Tablas Dinámicas en Excel 2010: Filtrar Datos. Segmentación de Datos o Slicers.

Introducción a las Tablas Dinámicas en Excel

Conceptos Básicos

• Se retoma el curso de Excel, enfocándose en la tercera parte dedicada a las tablas dinámicas.

• Se explicará cómo filtrar información utilizando campos de filtro de informe y segmentación de datos (Slicers) introducidos en Excel 2010.

Herramientas para Filtrar Información

• La sesión se centrará en las opciones para filtrar información, destacando que hay múltiples maneras de hacerlo.

• Se menciona un documento descargable del blog que contiene 250,000 filas de datos para realizar pruebas.

Creación y Configuración de Tablas Dinámicas

Proceso Inicial

• Se explica la creación de una tabla dinámica usando los campos disponibles en el documento.

• Los datos utilizados son ingresos generados por diferentes sucursales bancarias, incluyendo año, mes, tipo de cuenta y monto.

Inserción y Formato

• Para crear la tabla dinámica, se selecciona una celda dentro del rango de datos y se utiliza el botón "Insertar".

• El importe se arrastra a la zona de valores; el tipo de cuenta a filas; y la sucursal a columnas. También se formatean los números como moneda.

Uso del Filtro en Tablas Dinámicas

Aplicación del Filtro

• Se introduce el campo "año" en la zona de filtro para permitir consultas específicas por año.

• Al agregar el campo año al filtro, se puede seleccionar un año específico o varios años simultáneamente.

Visualización y Selección Múltiple

• Al aplicar filtros, aparece un embudo indicando que los datos están filtrados. Es importante no confundir esto con ver todos los datos.

• Para seleccionar múltiples años, es necesario activar "Seleccionar varios elementos", permitiendo así visualizar información específica según criterios elegidos.

Manejo Avanzado del Filtro

Eliminación del Filtro

Cómo utilizar filtros en Excel

Introducción a los filtros en Excel

• Se puede acceder a la ficha de opciones y pulsar el botón "borrar" para eliminar filtros aplicados, permitiendo ver toda la información nuevamente.

• En la zona de filtro de informe, se pueden agregar múltiples campos, como filtrar por años y meses simultáneamente.

Filtrado de datos específicos

• Es posible filtrar datos por año (por ejemplo, solo 2012) y luego especificar meses (como enero a marzo).

• También se puede obtener información del primer trimestre para todos los años seleccionando el filtro correspondiente.

Limitaciones de los filtros tradicionales

• Al seleccionar varios años en el filtro, se pierde claridad sobre qué datos se están visualizando.

• La selección múltiple en los filtros puede generar confusiones al no mostrar claramente cuáles elementos están seleccionados.

Segmentación de datos como solución

• En Excel 2010, se introdujo la segmentación de datos (o "Slicers"), que permite filtrar datos con mayor claridad y control.

• Para usar esta herramienta, es necesario estar dentro de una tabla dinámica y seleccionar "insertar segmentación de datos".

Uso práctico de la segmentación

• Al insertar un slicer para los años, se puede mover fácilmente y ajustar su tamaño según sea necesario.

• Los usuarios pueden hacer clic en un año específico dentro del slicer para ver solo esos datos; el filtro aplicado será visible en todo momento.

Selección múltiple con segmentación

• Para seleccionar varios años usando el slicer, manteniendo presionada la tecla Control mientras se hace clic en las opciones deseadas.

Uso de Segmentación de Datos en Tablas Dinámicas

Introducción a la Segmentación de Datos

• Se observa que el filtro de informe no es claro respecto a las opciones aplicadas. Solo se pueden ver al hacer clic en la flecha.

• Se inserta una segmentación de datos para los meses, ajustando su tamaño para visualizar todos los meses disponibles.

Selección y Filtrado Eficiente

• Para filtrar datos específicos, como los primeros tres meses del año 2010, se utiliza el clic y arrastre.

• Al añadir meses adicionales (como junio), se usa la tecla Control para seleccionar múltiples opciones, lo que resulta más cómodo que los filtros tradicionales.

Comparativa entre Filtros Tradicionales y Segmentación

• La segmentación permite ver claramente las selecciones realizadas, mientras que los campos de filtro son menos funcionales.

• Se puede eliminar fácilmente el campo de filtro sin afectar a la segmentación ya aplicada.

Personalización de Estilos en Segmentaciones

• Es recomendable diferenciar visualmente las segmentaciones por colores. Se seleccionan estilos predefinidos o se crea un nuevo estilo personalizado.

• Ejemplo: cambiar el color del año a tonos rojos oscuros y los meses a verdes oscuros para mejorar la visualización.

Eliminación y Manejo de Segmentaciones

• Para eliminar una segmentación creada, simplemente se selecciona y se presiona la tecla Suprimir.

• Al quitar las segmentaciones, también se eliminan los filtros aplicados, mostrando toda la información nuevamente.

Opciones Adicionales para Filtrar Información

Filtrado en Etiquetas de Filas y Columnas

• Las etiquetas en filas y columnas tienen flechas que permiten acceder a opciones adicionales como ordenar datos o aplicar filtros específicos.

• Se pueden realizar filtrados rápidos por sucursales; por defecto muestra todas pero permite seleccionar solo algunas (ej. Barcelona).

Ejemplos Prácticos de Filtrado

• Al desmarcar "Seleccionar todo" en sucursales, se puede elegir mostrar solo datos relevantes (ej. Barcelona y Madrid).

Opciones de Filtrado en Tablas Dinámicas

Introducción a los Filtros

• Se presentan las opciones para filtrar ingresos de cuentas en sucursales de Barcelona y Madrid, destacando la rapidez en obtener resultados.

• Se explica cómo eliminar filtros aplicados, permitiendo visualizar todas las sucursales nuevamente con un simple clic.

Tipos de Filtros Disponibles

• Se menciona que existen múltiples tipos de cuentas y se introduce el concepto de filtro por etiquetas para mostrar información específica.

• Los filtros permiten buscar datos específicos; se utiliza un filtro que busca "fondos" en los nombres de las cuentas.

Aplicación de Filtros por Valor

• Se discute la opción "contiene" para realizar búsquedas parciales, mostrando solo datos relevantes según criterios establecidos.

• Se aplica un filtro para mostrar sucursales con ingresos superiores a 100 millones, utilizando la opción "mayor o igual que".

Ejemplos Prácticos de Filtrado

• Se realiza una búsqueda adicional para encontrar sucursales con ingresos entre 20 y 50 millones, demostrando flexibilidad en el filtrado.

• Un ejemplo forzado muestra cómo filtrar tipos de cuenta que han ingresado más de 170 millones, resaltando la versatilidad del sistema.

Conclusión sobre Opciones Infinitas

• La presentación concluye enfatizando las infinitas posibilidades al aplicar diferentes filtros en tablas dinámicas.