出三個主要結果：選定賣方、協議及交貨時間。

管制採購的重要性

• 管制採購涉及對廠商履約情況的監控，確保按時交貨。

• 追蹤交貨時間，例如下個月5號需交貨螺絲。

品質檢驗與流程檢查

外部品質檢驗

• 管制採購包括外部品質檢驗，以確保產品符合規格。

• 檢驗通常針對產品，而機核則針對內部流程。

檢驗工具與流程

• 檢驗用於可交成果，而機核用於改善內部流程。

• 五大流程中有三個針對檢驗，包括管制品質、確認販賭和管制採購。

合約類型與風險管理

採購三角關係

• 合約涉及客戶和廠商之間的雙方協議，必須明確責任和義務。

• 廠商需按合約向我們交貨，我們再將產品交付給客戶。

合約風險分析

• 不同類型合約風險不同，固定價格合約（FP）對買方風險最低，但賣方承擔較高風險。

• 買方最喜歡固定價格合約，而賣方則偏好成本可報銷（CP）類型以降低風險。

專案啟動與範疇管理

專案啟動過程

• 專案從起始章程到規劃階段，需要明確範疇管理以指導後續工作。

範疇管理步驟

• 定義範疇包括收集需求、建立工作分解結構等步驟，以便清晰界定專案內容。

如何有效估算活動成本與資源

定義活動的重要性

• 進行活動的定義是估算成本和資源的前提，只有明確定義了活動，才能進一步進行預算編制。

• 活動的定義不僅影響成本估算，也關聯到後續的資源規劃。

資源管理與成本估算

• 在資源管理中，需考慮人力、機器及財務等多種資源，以便準確評估所需的支持。

• 完成活動定義後，接下來需要對活動進行排序，以確保各項任務有序推進。

排程與期程決策

• 確定期程時，需要考量多種因素，包括可用資源和時間限制。

• 資源的可用性直接影響到項目的完成時間，例如缺乏必要設備會延長工期。

成本與資源之間的關係

• 在規劃過程中，必須同時討論成本和資源問題，因為兩者相互依賴。

• 成本決定了可用的資源，而這些資源又反過來影響項目的執行效率。

估算方法比較

• 主要有三種估算方法：專家判斷、類比法和參數法，各自適用於不同情境。

• 專家根據過去經驗提供建議，而類比法則是將歷史數據應用於當前情況以做出預測。

敏捷方法中的估算技術

• 敏捷開發中使用T-shirt尺寸故事點來快速評估工作量，使團隊能夠靈活調整計畫。

• 傳統預測通常在項目末期進行精細化，而敏捷方法則在初期就開始粗略評估。

這份筆記旨在幫助讀者理解如何有效地進行活動成本及資源的預測與管理。

内部与外部资源管理

内部资源管理

• 讨论了内部资源的管理，包括人力、机器和财务等方面，强调团队如何通过章程规范和挑战奖励来进行有效管理。

• 提到主线团队在资源获取中的重要性，以及如何通过明确的规则和激励措施来提升团队效率。

外部支援与采购

• 外部支援主要涉及采购管理，特别是合约的制定与执行，这对于项目成功至关重要。

• 强调了预测式估算的重要性，包括专家类比、参数估算等方法，以提高规划阶段的准确性。

估算方法

• 介绍了几种不同的估算方法，如敏捷估算和类比估算，指出这些方法在项目初期和中后期各自适用的场景。

• 在规划初期使用KC尺寸和点点投票的方法，以确保高价值任务优先完成。

学习与准备策略

学习过程总结

• 简要总结学习内容，并鼓励参与者保持精神状态，以便更好地吸收信息。

准备考试建议

• 强调需求明确性的重要性，并建议使用“工作吧”工具进行资源采购及发包规划，以提高效率。

考试频率与复习策略

• 建议考生在第一次考试后，每3到5天进行一次复习，以巩固记忆并为第二次考试做好准备。

结束语与鼓励

努力与休息的重要性

• 对参与者表示感谢，强调努力学习需要付出代价，同时也提醒大家注意休息以保持良好的状态。