MANPRO 12.0 Project Procurement Management

Pengenalan tentang Project Procurement Edition

Ikhtisar Bagian: Video ini membahas tentang pengadaan proyek dan pentingnya pemahaman tentang pengadaan barang dan jasa dari pihak luar. Outsourcing dan offshoring juga dibahas sebagai bagian dari strategi pengadaan.

Pengertian Pengadaan Proyek

• Pengadaan proyek adalah memperoleh barang atau jasa dari pihak luar.

• Dikenal juga sebagai pembelian atau outsourcing.

Alasan untuk Melakukan Outsourcing

• Mengakses keterampilan dan teknologi yang tidak dimiliki oleh perusahaan atau proyek.

• Mengurangi biaya.

• Memungkinkan fokus pada kompetensi inti.

• Memberikan fleksibilitas.

• Meningkatkan akuntabilitas melalui kontrak.

Aktivitas Manajemen Pengadaan Proyek

1. Perencanaan Manajemen Pengadaan:

• Merencanakan barang atau jasa yang akan dibeli.

• Menentukan kontrak, anggaran, dan proses pembelian.

2. Pelaksanaan Pengadaan:

• Memilih penjual berdasarkan kriteria tertentu.

• Menyetujui kesepakatan dan menangani kontrak.

3. Pengendalian Profil Man:

• Mengontrol produk atau jasa yang disepakati dengan penjual.

4. Penutup Manajemen Pengadaan:

• Menyelesaikan aktivitas terkait pengadaan proyek.

Rencana Manajemen Pengadaan

• Mendeskripsikan bagaimana proses pengadaan akan dikelola.

• Dokumentasi yang mencakup Statement of Work (deskripsi pekerjaan), perkiraan biaya, dan analisis teknik.

Statement of Work

• Deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan oleh vendor atau penjual.

• Berisi ruang lingkup, jadwal pengumpulan deliverable, kriteria penerimaan, dan kebutuhan tambahan.

Analisis Teknik

• Digunakan untuk menentukan apakah pembelian atau penyewaan lebih baik.

• Melibatkan perhitungan waktu dan biaya.

Rencana Manajemen Pengadaan

Ikhtisar Bagian: Bagian ini membahas tentang rencana manajemen pengadaan proyek dan komponen-komponennya seperti Statement of Work dan analisis teknik.

Komponen Rencana Manajemen Pengadaan

1. Statement of Work:

• Deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan oleh vendor.

• Menentukan ruang lingkup, jadwal, kriteria penerimaan, dan kebutuhan tambahan.

2. Analisis Teknik:

• Digunakan untuk menentukan pembelian atau penyewaan berdasarkan perhitungan waktu dan biaya.

3. Expert Judgment:

• Menggunakan penilaian ahli untuk membuat perencanaan pengadaan yang efektif.

4. Reservasi Produk/Jasa:

• Membuat reservasi terlebih dahulu untuk produk/jasa yang akan dibeli.

• Menentukan spesifikasi dan perkiraan harga.

5. Makeup by Analisis Teknik:

• Menggunakan analisis teknik umum untuk menentukan metode pembelian atau penyewaan.

Keputusan Pembelian atau Penyewaan

• Melibatkan perhitungan waktu dan biaya.

• Membandingkan harga sewa dengan harga beli beserta biaya operasional.

Perencanaan Pengadaan

Ikhtisar Bagian: Bagian ini membahas tentang perencanaan pengadaan proyek, termasuk pembuatan dokumen rencana pengadaan dan komponen-komponennya seperti Statement of Work dan analisis teknik.

Dokumen Rencana Pengadaan

• Mendeskripsikan bagaimana proses pengadaan akan dikelola.

• Berisi Statement of Work (deskripsi pekerjaan) dan perkiraan biaya.

• Komponen-komponennya bervariasi tergantung pada kebutuhan proyek.

Statement of Work

• Deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan oleh vendor atau penjual.

• Menentukan ruang lingkup, jadwal, kriteria penerimaan, dan kebutuhan tambahan.

Analisis Teknik

• Digunakan untuk menentukan apakah pembelian atau penyewaan lebih baik berdasarkan perhitungan waktu dan biaya.

Pengadaan Barang dan Jasa

Ikhtisar Bagian: Bagian ini membahas tentang pengadaan barang dan jasa, termasuk pertimbangan dalam membeli atau menyewa item yang dibutuhkan.

Perencanaan Profil Man

• Dalam tahap perencanaan, penting untuk menentukan apakah ada profil vendor yang sudah bekerja sama sebelumnya.

• Seleksi calon penjual juga dilakukan dengan meminta mereka memberikan penawaran atau mengikuti prosedur pengadaan yang ditetapkan.

Pengiriman Dokumentasi ke Calon Penjual

• Setelah mengidentifikasi calon penjual, beberapa dokumen seperti request for proposal (RFP) dan request for quotation (RFQ) dikirim kepada mereka.

• RFP digunakan untuk mengumpulkan proposal dari calon penjual, sedangkan RFQ digunakan untuk meminta penawaran harga.

Evaluasi Proposal dan Pemilihan Penjual

• Pembeli harus menyediakan kriteria evaluasi sebelum menerima proposal atau penawaran dari calon penjual.

• Faktor-faktor seperti spesifikasi teknis, harga, track record vendor, dan presentasi teknis dapat menjadi pertimbangan dalam pemilihan penjual.

Pengendalian Procurement

• Setelah kontrak ditandatangani dengan vendor terpilih, pembeli harus memastikan bahwa kinerja vendor sesuai dengan persyaratan kontrak.

• Melibatkan profesional hukum dapat membantu dalam pengelolaan kontrak secara legal.

Penutupan Proses Pengadaan

• Setelah semua pekerjaan selesai, penting untuk mengevaluasi apakah semua pekerjaan telah dilakukan dengan benar dan memuaskan oleh vendor.

• Catatan dan dokumentasi hasil akhir dari pengadaan harus diperbaharui dan disimpan untuk referensi di masa depan.

Kesimpulan

Ikhtisar Bagian: Bagian ini menyoroti pentingnya pengadaan barang dan jasa yang efektif serta pengelolaan kontrak yang baik.

Pentingnya Pengadaan Barang dan Jasa

• Pengadaan barang dan jasa yang efektif dapat membantu organisasi mendapatkan solusi terbaik dengan biaya yang optimal.

• Pengelolaan kontrak yang baik memastikan bahwa semua pekerjaan dilakukan sesuai dengan persyaratan kontrak.

Tindakan Penting dalam Pengadaan Barang dan Jasa

• Tahapan perencanaan, pengiriman dokumen ke calon penjual, evaluasi proposal, pemilihan penjual, pengendalian procurement, dan penutupan proses adalah langkah-langkah penting dalam pengadaan barang dan jasa.

Manfaat Profesional Hukum

• Melibatkan profesional hukum dalam pengelolaan kontrak dapat membantu memastikan kepatuhan hukum serta perlindungan kepentingan pembeli.

Evaluasi Hasil Akhir

• Evaluasi hasil akhir dari pengadaan termasuk penilaian terhadap kinerja vendor serta penyusunan catatan dan dokumentasi untuk referensi di masa depan.