Saludos y presentación

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador saluda a los participantes internacionales y presenta a los miembros del equipo.

Saludos y presentación

• El presentador saluda a los participantes internacionales.

• Se presenta al equipo, incluyendo a Jesús en México y Esther.

• Se da la bienvenida a todos los participantes de Colombia, Venezuela y otros países.

• El presentador destaca la importancia de aprender sobre las cámaras para que los compañeros colombianos puedan ver sus rostros.

Introducción al tema de las actas

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador introduce el tema de las actas y su importancia en la propiedad horizontal.

Introducción al tema de las actas

• El presentador habla sobre la importancia del conocimiento normativo para mejorar la prestación del servicio en la propiedad horizontal.

• Se introduce el tema de las actas como documentos importantes para registrar decisiones.

• Se menciona que todas las decisiones tanto del consejo como de la asamblea deben constar en el acta según lo establecido por ley.

Elementos importantes que deben incluirse en un acta

Resumen de la sección: En esta sección, el presentador explica cuáles son los elementos importantes que deben incluirse en un acta.

Elementos importantes que deben incluirse en un acta

• El presentador destaca cuatro ítems importantes que deben incluirse en un acta: fecha, hora, lugar donde se llevó a cabo la reunión y lista de personas que asistieron.

• Se menciona que las actas son documentos de suprema importancia porque permiten tener la trazabilidad de toda la información y decisiones tomadas.

• Se destaca que las actas son un registro histórico y permiten tener cuentas claras y transparencia en el órgano de administración.

• El presentador menciona que las actas también brindan protección jurídica a los consejeros y demás miembros del órgano de administración.

Redacción de Actas y Selección de Administrador

Resumen de la sección: En esta sección, el orador habla sobre la importancia de redactar actas precisas y detalladas en las reuniones del consejo de administración. También discute el proceso adecuado para seleccionar un administrador competente.

Redacción de Actas

• Las actas deben ser detalladas y contener los acuerdos y decisiones tomados en la reunión.

• Se sugiere que las actas incluyan observaciones pertinentes y anexos relevantes, como cotizaciones o propuestas.

• Es importante registrar los números de votos para cada decisión tomada.

Selección de Administrador

• El proceso debe ser transparente y registrado en las actas.

• Se recomienda publicar la vacante en portales gratuitos como LinkedIn o Facebook.

• Es importante establecer parámetros claros para evaluar a los candidatos, incluyendo habilidades técnicas, liderazgo y capacidad para resolver conflictos.

• Se sugiere verificar referencias y antecedentes del candidato antes de tomar una decisión final.

Proceso de Selección: Revisión de Solicitudes

Resumen de la sección: En esta sección, el orador habla sobre cómo revisar solicitudes durante el proceso de selección del administrador.

• Es recomendable tener un formato claro para evaluar a los candidatos.

• Se sugiere asignar valores a cada ítem evaluado para facilitar la calificación.

• Es importante hacer una revisión exhaustiva pero dividida entre los miembros del consejo.

Proceso de Selección: Entrevistas y Validación de Habilidades

Resumen de la sección: En esta sección, el orador habla sobre cómo llevar a cabo entrevistas y validar las habilidades del candidato durante el proceso de selección.

• Es importante validar habilidades técnicas, liderazgo y capacidad para resolver conflictos.

• Cada copropiedad tiene necesidades particulares que deben ser consideradas al evaluar a los candidatos.

• Se sugiere verificar referencias y antecedentes del candidato antes de tomar una decisión final.

Criterios para la selección de un administrador

Resumen de la sección: En esta sección, se discuten los criterios que deben considerarse al seleccionar a un administrador para una propiedad horizontal.

Experiencia laboral y habilidades técnicas

• Es importante validar la experiencia laboral del candidato y verificar la veracidad de los certificados.

• Se debe analizar las habilidades técnicas y conocimientos necesarios para ejercer el cargo, como temas contables, administrativos, jurídicos, entre otros.

• El liderazgo es una habilidad fundamental que debe tener el administrador. Debe ser capaz de motivar al consejo de administración, comité de convivencia y colaboradores.

Comunicación y adaptabilidad

• La capacidad de comunicación es importante en un administrador. Debe ser capaz de interactuar con el consejo proactivamente.

• La adaptabilidad y capacidad para resolver conflictos son habilidades importantes debido a que en la propiedad horizontal siempre hay problemas nuevos.

Toma de decisiones

• Es importante establecer claramente cuál será la propuesta del candidato tanto en honorarios como en tiempo antes de firmar el contrato.

• El contrato debe soportar todas las decisiones tomadas por el administrador.

Validación de experiencia laboral

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo validar adecuadamente la experiencia laboral del candidato a administrador.

Verificación documental

• No solo basta con revisar los certificados presentados por el candidato. También es necesario validar su experiencia laboral mediante otras fuentes confiables.

• Omitir este paso puede poner en riesgo la estabilidad jurídica, operativa y administrativa de la propiedad horizontal.

Liderazgo y capacidad de comunicación

Resumen de la sección: En esta sección, se profundiza en la importancia del liderazgo y la capacidad de comunicación en un administrador.

Liderazgo

• El liderazgo es una habilidad fundamental que debe tener el administrador. Debe ser capaz de motivar al consejo de administración, comité de convivencia y colaboradores.

• Es importante que el administrador tenga formación en su carácter para poder ejercer su rol correctamente.

Comunicación

• La capacidad de comunicación es importante en un administrador. Debe ser capaz de interactuar con el consejo proactivamente.

• La comunicación es una habilidad blanda que se desarrolla con el tiempo y la experiencia.

Adaptabilidad y resolución de conflictos

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo un buen administrador debe ser adaptable a situaciones nuevas y tener habilidades para resolver conflictos.

Adaptabilidad

• La adaptabilidad es una habilidad importante debido a que en la propiedad horizontal siempre hay problemas nuevos.

• Un buen administrador debe estar preparado para enfrentar situaciones inesperadas.

Resolución de conflictos

• Un buen administrador debe tener habilidades para resolver conflictos entre las partes involucradas.

• El consejo puede retroalimentar al administrador sobre los problemas presentados por los residentes.

Aprendiendo sobre propiedad horizontal

Resumen de la sección: En esta sección, se habla sobre la importancia de aprender acerca de propiedad horizontal y cómo esto puede agregar valor al patrimonio. También se discute cómo el pago de honorarios del administrador está relacionado con su desempeño y calidad de servicio.

Valorando el patrimonio a través del aprendizaje

• Es importante aprender acerca de propiedad horizontal para agregar valor al patrimonio.

• No es necesario ser un contador o administrador para aprender acerca de propiedad horizontal.

Retención del administrador

• El pago de honorarios es un punto importante en la retención del administrador.

• Los honorarios deben reflejar la experiencia y capacitación del administrador.

• La remuneración debe ser equivalente a la capacidad y experiencia del administrador.

Desempeño y calidad de servicio

• La copropiedad debe estar consciente que un buen servicio requiere una recompensa justa.

• El monto de los honorarios debe reflejar el trabajo realizado por el administrador.

Responsabilidades adicionales del Consejo de Administración

Resumen de la sección: En esta sección, se discuten las responsabilidades adicionales que tiene el Consejo de Administración, incluyendo la recepción y respuesta a las quejas.

Recepción y respuesta a las quejas

• La responsabilidad no solo recae en el administrador sino también en los consejos de administración.

• Es importante establecer canales claros para recibir solicitudes y quejas.

• Los consejos deben establecer políticas y procedimientos para responder a las solicitudes y quejas.

Establecimiento de políticas para la gestión de quejas

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la importancia de establecer políticas claras para manejar las quejas en una propiedad horizontal. Se sugiere establecer plazos y mecanismos para recibir y abordar las quejas, así como tener un seguimiento regular por parte de personas imparciales con conocimientos previos en el tema. También se destaca la importancia de garantizar la confidencialidad y tratamiento adecuado de las quejas.

Establecimiento de plazos y mecanismos para recibir y abordar las quejas

• Es importante establecer plazos claros para recibir y abordar las quejas.

• Deben definirse los mecanismos a través de los cuales se reciben las quejas.

• Se sugiere tener un seguimiento regular por parte de personas imparciales con conocimientos previos en el tema.

• El seguimiento debe ser realizado por personas completamente imparciales.

Garantizar la confidencialidad y tratamiento adecuado de las quejas

• Es importante garantizar la confidencialidad y tratamiento adecuado de las quejas.

• La falta de confidencialidad puede generar más conflictos.

• Las personas encargadas del seguimiento deben tomar decisiones acorde a la normativa vigente.

Canales efectivos para comunicarse con los residentes

Resumen de la sección: En esta sección, se discuten los canales más populares para comunicarse con los residentes en una propiedad horizontal. Se destaca la importancia de adaptar los canales a las necesidades específicas de cada copropiedad y evaluar si es necesario implementar nuevas tecnologías.

Canales populares para comunicarse con los residentes

• Los canales más populares son WhatsApp, correo electrónico y comunicado por escrito.

• Existen apps especializadas en propiedades horizontales que pueden ser útiles.

Adaptación de los canales a las necesidades específicas de cada copropiedad

• Es importante evaluar las necesidades específicas de cada copropiedad antes de elegir un canal.

• Algunas personas prefieren métodos tradicionales como cartas escritas, mientras que otras prefieren métodos digitales.

Preguntas y respuestas

Resumen de la sección: En esta sección, se da espacio para que los participantes hagan preguntas sobre el tema discutido.

Establecimiento de periodos y comunicación con los residentes

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la importancia de establecer los periodos en las copropiedades y validar la normativa correspondiente. También se destaca la importancia de mantener una comunicación efectiva y constante con los residentes.

Establecimiento de periodos

• Es importante establecer los periodos según la normativa correspondiente.

• Validar constantemente la normativa para evitar vulnerar algún derecho por desconocimiento.

• Puede haber algún decreto o resolución que modifique los términos.

Comunicación con los residentes

• Mantener una comunicación efectiva y constante con los residentes es fundamental.

• La comunicación puede ser a través de actas del Consejo de Administración, actas de asamblea o respuestas a pqr.

• No limitar el acceso a información relevante para la copropiedad.

Actividades sociales en las copropiedades

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la importancia del consejo de administración como punto focal para actividades sociales en las copropiedades. Se mencionan algunos beneficios que pueden derivarse al fomentar estas actividades.

Importancia del consejo de administración

• El consejo debe ser un punto focal para actividades sociales en las copropiedades.

• Fomentar actividades sociales puede formar participación comunitaria.

• Las brigadas de emergencia y otros comités pueden ser difíciles de concertar sin apoyo del consejo.

Beneficios al fomentar actividades sociales

• Fomentar actividades sociales puede formar participación comunitaria.

• Las brigadas de emergencia y otros comités pueden ser difíciles de concertar sin apoyo del consejo.

Preguntas y respuestas

Resumen de la sección: En esta sección, se responden preguntas relacionadas con los términos de referencia para la contratación del administrador, el derecho de petición y el quorum del liberatorio.

Términos de referencia para la contratación del administrador

• El Consejo es responsable de realizar los términos de referencia para la contratación del administrador.

• El contrato es un término privado que debe contener información sobre la terminación anticipada del contrato.

• Es importante cubrir legalmente el libre nombramiento y remoción.

Derecho de petición

• El derecho de petición tiene una normalidad formal en cuanto al sector público que es distinto al sector privado.

• Es importante establecer una terminología clara en las respuestas a los derechos de petición.

Quorum del liberatorio

• La ley c75 establece un mínimo de tres miembros para tener este órgano.

• No hay una cantidad específica para deliberar sin violar la ley.

Consejo de Administración y Contratos

Resumen de la sección: En esta sección, se discute el papel del consejo de administración en la toma de decisiones y la importancia de validar el quórum requerido según lo establecido en el reglamento interno. También se habla sobre los contratos laborales y la necesidad de establecer cláusulas que permitan terminar el contrato si es necesario.

Papel del Consejo de Administración

• El consejo de administración tiene dificultades para tomar decisiones.

• Es importante seguir las normas establecidas en el reglamento interno.

• Se deben validar los quórum requeridos para tomar decisiones.

Contratos Laborales

• Los contratos laborales tienen ventajas y desventajas.

• Es importante establecer cláusulas que permitan terminar el contrato si es necesario.

• Se debe garantizar el debido proceso en caso de terminar un contrato laboral.

• La falta de organización previa puede llevar a demandas por indemnización o penalizaciones.

Asambleas y Contratos

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo funcionan las asambleas y cómo interpretar correctamente las normas relacionadas con ellas. También se habla sobre la importancia de hacer contratos adecuados sin parcialidad ni favoritismos.

Asambleas

• Las asambleas pueden tener cualquier cantidad de participantes, siempre que cumplan con los requisitos mínimos establecidos por ley o reglamento interno.

• No hay necesidad de hacer una asamblea extraordinaria si hay suficientes participantes.

• Es importante tener en cuenta las decisiones que se toman en las asambleas.

Contratos

• Los contratos deben hacerse de acuerdo con la normatividad y el reglamento del conjunto.

• No debe haber parcialidad ni favoritismos al hacer contratos.

• Es importante prestar atención a los clausulados y asegurarse de que estén en línea con las normas establecidas.

Clausulados y Horarios

Resumen de la sección: En esta sección, se discute el tema de los clausulados en los contratos y cómo estos deben ser respetados. También se habla sobre los horarios de trabajo y cómo estos deben ser establecidos en los contratos.

Clausulados en Contratos

• Los clausulados en un contrato deben ser respetados.

• Es importante educar a los consejos de administración sobre la importancia de respetar los clausulados.

• No se debe copiar información de otros contratos ya que cada copropiedad es distinta.

Horarios de Trabajo

• Los horarios de trabajo deben estar establecidos en el contrato.

• No se debe abusar del tiempo de las personas por conservar el trabajo.

• Es importante educar a los consejos sobre la importancia del tiempo y el respeto al horario establecido.

Prestación de Servicios

• Aunque sea prestación de servicios, no significa que no haya un horario establecido.

• El administrador también tiene derecho a tener un horario establecido y no trabajar hasta altas horas sin justificación.

Respeto al Contrato

• Un contrato debe ser respetado para evitar problemas legales futuros.

• Se debe tener cuidado con quién asesorarse para evitar poner en riesgo el patrimonio y responsabilidad personal.

Extralimitaciones e Incoherencias en Consejos

Resumen de la sección: En esta sección, se habla sobre las extralimitaciones e incoherencias que pueden ocurrir en los consejos de administración.

Extralimitaciones

• Las extralimitaciones son acciones que van más allá de lo establecido en el contrato.

• Es importante evitar las extralimitaciones para evitar problemas legales futuros.

Preguntas

• Se abre un espacio para preguntas sobre el tema tratado.

Taller

• Se propone realizar un taller sobre la elaboración de contratos y clausulados.

Validación de contratos

Resumen de la sección: En esta sección, se sugiere validar el contrato anterior y formalizar un nuevo contrato por escrito lo antes posible para evitar problemas legales. Se recomienda buscar asesoría jurídica si es necesario.

Validación del contrato anterior

• Es importante validar el contrato anterior para asegurarse de que no haya cláusulas que afecten la continuidad del servicio.

• Los contratos verbales tienen implicaciones diferentes a los contratos por escrito.

Formalización del nuevo contrato

• Como presidente del Consejo, es responsabilidad formalizar el nuevo contrato cuanto antes.

• Si la otra parte no facilita el contrato, se puede buscar asesoría jurídica a través de la póliza de áreas comunes o pagar una consulta con un abogado.

• Firmar un nuevo contrato por escrito es importante para evitar problemas legales en el futuro.

Ejemplos prácticos en propiedad horizontal

Resumen de la sección: En esta sección, se presentan seis ejemplos prácticos relacionados con propiedad horizontal. El ejercicio consiste en retroalimentarse frente a estos casos particulares y estar soportados por las decisiones de la asamblea.

Decidir sin autorización previa de la asamblea

• Es común tomar atribuciones y decisiones que no corresponden sin contar con la autorización previa de la asamblea.

• Siempre debemos estar soportados por las decisiones de la asamblea y estas deben estar amortizadas con nuestro reglamento interno o estatutos de copropiedad.

Abuso de poder

• El abuso de poder es común en algunos presidentes de consejo que se creen con la facultad divina.

• Debemos respetar los derechos propios como comunidad y también los de nuestros colaboradores, administrador y personal de seguridad.

Pérdida del respeto al interior de las propiedades horizontales

• En algunas copropiedades ya ni siquiera se respeta al administrador ni al personal de seguridad.

• Se están perdiendo los límites y permitiendo situaciones que terminan en un abuso de poder.

Derechos y deberes de los consejos de administración

Resumen de la sección: En esta sección se habla sobre los derechos y deberes que tienen los consejos de administración en una copropiedad.

Modificación de la cuota de administración

• La modificación de la cuota de administración es una decisión exclusiva de la asamblea.

• En algunos casos, las personas pueden querer modificar la cuota por su cuenta, pero esto no está dentro de sus facultades.

• Los ingresos con los que trabaja la copropiedad durante el año están directamente relacionados con las decisiones tomadas en asamblea.

Realización de gastos no autorizados

• Los gastos deben estar basados en un presupuesto aprobado.

• Hay activos restringidos que solo pueden ser manejados bajo ciertas circunstancias.

• Existe una normativa vigente para poder utilizar el fondo imprevistos o algún otro activo restringido.

Negación a información

• Negar información va en contra del derecho que tienen cada uno de los propietarios y residentes.

• Es importante tener políticas claras para manejar la protección de datos personales y transmitir información.

Instigación hacia colaboradores

• El rol del administrador debe ser respetado y no debe instigarse a colaboradores como guardas o personal de aseo.

• Abusar del poder y conocimiento que se tiene puede generar conflictos al interior de la propiedad horizontal.

Conclusión

Resumen de la sección: En esta sección se concluye el tema de los derechos y deberes de los consejos de administración en una copropiedad.

• Los consejos de administración tienen un rol importante en la toma de decisiones, pero deben respetar las normativas vigentes y no extralimitarse en sus facultades.

Responsabilidad del registro único de beneficiarios

Resumen de la sección: Alejandra plantea una duda sobre quién es el responsable del registro único de beneficiarios finales en una copropiedad. El revisor fiscal manifestó que esta responsabilidad recae en el máximo órgano de la copropiedad, pero Alejandra tiene información que indica que los porcentajes menores al 5% deben ser reportados por el representante legal.

Responsable del registro único de beneficiarios

• El profesor considera que la responsabilidad del registro recae en el administrador, ya que es quien tiene toda la información necesaria y debe dar trazabilidad ante las instituciones.

• Aunque el revisor fiscal opine lo contrario, el administrador es quien debe manejar este registro porque tiene acceso a los coeficientes, nombres y libro de copropiedad actualizado.

• En caso de tener dudas o falta de conocimiento, el administrador puede respaldarse en el consejo para organizar la información y presentarla adecuadamente.

Acceso a la información contable

Resumen de la sección: Willy plantea dos preguntas relacionadas con el acceso a la información contable en una copropiedad. La primera pregunta se refiere a qué hacer cuando hay falencias en estados financieros anteriores y no se informó adecuadamente a los propietarios.

Acceso a la información contable

• Willy menciona un caso donde hubo falencias en estados financieros anteriores y no se informó adecuadamente a los propietarios.

• El profesor comenta que es importante informar a los propietarios sobre lo que sucede en la contabilidad de la copropiedad, incluso si son situaciones pasadas.

• La falta de conocimiento de los consejeros y propietarios puede llevar a situaciones como pagos asentados incorrectamente o cobros jurídicos que no concuerdan.

Políticas de recaudo y cartera

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la falta de conocimiento y control por parte del Consejo en la ejecución de la Administración. Se menciona que el administrador debe presentar informes al Consejo, pero es responsabilidad del Consejo establecer políticas claras para el manejo adecuado de los pagos y las cuentas por cobrar. También se destaca la importancia de tener un abogado especializado en temas contables para apoyar en el proceso.

Falta de conocimiento y control

• El Consejo tiene una tarea importante en establecer políticas claras para el manejo adecuado de los pagos y las cuentas por cobrar.

• Es responsabilidad del administrador presentar informes al Consejo, pero no es su responsabilidad detallar todo lo que hace durante el día.

Creación de políticas claras

• Si no tienen políticas claras para el manejo adecuado de los pagos y las cuentas por cobrar, deben crearlas.

• El administrador debe acompañar este proceso ya que es experto en temas administrativos.

Apoyo legal

• Es recomendable contar con un abogado especializado en temas contables para fusionar las políticas adecuadamente.

Obligación de publicación de actas

• La publicación de actas es una obligación del administrador según el artículo 51.

• La información clara contenida en las actas ayuda a establecer modelos y formatos para la organización interna de la copropiedad.

Retiro de fondos restringidos

Resumen de la sección: En esta sección, se discute el retiro de fondos restringidos y las circunstancias en las que el Consejo puede retirarlos. Se menciona que si la asamblea no ha determinado cuáles son estas circunstancias, es necesario convocar una asamblea extraordinaria.

Retiro de fondos restringidos

• Si la asamblea no ha determinado cuáles son las circunstancias por las cuales el Consejo puede retirar los fondos restringidos, es necesario convocar una asamblea extraordinaria.

• En algunos casos, esperar 15 días para convocar una reunión extraordinaria no es viable.

Presupuesto y examen con autorización del Consejo

Resumen de la sección: En esta sección, se discute cómo funciona el presupuesto y cómo se pueden sacar los excedentes con autorización del Consejo.

Presupuesto

• La plata del presupuesto solo puede ser utilizada para lo que fue aprobada por la Asamblea.

Examen con autorización del Consejo

• Los excedentes pueden ser sacados con autorización del Consejo.

Utilización de recursos y propuestas para subsanar extralimitaciones

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la importancia de establecer casos específicos en los que el consejo de administración pueda utilizar los recursos disponibles. Se mencionan algunos ejemplos como el aumento injustificado de los gastos comunes, falta de transparencia en la gestión financiera, discriminación en la aplicación de normas internas, contratación irregular de proveedores y decisión unilateral de cambio estructural. Se invita a los estudiantes a elegir uno y presentar una propuesta para minimizar el riesgo.

Propuestas para subsanar extralimitaciones

• Ejemplo: Un carro se estrelló y afectó la fachada del edificio.

• El consejo debe llevar a esa asamblea las circunstancias para que les aprueben bien sea montos o circunstancias.

• Es importante dar manejo adecuado a esos dineros en caso de emergencias.

• Los estudiantes deben escoger uno entre cinco ítems: aumento injustificado de los gastos comunes, falta de transparencia en la gestión financiera, discriminación en la aplicación de normas internas, contratación irregular de proveedores y decisión unilateral de cambio estructural.

• La idea es que puedan retroalimentarse mutuamente.

Taller sobre propuestas para minimizar riesgos

Resumen de la sección: En esta sección, se lleva a cabo un taller donde los estudiantes deben elegir uno de los cinco ítems mencionados anteriormente y presentar una propuesta para minimizar el riesgo. Se les da un tiempo para analizar y consignar la propuesta en el chat.

Ejercicio de propuestas

• Los estudiantes tienen que presentar una propuesta para minimizar el riesgo.

• El ejercicio consiste en analizar cuál sería la solución y consignarla en el chat.

• El profesor también participa del ejercicio.

• Los estudiantes pueden escoger cualquier ítem entre los cinco mencionados anteriormente.

• La idea es retroalimentarse mutuamente.

Reflexión final

Resumen de la sección: En esta sección, se reflexiona sobre la importancia de estar preparados ante situaciones imprevistas y cómo lo aprendido en las clases puede ayudarnos a enfrentarlas. Se agradece a los compañeros por sus aportes durante el taller.

Propuestas para solucionar problemáticas en copropiedades

Resumen de la sección: Los participantes discuten diferentes problemáticas que pueden surgir en las copropiedades y proponen soluciones para abordarlas.

Contratación irregular de proveedores

• Hernán propone tener una plantilla para contratar, con tres cotizaciones formales, pliegos de requisitos y términos de contratación.

• Patricia sugiere escoger a tres proponentes y hacer un estudio pertinente de cada una de las propuestas para minimizar los riesgos.

• Alcira propone realizar un manual de procedimientos de contratación para contratistas y proveedores.

Falta de transparencia en la gestión financiera

• Liliana propone verificar los estados financieros ejecución presupuestal mes a mes y pedir un informe mensualmente.

• Claudia sugiere realizar una asamblea extraordinaria con el fin de explicar qué fue lo que pasó y cómo subsanar el error.

Gastos injustificados

• Harold sugiere ahorrar papel en viajes y cuentas por cobrar por correo u otros medios electrónicos.

• Rafael Navia menciona que el aumento injustificado puede darse por presupuestos compartidos muy bajos o porque no se incluyen algunos rubros como reposición o pinturas.

• Milton menciona que no pueden modificar la fachada ya que son gastos comunes.

Entrega tardía o falta de entrega del flujo financiero

• María Estela menciona la decisión unilateral de cambios estructurales pero no da una solución específica.

Nota

En esta sección, los participantes discuten diferentes problemáticas que pueden surgir en las copropiedades y proponen soluciones para abordarlas. Las propuestas incluyen tener una plantilla para contratar, escoger a tres proponentes y hacer un estudio pertinente de cada una de las propuestas para minimizar los riesgos, realizar un manual de procedimientos de contratación para contratistas y proveedores, verificar los estados financieros ejecución presupuestal mes a mes y pedir un informe mensualmente, realizar una asamblea extraordinaria con el fin de explicar qué fue lo que pasó y cómo subsanar el error, ahorrar papel en viajes y cuentas por cobrar por correo u otros medios electrónicos, detallar uno por uno los rubros del presupuesto compartido para evitar déficit presupuestal.

Trazabilidad y transparencia en la gestión

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la importancia de tener trazabilidad y transparencia en la gestión. Se menciona que es necesario justificar los gastos y verificar las compras para garantizar una gestión transparente. También se habla sobre el papel del revisor fiscal en este proceso.

Validación de compras y extralimitación de auditoría

• Es importante validar las compras para garantizar una gestión transparente.

• No se debe inmiscuir más allá de lo pertinente, incluso si hay un revisor fiscal presente.

Elaboración y presentación de reportes financieros

• Es importante elaborar y presentar ante los copropietarios y Administración los reportes de los estados financieros mensuales para compartir información.

Contratación irregular e incremento injustificado de gastos

Resumen de la sección: En esta sección, se discute el tema de contratación irregular e incremento injustificado de gastos. Se menciona que es necesario respaldar las decisiones con documentación para evitar problemas futuros.

Similitudes entre compañeros

• Si no se respaldan las decisiones con algo que pueda ser mostrado o evidenciado, quedaremos cojos.

• La administración y el consejo deben respaldar sus decisiones con documentación para evitar problemas futuros.

Soluciones a problemas identificados

• Es importante enfocarse en soluciones cuando surgen problemas en lugar de enfocarse en el problema en sí.

• La idea es dejar bases sentadas para futuras administraciones con documentos, protocolos, reglamentos y manuales.

Preguntas y respuestas

Resumen de la sección: En esta sección, se responden preguntas sobre la importancia de crear procesos y lineamientos para garantizar una gestión transparente y cómo asegurarse de que estos sean seguidos por futuras administraciones.

Creación de lineamientos

• Es importante crear procesos y lineamientos para garantizar una gestión transparente.

• Es necesario compartir la información en reuniones de asamblea para que quede constancia del trabajo realizado.

Seguimiento a los lineamientos

• Los lineamientos deben ser presentados ante la asamblea y aprobados como reglamento para garantizar su seguimiento por futuras administraciones.

Respetar las decisiones tomadas en asamblea

Resumen de la sección: En esta sección, se discute la importancia de respetar las decisiones tomadas en asamblea y cómo estas decisiones pueden ser susceptibles a cambios por normativas o montos.

Importancia de respetar las decisiones tomadas en asamblea

• Las decisiones tomadas en asamblea deben ser respetadas.

• Los manuales de procesos administrativos pueden estar sujetos a cambios por normativas o montos.

• La asamblea autoriza ciertos lineamientos que deben seguirse.

Cierre de clase y adelanto del tema para el día siguiente

Resumen de la sección: En esta sección, el profesor da por cerrada la clase y anuncia el tema para el día siguiente.

Anuncio del tema para el día siguiente

• El tema para el día siguiente es sobre restricciones y poder sancionatorio.

• Se trabajó sobre extralimitaciones durante la clase actual.

Última consulta antes del cierre definitivo

Resumen de la sección: En esta sección, una estudiante hace una última consulta antes del cierre definitivo de la clase.

Consulta sobre cambios estructurales

• Se discute un caso conocido sobre extralimitación del consejo.

• El administrador solicita una aprobación técnica a tránsito y transporte.

• La asamblea debe aprobar los cambios estructurales propuestos.

Agradecimiento y despedida

Resumen de la sección: En esta sección, el profesor agradece a los estudiantes por su participación y despide la clase.

Agradecimiento y despedida

• El profesor agradece a los estudiantes por su participación en el taller.

• Se espera que la información proporcionada sea útil para la gestión de propiedades horizontales o condominios.

• Se recuerda a los estudiantes diligenciar la asistencia.

• El profesor despide a los estudiantes y les desea una feliz noche.