ECB GV11 SESION 21

Organización de Grupos y Administración

Creación de grupos y asignación de administradores

• Se solicita el correo electrónico de un integrante por grupo para agregar a los demás miembros al enlace C.

• Se menciona la importancia de habilitar todos los softwares necesarios, incluyendo Takeoff, para optimizar el tiempo durante la clase.

Proceso de integración

• Se destaca que es crucial tener al menos un miembro presente en cada grupo para evitar complicaciones futuras con la administración.

• La falta de integrantes en algunos grupos se considera un problema potencial que podría dificultar el trabajo colaborativo.

Habilitación de Servicios y Comienzo del Módulo

Activación de servicios necesarios

• Se enfatiza la necesidad de habilitar servicios como Takeoff, Bill, Design Collaboration y Model Coordination para facilitar el trabajo grupal.

• El instructor comparte su pantalla mientras los estudiantes agregan a sus compañeros y se configuran como administradores.

Introducción al módulo Bill

• Se menciona que hoy se abordará el tema de componentes y tablas de planificación dentro del módulo Bill, lo cual es esencial para las tareas grupales.

• El instructor planea realizar una demostración práctica utilizando uno de los grupos como ejemplo, aunque reconoce que no todos podrán participar simultáneamente en ciertas operaciones.

Concepto y Gestión de Activos

Definición y seguimiento de activos

• Los activos son elementos del proyecto que requieren seguimiento a través de diferentes estados (compra, instalación, puesta en marcha). Esto incluye equipos como sistemas de aire acondicionado.

Importación y gestión eficiente

• Se explica cómo importar datos desde un archivo Excel editado previamente, facilitando así la carga rápida en el modelo CC. Esto incluye detalles sobre estructura e índices relevantes para la gestión efectiva del proyecto.

Proceso de Importación y Gestión de Activos en Revit

Conexión entre Parámetros y Modelos

• Se menciona un parámetro compartido utilizado en el proyecto Nightwor, que ayuda a conectar tareas específicas con activos dentro del sistema.

• Se discute la posibilidad de crear elementos como "dormigón" como referencia a objetos, enfatizando la flexibilidad en la creación de activos.

Importación de Archivos y Creación de Activos

• La importación de archivos Excel es crucial para gestionar activos; sin embargo, este proceso debe ser realizado por una sola persona para evitar confusiones.

• Se explica cómo se puede crear un activo desde cero o importar datos desde un archivo Excel, destacando la simplicidad del proceso.

Configuración y Adición de Modelos

• La configuración del modelo permite añadir nuevos modelos, aunque el proceso puede ser tedioso debido a la navegación necesaria dentro del sistema.

• Se señala que los modelos deben ser gestionados adecuadamente para facilitar su uso posterior en el proyecto.

Asignación y Propiedades de Activos

• Al seleccionar un archivo específico, se presenta la opción para crear o asignar activos ya existentes al modelo actual.

• La búsqueda por propiedades específicas (como "nombre de tarea") permite filtrar objetos relevantes dentro del modelo, facilitando su gestión.

Mapeo y Aplicación de Cambios

• El mapeo correcto es esencial; cada objeto tiene parámetros distintos que deben ser revisados antes de aplicar cambios al modelo.

• Una vez realizados los cambios necesarios, se pueden visualizar los objetos resaltados en 3D dentro del modelo, permitiendo una mejor interacción con ellos.

Gestión de Activos en Modelos

Introducción a la Gestión de Activos

• Se discute cómo los activos pueden ser visualizados y gestionados dentro del modelo, resaltando su importancia tanto en modo activo como en plano.

• La capacidad de modificar el estado de los objetos directamente desde el plano permite una gestión más eficiente y clara.

Proceso de Seguimiento de Activos

• Es necesario realizar un "match" entre los activos y sus propiedades, ya sea importándolos desde Excel o creándolos manualmente.

• Los cambios en la cantidad de activos pueden influir en la gestión general del modelo, permitiendo agregar o eliminar elementos según sea necesario.

Configuración y Personalización

• En la parte de configuración, se pueden agregar modelos adicionales y categorías para clasificar los activos, lo que facilita su administración.

• La creación de campos personalizados es crucial para adaptar el sistema a las necesidades específicas del usuario.

Estados y Permisos

• Se puede definir un conjunto de estados para cada tipo de activo (ej. "instalado", "en marcha"), lo que ayuda a mantener un control claro sobre su situación actual.

• Los permisos determinan quién puede editar o gestionar estos activos, asegurando que solo personal autorizado tenga acceso a ciertas funciones.

Registro y Actividades

• Cada objeto puede tener referencias adicionales y un registro detallado de actividades realizadas, lo cual es fundamental para el seguimiento histórico.

Planificación y Uso Efectivo

Práctica Individual vs. Colaborativa

• Se enfatiza la necesidad de practicar individualmente antes de avanzar hacia tareas colaborativas en la gestión activa del modelo.

Tareas Asignadas

• La creación inicial del archivo debe ser realizada por una sola persona para evitar confusiones; otros pueden colaborar posteriormente con información adicional.

Uso Eficiente de Fotos

Importancia Visual en Modelos

• Las fotos son esenciales para documentar visualmente aspectos importantes del proyecto; sin embargo, deben ser cargadas correctamente para ser efectivas.

Limitaciones Técnicas

• Al subir imágenes panorámicas al sistema, se requiere una licencia específica para que sean reconocidas adecuadamente por la plataforma utilizada.

Uso de Planos y Fotografías en Proyectos

Introducción a los Planos

• Se menciona que se han realizado planos para un proyecto específico, destacando la importancia de tener una referencia visual.

Integración de Fotografías

• Se explica cómo el sistema permite abrir secciones al hacer clic en un símbolo azul, facilitando la navegación entre planos y fotografías.

• Se sugiere que los usuarios pueden agregar fotos tomadas con drones a los planos, lo cual mejora la documentación del proyecto.

Proceso de Adición de Fotos

• Los grupos deben añadir fotos a sus respectivos planos como parte de una tarea práctica. Esto incluye seleccionar imágenes y publicarlas para que sean visibles.

• Al agregar fotos, es importante ubicarlas correctamente en el plano y asegurarse de publicarlas para que otros puedan verlas.

Ventajas del Sistema

• La posibilidad de subir múltiples fotos relacionadas con un plano ahorra tiempo y mejora la organización del material visual del proyecto.

Consideraciones Técnicas sobre las Imágenes

• Se discute el formato adecuado para las imágenes (JPG), mencionando problemas potenciales con fotos panorámicas no procesadas adecuadamente.

Procesamiento y Almacenamiento de Imágenes

Uso de Aplicaciones Externas

• Se menciona Momentos 360 como una herramienta gratuita para procesar imágenes antes de subirlas al sistema, mejorando su calidad.

Copias de Seguridad y Eficiencia

• Las copias automáticas en Google Photos permiten acceder a versiones más livianas y funcionales de las imágenes, optimizando el flujo de trabajo.

Organización Visual en Proyectos

• Es crucial mantener un repositorio organizado donde las fotos se agreguen sin necesidad de nomenclaturas complicadas; esto facilita su uso posterior.

Solicitudes de Información (RFI)

Ejercicio Práctico sobre RFI

• Se introduce el concepto de solicitudes de información (RFI), comparándolo con remisiones previas. Este proceso es esencial para la comunicación efectiva dentro del equipo.

Configuración del Flujo RFI

• El flujo para crear solicitudes permite a todos los miembros participar activamente, fomentando una colaboración más dinámica en la gestión del proyecto.

Configuración de Solicitudes y Permisos

Proceso de Configuración Inicial

• Se inicia la revisión de la configuración, notando que no se ha mantenido el ajuste predeterminado.

• Se menciona que cualquier miembro del equipo puede acceder a la configuración para modificar los tipos de solicitudes, aunque el nombre asignado no es relevante.

• La falta de miembros en las categorías de revisores y administradores se destaca como un problema a resolver.

Ajustes en Permisos y Roles

• Se discute la posibilidad de crear nuevos tipos de solicitudes y establecer valores predeterminados, sugiriendo personalizar con iniciales.

• El sistema requiere agregar funciones específicas (solicitante, coordinador, revisor), lo que complica la creación debido a roles superpuestos entre administradores y solicitantes.

Asignación de Funciones Específicas

• Se propone que el especialista en arquitectura asuma el rol de coordinador mientras se busca definir otros roles necesarios para el flujo del proyecto.

• La necesidad de seguir asignando funciones es crucial para asegurar un funcionamiento adecuado del sistema.

Colaboración en Configuración

• La configuración debe ser colaborativa; cada miembro tiene una función específica dentro del proceso.

• Se enfatiza la importancia del análisis conjunto del proyecto con todos los miembros involucrados para una correcta asignación de roles.

Creación y Flujo de Solicitudes

• En la sección sobre tipos de solicitudes, se sugiere crear opciones adicionales que faciliten diferentes flujos según las necesidades del proyecto.

• Se explica cómo los coordinadores deben proporcionar respuestas oficiales y cómo los administradores pueden intervenir si es necesario.

Problemas con Administradores y Modificaciones Necesarias

• Un desafío identificado es tener demasiados administradores, lo cual complica la gestión efectiva.

• A pesar de las complicaciones, se asegura que no hay riesgo al realizar cambios en la configuración actual.

¿Cómo gestionar solicitudes en un sistema BIM?

Proceso de administración y creación de solicitudes

• Se inicia la discusión sobre cómo los participantes deben configurarse como administradores para facilitar el proceso.

• Se menciona un problema con el delay en la función de administrador, lo que impide que algunos usuarios puedan acceder correctamente a las funciones necesarias.

• Un participante sugiere compartir su pantalla para resolver problemas relacionados con las solicitudes y la configuración del sistema.

• Se confirma que todos están utilizando cuentas nuevas, pero hay confusión sobre la visibilidad de ciertos grupos dentro del sistema.

• La conversación se centra en crear un nuevo tipo de solicitud, discutiendo detalles como ubicación, costo y prioridad.

Detalles sobre la creación y gestión de solicitudes

• Se explica cómo marcar una solicitud como predeterminada y cómo cambiar su estado a coordinador para facilitar el flujo de trabajo.

• Los participantes son guiados para llenar información relevante en una nueva solicitud, incluyendo título y destinatario asignado.

• Se enfatiza la importancia de agregar revisores a las solicitudes para asegurar que haya múltiples ojos sobre cada documento creado.

• Un ejemplo práctico se presenta al solicitar planos específicos, destacando cómo formular preguntas adecuadas dentro del sistema.

• La posibilidad de adjuntar archivos o referencias adicionales es discutida como una forma de enriquecer las respuestas dentro del flujo.

Roles y flujos dentro del sistema

• Se aclara que los roles son cruciales; cada respuesta pasa por diferentes manos antes de ser finalizada por el coordinador designado.

• La importancia del flujo claro entre solicitante y responsable se destaca como clave para mejorar la eficiencia en el manejo de solicitudes.

• El proceso culmina con el envío oficial de respuestas, donde se discute qué sucede cuando un usuario tiene privilegios completos sobre sus propias creaciones.

• Finalmente, se aborda cómo manejar situaciones donde uno mismo debe revisar sus propias respuestas debido a los permisos otorgados.

Proceso de Revisión y Validación en Proyectos

Flujo de Trabajo entre Administradores y Revisores

• Se discute el proceso de volver atrás en la revisión, indicando que algo no funcionó y se necesita reenviar a los revisores.

• La importancia del rol de administrador permite tener múltiples opciones, mientras que otros miembros pueden sentirse bloqueados en sus acciones.

• Se plantea la necesidad de validar planos antes de proceder con la instalación, destacando quién es responsable de dicha validación.

• Ejemplo práctico: un modelador solicita un plano al coordinador, quien debe asegurarse que el plano esté correctamente validado por la parte correspondiente.

• Las solicitudes de información son comparadas con remisiones, ya que pasan por varias partes para ser validadas.

Desafíos Técnicos y Procedimientos

• Se menciona la dificultad técnica al intentar cerrar sesión debido a requerimientos constantes de códigos de verificación.

• La frustración con las medidas de seguridad se expresa, señalando que aunque son necesarias, pueden resultar tediosas.

• El proceso para agregar una nueva cuenta se describe como complicado pero necesario para acceder a herramientas específicas como BIM.

Envío y Respuesta a Solicitudes

• El coordinador está en el proceso de enviar respuestas a solicitudes, enfatizando que no entregará planos hasta recibir un anticipo adecuado.

• Se destaca cómo el rol administrativo permite enviar respuestas bajo diferentes nombres, lo cual puede generar confusión sobre quién realmente respondió.

Historial y Seguimiento

• La importancia del historial en las respuestas es subrayada; cada cambio queda registrado para evitar responsabilidades difusas entre los participantes del proyecto.

• Los observadores tienen acceso al historial completo, lo cual asegura transparencia en el flujo informativo dentro del equipo.

Cierre del Proceso

• Al finalizar una solicitud, se tiene la opción de enviar una respuesta oficial o regresar si no se ha resuelto adecuadamente la consulta inicial.

• Una vez cerrada la solicitud, esta puede reabrirse si hay nuevas quejas o necesidades adicionales por parte del equipo.

Flujo de Trabajo y Roles en Proyectos

Introducción al Flujo de Trabajo

• Se discute la importancia de un flujo de trabajo estructurado, donde una persona inicia el proceso y otra lo responde, facilitando así la gestión del proyecto.

• Se menciona que no es necesario enviar correos electrónicos, ya que toda la información se mantiene dentro del sistema, aunque en la práctica hay un administrador que supervisa el proceso.

Roles en el Proyecto

• En cada proyecto hay diferentes roles: solicitante, revisor y observador. Esto permite que las tareas se realicen de manera más natural.

• La intervención del administrador es crucial si algo se traba en el flujo; puede ayudar a cerrar procesos pendientes.

Manejo de Impedimentos

• Se presenta un escenario donde un miembro no puede completar su tarea debido a impedimentos reales (como problemas con documentos), pero el administrador puede intervenir para asegurar que el flujo continúe.

• Es importante reconocer que los humanos enfrentan situaciones imprevistas y necesitan flexibilidad en los sistemas digitales para cerrar tareas.

Capacitación y Permisos

• La capacitación enfatiza cómo los administradores pueden ayudar cuando surgen problemas. Los permisos y roles son fundamentales para facilitar la interacción en la plataforma.

• Si no se gestionan adecuadamente los permisos, será difícil para los miembros interactuar efectivamente con las herramientas disponibles.

Pausa y Continuación

• Se hace una pausa breve antes de continuar con la capacitación. Durante este tiempo, se comparten archivos necesarios para las actividades posteriores.

Programación y Planificación

Descarga de Archivos

• Se instruye a los participantes sobre cómo descargar archivos necesarios desde WhatsApp para trabajar durante la sesión.

Nomenclatura Consistente

• Es esencial nombrar correctamente los archivos descargados utilizando iniciales personales para evitar confusiones entre miembros del equipo.

Uso de Herramientas de Programación

• Se explica cómo utilizar Project o métodos manuales para crear planes detallados según las necesidades del proyecto.

Ejemplo Práctico

• Un ejemplo práctico incluye planificar una tarea a largo plazo (como construir una escalera), desglosando quién trabaja en cada fase específica del proyecto.

Este formato proporciona una visión clara y organizada sobre el contenido discutido, permitiendo a los lectores navegar fácilmente por temas clave relacionados con flujos de trabajo y planificación en proyectos.

Importación y Gestión de Proyectos en la Plataforma

Importación de Archivos

• Se menciona que no todos los usuarios tienen acceso a Project, lo cual limita su funcionalidad. Sin embargo, se destaca la importancia de tener la licencia adecuada para aprovechar al máximo la plataforma.

• El proceso de importación se inicia seleccionando un archivo específico desde el sistema. Se utiliza un archivo llamado "versión uno" como ejemplo para demostrar cómo cargarlo en la plataforma.

• Al importar, los archivos aparecen automáticamente en el sistema, permitiendo a los usuarios acceder fácilmente a ellos con un solo clic.

Visualización y Navegación

• Se observa que algunas partes de la interfaz pueden aparecer en inglés debido a problemas técnicos, pero esto no afecta significativamente el uso general del software.

• La visualización incluye tareas con fechas y porcentajes de avance. Los usuarios pueden expandir o colapsar las tareas según sea necesario.

Opciones de Visualización

• Existen diferentes modos para visualizar las tareas: lista, diagrama Gantt o una combinación de ambos. También se puede ajustar la vista por día, semana o mes.

• Los usuarios tienen opciones para habilitar o deshabilitar propiedades relacionadas con el estado de las actividades (inicio, finalización, completado).

Gestión de Tareas

• Al hacer clic en una tarea específica, se pueden crear nuevos planes o agregar comentarios y referencias relevantes (documentos adicionales).

• No es posible cambiar ciertos valores directamente; sin embargo, se puede planificar cómo proceder con las tareas dentro del sistema.

Registro y Sugerencias

• Dentro del registro aparece información sobre actividades abiertas y resueltas. Los usuarios pueden indicar retrasos u otros cambios significativos en las tareas.

• Las sugerencias permiten modificar detalles como fechas y porcentajes sin guardar cambios permanentes hasta que sean revisados por otro usuario.

Modo Sugerencia

• En modo sugerencia, los usuarios pueden editar datos temporales relacionados con las tareas. Esto permite realizar ajustes sin afectar el proyecto original hasta que sean aprobados.

• Cada modificación genera una nueva sugerencia que debe ser revisada antes de ser implementada oficialmente en el proyecto.

Este resumen proporciona una visión clara sobre cómo gestionar proyectos utilizando esta plataforma específica, destacando tanto sus funcionalidades como limitaciones.

¿Cómo gestionar sugerencias en Project?

Navegación y modo de sugerencias

• Al ingresar al sistema, se puede enviar el planificado a las sugerencias. Existen dos modos: normal y borrador, que permiten realizar observaciones.

• Se menciona una flecha gris que permite volver atrás si no se ha creado un plan, lo que puede generar confusión al usuario.

• En modo sugerencias, es posible modificar valores como fechas e impactos. Las observaciones se cargan tras reuniones de trabajo.

Proceso de carga y envío

• Después de cargar las observaciones, se puede enviar al planificador para su revisión. Es importante notificar cuando esté listo.

• El archivo debe ser cargado por los usuarios después de hacer sus observaciones durante las reuniones previas.

Registro y exportación de sugerencias

• Se accede al registro de sugerencias desde la parte superior del sistema. La opción "exportar" permite descargar un informe en Excel con todas las incidencias registradas.

• El informe incluye detalles sobre días, duración e impacto de cada incidencia, facilitando la comunicación con otros miembros del equipo.

Actualización y comparación de versiones

• Los cambios realizados en el sistema deben ser marcados adecuadamente para que desaparezcan las sugerencias; esto no afecta a las actividades originales.

• Se pueden guardar respuestas a las sugerencias y revisar su estado (abiertas o resueltas), lo cual es crucial para el seguimiento del proyecto.

Manejo de versiones en Project

• Al regresar a la planificación después de un tiempo, es necesario actualizar los nombres para evitar crear planes duplicados.

• Cambiar el nombre del archivo permite sobreescribir versiones anteriores; sin embargo, es fundamental verificar si hubo cambios significativos entre ellas.

Comparación entre versiones

• La opción "comparar" ayuda a identificar si hubo modificaciones entre diferentes versiones del proyecto. Esto asegura que todos estén alineados con los cambios realizados.

• Es esencial tener varias versiones disponibles para facilitar la revisión y asegurar que todos los cambios sean documentados correctamente antes de proceder con nuevas tareas.

Creación y Gestión de Planes en la Plataforma

Proceso de Creación de un Plan

• Se puede anexar un plan existente o crear uno nuevo activando el casillero correspondiente.

• Es posible detallar el plan, especificando los miembros que pueden editarlo y luego proceder a su creación.

Visualización y Edición del Plan

• Al acceder al apartado de planificación, se observa un plan conectado que permite ver las actividades a largo plazo.

• La plataforma permite asignar tareas a diferentes miembros, facilitando la gestión del trabajo en equipo.

Asignación y Modificación de Tareas

• Se pueden crear nuevas tareas para los miembros asignados; sin embargo, hay limitaciones con respecto a las fechas debido a la antigüedad del proyecto.

• El usuario puede mover las tareas dentro del calendario para ajustar plazos y responsabilidades.

Dinámica de Conexión entre Tareas

• Las tareas pueden ser desenlazadas o conectadas dinámicamente, lo que permite una mejor organización según las necesidades del proyecto.

• La flexibilidad en la creación y conexión de tareas es crucial para mantener un flujo de trabajo eficiente.

Modelado y Uso Eficiente de la Plataforma

• La herramienta es útil no solo para proyectos específicos sino también para modelar otros tipos de trabajos como edificaciones.

• Cada objeto dentro del proyecto puede marcarse como completo o no, permitiendo un seguimiento claro del progreso.

Ejemplos Prácticos y Recursos Adicionales

• Se pueden crear planes nuevos como "modelado BIM" e incluir diversas tareas relacionadas con el mismo.

• La plataforma ofrece versatilidad para usos más allá de obras específicas, adaptándose a diferentes necesidades.

Preguntas y Cierre

• Se abre el espacio para resolver dudas antes de finalizar la clase.

• Se menciona que se revisará el módulo "takeoff" en la próxima sesión.

Herramientas de Colaboración y Documentación

Importancia de la Documentación

• Se menciona que el documento debe incluir capturas, observaciones e incidencias, con un promedio de 50 a 60 páginas. Esto es esencial para el desarrollo del trabajo.

• La documentación servirá como guía para los participantes, ayudando a entender el proceso y responder preguntas en reuniones sobre las herramientas utilizadas.

Comprensión de Incidencias

• Es crucial que los participantes comprendan cómo funcionan las configuraciones y opciones disponibles, ya que esto puede marcar la diferencia en su uso práctico.

• Se recuerda a los participantes revisar artículos relacionados que son parte del material necesario para su trabajo.

Resolución de Problemas Técnicos

• Se discute la necesidad de habilitar ciertas funciones (como "takeoff") para facilitar el trabajo colaborativo entre compañeros.

• Se menciona un posible problema técnico donde algunos usuarios no pueden acceder a ciertas funcionalidades debido a configuraciones incorrectas o falta de permisos.

Activación y Uso de Herramientas

• La activación del "takeoff" es fundamental; se enfatiza que si no se resuelve antes de la próxima clase, no podrán utilizarlo adecuadamente.

• Los participantes deben asegurarse de tener acceso completo a las herramientas necesarias para evitar inconvenientes durante las clases prácticas.

Cierre del Ciclo Educativo

• Se informa sobre la última clase programada, donde se abordarán temas finales y se resolverán dudas generales sobre el uso de plataformas.

• El instructor menciona la posibilidad de cambios en la programación debido a nuevas configuraciones o software, lo cual podría afectar futuras clases.