¿Cómo realizar un flujograma?

Flujogramas

Resumen de la sección: En esta sección, Carolina Giraldo habla sobre los flujogramas y su importancia en la gestión de procesos.

Tipos de flujogramas

• Existen dos tipos de flujogramas: matricial y lineal.

• El programa matricial se caracteriza por tener a los agentes que intervienen en el proceso en la cabecera del dibujo, mientras que el lineal muestra las actividades una debajo de la otra sin mencionar a los agentes.

• Aunque ambos programas son buenos, Carolina prefiere el matricial porque le permite involucrar a los agentes y definir mejor las responsabilidades y autoridades.

Símbolos utilizados en los flujogramas

• El óvalo indica el inicio o fin del diagrama de flujo.

• El rectángulo se utiliza para definir cada actividad o tarea con verbos en infinitivo o términos de acción. Se recomienda numerar las cajas para facilitar la identificación y secuencia de las actividades.

• El rombo aparece cuando se debe tomar una decisión.

• La flecha une los símbolos entre sí e indica la secuencia y dirección de las actividades. Cada símbolo debe estar conectado a otro por una flecha, excepto los óvalos.

• Los símbolos de entrada y salida se utilizan para indicar que entró o salió algo del proceso.

• Los conectores se usan para unir los flujogramas en diferentes páginas o procesos.

Ventajas de los flujogramas

• Los flujogramas son una herramienta útil y fácil de manejar que permiten diagramar la secuencia de las actividades de un proceso.

• Ayudan a identificar oportunidades y problemas del proceso, así como a definir responsabilidades y autoridades.

• Facilitan la interpretación de la secuencia de las actividades por parte de nuevas personas en la organización.

• Permiten identificar los indicadores de control y operación del proceso.

Conector de Actividades

Resumen de la sección: En esta sección, se explica cómo utilizar el conector de actividades en un diagrama y se dan consejos para realizar un diagrama correctamente.

Cómo realizar un diagrama

• Hacer una lista de las actividades y los agentes involucrados.

• Identificar las secuencias de las actividades y agregar entradas y salidas.

• Revisar el flujograma para asegurarse de que todo esté en armonía y estandarizado.

• Colocar los verbos en infinitivo al definir las actividades.

• No utilizar entradas o salidas como si fueran actividades.

• Utilizar flechas en lugar de líneas para indicar la continuidad del diagrama.

Uso de Draw para Diagramas

Resumen de la sección: En esta sección, se presenta la aplicación Draw para crear diagramas. Se muestra cómo crear un nuevo diagrama, cambiar su nombre y agregar diferentes tipos de símbolos.

Uso básico de Draw

• Crear un nuevo diagrama utilizando la aplicación Draw.

• Cambiar el nombre del diagrama según sea necesario.

• Agregar diferentes tipos de símbolos, como óvalos, cuadrados, paralelogramos y rombos.

Errores comunes al hacer un Flujograma

Resumen de la sección: En esta sección, se describen algunos errores comunes que deben evitarse al hacer un flujograma.

Errores comunes a evitar

• Resumir demasiado el proceso y eliminar actividades importantes del flujograma.

• No mantener armonía en el diagrama, lo que dificulta su visualización.

• Definir actividades sin incluir verbos en infinitivo o acción.

• Utilizar entradas o salidas como si fueran actividades.

• Cruzar líneas sin utilizar puentes.

• No utilizar flechas para indicar la continuidad del diagrama.

Cómo utilizar flechas en diagramas

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador explica cómo utilizar flechas para conectar símbolos en un diagrama.

Importancia de las flechas en los diagramas

• Las flechas son importantes porque indican la dirección del flujo de información o acción.

• Si las flechas se colocan incorrectamente, pueden cambiar el significado del diagrama.

Ejemplo de uso incorrecto de las flechas

• Si una flecha va en una dirección diferente, puede cambiar el significado del diagrama.

• Por lo tanto, es importante asegurarse de que las flechas estén colocadas correctamente.

Ventajas de utilizar herramientas para diagramar

• Utilizar herramientas para diagramar es más fácil que hacerlo en Word.

• Las herramientas para diagramar son menos propensas a errores y problemas técnicos.

Invitación a inscribirse a la masterclass

• El presentador invita a los espectadores a inscribirse en su masterclass que tendrá lugar del 9 al 11 de octubre.

• La masterclass será a las 7:30 pm hora Colombia y los interesados pueden inscribirse utilizando el link proporcionado.